a) Chứng từ và thủ tục kế tốn:
Kế tốn ngân hàng là người cĩ trách nhiệm quản lý và theo dõi tình hình biến động TGNH của cơng ty.
Tiền gởi của cơng ty bao gồm: tiền Việt Nam và ngoại tệ (USD). Tiền gởi ngân hàng được theo dõi chi tiết cho từng ngân hàng và từng loại tiền.
Hiện nay, cơng ty mở tài khoản tại các ngân hàng sau: - Ngân hàng Cơng thương Khánh Hịa
- Ngân hàng Đầu tư – phát triển Khánh Hịa.
- Ngân hàng Nơng nghiệp và phát triển nơng thơn Khánh Hịa.
Cơng ty sử dụng phương pháp tỷ giá hạch tốn để hạch tốn ngoại tệ. TGHH quy định trong năm 2005 là 15.700 đ / USD.
Chứng từ sử dụng: Giấy báo Cĩ, Ủy nhiệm chi, Séc, phiếu chuyển khoản, giấy xác nhận giao dịch ngoại hối, giấy nộp tiền vào tài khoản…
- Giấy báo cĩ: do ngân hàng lập nhằm thơng báo cho khách hàng biết tiền gởi ngân hàng trong tài khoản của cơng ty tăng.
- Séc do kế tốn thanh tốn hay kế tốn trửơng lập (mua theo mẫu quy định của từng ngân hàng), giám đốc (chủ tài khoản) và kế tốn trưởng ký, được sử dụng khi cơng ty cĩ nhu cầu rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt.
- Uûy nhiệm chi do kế tốn ngân hàng lập, giám đốc ký giao cho ngân hàng để ngân hàng chuyển tiền giùm.
Sơ đồ 10: Sơ đồ luân chuyển chứng từ ngân hàng
(1) Khi phát sinh nhu cầu dùng tiền ở ngân hàng để thanh tốn, kế tốn ngân hàng sau khi được sự đồng ý của kế tốn trưởng và giám đốc sẽ lập ủy nhiệm chi hay Séc (trường hợp thiếu hụt tiền mặt tại quỹ thủ quỹ đề nghị giám đốc rút tiền từ ngân hàng để nhập vào quỹ).
(2) Kế tốn ngân hàng chuyển chứng từ (Uûy nhiệm chi hay Sec) cho kế tốn trưởng và giám đốc ký + đĩng dấu.
(3) Kế tốn trưởng chuyển chứng từ cho kế tốn ngân hàng.
(4) Kế tốn ngân hàng (hay thủ quỹ) đem các chứng từ này lên ngân hàng để thực hiện giao dịch. Sau khi thực hiện xong giao dịch, ngân hàng chuyển chứng từ cho cơng ty, kế tốn ngân hàng tiến hành nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động kết chuyển số liệu vào các sổ chi tiết, sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản cĩ liên quan.
c) Trình tự hạch tốn : (trích số liệu T1/2005)
Tiền Việt Nam: (1121)
Ngày 03/01 trả nợ vay cho ngân hàng: Nợ 311 91.060.000
Cĩ 1121 91.060.000
Ngày 10/01 nộp tiền vào tài khoản tại Ngân hàng Cơng Thương Khánh Hịa: Nợ 1121 560.000.000
Cĩ 1111 560.000.000 Ngày 30/01 rút TGNH nhập quỹ tiền mặt:
Nợ 1111 350.000.000 Cĩ 1121 350.000.000
Đề nghị Uûy nhiệm chi
Séc… Kế tốn ngân hàng Giám đốc Kế tốn trưởng Ngân hàng (1) (2) (3) (4)
57
Ngày 25/01 cơng ty TNHH TM DV Thịnh Khang trả lại tiền hàng đã thanh tốn: Nợ 1121 3.497.100
Cĩ 331 3.497.100
Ngoại tệ: (1122)
Ngày 03/01 cơng ty HAISUN INTERNATIONAL chuyển tiền: Nợ 1122 42.000 USD x 15.700 = 659.400.000 (TGHT)
Cĩ 131 659.400.000 Ngày 04/1 bán ngoại tệ cho ngân hàng:
Nợ 1121 10.000 USD x 15.780 = 157.800.000 Cĩ 1122 157.800.000
Ngày 04/01 cơng ty trả gốc và lãi vay cho ngân hàng NNo&PT Nơng thơn KH: Nợ 311 17.800 USD x 15.700 = 279.460.000 (TGHT)
Nợ 6351 260 USD x 15.700 = 4.082.000 Cĩ 1122 283.542.000
Ngày 20/1 phí chuyển tiền:
Nợ 6428 30 USD x 15.700 = 471.000 (TGHT) Cĩ 1122 471.000
Ngày 24/1 vay ngoại tệ ngân hàng:
Nợ 1122 10.000 USD x 15.867 = 158.670.000 (TGTT) Cĩ 311 158.670.000
d) Chứng từ,sổ sách minh họa:
ỦY NHIỆM CHI PHAÀN DO NH GHI
Số: 004
Lập ngày 04/01/2005 NỢ CHUYEÅN KHOẢN, CHUYEÅN TIEÀN, THƯ ĐIEÄN
Đơn vị trả tiền: Cty TNHH Thủy sản Vân Như Số hiệu Ngân hàng A Số TK: 4321.01.37.001009
Tại NH: No&PTNT tỉnh Khánh Hịa COÙ Đơn vị nhận tiền: Cty TNHH Thủy sản Vân Như
Điạ chỉ: 28B Phước Long – NT Số hiệu Ngân hàng B Số TK: 211.103.37.001.009 Loại nghiệp vụ ………. Tại NH: No&PTNT Khánh Hịa Ký hiệu thống kê ………. Nội dung thanh tốn: trả gốc vay theo khế ước 04.0078 Số tiền
Số tiền bằng chữ: mười tám ngàn sáu mươi đơ la Mỹ 18,060 USD Đơn vị trả tiền
Kế tốn chủ tài khoản
NH A ghi sổ ngày 4/01/05
Sổ phụ thủ trưởng Sổ phụ thủ trưởng NH B ghi sổ ngày ………
NGAÂN HAØNG
……….. GIAÁY NOÄP TIEÀN Số: ………. NOÄP ĐEÅ GHI VAØO TAØI KHOẢN
Ngày 10 tháng 01 năm 2005
Liên 2 BIEÂN LAI THU
Giao cho người Nộp tiền Người nộp tiền : Trần Trung Đức Loại NV … KH …. Điạ chỉ : 28B Phước Long – Nha Trang Tài khoản COÙ
Người nhận : Cơng ty TNHH Thủy sản Vân Như
Địa chỉ : Ngân hàng Cơng thương Khánh Hịa Số 710A-01011 NOÄI DUNG NOÄP SOÁ TIEÀN (Khi nộp tiền phải ghi chi tiết từng khỏan)
Nộp tiền vào tài khoản 560.000.000 TOÅNG SOÁ TIEÀN BAÈNG CHƯÕ 560.000.000
Năm trăm sáu mươi triệu đồng chaün
Người nộp tiền Thủ quỹ Sổ phụ Kiểm sốt Giám đốc ngân hàng (ký) (ký, đĩng dấu) (ký) (ký)
59 Mặt trước của tờ Séc:
Mặt sau của tờ Séc:
NGÂN HAØNG CƠNG THƯƠNG VIỆT NAM
Chi nhánh NH COÂNG THƯƠNG KHAÙNH HỊA
SÉC BE 045701
Yêu cầu trả cho : Cơng ty TNHH Thủy Sản Vân Như
Số CMT: ……… Cấp ngày …………. Nơi cấp ………. Phần dành cho NH ghi Địa chỉ: 28B Phước Long – Nha Trang
Số hiệu TK: 710A - 00832 TK Nợ ……… Tại: Ngân hàng Cơng Thương Khánh Hịa
Số tiền (bằng chữ): Bảy trăm tám mươi triệu đồng TK Cĩ ………… ………
Người phát hành: Cơng ty TNHH Thủy Sản Vân Như Số tiền (bằng số)
Điạ chỉ: 28B Phước Long – Nha Trang 780.000.000 đ
Số hiệu TK: 710A- 00832
Nha Trang Ngày chín tháng một năm 2005
BẢO CHI Dấu Kế tốn trưởng Người phát hành
Ngày … tháng…. năm…...
(ký, đĩng dấu) (đĩng dấu) (ký)
Phần quy định cho việc chuyển nhượng
1/ Chuyển nhượng cho: ……… Ngày …. tháng …. năm… ……… (ký, đĩng dấu) ………
……… ………
2/ Chuyển nhượng cho: ……… Ngày…. tháng…. năm…. ……… (ký, đĩng dấu) ………
………
Phần quy định cho lĩnh tiền maët
Họ, tên người lĩnh tiền: Trần Thị Mỹ Dung
Số CMT (hộ chiếu) : 220592691 Ngày cấp 02/10/1993 Nơi cấp CA Khánh Hịa
SOÅ CAÙI TAØI KHOẢN 1121 – TGNH (tiền Việt Nam) / Tháng 01 Năm 2005
CHƯÙNG TỪ SOÁ TIEÀN Số hiệu Ng DIEÃN GIẢI
TK ĐƯ NỢ COÙ SOÁ DƯ ĐAÀU KỲ 34.380.545 R30221 3/1 Bán ngoại tệ cho NH 1122 91.524.000 UNC01 Trả nợ vay NH 311 91.060.000 R40199 4/1 Bán ngoại tệ cho NH 1122 15.780.000
GBC01 6/1 Vay mua Nl-Quỹ Hỗ Trợ PTKH 311 480.000.000 GBC03 9/1 Thu tiền hàng-TaiShih Chieh 131 15.940.000
PT29 Rút TGNH nhập quỹ 1111 780.000.000 R9138 Phí gởi BCT XK 6428 4.799.184 Phí gởi BCT XK 1331 479.920 PC081 10/1 Nộp tiền vào TK 1111 560.000.000 PT032 Rút TGNH nhập quỹ 1111 705.000.000 .. … … … … …
GBC05 13/1 Thu tiền hàng-Tai Shih Chieh 131 307.960.000
PTL01 20/1 Thanh tốn tiền lãi vay 6351 26.726.414 GBC08 25/1 Thu lại tiền hàng-Cty T.Khg 331 3.497.100
PT091 30/1 Rút TGNH nhập quỹ 1111 350.000.000 RU447 Phí chuyển tiền 6428 299.038 GBC10 31/1 Vay mua Nl-Quỹ hỗ trợ PTKH 311 640.000.000
PTL07 Lãi TGNH 515 185.239
PTL10 Thanh tốn tiền lãi vay 6351
CỘNG SỐ PHÁT SINH 8.628.971.301 8.234.351.398 SỐ DƯ CUỐI KỲ 429.000.448
61
Sơ đồ 11 : Sơ đồ tổng hợp Tài khoản 1121
34.380.545 1111 1122 131 311 331 515 311 6428 1111 133 635 7.665.000.000 1.320.224 466.396.000 87.834.916 13.800.258 560.000.000 1121 486.513.600 2.231.820.000 5.346.955.362 3.497.100 185.239 8.628.971.301 8.234.351.398 429.000.448
SOÅ CAÙI TAØI KHOẢN 1122 – TGNH (Ngoại tệ) / Tháng 01 Năm 2005
CHỨNG TỪ SỐ TIỀN
Số hiệu Ngày DIEÃN GIẢI
TK ĐƯ NỢ CĨ SỐ DƯ ĐẦU KỲ 9.820.000 R20302 3/1 T/tốn LC XK-HaiSun 131 659.400.000 R20302 Trả nợ vay NH 311 314.000.000 T/tốn lãi vay 6351 417.629 R30221 Bán ngoại tệ cho NH 1121 91.524.000 R30228 T/tốn LC XK-Formura 131 439.600.000 UNC04 4/1 Trả nợ vay NH 311 279.361.075 T/tốn tiền lãi vay 6351 4.077.619
PTL08 6/1 Thu lãi TGNH 5151 9.216 R60241 Phí thơng báo LC 6428 1.837.670 RG137 16/1 Phí tu chỉnh LC 6428 153.600 RH136 17/1 Phí kiểm nộp tiền 6428 460.740 RH173 T/tốn LC XK-KSF Co,LTD 131 433.736.029 RH174 Trả nợ vay 311 383.950.000 T/tốn tiền lãi vay 6351 769.900 RO253 24/1 Vay ngoại tệ ngân hàng 311 158.670.000
UNC08 25/1 Trả nợ vay NH 311 510.022.122 T/tốn tiền lãi vay 6351 2.585.161 RQ362 26/1 T/tốn LC XK-Tsai Chi Fishery 131 15.700.000
RU475 30/1 Phí thơng báo LC 6428 691.560
… … … .. .. …
CT1122 31/1 Chênh lệch tỷ giá 413 5.194.032
CỘNG SỐ PHÁT SINH 4.085.731.417 3.972.128.950 SỐ DƯ CUỐI KỲ 123.423.038
63
Sơ đồ 12 : Sơ đồ tổng hợp tài khoản 1122
Nhận xét: Cơng ty sử dụng phương pháp tỷ giá hạch tốn để hạch tốn
ngoại tệ. TGHT được sử dụng trong năm 2005 là 15.700đ / USD. Việc sử dụng phương pháp này giúp cho việc hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ của cơng ty được đơn giản đồng thời cơng ty khơng cần phải theo dõi đơn nguyên tệ trên TK007 mà vẫn biết được số lượng nguyên tệ hiện cĩ của mình thơng qua sổ phụ ngân hàng tự động do máy lập saün; tuy nhiên độ chính xác của phương pháp này khơng cao nhất là khi tỷ giá USD mà cơng ty sử dụng chênh lệch nhiều so với TGTT do liên ngân hàng cơng bố vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Trong từng nghiệp vụ, kế tốn khơng tính phần lãi lỗ do chênh lệch tỷ giá mang lại vào TK 515 hay 635 mà phần chênh lệch này được theo dõi trên tài khoản 413, cuối kỳ kế tốn tất tốn tài khoản này, nếu SPS Nợ lớn hơn SPS Cĩ
1122 9.820.571 131 311 6351 6428 1121 311 413 5151 486.513.600 3.426.803.608 48.950.062 9.861.680 3.910.710.122 169.776.900 5.194.032 50.363 4.085.731.032 3.972.128.950 123.423.417
thì kế tốn kết chuyển số chênh lệch sang tài khoản 6351 (lỗ do chênh lệch tỷ giá), ngược lại nếu SPS Nợ nhỏ hơn SPS Cĩ kế tốn chuyển số chênh lệch sang tài khoản 5151 (lãi do chênh lệch tỷ giá). Như vậy, đến cuối kỳ kế tốn mới biết được lãi lỗ do chênh lệch tỷ giá mang lại, do đĩ độ chính xác trong cách làm này khơng cao.
2.5 THỰC TRẠNG KẾ TỐN CÁC KHOẢN THANH TỐN Ở CƠNG TY TNHH THỦY SẢN VÂN NHƯ:
Kế tốn các khoản phải thu:
Các khoản phải thu của cơng ty TNHH Thủy sản Vân Như bao gồm: - Phải thu khách hàng ( theo dõi trên TK131)
- Thuế GTGT được khấu trừ ( theo dõi trên TK 133) - Tạm ứng (theo dõi trên TK 141)
- Chi phí trả trước ( theo dõi trên TK 142)
- Thế chấp, ký cược, ký quỹ (theo dõi trên TK 144)
2.5.1 Kế tốn các khoản phải thu khách hàng:
a) Chứng từ và thủ tục:
Nợ phải thu được theo dõi chi tiết cho từng người mua và từng lần trả nợ. Đối với các hợp đồng xuất khẩu, bằng hình thức thanh tốn L/C, cơng ty sẽ nhận được tiền hàng sau khi hồn tất bộ chứng từ và các thủ tục cần thiết theo quy định.
Đối với các khách hàng trong nước, người mua sẽ nhận được hĩa đơn bán hàng sau khi ký vào giấy xác nhận nợ. Cuối tháng, căn cứ vào hĩa đơn bán hàng và giấy xác nhận nợ của từng lần mua, kế tốn theo dõi nợ lập bảng đối chiếu cơng nợ cho từng đối tượng. Đến hạn trả nợ, khách hàng sẽ chuyển tiền (hay tiền mặt) để thanh tốn cho cơng ty (thanh tốn bằng tiền mặt chỉ áp dụng với người mua là các doanh nghiệp hoặc cá nhân trong tỉnh).
Chứng từ sử dụng: hĩa đơn bán hàng, giấy xác nhận nợ, hợp đồng kinh tế, phiếu thu, giấy báo cĩ, phiếu chuyển khoản….
65
b) Quy trình luân chuyển chứng từ thu nợ khách hàng bằng tiền mặt:
Sơ đồ 13 : Quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn phải thu khách hàng
(1) Khách hàng khi trả tiền cầm theo giấy xác nhận nợ hoặc bản đối chiếu cơng nợ (nếu trả tồn bộ nợ) đã ký kết giữa hai bên đến gặp kế tốn thanh tốn để lập phiếu thu.
(2) Kế tốn chuyển phiếu thu cho kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị ký.
(3) Kế tốn trưởng chuyển phiếu thu cho thũ quỹ để làm căn cứ thu tiền và ghi sổ quỹ tiền mặt; khách hàng giao tiền cho thủ quỹ và ký vào phiếu thu.
Sau đĩ kế tốn thanh tốn nhập phiếu thu vào máy, định khoản lên phiếu thu: Nợ 131/ Cĩ 1111; máy sẽ tự động kết chuyển vào các bảng kê chi tiết, sổ Nhật ký chung và sổ cái các tài khoản cĩ liên quan.
c) Trình tự hạch tốn một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu (Trích số liệu T1/2005) - Ngày 03/01 thanh tốn LC xuất khẩu (For mura) :
Nợ 1122 439.600.000 (TGHT) Cĩ 131 439.600.000 (TGHT) - Ngày 04/01 thu tiền bán cá mối:
Nợ 1111 52.292.142 Cĩ 131 52.292.142
- Ngày 09 /1 bán chịu hàng hĩa cho cơng ty cổ phần thủy sản 4: Nợ 131(Cty CP 4) 29.202.224
Cĩ 5112 27.811.642 Cĩ 3331 1.390.582
- Ngày 09/01 khách hàng TAI SHIH CHIEH trả tiền: Nợ 1121 153.940.000
Khách hàng
(giấy xác nhận nợ) Kế tốn thanh tốn (phiếu thu)
Kế tốn trưởng Giám đốc Thủ quỹ (sổ quỹ) (1) (3) (2)
Cĩ 131(Taishih) 153.940.000
- Ngày 23/ 01 xuất khẩu tơm cho YHA HAO Corporation (HĐ018042): Nợ 131 (YHA) 396.750.000 (TGTT)
Cĩ 5111 396.750.000 (TGTT) Sơ đồ hạch tốn tổng hợp tài khoản 131:
Sơ đồ 14 : Sơ đồ tổng hợp Tài khoản 131
Kế tốn thuế GTGT được khấu trừ:
a) Chứng từ và thủ tục:
Thuế GTGT là loại thuế gián thu được tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hĩa, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, lưu thơng đến tiêu dùng.
Thuế GTGT đầu vào của cơng ty bao gồm các mức thuế suất như sau: 131 18.833.028.254 1111 5.921.507.100 337.517.604 1121 2.231.820.000 3.910.710.122 14.740.944 407.582.996 20.376.150 6.352.335.635 1122 6428 5111 5112 3331 413 2.869.389 6.494.788.670 18.690.575.219
67
Mức thuế suất 5%: là mức thuế suất thuế GTGT của nước sạch hay các sản phẩm thủy sản đã qua chế biến được cơng ty mua về từ các cơng ty thủy sản khác.
Mức thuế suất 10%: là mức thuế suất thuế GTGT của các nguyên vật liệu phụ phục vụ cho hoạt đồng SXKD của cơng ty như bọc PE, thẻ size nhựa, khay xốp, đá cây, các mặt hàng văn phịng phẩm hay các dịch vụ mua ngồi khác như tiền vận chuyển, tiền thuê kho, cước viễn thơng….
Hàng tháng, kế tốn thuế phải thống kê số thuế GTGT đầu vào, đầu ra để báo cáo lên cục thuế Tỉnh ; Tờ khai thuế GTGT bao gồm các chứng từ sau:
- Bảng kê hàng hĩa dịch vụ bán ra (mẫu 02/GTGT)
- Bảng kê hàng hĩa, dịch vụ mua vào cĩ thuế GTGT được khấu trừ (mẫu 03/GTGT),
- Bảng kê hàng hĩa, dịch vụ mua vào của người trực tiệp sản xuất(mẫu 04/GTGT)
- Báo cáo tình hình sử dụng hĩa đơn
- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng (mẫu 01/GTGT)
Nếu số thuế GTGT của hàng hĩa, dịch vụ mua vào lớn hơn số thuế GTGT của hàng hĩa, dịch vụ bán ra trong tháng thì cơng ty được chuyển số thuế GTGT cịn được khấu trừ sang kỳ sau; trong 3 tháng liên tục nếu lũy kế của số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ lớn hơn số thuế GTGT đầu ra hoặc số thuế GTGT đầu vào trong một tháng lớn hơn 200.000.000 đồng thì cơng ty được phép hồn thuế theo quy định của Nhà nước. Cơng ty phải gởi cơng văn xin hồn thuế lên cục thuế Tỉnh, đồng thời phải hồn tất tồn bộ hồ sơ, chứng từ, sổ sách kế tốn mới được phép hồn thuế.
Thơng thường do lượng hàng hĩa, dịch vụ sản xuất ra của cơng ty chủ yếu được xuất khẩu với thuế suất thuế GTGT 0% nên cơng ty thường cĩ số thuế GTGT đầu vào lớn hơn thuế GTGT đầu ra.
b) Trình tự hạch tốn một số nghiệp vụ chủ yếu (trích số liệu T1 / 2005) Ngày 03/1 mua khay xốp:
Nợ 1522 32.928.000 Nợ 1331 3.292.800
Ngày 04/1 chi tiền mua đá cây – DNTN Huỳnh Tấn Hảo Nợ 6278 5.866.534
Nợ 1331 586.656 Cĩ 1111 6.453.190
Ngày 03/1 mua chịu PE, mua băng keo dày: Nợ 1522 4.690.480 Nợ 133 469.048 Cĩ 331 5.159.528 Ngày 30/1 phí gởi BCT XK: Nợ 6428 4.799.184 Nợ 1331 479.918 Cĩ 1121 5.279.102
Ngày 31/1 kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ: Nợ 3331 20.379.150
69
Sơ đồ 15: Sơ đồ tổng hợp tài khoản 133
d) Chứng từ sổ sách minh họa: 133 1.091.318.890 1111 1121 141