Do đặc điểm của ngành xây dựng, của sản phẩm XDCB nên công ty không tổ
chức kho vật liệu chung tại công ty mà các kho vật liệu được bố trí tại từng cơng trình. Trong khi đó, cơng ty tổ chức thi cơng nhiều cơng trình lớn nhỏ khác nhau tại các địa điểm khác nhau và nhu cầu sử dụng vật tư tại các cơng trình đó là thường xun. Do đó, việc theo dõi cấp vật tư xuất dùng hàng ngày theo từng phiếu xuất vật tư ở từng kho cơng trình lên phịng kế tốn cơng ty là rất khó khăn và phức tạp. Chính vì lẽ đó các nhân viên kinh tế lập phiếu xuất vật tư tại công trình rồi mới gửi lên phịng kế tốn cơng ty.
Biết rằng trong tình hình thực tế hiện nay vật tư sử dụng trong ngành xây dựng rất đa dạng về chủng loại, giá cả luôn biến động, vật liệu cung cấp cho sản xuất thi công dựa trên tiến độ thi công, vật liệu mua về được xuất dùng ngay vào cơng trình. Nhưng mặt khác, mỗi cơng trình, hạng mục cơng trình đều có định mức khối lượng vật tư cụ thể, định mức này do phòng kế hoạch kinh tế kỹ thuật lập dựa trên cơ sở bóc tách dự tốn thiết kế và điều kiện thi cơng từng cơng trình cụ thể.
Vì vậy để tạo điều kiện thuận lợi cho việc cấp phát vật tư vào cơng trình, kiểm tra được số vật liệu tiêu hao so với định mức, góp phần kiểm tra được tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, đồng thời theo dõi lượng vật tư xuất vào giá thành cơng trình về cả lượng và giá trị thì cơng ty nên mở thẻ “Chi phí NVL xuất vào giá thành cơng trình” do nhân viên kinh tế tại cơng trình theo dõi và ghi chép.
Việc mở thẻ này giúp cho phịng kế tốn có sự đối chiếu giữa thủ kho và nhân viên kinh tế về số lượng từng loại NVL đưa vào giá thành cơng trình. Ngồi ra khi
cần kiểm tra đối chiếu lượng NVL tiêu hao so với định mức, chi phí dự tốn, kế tốn chỉ cần kiểm tra trên thẻ này và cung cấp thơng tin một cách chính xác và nhanh nhất cho các nhà quản lý khi cần biết lượng chi phí NVL bỏ vào cơng trình đến thời điểm hiện tại là bao nhiêu. Số liệu trên các thẻ này dùng để đối chiếu với sổ chi tiết TK 621 - Chi tiết cho từng cơng trình.
Biểu số 3.1
Trích: Mẫu thẻ chi phí nguyên vật liệu xuất vào Z cơng trình Đơn vị: Cơng ty XL và VTXD 8 Trang: 01
THẺ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU XUẤT VÀO GIÁ THÀNH CƠNG TRÌNH Tên vật tư : Xi măng Bỉm sơn
Đơn vị tính : Kg
Tên cơng trình : Ngân hàng Nơng nghiệp Mường lay - Lai châu
CTgốc Diễn giải Xuất vật tư Ghi
N-T FX Số lượng Đ. giá Thành tiền chú
8/4 36
......
Xuất xây lắp phần thô ..... Cộng: ..... 21.600 ..... 85.000 ..... 1.015 ..... ..... 21.924.000 ...... 86.275.000
Thẻ này được mở cho từng loại vật liệu và được mở từ khi khởi công cho dến khi kết thúc cơng trình