4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
3.1 SharePoint Lists
Hầu hết mọi lưu trữ trong SharePoint đều thể hiện dưới dạng List. List có thể chứa nhiều nội dung khác nhau như thông tin của khác hàng…. . Chúng tương tự như cơ sở dữ liệu và cung cấp các report để xem nội dung lưu trữ trong List và việc quản trị thông tin đơn giản, không yêu cầu nhiều công cụ và kiến thức quản lý. Trong SharePoint chúng ta có thể tạo thêm dạng List để sử dụng rất linh động.
Các thành phần của List:
Items: một items hay một record là một dòng trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ List lưu trữ thông tin khách hàng thì một khách hàng là một dòng và được gọi là
customer row hay customer record.
Fields: Một Field là một cột trong cơ sở dữ liệu, chúng ta xem một cột là một metadata, nơi chứ thông tin chi tiết của dòng thông tin. Với một khách hàng một cột thể hiện một địa chỉ, số phone, tên, tuổi……
Views: Một List đơn có thể có nhiều views. Một view thể hiện tập hợp các thông tin từ List.
Các dạng cột của list:
Single Line of Text: đây là định dạng cột chung nhất nếu chưa xác định được kiểu của cột như chuỗi ký tự hay số…. .
Multiple Lines of Text: cột cho phép hiển thị thông tin nhiều hơn dạng Single Line of Text và có thêm một số định dạng như Bolt, Italic…. .
Choice: dạng cột cho phép hiển thị sự lựa chọn như radio button, checkbox, drop-down.
Number: cho phép hiển thị dạng số. Currency: hiển thị dạng tiền tệ.
Date and Time: hiển thị dạng ngày tháng và có nhiều kiểu hiển thị cho chúng ta lựa chọn.
Lookup: Thông tin có thể được lưu trữ ở nhiều nơi, và nhiều site, dạng cột cho phép các thông tin này có thể được sử dụng từ site khác.
Yes/No: cho phép lựa chọn Yes hoặc No
Person or Group: là dạng cột mới của SharePoint 2007 hiển thị tên tài khoản quản lý Items đó.
Hyperlink or Picture: hiển thị link của website hoặc logo của doanh nghiệp Calculated: cột hiển thị kết quả tính toán từ một cột khác.
Business Data: cột hiển thị cho phép có thể truy cập tới dữ liệu được quản lý trực tiếp trên SharePoint.
3.1.2. Tạo List
Đối với List khi hiện thực có thể tự định nghĩa riêng một dạng riêng và sử dụng. Tuy nhiên SharePoint cũng giới thiệu một vài List phổ biến và mẫu đã định nghĩa sẵn các chức năng là các colums. Cách chỉnh sửa một số List mẫu phổ biến nhất.
Contacts list: là một dạng List phổ biến trong doanh nghiệp được SharePoint xây dựng sẵn để lưu trữ thông tin khách hàng hay thông tin của nhân viên, sản phẩm…. .
Tạo Contacts list vào List và chọn Create và chọn Contacts, Một Contacts list mẫu được SharePoint giới thiệu, tùy biến lại Contacts để phù hợp hơn.
Hình 3.1: Một contact được thêm vào Contact List.
Trên thanh công cụ của Contacts có New, Actions, Settings để thực hiện thêm thông tin, quản lý thông tin và quản lý Contacts đó.
Calendar List. Là một trong những dạng List phổ biến, quản lý công việc, tiến trình làm việc của doanh nghiệp, sau khi tạo Calendar như sau:
Hình 3.2: Sau khi tạo một Calendar List
Calendar dùng để đặt lịch làm việc, cho một ngày hay nhiều ngày, quản lý về thời gian bắt đầu và kết thúc, đặt chế độ cảnh báo khi tới ngày làm việc…. .
Announcements List: là dạng List thông báo, mục đích thông báo chung cho doanh nghiệp, cho phép tạo thông báo và ngày hết hạn thông báo sẽ tự động hủy.
Hình 3.3: Sau khi tạo một List Announcements.
Discussion Boards List: là dạng List thảo luận, giúp các thành viên có thể đưa ra chủ đề và lấy bài viết bình luận, thảo luận đóng góp…. .
3.1.3 Quản lý List
Với mỗi dạng List khác nhau SharePoint đưa ra một cách quản lý riêng, SharePoint cho phép tạo, xóa và chỉnh sửa List bằng cách đưa ra 3 công cụ ở thanh công cụ mỗi List: New, Actions và Settings. Đặc điểm của các List là được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu trong một file riêng vì thế cho phép đồng bộ nội dung List với Office Client. Một số chức năng quản lý của List.
Edit Datasheet: chỉnh sửa ở dạng bảng tạo sẵn trong SharePoint.
Export to Spreadsheet: xuất ra dạng sheet.
Open with Access:mở List trong Access cho phép chỉnh sửa và đồng bộ.
View RSS Feed: cho phép đọc nhanh List qua RSS.
Alert Me: Thông báo khi có List thay đổi qua mail.
Hình 3.5: Công cụ quản lý List
3.1.4. Tổng Kết:
Như vậy với List chúng ta có nhiều dạng khác nhau, mỗi dạng có một đặc điểm phục vụ cho một hay nhiều nhu cầu công việc của doanh nghiệp. Chúng ta cũng có thể tạo dạng List riêng. SharePoint cung cấp các tác vụ quản lý List linh hoạt có thể trên SharePoint và cũng có thể trên Office bằng cách đồng bộ chúng.
3.2. SharePoint Libraries
3.2.1. Giới thiệu SharePoint Libraries
Library được coi là một viên đá đặt nền cho các chức năng của MOSS 2007, là 1 trong 2 phương thức lưu trữ nội dung chủ động, phương thức kia là List. Trong khi List lưu trữ mang tính đơn lẻ các “mảnh” thông tin, Library lại lưu trữ tổng hợp các tài liệu văn bản, hình ảnh và các file dựa vào người dùng. Thật sự, Library là một dạng đặc biệt của SharePoint list. Bất cứ điều gì bạn làm với một List, bao gồm cả thêm các cột và các kiểu xem mở rộng, chúng ta cũng làm được với một Library. Một MOSS Library làm việc giống như một siêu thư mục – super-folder. Giống như các quyền được thiết lập trong thư mục Windows được kế thừa xuống các file hay các thư mục con bên dưới, một Library kế thừa các quyền từ site SharePoint mà nó được tạo ra trong đó.
Các kiểu Library:
Document Library: hỗ trợ thu thập các tài liệu văn bản hay các dạng file khác được chia sẻ dựa vào người dùng. Cung cấp khả năng sắp xếp các tài liệu và các file vào các thư mục, khả năng theo dõi version của các tài liệu hay các file, theo dõi check-in hay check-out của các tài liệu, file bởi người dùng. Form Library: hỗ trợ các form và các report nền XML, ví dụ như các trạng
thái project hay các yêu cầu đặt hàng trong kinh doanh, tích hợp với khả năng tương thích các trình chỉnh sửa XML trong MOSS giống như Microsoft Office Info Path.
Picture Library: cung cấp các tính năng đặc biệt để quản lý và hiển thị hình ảnh, bao gồm chức năng slide show hiển thị các hình ảnh thành một chuỗi. Data Connection Library: dùng để chia sẻ file mà chứa đựng các thông tin
kết nối data mở rộng.
Report Library: mục đích của kiểu Library này là để tạo điều kiện cho chia sẻ thông tin của công việc kinh doanh và làm đơn giản hóa việc tạo, quản lý và phân phối của các trang Web, văn bản và các Key Performance Indicators (KPIs).
Translation Management Library: tính năng này có ích để mở rộng các tổ chức mà hoạt động ở nhiều nước, với các ngôn ngữ bản địa khác nhau. Library này dùng để tạo các tài liệu với đa ngôn ngữ và quản lý các tác vụ. Wiki Page Library: các thư viện trang Wiki (Wiki-ee) hỗ trợ việc kết nối
tổng hợp các trang Wiki. Các trang Wiki cho phép người truy cập dễ dàng thêm, chỉnh sửa, hay xóa nội dung các trang trong một môi trường cộng tác. Nó hỗ trợ hình ảnh, bảng biểu hay các siêu liên kết, bao gồm các link Wiki.
3.2.2. Quản lý Library
Công việc này thì đơn giản và dễ làm. MOSS Library thực chất là một Catalog, một thứ giống như các bản liệt kê card được tìm thấy trong các Library công cộng. Library bao gồm một danh sách các tiêu đề tài liệu theo cùng với mỗi vị trí của tài liệu đó.
Giống như một List, một Library có thể được tùy chỉnh lại bằng cách thêm các cột để giữ các dữ liệu tích hợp ví dụ như metadata. Metadata có nghĩ là “dữ liệu về dữ liệu” (data about data) và dùng để miêu tả các file trong Library, làm cho người dùng dễ dàng hơn trong tìm kiếm trong Library. Cấu hình Library mở rộng có thể bao gồm cả việc tùy chỉnh các kiểu xem, chỉnh sửa các quyền, và cả upload các tài liệu vào các Library.
Dựa vào Library, kiểu hay số lượng các văn bản hay các file được đặt trong Library, chúng ta có thể định ra một cách phù hợp trong việc tạo một Library được tùy biến – Customized Library.
3.2.3. Tạo các Library
Măc định, chỉ có người quản trị MOSS mới có quyền tạo các Library. Tuy nhiên, công việc này có thể được gán cho người dùng khác thông qua các nhóm SharePoint, Permission List, và dùng các Library mẫu. Để thực hiện việc tạo trang trong MOSS, chúng ta làm như sau:
Mở SharePoint site mà bạn muốn tạo Library trong đó.
Click vào nút Site Actions để pulldown menu, và chọn View All Site Content
hoặc click vào link View All Site Content trong pane điều hướng Quick Launch.
Trong trang Site Content, click vào nút ở góc trên trái của trang để mở trang Create.
Trong trang Create, mỗi cột ở giữa trang chứa đựng danh sách các thành phần có sẵn của SharePoint.
Ở cột Libraries, các mẫu có sẵn: Document Library
Form Library Wiki Page Library Picture Library Report Library
Translation Management Library Data Connection Library
Slide Library
Mỗi Library mẫu liệt kê trong trang Create sẽ tạo ra các trang cấu hình khác nhau. Tuy nhiên, các trang cấu hình Library có những thành phần chung, chẳng hạn như tên Library, miêu tả, vị trí xuất hiện của Library đó hay các thiết lập về các lần chỉnh sửa (version).
Ví dụ tạo một Document Library:
1. Trong trang Create, click vào link Document Library và mở trang New.
2. Điền thông tin về tên, và miêu tả cho Document Library mới này.
3. Nếu muốn thêm Library mới này vào menu Quick Launch, chọn Yes trong phần Navigation.
4. Nếu muốn cho phép theo dõi phiên bản của tài liệu, chọn Yes trong phần Document Version History.
5. Sử dụng danh sách xổ xuống trong Document Template để chọn một mẫu tài liệu – document template mà bạn muốn gán cho Library mới.
6. Click vào nút Create để tạo Library mới.
3.2.4. Tổng kết
SharePoint Library cung cấp nhiều tính năng cho việc quản lý và phối hợp các tài liệu. Các Library có thể được tạo ra trong bất kì mức nào của các Site MOSS. Các Library chia sẻ đưa các khách làm việc – guesswork ra khỏi các quyền bảo mật bằng cách tạo ra bất kì file nào được lưu trong Library chia sẻ mà các user trong domain đó có thể đọc được. Tương tự, các Library cá nhân chỉ cho phép người chủ và các quản trị viên của MOSS đó truy xuất tới các file lưu trữ trong đó. Tất cả các Library bao gồm nhiều khả năng, ví dụ như luồng công việc – Workflow, khả năng phê duyệt – Approval, Versioning và Check-in/Check-out.
MOSS tích hợp nhiều Library chuyên biệt được thiết kế cho nhiều kiểu file hay mục đích khác nhau, bao gồm Document Library cho file Microsoft Office, form libray cho form Microsoft InfoPath dựa trên XML, slide Library cho Microsoft PowerPoint, Picture Library cho chia sẻ các kiểu ảnh số, Wiki Library thiết kế cho các trang Web hình ảnh, các table, các siêu liên kết đã được chứng thực người dùng.
3.3 Webparts
3.3.1 Giới thiệu Web Parts
Web Parts trong SharePoint là một gói đã được đóng sẵn và chỉ cần thực hiện thêm vào các sites. Để sử dụng Web Parts cần phải thêm nó vào gallery. Mỗi
khi chúng ta tạo một List hay Document Gallery thì SharePoint sẽ tạo một Web Parts tương ứng, có thể kéo và thả vào vị trí phù hợp.
Đặc biệt đối với SharePoint 2007, có thể tự tạo một Web Parts dưới sự hỗ trợ của ASP.NET. Ví dụ, tại một vị trí đặt biệt trên site có một modun thực hiện chức năng thêm, xóa, sửa, cập nhật,…các thông tin thì viết một Web Parts để thực hiện chức năng đó.
Một site tập hợp nhiều Web Parts, mỗi Web Parts có thể thêm vào một vị trí trên site vị trí đó gọi là Web Parts Zones. Trên site có cấu trúc của nó, bao gồm header, footer, colums left, colum right…bố cục như thế được Template quy định trước.
Hình 3.8: Template quy định bố cục của các Web Parts Zones
Header zone: Hiệu quản khi thể hiện tên doanh nghiệp, logo của doanh nghiệp, hay có thể đặt các liên kết tới các khu vực , site khác trong website, địa chỉ doanh nghiệp.
Middle zones: chứa nội dung chính của website, phần trọng tâm người dùng quan tâm tới, có thể chia nhỏ khu vực này ra làm Left Column, Middle Column, Right Column để thể hiện các yêu cầu khác nhau của website. Footer zone: thích hợp để đặt nội dung về sơ đồ web, địa chỉ liên hệ, tác
3.3.2 Tạo Web Parts Pages
Khi đã có một site, việc tiếp theo là tạo các trang web của site, SharePoint hỗ trợ tạo ra các trang web có template mẫu với layout tập hợp nhiều Web Parts Zones được bố trí thích hợp cho yêu cầu của doanh nghiệp.
Để tạo Web Parts Pages vào Action >> Create >> Web Parts Pages một danh sách các layout template lựa chọn.
Hình 3.9: Layout Template được SharePoint giới thiệu khi tạo Pages.
Sau khi tạo một Pages với layout gồm nhiều Web Parts Zones, công việc còn lại là thêm Web Parts, Chọn Add a WebPart . Một đặc điểm rất hay của SharePoint là tùy vào vị trí của Web Parts Zones mà SharePoint sẽ đề nghị dùng loại Web Part phù hợp tính tổng quát của layout. SharePoint sẽ có sẵn các Web Part mẫu trong Gallery hoặc có thể thêm các Web Part bên ngoài vào Gallery.
Hình 3.10: Một số Web Parts SharePoint đề xuất cho cột bên trái trang web.
3.3.3. Quản lý Web Parts
Sau khi đã thể hiện một Web Part cụ thể, có thể sử dụng cấu trúc, nội dung hay tác vụ mà mặc định mà SharePoint giới thiệu, hoặc cũng có thể tùy biến cho phù hợp với nội dung trang web. SharePoint cũng cung cấp công cụ để thưc hiện điều đó. Ngoài ra SharePoint cũng có thể Export ra file riêng .
Tại mỗi Web Parts có công cụ Edit để vào phần quản lý Web Parts gồm các thành phần như sau:
Appearance: tùy biến bên ngoài quả Web Parts như độ rộng, độ cao…
Layout: tùy biến nội dung bên trong như zone và số mẫu tin trong Web Parts
Advanced: tùy biến như về: icon, hình ảnh, thông báo lỗi, URL, minimize, maximize…. .
Miscellaneous: những tùy biến khác như cho phép tải Web Part khi web được tải
Hình 3.11: Các thành phần quản lý một Web Parts
3.3.4 Tổng Kết
Web Parts là thành phần rất quan trọng và hữu ích trong SharePoint, cho phép mở rộng website thể hiện rõ công nghệ Portal cho phép người dùng có thể viết thêm Modun vào website. Điều này làm cho website trở nên linh động, dễ dành thay đổi nội dung cũng như chức năng mà không cần can thiệp sâu vào cấu trúc website dễ dẫn tới lỗi.
Web Parts có rất nhiều chức năng: kết nối và đồng bộ với Office Client, truy xuất nội dung ở site khác, truy xuất dữ liệu và thể hiện tính toán. Chúng ta có thể
tạo ra Web Parts mới thông qua ASP. NET. Trước khi sử dụng Web Parts phải thêm Web Parts đó vào Gallery.
3. 4. Workflow
3.4.1Giới thiệu Workflow
Như tên gọi của nó, đó là một tiến trình các công việc. Tiến trình công việc giống như các khối hay các kí hiệu trong một quy trình sản xuất, được thực hiện trong một thời gian nào đó, tạo thành một tiến trình. Một tiến trình làm việc giúp cho chúng ta cộng tác các tài liệu và quản lý các công việc của dự án theo một quy trình kinh doanh dựa trên tài liệu hay các nội dung khác trong một site SharePoint.
MOSS 2007 bao gồm 3 tiến trình công việc chính với các tính năng bên cạnh nó được cung cấp bởi WSS và WWF:
Khả năng liên kết các tài liệu hay các client của Microsoft Office 2007 Enterprise với một tiến trình công việc.