Cty CP XNK than-Vinacomin ký hợp đồng với hình thức thanh toán chủ yếu là L/C (ngoài ra có thanh toán bằng T.T) nên Công ty nhận chứng từ từ người XK thông qua ngân hàng hoặc qua chuyển phát nhanh ứng với phương thức thanh toán. Sau khi nhận được chứng từ, nhân viên Công ty kiểm tra chứng từ. Chứng từ nhận được thường gồm: hóa đơn thương mại; vận đơn đường biển xếp hàng có ghi cước phí trả trước; phiếu đóng gói hàng hóa; giấy chứng nhận xuất xứ; giấy chứng nhận bảo hiểm; giấy chứng nhận chất lượng. Đây là khâu rất quan trọng, vì những chứng từ này sẽ phục vụ cho làm TTHQ, tuy nhiên theo đánh giá của nhân viên Công ty thì mức độ hoàn thành chưa hoàn toàn Tốt thể hiện ở bảng dưới đây.
Kết quả đánh giá mức độ hoàn thành khâu nhận và kiểm tra chứng từ
Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan chứng từ
Bước 3: Đăng ký tờ khai và phối hợp thực hiện với HQ với công chức hải quan
Bước 4: Nộp thuế và lệ phí, nhận lại tờ khai hải quan với công chức hải quan
Bước 5: Nhận hàng và kết thúc hồ sơ
Biểu đồ 2: Đánh giá mức độ thực hiện công tác nhận hàng
(Nguồn: phân tích phiếu điều tra thu thập tháng 04/2010)
Bước 6: Kiểm tra sau thông quan
Bước 1:Nhận chứng từ từ người XK và kiểm tra chứng từ
Đánh giá mức độ hoàn thành khâu nhận và kiểm tra chứng từ
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid
Tốt 4 25.0 25.0 25.0
Khá 12 75.0 75.0 100.0
Total 16 100.0 100.0
(Nguồn: phân tích dựa trên phiếu điều tra thu thập tháng 04/2010)
Qua bảng kết quả phân tích phiếu điều tra cho thấy 75% người được hỏi đánh giá mức độ hoàn thành khâu này là Khá và 25% đánh giá là Tốt bởi vì nhờ kinh nghiệm tích lũy nhiều năm làm TTHQ NK mặt hàng này, cũng như duy trì mối quan hệ với đối tác XK nên kết quả thực hiện đã được cải thiện nhiều nhưng không tránh khỏi những sự cố gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện TTHQ, cho dù các sự cố này đều đã được khắc phục để được thông quan hàng. Và sự cố thường mắc phải được thể hiện qua Biểu đồ 1 sau:
Biểu đồ 1: Sự cố khâu nhận và kiểm tra chứng từ
Theo biểu đồ trên phản ánh những sự cố nổi bật mà Công ty CP XNK than-Vinacomin gặp phải, trong đó có lỗi khách quan (có thể do người XK và bên vận chuyển chứng từ) là thiếu chứng từ (25% đồng ý), chứng từ sai, không trùng khớp (81,2% đồng ý), chứng từ đến muộn (100% đồng ý) và lỗi chủ quan do nhân viên sơ suất khi tác nghiệp (25% đồng ý). Sở dĩ mức độ %
đồng ý không đồng nhất vì mỗi phòng XNK có đặc thù riêng nên có thể có phòng gặp sự cố này, có phòng thì không và đôi khi các lỗi còn xảy ra cùng một hợp đồng (ví dụ: thiếu, sai và bổ sung muộn…)
Khi thanh toán bằng L/C thì Ngân hàng sẽ kiểm tra chứng từ trước và thông báo cho Công ty nếu phát hiện ra lỗi chứng từ thanh toán để Công ty đưa ra hướng giải quyết. Khi phát hiện ra lỗi chứng từ, Công ty phải mất thời gian, chi phí liên lạc với đối tác để xác nhận và quyết định có chấp nhận thanh toán hay không hoặc chờ bổ sung, sửa chữa kịp thời. Tuy nhiên có trường hợp chứng từ đến muộn khiến Công ty không mở tờ khai hải quan đúng hạn được và phải chịu phí lưu bãi. Với trường hợp thanh toán bằng T.T thì thường phải chờ chứng từ đến và tự kiểm tra sự hợp lệ của chứng từ. Ngoài ra, vì nhân viên mỗi phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc nên việc sơ suất vẫn xảy ra nhưng không thường xuyên. Tuy nhiên, để xảy ra sơ suất đó vẫn gây ảnh hưởng nhất định đến việc làm TTHQ.