Quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh về thực chất là quá trình thu thập, xử lý thông tin và ra quyết định quản lý. Việc ra quyết định phải dựa trên cơ sở các thông tin thu nhận được.
Quyết định quản lý là hành vi sáng tạo với tư cách là sản phẩm lao động của chủ thể quản lý, nhằm định ra mục tiêu, chương trình, tính chất hoạt động của người hoặc cấp phải thực hiện quyết định đó. Quyết định sẽ trở nên rõ ràng khi cấu trúc các vấn đề phải làm của quyết định được người ra quyết định nắm rõ, nói một cách khác, khi mọi thông tin cần thiết cho việc ra quyết định là đầy đủ và người ta có thể đưa ra các phương pháp lượng hoá khi ra quyết định. Trường hợp thiếu thông tin, việc ra quyết định sẽ khó khăn hơn, xác suất may rủi sẽ lớn hơn người ta phải sử dụng các khả năng suy luận chủ quan (khả năng nội suy) mang tính kinh nghiệm của mình hoặc các chuyên gia để ra quyết định. Trong từng trường hợp cụ thể, việc ra quyết định là lựa chọn một phương án tối ưu trong một tập (thường là hữu hạn) các phương án.
Do tính phức tạp của hoạt động sản xuất kinh doanh, việc đề ra quyết định rất đa dạng, có thể phân loại quyết định theo các tiêu thức khác nhau.
Theo tính chất của các quyết định, quyết định được phân loại thành: những quyết định chiến lược, quyết định đường lối phát triển chủ yếu; những quyết định chiến thuật (thường xuyên), nhằm đạt được những mục tiêu có tính chất cục bộ hơn; những quyết định tác nghiệp hàng ngày, phần lớn là những quyết định có tính chất điều chỉnh, nhằm khôi phục hoặc thay đổi từng phần những tỷ lệ đã được quy định,...
Theo thời gian thực hiện, quyết định quản lý bao gồm quyết định dài hạn, quyết định trung hạn và quyết định ngắn hạn.
Theo phạm vi thực hiện, các quyết định được phân loại thành những quyết định toàn cục, bao quát toàn bộ khách thể quản lý; những quyết định bộ phận, có quan hệ đến một bộ phận sản xuất nào đó; những quyết định chuyên đề liên quan đến một nhóm vấn đề nhất định hoặc một số chức năng quản lý nhất định.
Theo cách phản ứng của người ra quyết định, quyết định bao gồm hai loại cơ bản: những quyết định trực giác và những quyết định có lý giải.
Các quyết định trực giác: là những quyết định xuất phát từ trực giác của con người. Người ta ra quyết định mà không cần tới lý trí hay sự phân tích can thiệp nào. Đôi khi các quyết định này được căn cứ vào các quyết định trước đó, nghĩa là chúng làm lại điều mà người ta đã làm trước đây trong những trường hợp tương tự. Việc ra quyết định trực giác khá dễ dàng, nhưng nó dễ phạm sai lầm vì các quyết định trực giác thường giữ chân con người lại trong quá khứ và chỉ cung cấp cho con người ít khả năng đề ra được cái mới hay cải tiến những phương pháp hiện có.
Các quyết định lý giải là các quyết định dựa trên sự nghiên cứu và phân tích có hệ thống một vấn đề, các sự việc được nêu ra, các giải pháp khác nhau được đem so sánh, và người ta đi tới các quyết định hoàn hảo nhất, dựa theo tất cả các yếu tố có liên quan tới nó. Đây là các quyết định rất cần thiết trong nhiều trường hợp có thể xảy ra, vì nó buộc ta phải vận dụng các khả năng tâm trí để lựa chọn. Nó làm nổi lên các trạng thái sáng tạo về giải quyết các vấn đề và cho phép con người cân nhắc các vấn đề với một phương pháp suy nghĩ logic, nhờ đó mà giảm bớt các nhầm lần.
Nói chung để ra quyết định, con người đều dựa trên một công nghệ nhất định. Quá trình ra quyết định bao gồm các bước sau:
- Sơ bộ đề ra nhiệm vụ: Để đề ra nhiệm vụ, trước hết cần phải xác định:
+ Vì sao phải đề ra nhiệm vụ, nhiệm vụ đó thuộc loại nào, tính cấp bách của nó. + Tình huống nào trong sản xuất kinh doanh có liên quan đến nhiệm vụ đề ra, những nhân tố ảnh hưởng đến nhiệm vụ.
+ Khối lượng thông tin cần thiết đã có để đề ra nhiệm vụ, cách thu thập những thông tin còn thiếu.
- Chọn tiêu chuẩn đánh giá
- Thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ đề ra - Chính thức đề ra nhiệm vụ
- Dự kiến các phương án có thể - Xây dựng mô hình ra quyết định - Đề ra quyết định
- Truyền đạt quyết định đến người thi hành và lập kế hoạch tổ chức thực hiện quyết định
- Kiểm tra việc thực hiện quyết định - Điều chỉnh quyết định
- Tổng kết việc thực hiện quyết định
Ra quyết định là một trong những chức năng cơ bản của cán bộ quản trị sản xuất. Chất lượng của các quyết định sẽ có tác động to lớn đến việc nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc am hiểu và vận dụng lý thuyết quyết định trong quản trị sản xuất là yêu cầu không thể thiếu được đối với cán bộ quản trị sản xuất.
Việc ra quyết định thường xảy ra trong các tình huống khác nhau, do nhiều nhân tố khác nhau chi phối. Những tình huống chủ yếu thường gặp trong quá trình ra quyết định sản xuất là: Ra quyết định trong điều kiện xác định; Ra quyết định trong điều kiện rủi ro; Ra quyết định trong điều kiện không xác định.
- Ra quyết định trong điều kiện rủi ro: Trong thực tế, các doanh nghiệp thường gặp trường hợp phải ra quyết định trong điều kiện không biết chắc chắn tình hình thị trường,
66 nhưng biết được xác suất của từng tình huống có thể xảy ra. Trong trường hợp này việc ra quyết định sẽ phụ thuộc vào xác suất xảy ra các tình huống, doanh nghiệp không biết chắc chắn kết quả của quyết định lựa chọn, nhưng biết được xác suất rủi ro đối với từng tình huống quyết định.
- Ra quyết định trong điều kiện không xác định là ra quyết định trong điều kiện không biết được xác suất xuất hiện của mỗi trạng thái hoặc các dữ liệu liên quan đến bài toán không có sẵn. Tình huống này thường xảy ra khi ra quyết định đối với vấn đề hoàn toàn mới và rất phức tạp.