Phối hợp là một quá trình liên kết hoạt động của những con ng−ời, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức. Không có phối hợp, con ng−ời không thể nhận thức đ−ợc vai trò của mình trong tổng thể và có xu h−ớng theo đuổi những lợi ích riêng thay vì
h−ớng tới những mục tiêu chung. Phối hợp để tạo ra đ−ợc một mối liên hệ ngang dọc giữa các bộ phận, phân hệ trong tổ chức và giữa tổ chức với môi tr−ờng (Bao gồm môi tr−ờng gián tiếp và môi tr−ờng trực tiếp) tạo ra một hệ thống thông suốt trong tổ chức. Với vai trò rất quan trọng của việc phối hợp, ta đ−a ra một số công cụ phối hợp sau:
3.1 Các kế hoạch.
Với các kế hoạch nh− chiến l−ợc, chính sách, ch−ơng trình, dự án, ngân sách, quy chế, quy tắc, thủ tục, hoạt động của các bộ phận và con ng−ời sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các ph−ơng thức hành động.
3.2 Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế – kỹ thuật
Đảm bảo phối hợp nhờ:
- Chuẩn hoá các kết quả: chỉ ra phải đạt đ−ợc gì?
- Chuẩn hoá các quy trình: chỉ ra phải làm nh− thế nào?
- Chuẩn hoá các kỹ năng: chỉ ra ng−ời thực hiện các quá trình phải thoả mãn yêu cầu nào?
3.3 Các công cụ cơ cấu
Có những hình thái cơ cấu tạo điều kiện dễ dàng cho giao tiếp theo chiều dọc (cơ cấu giảm thiểu số cấp quản lý) và theo chiều ngang (cơ cấu ma trận, nhóm dự án, nhóm chất l−ợng, hội đồng th−ờng trực, những nhà môi giới…). Việc sử dụng cơ chế hoạt động của các tuyến chỉ huy cũng có thể tăng c−ờng phối hợp. Thông qua mối quan hệ ra quyết định và báo cáo, các tuyến chỉ huy thúc đẩy các luồng thông tin giữa những con ng−ời và đơn vị. Khi yêu cầu đối với phối hợp đã trở lên quá lớn, đến mức làm cho mọi ph−ơng pháp đều trở nên thiếu hiệu quả thì tốt nhất là đảm bảo phối hợp bằng cách giảm thiểu nhu cầu phối hợp. Jay Galbraith xác định hai cách để làm điều đó. Thứ nhất, thiết lập mối quan hệ thị tr−ờng giữa các bộ phận. Và thứ hai, tạo nên những đơn vị độc lập, có thể tự thực hiện nhiệm vụ của mình mà không cần đền sự trợ giúp của các bộ phận khác.
Phối hợp đ−ợc thực hiện bởi ng−ời quản lý thông qua việc trực tiếp giám sát công việc của cấp d−ới và đ−a ra các mệnh lệnh buộc cấp d−ới phải thực hiện trong một khuôn khổ thống nhất.
3.5 Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý lý
Với những ph−ơng diện cơ bản:
- Ph−ơng diện kỹ thuật: các hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ thống thông tin điều hành (EIS) , hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS) đ−ợc xây dựng để các nhà quản lý phối hợp và kiểm tra sự vận hành của các đơn vị trực thuộc. Ngày nay, trong tay các nhà quản lý là mạng l−ới điện toán liên kết tất cả các cá nhân trong tổ chức. Các hệ thống truyền thông phi tập trung với sự trợ giúp bởi điện thoại, fax, th− điện tử, internet đã làm tăng khả năng phối hợp không những giữa các đơn vị bên trong mà cả với các tổ chức bên ngoài môi tr−ờng trong n−ớc và quốc tế.
- Ph−ơng diện chức năng ngôn ngữ: với các ph−ơng tiện giao tiếp bằng miệng ( báo cáo tóm tắt, họp hành, hội nghị, liên hoan thông tin, các cuộc tiếp xúc trực tiếp giữa các thành viên, sử dụng tin đồn…) và các ph−ơng tiện viết (bản tin nhanh, nhất ký tổ chức, bản tin chuyên ngành, điểm báo, điều tra d− luận…).
- Ph−ơng diện hành vi: các nhà quản lý dạo quanh khu vực mình phụ trách để xem xét các hoạt động và trao đổi một cách phi chính thức với nhân viên, cho nhân viên đi thăm các bộ phận hoặc tổ chức khác, tổ chức các cuộc liên hoan toàn cán bộ nhân viên, thực hiện cơ chế ra quyết định tập thể, tiến hành đào tạo (thực tiễn giao tiếp, h−ớng dẫn hội họp, quản lý tranh chấp, thực hành đàm phán…).
3.6 Văn hoá tổ chức
Hệ thống nhân thức, những giá trị, những chuẩn mực, những lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kỵ là “xi măng chuẩn” gắn kết các bộ phận và con ng−ời của tổ chức thành một khối thống nhất, làm tăng c−ờng khả năng phối hợp để đạt mục đích chung.
Văn hoá là nền tảng tinh thần của tổ chức. Giống nh− lề thói của xã hội, văn hoá dễ đ−ợc mọi ng−ời chấp nhận tự giác mà không cần phải tốn công rèn luyện.
Nhờ có văn hoá tổ chức hình thành đ−ợc các quy tắc xử sự theo khía cạnh hợp lý nhất cho đời sống của nó. Chính vì lẽ đó, văn hoá luôn đ−ợc coi là một công cụ hữu hiệu của quản lý nói chung và phối hợp nói riêng.