Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nhiều loại sản phẩm khác nhau và ngày càng có xu thế đa dạng hoá các sản phẩm của mình. Để sản xuất các sản phẩm khác nhau đòi hỏi các nguyên vật liệu khác nhau về số lượng, chủng loại và chất lượng. Ngoài ra nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cũng thường xuyên thay đổi theo thời gian. Do vậy, danh mục các loại vật tư, nguyên liệu của doanh nghiệp rất nhiều và vô cùng phức tạp, đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên. Quản lý tốt nguồn vật tư, nguyên liệu này góp phần quan trọng đảm bảo cho sản xuất diễn ra nhịp nhàng, thoả mãn tốt nhu cầu của khách hàng, đồng thời là biện pháp quan trọng để giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm.
Để đảm bảo yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí dự trữ trong quá trình sản xuất, cung cấp các loại nguyên vật liệu, linh kiện đúng thời điểm khi có nhu cầu, người ta dùng phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là một nội dung cơ bản của quản trị sản xuất được xây dựng trên cơ sở trợ giúp của kỹ thuật máy tính được phát hiện và đưa vào sử dụng lần đầu tiên ở Mỹ vào những năm 70.
MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu nguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc. Nó được thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp cần những loại nguyên vật liệu gì? - Cần bao nhiêu?
- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?
- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất? - Khi nào nhận được hàng?
Kết quả thu được là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng thời điểm cần thiết. Hệ thống kế hoạch này thường xuyên được cập nhật những dữ liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và sự biến động của môi trường bên ngoài.