Bảng 7: PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG THANH TỐN VAØ CẤU TRÚC VỐN CỦA CƠNG TY TRONG NHỮNG NĂM QUA
Chênh lệch 2003/2002 2004/2003 Chỉ tiêu đvt CN 2002 CN 2003 CN 2004 + /- % +/ - % Hiện thời lần 1,13 1,17 1,12 +0,04 +3,5 -0,05 -4,3 Ngắn hạn lần 1,01 1,02 1,00 +0,01 +1,0 -0,02 -1,9 Nhanh lần 0,13 0,12 - +0,01 +7,7 -0,12 -100,0 Tức thời lần 0,13 0,11 - +0,02 +15,4 -0,11 -100,0 Tỷ số thanh tốn Lãi vay lần 1,37 1,15 1,12 -0,22 -16,1 -0,03 -2,6 Tỷ số nợ % 88,80 85,30 89,50 -3,50 -3,9 +4,20 +4,9 Cơ cấu VKD T.số tài trợ % 11,20 14,70 10,50 +3,50 +31,3 -4,20 -28,6 Nhận xét: Thơng qua bảng phân tích trên ta thấy: trong những năm qua cơng ty cĩ thể sử dụng tồn bộ tài sản của mình để thanh tốn các khoản nợ phải trả cũng như cĩ khả năng dùng TSLĐ và các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn để thanh tốn các khoản nợ ngắn hạn; bên cạnh đĩ, cơng ty cũng đảm bảo khả năng chi trả lãi vay cho ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Như vậy, khả năng thanh tốn hiện thời, khả năng thanh tốn ngắn hạn và khả năng thanh tốn lãi vay của cơng ty đều được đảm bảo.
Theo đánh giá của các nhà quản trị tài chính, khả năng thanh tốn nhanh trong khoảng [0,8 – 1,2] là tốt nhất cho các doanh nghiệp, như vậy trong những năm qua cơng ty thiếu khả năng thanh tốn nhanh và càng khơng cĩ khả năng thanh tốn tức thời. Tuy nhiên đây là yêu cầu rất khĩ thực hiện đối với hầu hết
các doanh nghiệp vì trên thực tế hiếm cĩ một doanh nghiệp nào lại dự trữ một lượng tiền đủ lớn để thanh tốn ngay các khoản nợ ngắn hạn của mình.
Bên cạnh đĩ, cơ cấu nguồn vốn của cơng ty cũng cĩ sự mất cân đối; với tổng nguồn vốn huy động được của từng năm thì hơn 85% được huy động từ các nguồn nợ vay, tỷ số tự tài trợ chiếm tỷ trọng rất thấp trong cơ cấu nguồn vốn (dưới 15%); điều này gây ra áp lực lớn cho cơng ty trong việc thanh tốn các khoản nợ và làm cho tình hình tài chính của cơng ty thiếu lành mạnh.
Nhìn chung các tỷ số cĩ xu hướng tăng giảm khơng ổn định qua các năm chứng tỏ cơng ty đang gặp khĩ khăn trong việc thanh tốn các khoản nợ. Nguyên nhân cĩ thể là do cơng ty đã để khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều hay để lượng hàng dự trữ trong kho quá lớn gây ra tình trạng ứ đọng vốn. Cơng ty cần cĩ kế hoạch và biện pháp kịp thời để nâng cao khả năng thanh tốn nhằm cải thiện tình hình tài chính của cơng ty.
2.4 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HẠCH TỐN VỐN BẰNG TIỀN VAØ CÁC KHOẢN THANH TỐN Ở CƠNG TY TNHH THỦY SẢN VÂN NHƯ:
2.4.1 Bộ máykế tốn ở cơng ty:
Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
Kế tốn trưởng KT lương TSCĐ KT vật tư thành phẩm KT thanh tốn ngân hàng KT doanh thu thuế KT chi phí giá thành Thủ quỹ
45 Cơng việc cụ thể của từng nhân viên kế tốn :
1/ Kế tốn trưởng: là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của bộ máy kế tốn trong cơng ty, phân cơng và hướng dẫn cơng việc cụ thể cho từng nhân viên kế tốn dưới quyền, phối hợp với các phịng ban khác để hạch tốn sổ sách, cung cấp thơng tin cho ban giám đốc và các cơ quan cĩ thẩm quyền khi cĩ yêu cầu. 2/ Thủ quỹ: là người quản lý tiền mặt của cơng ty và thực hiện nhập xuất tiền mặt khi nhận được chứng từ hợp lệ; kiểm tra, đối chiếu hàng ngày giữa số tiền thực tế và số tiền trên sổ quỹ, định kỳ đối chiếu số liệu với sổ quỹ của kế tốn thanh tốn và sổ cái của kế tốn trưởng.
3/ Kế tốn vật tư – thành phẩm: cĩ nhiệm vụ theo dõi sự biến động tăng giảm của TSCĐ để lập và trích khấu hao hàng năm đồng thời nhập dữ liệu vào máy để quản lý tình hình nhập, xuất, tồn của vật liệu, thành phẩm từ đĩ tính ra đơn giá bình quân cho vật liệu xuất kho.
4/ Kế tốn lương + TSCĐ : theo dõi sự biến động tăng giảm của TSCĐ để lập và trích khấu hao hàng năm; tính lương và các khoản trích theo lương cho từng bộ phận nhân viên trong cơng ty, liên hệ với cơ quan BHXH khi cần thanh tốn bảo hiểm cho người lao động.
5/ Kế tốn thanh tốn + ngân hàng: cĩ nhiệm vụ theo dõi và đối chiếu cơng nợ với từng khách hàng; lập phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ để theo dõi và đối chiếu với sổ quỹ của thủ quy;õ thường xuyên liên hệ ngân hàng nơi cơng ty mở tài khoản để nhận chứng từ và phản ánh vào phần hành kế tốn liên quan.
6/ Kế tốn doanh thu + thuế: nhập dữ liệu vào máy khi nhận được hĩa đơn bán hàng do phịng kinh doanh chuyển qua. Lập và kê khai thuế GTGT hàng tháng, theo dõi các khoản thuế của đơn vị để làm thủ tục thanh quyết tốn với cơ quan nhà nước.
7/ Kế tốn chi phí - giá thành: Theo dõi các khỏan chi phí phát sinh trong kỳ của đơn vị; cuối kỳ khĩa sổ, tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm; kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định KQKD.
Hiện tại, cơng ty đang áp dụng mơ hình kế tốn tập trung để tổ chức
quản lý và hạch tốn kế tốn. Với hình thức này, tất cả các cơng việc kế tốn từ phân loại chứng từ, định khoản, vào sổ chi tiết, tính giá thành và lập báo cáo tài chính… đều được thực hiện tập trung ở phịng kế tốn, các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức khâu ghi chép ban đầu để cung cấp thơng tin, số liệu cho phịng kế tốn; nhờ đĩ mà đảm bảo cho cơng việc được thực hiện thống nhất, chặt chẽ, giúp cho ban lãnh đạo dễ dàng kiểm tra, cĩ kế hoạch chỉ đạo sản xuất kịp thời.
Năm 2004 cơng ty bắt đầu sử dụng chương trình phần mềm viết saün theo hình thức kế tốn Nhật ký chung để hạch tốn sổ sách cho đơn vị nhờ đĩ mà
cơng tác kế tốn được thực hiện một cách nhanh chĩng, chính xác, tránh những sai sĩt mà việc ghi chép thủ cơng thường mắc phải, giúp chuyên mơn hĩa đội ngũ, giảm hao phí lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Quá trình hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cĩ thể được tĩm tắt như sau:
Chứng từ gốc
Kiểm tra và phân loại chứng từ
Nhập dữ liệu vào máy
Sổ chi tiết Sổ cái Sổ nhật ký chung
Bút tốn điều chỉnh (nếu cĩ) Các báo cáo tài chính
Làm bản sao dữ liệu và kết chuyển kỳ sau Bảng cân đối tài khoản
47
Sơ đồ 6: Quy trình hạch tốn kế tốn của cơng ty
Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau khi phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, kế tốn viên đảm trách từng phần hành kế tốn sẽ nhập dữ liệu vào máy. Các dữ liệu này sẽ được kết chuyển tự động vào các sổ kế tốn liên quan (các sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, sổ cái từng tài khoản). Cuối kì (tháng, quý, năm) kế tốn tiến hành khĩa sổ, thực hiện các bút tốn điều chỉnh (nếu cần) và lập báo cáo tài chính; nếu việc hạch tốn khơng cịn sai sĩt, kế tốn sẽ in sổ sách và kết chuyển số dư các tài khoản sang kỳ sau.
2.4.2 Các nhân tố cơ bản ảnh hưởng đến cơng tác hạch tốn vốn bằng tiền và các
khoản thanh tốn ở cơng ty TNHH Thủy sản Vân Như:
Việc tổ chức quản lý và hạch tốn kế tốn vốn bằng tiền ở cơng ty TNHH Thủy sản Vân Như bị chi phối bởi các nhân tố sau:
a) Đặc thù sản xuất kinh doanh:
Đặc điểm nổi bật của ngành sản xuất và chế biến thủy sản là tính mùa vụ, nhu cầu vốn lưu động của cơng ty tập trung nhiều nhất từø tháng 4 đến tháng 9 hàng năm, chủ yếu là chi mua nguyên vật liệu và trả lương cho người lao động. Thơng thường các khoản tiền dự trữ của cơng ty khơng đủ để đáp ứng cho các khoản chi tiêu này, do đĩ cơng ty phải vay ngắn hạn ngân hàng hoặc cá nhân bên ngồi với chi phí lãi vay cao, làm ảnh hưởng đến khả năng thanh tốn và tình hình tài chính của cơng ty.
Bên cạnh đĩ, với bất kỳ doanh nghiệp nào, việc đầu tiên trong cơng tác quản lý vốn bằng tiền là xác định mức tồn quỹ tức lượng tiền cần thiết cho những nhu cầu tức thời ở doanh nghiệp như tiền để chi tiêu hàng ngày, để mua sắm vật tư, để thực hiện các dịch vụ với ngân hàng… song phần lớn nguồn nguyên liệu đầu vào của ngành thủy sản là các lồi sinh vật biển cĩ khả năng tái sinh tự nhiên, trữ lượng khĩ xác định một cách chính xác, giá cả lại thường xuyên thay đổi… do đĩ gây khĩ khăn cho cơng ty trong việc xác định mức tồn quỹ tiền mặt.
Hơn nữa, sự đa dạng về chủng loại cùng với việc mỗi lồi thủy sản chỉ tập trung ở một số miền nhất định gây ảnh hường khơng nhỏ đến cơng tác thu mua nguyên liệu và quản lý cơng nợ của cơng ty. Cơng ty buộc phải theo dõi nợ cho từng người bán ở từng địa phương và việc đối chiếu cơng nợ giữa các bên cũng khơng đơn giản.
Việc áp dụng hình thức thanh tốn khác nhau cho mỗi người bán (mua gối đầu, mua trả tiền ngay …) trong đĩ một số chủ nậu (chủ yếu là các ngư dân) khơng chấp nhận hình thức thanh tốn bằng tiền gởi cũng gây cản trở cho cơng ty trong việc thanh tốn các khoản nợ.
b) Trình độ nhân viên kế tốn và phương tiện kế tốn:
Trình độ của đội ngũ nhân viên kế tốn và phương tiện kế tốn ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc hạch tốn sổ sách của đơn vị. Cùng với việc áp dụng phần mềm kế tốn và việc trang bị cho mỗi kế tốn viên một máy vi tính đã giúp cho quá trình cập nhập dữ liệu hàng ngày của cơng ty được thực hiện một cách nhanh chĩng, tránh trường hợp bỏ sĩt hay nhập trùng nghiệp vụ, giảm thiểu những ghi chép thủ cơng khơng cần thiết, giảm hao phí lao động, nâng cao hiệu quả SXKD.
Tuy nhiên dù máy mĩc cĩ hiện đại đến đâu thì nĩ cũng chỉ là phương tiện do con người tạo ra để điều khiển và sử dụng; trình độ, chuyên mơn nghiệp vụ của các nhân viên kế tĩan mới là yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả của bộ máy kế tốn. Là những người được đào tạo chính quy về chuyên ngành kế tốn, là đội ngũ trẻ cĩ năng lực và nhạy bén, cĩ kinh nghiêm và chịu khĩ học hỏi học những nhân viên kế tốn của cơng ty TNHH Thủy sản Vân Như luơn thực hiện cơng việc được giao một cách nhanh chĩng, kịp thời và chính xác.
Bên cạnh đĩ, việc bố trí sắp xếp các nhân viên kế tốn trong cùng một phịng cúng tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, theo dõi cũng như phân cơng cơng tác cho từng đối tượng.
c) Yêu cầu cung cấp thơng tin của nhà quản lý:
Việc tổ chức, quản lý và theo dõi các phần hành kế tốn trong đơn vị trước hết là nhằm mục đích cung cấp thơng tin cho ban lãnh đạo của cơng ty để họ cĩ thể biết được tình hình hoạt động SXKD cũng như kết quả lãi lỗ trong kỳ, từ đĩ
49
kịp thời cĩ kế hoạnh sản xuất cũng như cĩ các biện pháp thích hợp nhằm quản lý nguồn vốn tối ưu hơn. Như vậy yêu cầu cung cấp thơng tin của nhà quản lý cĩ ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác hạch tốn vốn bằng tiền và các khoản thanh tốn của cơng ty, nhà quản lý địi hỏi số liệu cung cấp càng chi tiết thì cơng việc của người làm kế tốn càng tốn cơng và tốn thời gian hơn; chaúng hạn mặc dù cơng ty đã sử dụng phần mềm để ghi chép các sổ chi tiết của vốn bằng tiền song giám đốc cơng ty vẫn yêu cầu thủ quỹ và kế tốn thanh tốn mỗi người phải mở một sổ quỹ tiền mặt ghi tay để đối chiếu số liệu trên sổ tay với số liệu trên máy đồng thời đối chiếu giữa sổ quỹ của kế tốn thanh tốn với sổ quỹ của thủ quỹ. Việc ghi chép này tuy tốn thời gian hơn nhưng lại giúp cho việc quản lý tiền mặt của cơng ty được chi tiết hơn, chặt chẽ hơn.
2.4.3 Thưc trạng cơng tác kế tốn vốn bằng tiền ở cơng ty TNHH Thủy sản Vân Như: Vân Như:
2.4.3.1 Kế tốn tiền mặt tại quỹ:
a) Chứng từ và thủ tục kế tốn:
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm mở sổ quỹ ghi chép hàng ngày các nghiệp vụ thu chi tiền mặt tại quỹ của cơng ty.
Chứng từ sử dụng: phiếu thu, phiếu chi Tài khoản sử dụng: 111 “tiền mặt” b) Quy trình luân chuyển:
Phiếu thu:
Sơ đồ 7: Quy trình luân chuyển phiếu thu
(1) Khi cĩ người nộp tiền, kế tốn thanh tốn lập phiếu thu ghi họ tên người nộp, lý do nộp, số tiền nộp bằng chữ và bằng số.
(2) Kế tốn thanh tốn chuyển phiếu thu cho kế tốn trưởng và giám đốc ký. Kế tốn thanh tốn Người nộp tiền KT trưởng, Giám đốc Thủ quỹ (1) (2) (3)
Sơ đồ 8: Quy trình luân chuyển phiếu chi
(3) Kế tốn trưởng giao phiếu thu cho thủ quỹ làm căn cứ thu tiền và người nộp tiền đĩng tiền cho thủ quỹ.
Phiếu chi:
(1) Khi cĩ trường hợp chi tiền, kế tốn thanh tốn lập phiếu chi ghi họ tên người nhận tiền, lý do chi, số tiền chi bằng chữ và bằng số.
(2) Kế tốn thanh tốn chuyển phiếu chi cho kế tốn trưởng ký. (3) Kế tốn trưởng giao phiếu chi cho thủ quỹ để làm căn cứ chi tiền.
Thủ quỹ trước khi nhận hoặc trả tiền phải kiểm tra phiếu thu, phiếu chi xem đã cĩ đầy đủ chữ ký của những ngưới liên quan chưa, phải đếm và kiểm tra tiền, ghi vào sổ quỹ đồng thời cùng với người nhận tiền (trả tiền) ký vào phiếu thu (phiếu chi); kế tốn thanh tốn nhập phiếu thu (phiếu chi) vào máy, định khoản lên phiếu thu (phiếu chi) sau đĩ máy tự động kết chuyển vào sổ nhật ký chung, các sổ chi tiết liên quan và sổ cái TK111.
c) Trình tự hạch tốn một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: (trích số liệu T1/2005)
- Ngày 03/01 chi tạm ứng tiền nguyên liệu cho Trần Ngọc Bích Thủy : Nợ 141 150.000.000
Cĩ 1111 150.000.000
- Ngày 03/01 chi ứng trước tiền nguyên liệu cho Trần Thị Lộc Nợ 331 50.000.000
Cĩ 1111 50.000.000
- Ngày 12/01 trả tiền may găng tay và đồ bảo hộ lao động: Nợ 6273 16.770.330
(1)
Người nhận tiền Kế tốn thanh tốn
Thủ quỹ KT trưởng, giám đốc
(2) (3)
51 Nợ 133 518.670
Cĩ 1111 17.289.000
- Ngày 13/01, tạm ứng cho Nguyễn Văn Viễn đi cơng tác:
Nợ 141 2.500.000
Cĩ 1111 2.500.000
- Ngày 30/01, PC302 chi trả gốc và lãi vay cho ngân hàng NN & PTNT Khánh Hịa
Nợ 311 1.180.793.250 Nợ 635 455.000.000
Cĩ 111 1.635.000.000
- Ngày 30/01, PC307 chi tiếp khách: Nợ 6428 1.088.000 Nợ 1331 109.000
Cĩ 1111 1.197.000
- Ngày 10/01, PT032 rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt: Nợ 1111 705.000.000
Cĩ 1121 705.000.000
- Ngày 12/01 nhận tiền vay: Nợ 311 208.119.368 Cĩ1111 208.119.368
Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch tốn tổng hợp tiền maët 1121 7.665.000.000 131 337.517.604 141 1.106.241.796 311 2.182.670.634 331 195.776.700 2.414.804.000 331 6.263.132.741 3338 2.000.000 334 28.300.000 1122 560.000.000 141 126.351.970 144 1522 625.501.278 255.000.000 599.728.723 341 627 641 642 387.345.206 98.108.873 83.503.295 1111 145.645.742 11.443.776.086 11.487.206.734 189.076.390 131
53 d) Chứng từ sổ sách minh họa:
Cty TNHH Thủy sản Vân Như NỢ: 28B Phước Long-NT COÙ:
PHIẾU CHI
Ngày 06 tháng 01 năm 2005 Số: 0046
Họ tên người nhận tiền : Huỳnh Anh Tú Địa chỉ : Tổ vận hành
Lý do chi : Thanh tốn lương đợt I tháng 01/2005 Số tiền : 150.000.000 đ
Ghi bằng chữ : Một trăm năm mươi triệu đồng