6 Các khoản phải trả, phả
3.2. Biện phỏp nõng cao khả năng thanh toỏn tại cụng ty TNHH TMXD Chung Hiếu
rằng với sự quyết tâm, đoàn kết nhất trí một lòng của toàn thể cán bộ công nhân viên, cụng ty chắc chắn sẽ tận dụng mọi cơ hội, vợt qua mọi khó khăn, thử thách để đạt đợc mục tiêu đã đề ra.
3.2. Biện phỏp nõng cao khả năng thanh toỏn tại cụng ty TNHH TMXD Chung Hiếu Chung Hiếu
Nh phân tích chơng 2 ta dã thấy rằng tình hình công nợ của công ty TNHH TMXD Chung Hiếu trong khoảng thời gian phân tích là cha thực sự tốt, đặc biệt là trong giai đoạn năm 2012-2013. Điều đó đợc biểu hiện rất rõ khi mà số vòng quay các khoản phải thu, số vòng quay các khoản phải trả của công ty đều rất thấp, do vậy cần có những biện pháp quản lý chặt chẽ hơn để có thể giúp tình hình công nợ của doanh nghiệp có chiều hớng tích cực hơn.
* Với các khoản phải thu, việc số vòng quay của nó giảm mạnh năm 2013 so với năm 2012 cho thấy thời gian này doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả, thêm vào đó công tác thu hồi nợ còn cha đợc quan tâm do đó hiệu quả thu hồi không đợc cao. Để giải quyết vấn đề này, trớc tiên công ty cần phải:
- Quản trị tốt các khoản phải thu: Muốn quản trị tốt các khoản phải thu, công ty phải có chính sách tín dụng tốt, chính sách tín dụng này liên quan đến mức độ, chất lợng và độ rủi ro của doanh thu. Chính sách tín dụng bao gồm các yếu tố nh: Tiêu chuẩn bán chịu, thời hạn bán chịu, thời hạn chiết khấu, tỷ lệ chiết khấu. Việc hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu hoặc mở rộng thời hạn bán chịu hay tăng tỷ lệ chiết khấu đều có thể làm cho doanh thu và lợi nhuận tăng, đồng thời kéo theo các khoản phải thu cùng với những chi phí đi kèm các khoản phải thu này cũng tăng và có nguy cơ phát sinh nợ khó đòi. Vì thế, khi công ty quyết định thay đổi một yếu tố nào cũng cần cân nhắc, giữa lợi nhuận mà công ty có thể thu đợc với mức rủi ro do gia tăng nợ không thể thu hồi mà doanh nghiệp phải đối mặt để có thể đa ra chính sách tín dụng phù hợp. Ngoài ra, công ty cần chú ý đến các mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp, cần quan tâm đến việc phân tích uy tín của khách hàng trớc khi quyết định có nên bán chịu cho khách hàng đó hay không. Công ty cũng cần thực hiện tốt việc phân loại khách hàng để với
mỗi nhóm khách hàng khác nhau sẽ đợc hởng những chính sách tín dụng thơng mại khác nhau.
Những điều này có ý nghĩa rất quan trọng vì ngay trớc khi bán hàng ta đã có thể đề phòng giúp giảm thiểu tối đa các khoản phải thu khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi và thực tế cho thấy “phòng” luôn đem lại hiệu quả hơn “chống”.
- Tổ chức hệ thống quản lý để thực hiện chính sách thu hồi công nợ và thống kê các trờng hợp khách hàng còn nợ tiền công trình, tổ chức đối chiếu công nợ với khách hàng, phân loại từng khoản nợ dựa trên hợp đồng để xác định đối tợng và cách thức thu tiền nợ. Chính sách thu hồi nợ là nguồn lực của công ty để thực hiện việc thu tiền đối với các khoản nợ phải thu, liên quan đến việc định thời hạn cho việc chi các nguồn lực đó. Dĩ nhiên, chi phí thu nợ phải đợc xem xét đầy đủ từ quá trình đánh giá tín dụng cho đến chi phí cơ hội của việc lu giữ các khoản phải thu, cho phí kiểm soát và thu nợ và chi phí thu nợ đối với các món nợ quá hạn. Một khoản phải thu chỉ tốt nh mong muốn nếu nó đợc thanh toán đúng hạn. Công ty không thể chờ quá lâu đối với các hoá đơn quá hạn trớc khi tiến hành các thủ tục thu tiền. Song nếu tiến hành các thủ tục thu tiền quá sớm, không hợp lý có thể làm mất lòng khách hàng vì lý do chính đáng cho sự chậm trễ của họ, tất nhiên là sự chậm trễ này có thể nằm trong giới hạn có thể chấp nhận đợc, do vậy khi tiến hành các thủ tục thu tiền cần phân biệt các khoản nợ, từ đó có những biện pháp cụ thể sau:
- Đối với khoản nợ đang trong thời hạn thanh toán: Để có thể gia tăng tốc độ thu hồi khoản nợ này, cần tiếp tục áp dụng chính sách chiết khấu mạnh hơn nữa và cụ thể, chẳng hạn: Nhằm mục đích thúc đẩy quá trình chu chuyển vốn, tăng vòng quay nợ phải thu đảm bảo cân đối tài chính, hạn chế nợ quá hạn phát sinh, từng bớc làm lành mạnh hoá tình hình thanh toỏn đảm bảo hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của công ty. Và để có thể giảm bớt các khoản phải thu, công ty có thể áp dụng một số biện pháp nh: khi ký hợp đồng với khách hàng, công ty nên đa vào một số ràng buộc trong điều khoản thanh toán hoặc một số u đãi nếu khách hàng trả tiền sớm. Nh vậy vừa giúp khách hàng sớm thanh toán nợ cho công ty lại vừa là hình thức khuyến mãi giúp giữ chân khách hàng lại với công ty. Công ty có thể áp dụng cơ chế khuyến khích cho việc đảm bảo thanh toán tiền hàng theo những đề xuất cụ thể sau:
+ Trờng hợp khách hàng trả tiền ngay khi bàn giao công trình, dự án thi công thì khoản chiết khấu đợc hởng là 1,1% trị giá thanh toán của dự án, công trình đó
+ Trờng hợp khách hàng ký hợp đồng thanh toán trả chậm nhng thanh toán sớm hơn hạn định thì sẽ thanh toán lại phần lãi xuất do thanh toán sớm theo tỷ lệ lãi suất tiền vay tại thời điểm trả tiền cho ngân hàng công bố 0,12% trên số ngày thanh toán trớc hạn.
+ Đối với khách hàng ký hợp đồng mua trả chậm có bảo lãnh của ngân hàng thì sẽ đợc giảm trừ 0,05 % giá trị dự án, công trình so với giá bán trả chậm của các đối tợng không có đảm bảo tại ngân hàng.
- Đối với nợ dài hạn: Công ty có thể áp dụng quy trình gồm các giải pháp sau:
+ Gửi biên bản xác nhận công nợ tới khách hàng, nhắc nhở tình trạng không trả nợ đúng hạn.
+ Liên hệ điện thoại trực tiếp để hối thúc khách hàng trả nợ hoặc cử ngời đến tại đơn vị khách hàng để vận động họ trả nợ, đồng thời có thể giải quyết một số khó khăn trong công nợ cho khách hàng, hạn chế tình trạng nợ động kéo dài, nợ quá hạn tăng cao và khách hàng mất khả năng trả nợ cho công ty.
+ Có thể thuê một đại diện đòi nợ thay cho doanh nghiệp. + Tiến hành các thủ tục pháp lý đòi nợ.
+ Đồng thời, đối với những khách hàng không trả nợ đúng hạn, công ty ngừng cấp tín dụng cho đến khi họ thanh toán xong nợ cũ.
Tuy nhiên, trớc khi tiến hành các thủ tục đòi nợ thì cần phải xem xét các khoản nợ có giá trị bao nhiêu và thời gian quá hạn là bao lâu để có biện pháp đòi nợ thích hợp, hạn chế tốn kém nhiều chi phí đối với các khoản nợ có giá trị nhỏ và thời hạn thanh toán chỉ vài ngày. Tiến hành các thủ tục trên công ty cần kiên quyết hơn nh thế công ty mới không bị một số khách hàng cố ý chiếm dụng quá lâu, điều mà doanh nghiệp đang gặp phải hiện nay.
* Đối với các khoản phải trả
Các khoản phải trả gần nh là vấn đề lớn nhất, đau đầu nhất với doanh nghiệp. Nếu hạn chế vay trong thời điểm hiện nay khi mà doanh nghiệp đang rất thiếu vốn cả cho sản xuất lãn thanh toán thì thật khó khăn cho doanh nghiệp , nhng nếu vay thêm thì mất khả năng thanh toán dờng nh là thảm hoạ doanh
nhất của doanh nghiệp lại không phải vốn chủ mà là từ các khoản đi vay (chiếm 57% (năm 2011); 68% (năm 2012) ; 59% (năm 2013)), trong đó các khoản phải trả của doanh nghiệp chủ yếu là bao gồm các khoản nợ ngắn hạn, đây là các khoản nợ có thời gian đáo hạn ngắn do vậy cần đợc đảo nợ liên tục. Số vòng quay các khoản phải trả cũng đang có xu hớng giảm cho thấy khả năng thanh toán của doanh nghiệp đang rơi vào khó khăn do vậy doanh nghiệp cần thực hiện quản lý công nợ thật hợp lý . Các biện pháp đợc đề xuất như sau:
- Tổ chức hệ thống quản lý các khoản phải trả chặt chẽ theo cả thời gian và giá trị để có những phơng án đảo nợ thích hợp.
+ Các đơn vị: Kiểm soát công nợ qua việc bán hàng trả chậm đối với các khách hàng mà mình giao dịch và lập báo cáo kiểm soát nợ gửi về văn phòng kế toán công ty.
+ Phòng kinh doanh thị trờng: Theo dõi trực tiếp khách hàng nợ về giá trị, thời hạn, địa chỉ,bằng cách thiết lập các báo cáo công nợ theo dõi khách hàng một cách tổng quát, đồng thời đề xuất biện pháp thu hồi công nợ nhằm đảm bảo các khoản nợ đợc thanh toán nhanh, đúng hạn.
+ Phòng kế toán tài chính: theo dõi các đối tợng nợ về giá trị, thời hạn điạ chỉ,bằng cách mở các sổ kế toán theo dõi và ghi chép cụ thể chi tiết: Sổ chi tiết TK131, Báo cáo tổng hợp công nợ bán hàng, bảng cân đối phát sinh công nợ,theo dõi tiến độ thanh toán hợp phòng và đề nghị phòng kinh doanh thị trờng ngừng cấp hàng đối với các trờng hợp chậm thanh toán.
- Thay đổi cơ cấu các khoản phải trả bằng cách tăng cờng vay nợ dài hạn thay vì vay nợ ngắn hạn. Việc tỷ trọng các khoản vay nợ ngắn hạn quá lớn luôn làm nỗi lo đảo nợ của các doanh nghiệp trở lên gay gắt, việc đảo nợ không thành công có thể là kết thúc cho một doanh nghiệp ngay cả khi hoạt động của doanh nghiệp đang tốt và vần tạo ra lợi nhuận đáng kể. Các khoản vay dài hạn sẽ giúp doanh nghiệp có đợc nguồn vốn ổn định, đủ yên tâm để đầu t vào các khoản mang tính chất dài hạn nh tài sản cố định, đầu t tài chính dài hạn Và trong tr… - ờng hợp của doanh nghiệp , biện pháp này chính là một trong những biện pháp dài hạn của doanh nghiệp để có thể tồn tại và hoạt động ổn định. Doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào vốn chủ sở hữu của mình mà kinh doanh, nhng cũng không đợc pháp vay nợ nhiều trong khi đó là những khoản nợ ngắn hạn, có thể hiện tại doanh nghiệp xoay sở tốt và cha gặp phải vớng mắc quá lớn về thanh toán nhng cứ duy trì hiện trạng nh hiện nay không sớm thì muộn doanh nghiệp
sẽ phải đối mặt với nguy cơ khôgng đảo nợ thành công, mất khả năng thanh toán và phá sản. Để có những nguồn vốn vay dài hạn trớc doanh nghiệp phải chứng tỏ mình đang hoạt dộng tốt, thêm vào đó doanh nghiệp cần cố gằng tìm hiểu liên hệ nhiều hơn nữa, thậm chí có thể bỏ ra một số khoản chi phí cần thiết để có thể có mối quan hệ tốt với các tổ chức tài chính , nâng cao uy tín của mình cũng nh thị phần của mình trên thị trờng, có thể tham gia hợp tác liên doanh với một số doanh nghiệp thực hiện những công trình quy mô lớn hơn ..tất cả những… điều này có thể giúp doanh nghiệp có những khoản vay dài hạn với số lợng lớn và chi phí cũng giảm đi, rất thuận lợi cho những tính toán của doanh nghiệp trong thời gian tới nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững hơn.
- Nâng cao hiệu quả của công tác quản lý công nợ cũng chính là một trong những biện pháp quan trọng và cần thiết để có thể nâng cao khả năng thanh toán của doanh nghiệp nh phần đã trình bày bên trên bởi việc thu hồi các khoản phải thu sẽ ảnh hởng rất lớn tới lợng tiền mặt do vậy nó ảnh hởng rất nhiều tới khả năng thanh toán của doanh nghiệp, các khoản phải trả chính là các khoản cần thanh toán, các khoản phải trả càng nhiều thì nhu cầu và áp lực thanh toán càng lớn đặc biệt các khoản phải trả ngắn hạn càng lớn thì áp lực thanh toán càng mạnh và mang tính gấp rút.
- Cân đối cơ cấu nguồn vốn cho hợp lý, để doanh nghiệp có sự chủ động cao hơn về mặt tài chính, nâng cao khả năng thanh toán cũng nh việc mua sắm thêm trang thiết bị máy móc, tài sản dài hạn cho doanh nghiệp hoặc đầu t vào những dự án dài hạn với kỳ vọng về lợi ích cao hơn ,cần tăng cờng hơn nữa nguồn vốn chủ sở hữu . Nguồn vốn chủ sở hữu chính là nguồn vốn quan trọng nhất của doanh nghiệp, lâu dài nhất ổn định nhất. Và nguồn vốn này cần nhiều hơn nợ phải trả để luôn đảm bảo rằng đợc doanh nghiệp tự chủ về mặt tài chính của mình. Công ty TNHH TMXD Chung Hiếu giai đoạn 2011-2013 luôn trong tình trạng phụ thuộc về mặt tài chính do vậy việc nâng cao hơn nữa vốn chủ sỏ hữu chính là một trong những giải pháp quan trọng bậc nhất để giúp công ty nâng cao khả năng thanh toán của mình, vững vàng trong tài chính của công ty. Nguồn vốn chủ đợc hình thành từ 2 nguồn chủ yếu đó là từ phát hành cổ phiếu và thu từ hoạt động của doanh nghiệp (chính là lợi nhuận cha phân phối của doanh nghiệp đợc đa vào các quỹ) và doanh nghiệp nên tận dụng cả 2 giải pháp huy động vốn chủ này.
- Hợp lý hơn cơ cấu tài sản của doanh nghiệp bằng cách đa dạng hoá tài sản ngắn hạn, dài hạn sẽ giúp doanh nghiệp vẫn bảo đảm đợc khả năng thanh toán an toàn trong khi vẫn có thể đạt đợc mục tiêu sinh lời của tài sản, đặc biệt doanh nghiệp có thể quan tâm tới lĩnh vực hiện nay còn bị bỏ ngỏ nh đầu t tài chính ngắn hạn,đầu t tài chính dài hạn, lĩnh vực vừa có thể đem lại cho doanh nghiệp thêm một nguồn thu đáng kể mà lại có thể đem lại sức thanh khoản tốt cho tài sản của doanh nghiệp. Sức thanh khoản của các khoản đầu t tài chính ngắn hạn là rất cao , nó chỉ xếp sau tiền, do vậy nó có thể giúp doanh nghiệp có những phơng án thanh toán dự phòng rất tốt. Tuy vậy việc đa dạng hoá tài sản ngắn hạn bằng cách tăng đầu t tài chính cũng là một bài toán khó với doanh nghiệp do quy mô doanh nghiệp còn nhỏ, nhân sự quả lý tài chính còn ít và cha chuyên sâu, quy mô vốn cha thực sự dồi dào do vậy sẽ rất khó trong việc quản lý các khoản đầu t này, và nếu không thể quan tâm đợc rất có thể chính các khoản đầu t tài chính này sẽ quay trở lại làm gánh nặng tài chính của doanh nghiệp, càng làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp kém đi. Do vậy doanh nghiệp cần có thêm những nhân viên có đủ khả năng để làm tốt việc quản lý tài chính này.
Và ngoài ra cố gắng giảm bớt tỉ trọng hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao đợc khả năng thanh toán. Việc doanh nghiệp để cho tỷ trọng hàng tồn kho quá lớn trở thành một trở ngại rất lớn trong việc hợp lý hoá cơ cấu tài sản để nâng cao khả năng thanh toán.
- Đối với các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp cần phải thanh toán trong thời hạn để tránh chi phí lãi do thanh toán nợ không đúng hạn, tạo uy tín và niềm tin cho nhà cung cấp để dễ dàng hơn trong quan hệ mua bán sau này. Tuy nhiên, đối với một số khoản nợ công ty có thể xem xét để xin gia hạn thêm thời gian trả nợ, để vốn đầu t vào lĩnh vực cấp thiết hơn hoặc để thanh toán các khoản nợ khác đến hạn cần phải thanh toán ngay, nhng hiện tại công ty cha có nguồn nào đẻ bù đắp khoản thiếu hụt đó. Khi kéo dài thời hạn thanh toán thì phải