chuyên đề và các sự kiện
Phải nắm được các quy định về tổ chức cuộc họp theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg, ngày 25/05/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành chế độ họp trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
Công tác tổ chức cho việc họp là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành công của cuộc họp, nó cần được chuẩn bị cẩn thận và kỹ lưỡng
Họp là một hình thức giao tiếp. Một cuộc họp được định nghĩa như là cuộc thảo luận có cấu trúc và được hướng dẫn bởi một chủ tọa. Thông thường người quản lý bộ phận hay lĩnh vực nào đó sẽ được chỉ định giữ chức chủ tọa. Các cuộc họp được tổ chức để tìm hiểu thông tin, lên kế hoạch công việc, đánh giá tình hình hay phân công nhiệm vụ,…Hai trong số các lý do để tổ chức cuộc họp là chia sẻ thông tin và ra quyết định. Để điều khiển cuộc họp thành công cần lưu ý một số điểm cơ bản sau:
Xác định rõ mục đích của cuộc họp: Mục đích của cuộc họp phải được xác định ngay từ đầu, xác định rõ ràng và trao đổi với những người sẽ tham dự họp và được nêu ra trong lịch trình, mục đích rõ ràng cũng sẽ giúp cho cuộc họp tập trung vào trọng điểm.
Trước khi tiến hành cuộc họp cần xác định cụ thể hoặc có thể lập danh sách những người tham dự cuộc họp buổi họp và cân nhắc xem mỗi người có cần tham dự từ đầu tới cuối buổi họp hay không.
Nhà quản lý phải dứt khoát về thời gian và địa điểm tiến hành cuộc họp sau đó thông báo trước một thời gian nhất định để những người tham dự có thời gian chuẩn bị và sắp xếp lịch công tác. Việc chuẩn bị địa điểm họp phải lưu ý đến cả không gian phòng họp và cách kê bàn ghế. Thông thuờng bàn ghế trong phòng họp được kê theo hình tròn để khuyến khích giao tiếp hai chiều. Tuy nhiên, đối với các hội nghị, cuộc họp lớn không thể kê bàn ghế kiểu này mà phải sắp xếp theo không gian của hội trường phòng họp, thường thì kê bàn, ghế thành hàng.
Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị nhà quản lý phải phổ biến cho mọi người mục tiêu của cuộc họp, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, đồng thời nhấn mạnh cuộc họp sẽ được bắt đầu đúng giờ.
Lập chương trình cho cuộc họp: Chương trình họp là một danh mục các công việc chính cần xem xét để đạt được mục tiêu của cuộc họp. Chương trình họp phải nêu rõ những gì cần làm trong suốt cuộc họp, trật tự các vấn đề thảo luận cũng phải được nêu rõ.
Điều khiển và kiểm soát cuộc họp: khi cuộc họp bắt đầu, nhà quản lý cần đảm bảo cuộc họp được tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng tâm.
Những công việc tiếp theo: Trước khi cuộc họp kết thúc, người chủ tọa luôn có lời kết luận ngắn gọn về vấn đề trong cuộc họp, sau đó nói lời cảm ơn tới những người tham dự, điều này khiến mọi người cảm thấy hài lòng khi họ được đánh giá cao đã giành thời gian tham dự cuộc họp,…