D T, GVHB ,L N: oanh thu, Giá vốn hàng bán, Lợi nhuận
2.2. Đặc điểm, yêu cầu quản lý về hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác
định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex 2.2.1. Đặc điểm về hàng hóa tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex.
- Mặt hàng chính mà công ty kinh doanh chính là Gas hoá lỏng (LPG). LPG được cung cấp tới khách hàng dưới 2 dạng : gas rời và gas bình.
Đối với gas rời : theo thoả thuận của hai bên, LPG sẽ được chuyên chở bằng xe chuyên dụng đến kho, bể chứa của khách hàng. Mặt hàng này chủ yếu được cung cấp cho các khách hàng công nghiệp, tổng đại lý, công ty thành viên của Công ty.
Đối với gas bình : LPG sau khi đóng nạp theo qui trình kỹ thuật và đảm bảo độ an toàn sẽ được chuyển đến người tiêu dùng dưới dạng bình 12kg, 13kg, 48kg.
Với mặt hàng là các sản phẩm về gas, Công ty sử dụng một loại bao bì đặc biệt là vỏ bình gas. Khi khách hàng mua gas của Công ty, ngoài số tiền phải thanh toán cho mặt hàng gas, khách hàng phải đặt thêm một khoản ký cược vỏ bình gas.
Ngoài ra để đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh, công ty còn mở rộng đầu tư kinh doanh sang cả mặt hàng gas, thiết bị, phụ kiện, thực hiện liên doanh với 2 công ty là Công ty taxi Gas Hà nội và TP Hồ Chí Minh, liên doanh với Công ty cơ khí PMG để sản xuất vỏ bình Gas…
- Riêng về nguồn hàng : Do khối lượng hàng mà công ty xuất bán ra trong kỳ là rất lớn, do vậy, để đảm bảo được lượng hàng xuất, nguồn hàng nhập cũng là một yếu tố cần chú trọng. Để đáp ứng được nguồn hàng nhập vào vừa đủ số lượng, vừa đảm bảo chất lượng đồng thời cả chi phí, giá mua hợp lý đòi hỏi công ty phải có những chính sách rất cụ thể trong việc nghiên cứu thị trường và tìm kiếm nguồn hàng. Hiện nay hàng hoá của công ty chủ yếu được nhập từ 2 nguồn :
Nguồn nhập nội : Hiện nay ở Việt nam mới chỉ có duy nhất một công ty cung cấp LPG đó là Công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí Dinh Cố (Vũng Tàu) . Công ty này cũng là công ty cung cấp chủ yếu nguồn hàng nhập nội cho công ty. Trong trường hợp thiếu hàng đột xuất công ty có thể nhập mua hàng trong nội bộ ngành hoặc nhập mua theo phương thức hàng đổi hàng từ các hãng khác.
Tuy vậy nhu cầu tiêu thụ Gas của công ty là khá cao, nếu nguồn hàng nhập chỉ là nguồn hàng nhập nội thì sẽ không đủ số hàng thường xuyên cho công ty, buộc công ty phải tìm kiếm thêm những nguồn hàng mới từ nước ngoài.
Nguồn nhập ngoại : Công ty áp dụng hình thức Nhập khẩu trực tiếp là chủ yếu. Đến nay công ty đã thiết lập được mối quan hệ làm ăn lâu năm với một số công ty của nước ngoài như: Công ty Kenyon-engineering – Nhật Bản, Công ty Comap - Pháp, Công ty Samjin – Hàn Quốc, Công ty Cavagna – Singapore …
Tuy hàng nhập ngoại chất lượng tốt, nguồn hàng cũng khá ổn định nhưng giá mua và chi phí vận chuyển là loại này là khá cao, do vậy những chính sách riêng đối với hàng nhập là một yêu cầu cần thiết.
2.2.2. Yêu cầu quản lý hàng hóa, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex.
Trong nền kinh tế thị trường mà sự cạnh tranh lên đến đỉnh điểm như ngày nay thì chỉ một sai sót nhỏ trong chính sách cũng có thể dẫn đến rất nhiều những bất lợi cho công ty, chính vậy mà những yêu cầu quản lý được công ty vạch ra rất cụ thể.
- Về cơ chế giá : Do đây là mặt hàng mà thị trường có nhiều biến động bởi vậy Công ty có một cơ chế giá rất chặt chẽ. Toàn bộ mức giá giao đều do giám đốc quyểt định và mức giá này luôn được thống nhất giữa các Tổng đại lý thành viên và các Cửa hàng trực thuộc công ty theo nguyên tắc đảm bảo giá cạnh tranh với các hãng khác.
- Về việc vận chuyển : Công ty luôn có một đội ngũ xe chuyên dụng, do vậy nếu khách hàng có yêu cầu, việc giao hàng sẽ được thực hiện đến tận nơi.
- Về phương thức thanh toán : Những phương thức thanh toán mà công ty đưa ra rất đa dạng với nhiều hình thức và cách thức khác nhau với mong muốn tạo điều kiện nhiều nhất cho khách hàng . Đối với những khách lẻ thường khối lượng mua ít, công ty sẽ áp dụng Phương thức bán hàng thu tiền ngay. Còn lại Phương thức bán hàng trả chậm là phương thức được áp dụng nhiều nhất ở công ty, trong trường hợp này hạn thanh toán sẽ được ấn định cụ thể trong hợp đồng kinh tế. Một số trường hợp khác, khách hàng có thể đặt trước tiền hàng.
Khách hàng cũng có thể thanh toán tiền hàng cho công ty trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua mã số giao dịch của công ty tại ngân hàng…
- Chính sách khuyển mại : Với hầu hết các khách hàng quen hay những khách hàng mua với khối lượng lớn đều được công ty dành cho những ưu đãi đặc biệt.
Làm tốt được tất cả những yêu cầu quản lý trên chính là một cách để công ty ngày một mở rộng hơn nữa thị phần và phát triển thị trường của mình.
2.3. Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty cổ phần Gas Petrolimex.2.3.1. Kế toán doanh thu và giá vốn hàng bán 2.3.1. Kế toán doanh thu và giá vốn hàng bán
* Các phương thức xuất bán và cách xác định giá vốn, giá bán hàng hóa tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex.
Các phương thức xuất bán
Mong muốn đáp ứng được cao nhất yêu cầu của mọi khách hàng và ngày càng mở rộng thị trường tiêu thụ nên các phương thức bán hàng mà công ty đưa ra hiện nay là rất đa dạng và linh hoạt, phù hợp cho hầu khắp các đòi hỏi của mọi khách hàng. Các phương thức ở đây bao gồm:
* Phương thức bán buôn hàng hoá
Do có quy mô lớn nên công ty sử dụng phương thức này để tiêu thụ hàng hoá là chủ yếu. Hàng hoá của công ty sẽ đựơc bán ra với số lượng lớn cho các khách hàng Công nghiệp, Tổng đại lý. Việc bán buôn hàng hoá có thể được công ty thực hiện qua hệ thống kho của công ty hoặc vận chuyển thẳng (không qua kho công ty).
- Phương thức bán buôn qua kho : Theo phương thức này 2 bên sẽ tiến hành ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá quy định rõ hình thức vận chuyển và bên nào phải chịu chi phí vận chuyển. Bán buôn qua kho được chia làm 2 loại:
+ Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : Việc vận chuyển hàng hoá sẽ do khách hàng đảm nhiệm. Phương thức này được áp dụng cho 2 đối tượng
Bán buôn cho tổng đại lý ngoài ngành (mã 5B) Bán buôn cho hãng khác (mã 6B)
+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : Việc vận chuyển hàng hoá do công ty đảm nhiệm. Tùy trường hợp mà công ty có thể dùng xe chuyên dụng hoặc thuê ngoài để chở hàng đến kho của khách hàng. Phương thức này được áp dụng với 2 đối tượng :
Bán buôn chuyển hàng cho khách hàng công nghiệp (mã 50) Bán buôn chuyển hàng cho Tổng đại lý trong ngành (mã 5A)
- Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng (mã 6A) : Đây chính là phương thức bán hàng theo hình thức giao hàng trực tiếp (giao tay ba). Hình thức này chủ yếu được áp dụng đối với các công ty thành viên, các chi nhánh. Các chi nhánh này khi có nhu cầu mua hàng có thể nhập trực tiếp tại các bến cảng mà không cần qua kho của công ty mẹ tại Hà Nội. Sau khi hoàn tất thủ tục nhập hàng, các chi nhánh báo về văn phòng công ty số hàng chi nhánh đã nhận để công ty ghi nhận khoản doanh thu nội bộ đã được thực hiện và chi nhánh có nghĩa vụ thanh toán với công ty. Theo phương thức này các công ty con sẽ chủ động hơn trong nguồn hàng và sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí vận chuyển.
*Phương thức bán lẻ hàng hoá (Mã 54): Phương thức này chú trọng đến nhu câu tiêu dùng Gas của người dân. Đây cũng là phương thức mang lại doanh số lớn cho công ty vì số lượng khách hàng mua lẻ là rất nhiều tất yếu dẫn đến khối lượng tiêu thụ ra ngoài lớn. Theo phương thức này hàng hoá của công ty sẽ được tiêu thụ qua các cửa hàng trung gian rồi mới đến tay khách hàng. Số liệu ở các cửa hàng sẽ được cập nhật trên máy tính và được truyền về công ty qua mạng Internet. Bán lè hàng hoá chỉ áp dụng đối với các mặt hàng là Gas bình, bếp và phụ kiện đi kèm.
* Một số phương thức tiêu thụ hàng hoá khác :
-Phương thức hàng đổi hàng (8A): Hoạt động đổi hàng phát sinh trong trường hợp một hãng kinh doanh Gas thiếu hàng để cung cấp cho khách hàng của mình, khi đó hãng này có thể thoả thuận với một hãng kinh doanh Gas khác để vay hàng sau đó sẽ tiến hành trả lại khi đã có hàng. Hình thức này cũng được coi là một phương thức tiêu thụ nhưng hàng đem bán (cho vay) và hàng nhận lại là cùng loại và cùng giá. Hình thức này đựơc công ty sử dụng rất nhiều nhằm hỗ trợ các công ty khác và cũng để nhận được sự hỗ trợ trong trường hợp công ty khan hiếm nguồn hàng.
- Phương thức xuất hàng để tiêu dùng nội bộ : Hình thức này được áp dụng trong trường hợp công ty dùng sản phẩm, hàng hoá của mình để khuyến mại (mã 95) cho khách hàng trong những đợt khuyến mại hoặc phục vụ cho công ty trong quá trình kinh doanh.
Các phương pháp xác định giá vốn và giá bán hàng hoá
Do các nghiệp vụ nhập-xuất hàng của công ty diễn ra thường xuyên trong khi đó giá cả hàng hoá mà công ty kinh doanh lại không ổn định, luôn biến động liên tục vì thế để giảm thiểu sự phức tạp trong quá trình tính giá, tạo ra sự ổn định, công ty đã sử dụng phương pháp hạch toán để tính giá. Mức giá trước khi đựơc đưa ra sẽ được cân nhắc kĩ dựa vào giá mua thực tế kì trước cùng với giá mua dự kiến trong tương lai và được thống nhất sử dụng trong cả kỳ hạch toán. Cuối mỗi tháng công ty sẽ tiến hành điều chỉnh lại giá hạch toán cho phù hợp với giá cả thị trường.
Các bước để xác định giá vốn hàng bán :
Bứơc 1 : Khi nhập kho hàng hoá, kế toán theo dõi cả 2 loại giá là giá thực tế và giá hạch toán trên 2 tài khoản là TK15651 (giá hạch toán) và TK15652 (chênh lệch giá vốn và giá hạch toán)
Bước 2 : Khi xuất hàng hoá, ghi theo giá hạch toán theo TK15651 Bước 3 : Cuối kì, điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế.
Chênh lệch giữa giá vốn thực tế và giá vốn hạch toán được xác định như sau :
Chênh lệch giá phân bổ
trong kì
=
Chênh lệch giá ĐK+ phát sinh trong kì
x hoá xuất trongTrị giá hàng kì
Trị giá hàng + Trị giá hạch toán hàng hoá tồn CK hoá xuất trong kì
* Phương pháp xác định giá bán
Giá bán hàng hóa ở đây chính là giá thoả thuận giữa công ty với khách hàng và được ghi nhận cụ thể trên Hoá đơn giá trị gia tăng.
Căn cứ và tình hình nhập mua hàng hoá, chiến lược kinh doanh từng kì và phương thức tiêu thụ, công ty sẽ xây dựng cho mình những mức giá khác nhau.
- Đối với giá bán buôn :
Giá
bán = GVHB +
chi phí vận chuyển, chi phí qua kho (nếu có) +
% lợi nhuận theo kế hoạch công ty
-Đối với giá bán lẻ
Khi tính giá bán lẻ cho các cửa hàng, với chính sách trợ giá, công ty sẽ không tính tỷ lệ % lợi nhuận giữ lại do vậy giá đựơc tính như sau :
Các cửa hàng căn cứ vào mức giá giao của công ty, các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như chi phí điện nước, điện thoại, chi phí vận chuyển cho khách hàng, chi phí thuê nhân viên ... và khoản lợi nhuận dự kiến để tính ra giá bán lẻ :
Giá bán lẻ của cửa hàng = giá giao cửa hàng + chi phí cửa hàng + % lợi nhuận theo kế hoạch cửa hàng
* Phương thức tiêu thụ nội bộ :
Giá bán cho các công ty
thành viên = GVHB +
chi phí vận chuyển, chi phí qua kho (nếu có) +
chi phí quản lý chung
phân bổ
*Chứng từ và luân chuyển chứng từ - Chứng từ
Chứng từ được công ty sử dụng chủ yếu trong trường hợp tiêu thụ hàng hoá ở đây chính là hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01GTKT-3LL). Hoá đơn giá trị gia tăng là chứng từ rất quan trọng đối với nghiệp vụ bán hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng, hoá đơn thanh toán với khách hàng, Hoá đơn giá trị gia tăng sẽ được lập thành 3 liên - đặt giấy than viết 1 lần (Liên 1: lưu, liên 2: giao khách hàng, liên 3: thanh toán nội bộ).
- Trình tự luân chuyển chứng từ
Phương pháp mà công ty sử dụng để theo dõi và ghi chép sự biến động nhập- xuất-tồn là phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này trình tự luân chuyển chứng từ của các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá được cụ thể hoá theo các giai đoạn :
Giai đoạn 1 : Khi có các nghiệp vụ xuất hàng hoá, các phòng kinh doanh của
công ty sẽ phát hành các chứng từ xuất trên máy tính.
Phòng Xuất nhập-khẩu tổng hợp sẽ có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ này khi xuất, nhập liên quan đến công ty con. Còn 2 phòng còn lại sẽ có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ nhập, xuất khi xuất bán ra thị trường (cho khách hàng ngoài). Tuỳ theo khách hàng là khách hàng công nghiệp, khách hàng mua lẻ hay hình thức mua là Gas rời hay Gas bình mà các hoá đơn của các khách hàng ngoài sẽ được giao cho phòng kinh doanh Dân dụng và thương mại (gas bình) hay phòng kinh doanh Công nghiệp (gas rời).
Tiếp theo thông qua chương trình kế toán máy, số liệu về hàng nhập, hàng bán được kết xuất ngay sang sổ chi tiết hàng hoá để kế toán chi tiết hàng hoá theo dõi.
Giai đoạn 2 : Các chứng từ này sẽ được chuyển cho thủ kho để thủ kho thực
hiện các nghiệp vụ xuất, nhập và ghi thẻ kho.
Giai đoạn 3: Cuối tháng, kế toán chi tiết hàng hoá sẽ đối chiếu số liệu trên sổ
kế toán chi tiết hàng hoá với thẻ kho, tổng hợp số liệu, lập phiếu kế toán để tính giá thực tế hàng hoá, lập bảng tổng hợp các hàng hoá nhập, xuất, tính ra số tồn.
Quy trình này được cụ thể hoá theo sơ đồ sau :
SƠ ĐỒ 1.23 : LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
- Phiếu xuất kho : được lập ra bởi các phòng kinh doanh. Tuỳ từng trường hợp các nghiệp vụ liên quan đến mỗi phòng ban cụ thể là Phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, Phòng kinh doanh gas rời hay Phòng kinh doanh gas bình.
- Xuất và ghi thẻ kho là nhiệm vụ của các thủ kho
- Các sổ chi tiết, bảng tổng hợp xuất kho hàng hoá, hay các sổ tổng hợp về hàng hoá sẽ được lập ra từ phòng kế toán.
Tuy vậy, ở từng phương thức xuất bán, đối tượng xuất bán vẫn có những khác biệt nhất định trong thời điểm phát hành hoá đơn và nơi phát hành hoá đơn. Cụ thể :
Sổ kế toán chi tiết hàng hoá
Sổ kế toán tổng hợp về hàng hoá Thẻ kho
Bảng tổng hợp xuất kho hàng hoá Phiếu xuất kho
-- Đối với phương thức phát hành hoá đơn :
- Khi bán buôn cho các Đại lý, tổng đại lý (cả trong và ngoài ngành ), bán buôn cho các chi nhánh hay xuất hàng cho vay: Hoá đơn giá trị gia tăng được lập ngay sau khi các nghiệp vụ kinh tế về xuất bán phát sinh .