Đánh số hiệu TSCĐ đặc biệt là TSCĐHH nhằm tạo ra sự thống nhất
thuận lợi trong việc theo dõi, quản lý và sử dụng TSCĐ trong DN. Tuy nhiên tren thục tế DN không thực hiện đánh số hiệu TSCĐ đã gây khó khăn nhất định đến công tác theo dõi quản lý TSCĐ. Có thể đánh số hiệu TSCĐ theo hướng sau:
Dùng chữ cái để thể hiện nhóm TSCĐ phù hợp với quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 03, 04), Chế độ kế toán DN và Chế độ tài chính.
+ A2111: Nhà cửa, vật kiến trúc + B2112: Máy móc, thiết bị
+ C2113: Phương tiện vận tải, truyền dẫn + D2114: Thiết bị, dụng cụ quản lý
+ E2115: Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm + F2118: TSCĐHH khác
+ G212: TSCĐ thuê tài chính + H213: TSCĐVH
Dùng 2 chữ cái để thể hiện các loại TSCĐ khác nhau trong nhóm đã phân loại và ký hiệu như trên. Ví dụ đối với nhóm TSCD A2111- Nhà cửa vật kiến trúc có thể được mã hiệu như sau:
+ NK: Nhà kho, văn phòng công ty + LV: Nhà làm việc
+ NO:Nhà ở
+ NS: Hệ thống nước sạch văn phòng công ty + TĐ: Trạm điện văn phòng công ty
+ VS: Nhà vệ sinh công ty ………..
Dùng 2 chữ số để mã hiệu các bộ phận, đơn vị sử dụng, quản lý TSCĐ. Việc mã hiệu các Bộ phận sử dụng TSCĐ có tác dụng quan trọng trong việc xác định trách nhiệm vật chất đối với việc quản lý cũng là căn cứ cho việc theo dõi và phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ. Các bộ phận sử dụng TSCĐ có thể bao gồm: Văn phòng, xí nghiệp, phân xưởng, tổ đội…Cụ thể mã hiệu các bộ phận sử dụng TSCĐ như sau:
+ 01: TSCĐ dùng ở bộ phận văn phòng + 02: TSCĐ dùng ở xí nghiệp
+ 03: TSCĐ dùng ở phân xưởng + 04: TSCĐ dùng ở tổ, đội
Vì DN có nhiều phân xưởng sản xuất nên tiếp tục mã hiệu đén từng phân xưởng để quản lý được TSCĐ theo từng bộ phận sử dụng cụ thể. Chẳng hạn phân xưởng sản xuất số 1 được ký hiệu là 01, phân xưởng sản xuất số 2 được ký hiệu là 02…
Sử dụng chữ số để ký hiệu cho từng TSCĐ cụ thể gắn với bộ phận sử dụng, loại và nhóm TSCĐ.
Ví dụ: Số hiệu của một TSCĐ trong DN là B2112.XG.03.08. Số hiệu này có ý nghĩa như sau:
B: TSCĐHH nhóm máy móc thiết bị
XG: Loại TSCĐ là máy xén gỗ
03: Bộ phận sử dụng máy xén gỗ là phân xưởng sản xuất 08: Mã số của máy xén gỗ trong công ty
Quy định về cách đánh số hiệu TSCĐ phải được thông báo tới các bộ phận, cá nhân liên quan trong việc theo dõi, quản lý và sử dụng TSCĐ. Đồng thời Công ty phải tổ chức gắn số hiệu đã quy định cho từng TSCĐ. Số hiệu của từng TSCĐ được sử dụng trong suốt quá trình tồn tại của nó trong công ty, được ghi chép trên chứng từ kế toán, thẻ TSCĐ và sổ TSCĐ.
3.2.5. Hoàn thiện thẻ TSCĐ
Thẻ TSCĐ dùng để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của công ty, nguyên giá ban đầu, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn trích hàng năm của từng TSCĐ. Mỗi đối tượng ghi TSCĐ được mở riêng một thẻ. Trong điều kiện tính khấu hao theo ngày thì thông tin về thời gian bắt đầu sử dụng nên được cụ thể hơn thay vì chỉ ghi năm bắt đầu sử dụng. Đồng thời để phục vụ cho việc đánh giá tình hình và hiệu quả sử dụng TSCĐ gắn với từng bộ phận, lĩnh vực, hoạt động kinh doanh thì thẻ TSCĐ cần được thiết kế thông tin về chi phí, kết quả hoạt động của TSCĐ theo bộ phận, lĩnh vực… Theo đó thẻ TSCĐ được hoàn thiện như trình bày sau:
Đơn vị:
THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Số:……
Ngày...tháng…năm…lập thẻ
Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ số…ngày…tháng…năm… Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ:……..Số hiệu TSCĐ:……… Nước sản xuất (Xây dựng):…………Năm sản xuất:………….. Bộ phận quản lý sử dụng: .Ngày, tháng, năm đưa vào sử dụng:... Công suất (Diện tích thiết kế):………
Phương pháp tính khấu hao TSCĐ:….Thời gian sử dụng dự kiến:…
Số chứng từ
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ GTCL Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn Dụng cụ, phụ tùng kèm theo
STT Tên,quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị
Tình hình sử dụng TSCĐ STT Thời gian sử dụng Bộ phận, hoạt động sử dụng Chi phí sử dụng Kết quả sử dụng Hiệu quả sử dụng Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày… tháng… năm… Lý do đình chỉ:………. Ghi giảm TSCĐ chứng từ số:…ngày…tháng…năm… Lý do giảm TSCĐ:………..
Ngày…tháng…năm… Người lập thẻ Kế toán trưởng Giám đốc
3.2.6. Nên hạch toán riêng chi phí khác (chi phí lắp đặt, chạy thử) khi mua TSCĐ qua lắp đặt trước khi đưa vào sử dụng
Khi mua TSCĐ qua giai đoạn lắp đặt trước khi đưa vào sử dụng Công ty hạch toán chung vào giá trị tài sản mua chứ không tách riêng chi phí lắp đặt. Nếu hạch toán như vậy khi có sự kiểm tra xem xét của cấp trên rất khó biết được giá trị thực tế mua tài sản là bao nhiêu, chi phí lắp đặt tốn kém thêm là bao nhiêu. Để thuận tiện cho việc
kiểm tra thì kế toán nên hạch toán riêng chi phí lắp đặt ra một bút toán riêng. Quá trình hạch toán cụ thể như sau:
- Bút toán 1: giá trị tài sản mua Nợ TK 2411:
Nợ TK 1332: Có TK 112:
- Bút toán 2: chi phí lắp đặt, chi phí vận chuyển Nợ TK 2411:
Có TK 112:
- Bút toán 3: hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng Nợ TK 211:
Có TK 2411:
3.2.7. Giảm bớt thủ tục thanh lý TSCĐ để việc hạch toán thanh lý TSCĐ được nhanh chóng
Việc thanh lý TSCĐ của Công ty còn diễn ra quá chậm chạp bởi hệ thống thủ tục còn rườm rà. Để thanh lý được TSCĐ thì bộ phận sử dụng phải có phiếu xác nhận về tình trạng tài sản, sau đó gửi lên cho ban quản lý. Ban quản lý xe xem xét rồi chuyển lên cho giám đốc. Nếu được sự đồng ý của giám đốc thì kế toán mới được lập biên bản thanh lý tài sản đó xem xét số khấu hao và giá trị còn lại là bao nhiêu rồi lại gửi lên giám đốc xin chữ ký. Sau khi đầy đủ thủ tục như vậy thì bộ phận sử dụng mới được tiến hành thanh lý tài sản đó. Chuyển đi chuyển lại như vậy thường mất nhiều thời gian và làm ảnh hưởng đến việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty. Vì vậy Công ty nên bỏ bớt những thủ tục không cần thiết để khỏi mất nhiều thời gian. Có thể là ban quản lý đội xe trực tiếp trình lên giám đốc xem xét ký duyệt khi đã có biên bản thanh lý TSCĐ thông qua kế toán trưởng. Bởi vì kế toán trưởng là người tính số khấu hao và giá trị còn lại của tài sản. Lúc này chỉ cần xin chữ ký xét duyệt là xong và bộ phận sử dụng có thể tiến hành thanh lý TSCĐ đó.
Trên đây những giải pháp nhằm nâng cao việc tổ chức công tác kế toán TSCĐ tại Công ty TNHH Một thành viên Thịnh Khánh. Mặc dù, những giải pháp được đưa ra dựa trên cơ sở nghiên cứu nghiêm túc về tình hình tài chính và hoạt động sử dụng TSCĐ của Công ty trong thời gian qua. Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu có hạn, bản thân chưa tiếp xúc nhiều với thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt do
trình độ còn hạn chế cho nên chắc chắn những giải pháp đưa ra còn nhiều điểm chưa phù hợp và cần tiếp tục xem xét.
KẾT LUẬN
Để có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường thì không chỉ Công ty mà tất cả các doanh nghiệp đều phải cố gắng nâng cao năng lực sản xuất, không ngừng đổi mới công nghệ cho TSCĐ song song với tiết kiệm chi phí kinh doanh. Điều này cho phép sản phẩm của Công ty có tính cạnh tranh cao trên thị trường.
Từ khi thành lập cho đến nay, đặc biệt là từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH Một thành viên Thịnh Khánh đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể. Hiện nay, Công ty có số lượng và giá trị TSCĐ rất lớn trong đó máy móc thiết bị chiếm một tỷ trọng lớn và vẫn không ngừng đổi mới TSCĐ cho phù hợp với yêu cầu từng thời kỳ. Trong thời gian qua, vấn đề sử dụng TSCĐ tại Công ty đã đạt được nhiều thành tựu song không tránh khỏi nhiều hạn chế. Với tầm vai trò của TSCĐ trong hoạt động kinh doanh, việc kế toán TSCĐ một cách hiệu quả cũng như tìm ra giải pháp giúp Công ty nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ là điều có ý nghĩa quan trọng.
Hạch toán TSCĐ là một vấn đề khó khăn, phức tạp. Đối với công ty TSCĐ vẫn luôn là vấn đề cốt lõi để nâng cao hiệu quả kinh doanh.Với đề tài “Hoàn thiện kế toán TSCĐ tại Công ty TNHH Một thành viên Thịnh Khánh”, em đã vận dụng những kiến thức đã học để nghiên cứu thực tế tình hình kế toán TSCĐ tại Công ty TNHH Một thành viên Thịnh Khánh. Bài viết đã nêu lên thực trạng kế toán TSCĐ tại Công ty, phân tích những kết quả đạt được và những khó khăn cần khắc phục để tìm ra nguyên nhân gây ra những hạn chế trong việc kế toán TSCĐ .Tuy nhiên, với sự hạn chế trong thời gian tìm hiểu, nghiên cứu cũng như những hiểu biết trong vấn đề này nên trong bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được các thầy cô, các cán bộ phòng tài chính kế toán chỉ bảo, đóng góp ý kiến để bài viết của em được hoàn thiện hơn.
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --- HỢP ĐỒNG KINH TẾ
SỐ: /HĐKT
V/v ...
- Căn cứ vào Bộ luật dân sự số 33/2005/QHH11 ngày 14/06/2005;
- Căn cứ nghị định số 16/NĐCP ngày 07/02/2005 của Chính phủ về quản lý và xây dựng công trình;
- Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên;
Hôm nay, ngày ... tháng ... năm 2013 chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty sản xuất Duy Hưng
Địa chỉ trụ sở: Thành Phố Thanh Hoá Điện thoại: 0373851561 Tài khoản: 421 101 000 200 Ngân hàng Nông nghiệp Thanh Hoá Do ông:Trịnh Ngọc Lâm Chức vụ: Giám đốc công ty làm đại diện. Bên B: Công ty TNHH Một thành viên Thịnh Khánh
Địa chỉ: : Hậu Lộc - Thanh Hóa
Điện thoại: Fax: Mã số thuế: 2800763895
Tài khoản: 5011 000 00 00162tại Ngân hàng Nông nghiệp và PT nông thôn TH Do ông: Nguyễn văn Bình Chức vụ: Giám đốc làm đại diện
Cả hai bên đều đồng ý ký kết bản hợp đồng mua bán với các điều khoản sau: Điều 1: Hàng hoá và giá cả
1. Bên B nhận cung cấp cho bên A 01 máy sx do hãng lắp ráp tại Hàn Quốc 2. Chi tiết kỹ thuật: Bản mô tả thông số kỹ thuật máy do bên B cung cấp được coi như một bộ phận của hợp đồng này.
3. Số lượng: 01 tổ máy 4. Chất lượng: Máy mới 100% 5. Năm sản xuất: 2013 6. Đơn giá: 550.000.000 đồng 7. Thuế GTGT (10%): 55.000.000
8. Tổng giá trị hợp đồng: 605.000.000 đồng (sáu trăm linh năm triệu đồng chẵn)
Điều 2: Thanh toán
1.Thời gian giao hàng: Bên B giao hàng ngày 20/3/2013 2. Địa điểm giao hàng: Tại Hậu Lộc - Thanh Hóa. Điều 4: Lắp đặt và nghiệm thu bàn giao
1. Bên bán chịu trách nhiệm giao máy đến địa điểm giao hàng, lắp đặt đưa máy vào sử dụng, hướng dẫn bên mua vận hành bảo dưỡng máy.
2. Bên mua chịu trách nhiệm chuẩn bị mặt bằng lắp đặt máy, dầu diesel chạy thử tải để thử máy và các vật tư cần thiết khác.
Điều 5: Bảo hành
Thời gian bảo hành là 12 tháng hoặc 2000 giờ máy chạy tùy theo thời điểm nào đến trước kể từ ngày nghiệm thu và bàn giao máy.
Điều 6: Điều khoản chung
Cả hai bên phải tôn trọng hợp đồng này. Nếu có gì trở ngại, bên này phải thông báo cho bên kia để giải quyết trên tinh thần hợp tác.
Điều 7: Hiệu lực hợp đồng
1. Hợp đồng này có giá trị kể từ ngày ký.
2. Sau khi A, B ký biên bản bàn giao nghiệm thu, bên A có trách nhiệm tổ chức thanh lý hợp đồng.
3. Hợp đồng được làm thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản để thực hiện.
Giám đốc (Bên A) Giám đốc (Bên B)
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Mẫu số:02GTKT-3V XG/2010N
Họ tên người mua hàng: Trần Văn Tiến.
Tên đơn vị : Công ty TNHH Một Thành Viên Thịnh Khánh Địa chỉ : Hậu Lộc - Thanh Hóa
Số TK :
Hình thức thanh toán: TM MST: 0500495382
Stt Tên hàng hóa,
dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1*2
01 Ô tô tải Cái 01 550.000.000 550.000.000 Cộng tiền hàng 550.000.000 Thuế suất GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT 55.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 605.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm linh năm triệu đồng chẵn./.
Thành Viên Thịnh Khánh Mẫu số 02- TSCĐ
Địa chỉ: Hậu Lộc - Thanh Hóa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN THANH LÍ TSCĐ
Ngày 21 tháng 06 năm 2013 Số :17
Nợ: Có:
Căn cứ quyết định số ngày tháng năm 2013 của Giám đốc công ty về việc thanh lý TSCĐ.
I. BAN THANH LÝ TSCĐ GỒM
- Ông (bà) Lế Tiến Đạt đại diện Trưởng ban thanh lý. - ông (bà) Phạm Anh đại diện Uỷ viên.
II. TIẾN HÀNH THANH LÍ TSCĐ
- Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ: Hệ thống nước sạch văn phòng - Số hiệu TSCĐ
- Nước sản xuất : Việt Nam
-Năm đưa vào sử dụng: 2003 Số thẻ TSCĐ: 100 -Nguyên giá TSCĐ: 34.560.000
- Giá trị hao mòn đã trích đên thời điểm thanh lý: 27.648.000 - Giá trị còn lại của TSCĐ: 6.912.000
III. KẾT LUẬN CỦA BAN THANH LÝ TSCĐ
Máy đã lạc hậu không phù hợp với nhu cầu sử dụng hiện tại bán thanh lý để mua máy mới.
Ngày tháng năm
Trưởng ban thanh lý IV. KẾT QUẢ THANH LÍ TSCĐ
- Chi phí thanh lý TSCĐ:…………..(Viết bằng chữ):……….. - Giá trị thu hồi:…..: (Viết bằng chữ):……….. - Đã ghi giảm (sổ) thẻ TSCĐ ngày tháng năm
Ngày 21 tháng 06 năm 2013 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng
Ngày 28 tháng 06 năm 2013
Căn cứ vào quyết định số 154 ngày 15 tháng 06 năm 2013 của giám đốc công ty về việc thuê ngoài sửa chữa lớn TSCĐ.
Chúng tôi gồm:
- Đại diện đơn vị có TSCĐ: Ông: Lê Tiến Đạt - Đại diện đơn vị sửa chữa: Ông: Nguyễn Bình An Bà: Lê Tú Linh Đã kiểm kê việc sửa chữa TSCĐ như sau:
- Tên, ký hiệu, quy cách TSCĐ: Xe ô tô tải nhẹ 28H- 8757 - Số hiệu TSCĐ…..
- Số thẻ TSCĐ:
- Bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ: Đội vận chuyển hàng
- Thời gian sửa chữa từ ngày 15 tháng 06 đến ngày 21 tháng 06 năm 2013 - Các bộ phận sửa chữa gồm có:
Tên bộ phận sửa chữa
Nội dung công việc sửa chữa
Giá dự toán Chi phí thực tế Kiểm tra kết quả
Đèn xinhan Thay mới Đạt yêu cầu Động cơ Đại tu toàn bộ Đạt yêu cầu
Cộng 15.000.000
Kết luận: Việc sửa chữa lớn TSCĐ đã đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thời gian thực hiện.
Địa chỉ: Hậu Lộc – Thanh Hóa (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Quyển số:4
Ngày 28 tháng 06 năm 2013 Số: 326 Nợ : 627
Có: 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Khánh