2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
Kế toán là một trong những công cụ quản lý nhất trong một doanh nghiệp để đảm bảo được các hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng và bảo toàn vốn một cách tốt nhất cần phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý nhất. Hiện nay tại công ty cổ phần Hồng Phúc đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Ở các phân xưởng trực thuộc có 4 nhân viên kế toán có nhiệm vụ thu nhập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ. Định kỳ gửi các chứng từ đã thu nhập và kiểm tra xử lý về phòng kế toán của công ty.
Và trong công ty hiện nay chỉ có 7 nhân viên kế toán , họ có nhiệm vụ thực hiện từ việc thu nhận, xử lý chứng từ , ghi sổ kế toán. Đồng thời phân tích các hoạt động kinh tế và kiểm tra kế toán. Để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của giám đốc tài chính, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý của công ty mà bộ máy kế toán được tổ chức như sau:
- Giám đốc tài chính: Là người chỉ đạo nghiệp vụ chung và tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trực tiếp về toàn bộ công tác kế toán của công ty.
- Kế toán tổng hợp các phân xưởng : Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu của các thành viên kế toán, tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm của từng phân xưởng theo dõi công nợ phải thu, phải trả, hàng tồn kho của từng phân xưởng. Kế toán trưởng KT tổng hợp KT mua hàng, theo dõi công nợ phải trả, KT TSCĐ KT hàng tồn kho KT tiền mặt, VAT, thanh toán tạm ứng KTNgân hàng,công nợ vay,doanh thu BH,công nợ phải thu Quỹ KT tổng hợp PX Yên lâm KT tổng hợp PX Cẩm Thuỷ KT tổng hợp PX Hà Trung
- Kế toán tổng hợp toàn công ty : Có nhiệm vụ tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, kiểm tra tổng hợp các báo cáo của các phân xưởng , lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo quy định của nhà nước và của Công ty
- Kế toán theo dõi hàng tồn kho : Có trách nhiệm theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất tồn kho từng từng loại vật tư , CDCC, nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm.
- Kế toán tiền mặt, thuế VAT, công nợ tạm ứng : Có nhiệm vụ lập các phiếu thu chi tiền mặt, trên cơ sở đó mở sổ theo dõi các khoản thu, chi bằng tiền phát sinh hàng ngày, đồng thời lập sổ sách kế toán tạm ứng chi tiết cho từng đối tượng . Cập nhật kịp thời các số liệu phát sinh cào hồ sơ khai thuế hàng tháng.
- Kế toán công nợ khoản phải trả : Do đặc điểm của công ty toàn bộ chi phí mua vật tư, CCDC, NVL, HH đều được tổng hợp và thanh toán cho nhà cung cấp vào cuối tháng. Do vậy kế toán công nợ mua hàng có nhiệm Theo dõi các khoản công nợ phải trả của công ty .Căn cứ chứng từ kế toán lập hồ sơ chi tiết tìa khoản công nợ phải trả, chi tiết từng đối tượng công nợ
- Kế toán doanh thu bán hàng – Theo dõi công nợ phải thu: Có nhiệm vụ theo dõi doanh thu bán hàng,theo dõi các khoản công nợ phải thu của công ty. Căn cứ chứng từ kế toán chi tiết tài khoản công nợ phải thu, chi tiết đối tượng công nợ.
- Kế toán theo dõi tiền gửi ngân hàng và công nợ vay: Theo dõi chi tiết các khoản tiền gửi ngân hàng, chi tiết đối với từng tài khoản tiền gửi .Theo dõi các khoản công nợ vay, chi tiết đối tượng vay.
- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tinh hình tăng, giảm tài sản cố định, việc trích nộp khấu hao tài sản cố định.
- Thủ quỹ có nhiệm vụ thu chi bảo quản tiền mặt của công ty.
2.1.5.2. Vận dụng hình thức sổ kế toán:
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính
Chứng từ kế toán
- Sổ kế toán - Sổ tổng hợp
Để đáp ứng cho công việc tại phòng kế toán công ty sử dụng phần mềm kế
toán Bravo 6.0 . Phần mềm kế toán Bravo gồm các phân hệ phần hành kế toán như sau:
1. Phân hệ vốn bằng tiền gồm các loại chứng từ kế toán : Phiếu chi, Phiếu thu, Báo có , báo nợ tiền gửi ngân hàng
2. Phân hệ mua hàng gồm: Phiếu nhập kho khi mua hàng CP mua hàng ... 3. Phân hệ bán hàng bao gồm : Hoá đơn bán hàng, hàng bán bị trả lại
4. Phân hệ hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Phiếu NK thành phẩm, phiếu tự động tính giá vốn hàng xuất
5. Phân hệ quản lý TSCĐ bao gồm danh sách TSCĐ, phiếu tự động tính khấu hao TSCĐ
6. Phân hệ chi phí giá thành bao gồm phiếu tự động tính giá thành
7. Phân hệ kế toán tổng hợp bao gồm : Phiếu kế toán khác, phiếu bù trừ công nợ, phiếu tự động kết chuyển các bút toán cuối kỳ
Phần mềm kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Máy vi tính
Ghi chú:
- Nhập số liệu hàng ngày
- In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm - Đối chiếu , kiểm tra
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hệ thống kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-CĐKT ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính.
* Niên độ kế toán áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hằng năm. Đơn vị tiền tệ sử dung trong ghi chép là VND .Phương pháp chuyển đổi ra các đồng tiền khác là : Quy đổi ra VND khi có nghiệp vụ phát sinh vào thời điểm kiểm kê quyết toán theo chế độ hiện hành .
* Hình thức sổ kế toán đang áp dụng : Chứng từ ghi sổ * Phương pháp kế toán tài sản cố định :