Các loại hóa đơn đang sử dụng tại Bu điện tỉnh
STT Tên hóa đơn Số liên Mẫu số
1 Hóa đơn (GTGT)- BC01 02 Mẫu số: 01GTKT- 2LN- 01 2 Hóa đơn (GTGT)- BC01 03 Mẫu số: 01GTKT- 3LN- 02 3 Hóa đơn (GTGT)- BĐ01 02 Mẫu số: 01GTKT- 2LL- 07 4 Hóa đơn (GTGT)- BĐ01 03 Mẫu số: 01GTKT- 3LL- 08 5 PXK kiêm vận chuyển nội bộ 04 Mẫu số: 03PXK- 4LL- 02
Hóa đơn GTGT là chứng từ quan trọng đối với các đơn vị kinh doanh, nó thể hiện mối liên hệ giữa ngời cung cấp dịch vụ và ngời sử dụng dịch vụ và là
Ngời thực hiện 31 Lê Thị Kim Chi
chứng từ quan trọng để các đơn vị dùng làm căn cứ thanh toán, đồng thời nó còn tạo thuận lợi cho sự quản lý của cơ quan nhà nớc. Vì vậy hóa đơn GTGT sử dụng trong Bu chính - Viễn thông cần phải quản lý theo dõi chặt chẽ.
Hóa đơn GTGT phải đợc sử dụng theo thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn, không đ- ợc dùng cách số. Khi sử dụng hóa đơn quyển phải ghi ngày bắt đầu sử dụng và ngày kết thúc, phải dùng hết quyển mới dùng quyển khác, không dùng cách quyển.
Khi lập hóa đơn phải ghi đầy đủ, đúng theo các chỉ tiêu in sẵn trên hóa đơn, những chỉ tiêu không sử dụng phải gạch bỏ.
Tại đơn vị nếu có nhu cầu hóa đơn thì làm giấy đề nghị cấp hóa đơn. Khi đ- ợc Bu điện tỉnh cấp hóa đơn thì kế toán nhập kho và quản lý. Trong tháng nếu bu cục nào có nhu cầu về hóa đơn loại nào thì kế toán ghi sổ theo dõi và xuất hóa đơn cho bu cục đó. Cuối tháng kế toán yêu cầu các bu cục báo cáo về số hóa đơn sử dụng và số hóa đơn tồn tại bu cục để kế toán làm báo cáo gửi về Bu điện tỉnh.
chơng Iv: Giải pháp nâng cao hiệu quảhoạt động của điểm Bu điện hoạt động của điểm Bu điện
Văn hóa xã
Thực hiện nhiệm vụ phát triển văn hóa nông thôn, ngành Bu chính - Viễn thông đã xây dựng mô hình điểm Bu điện Văn hóa xã nhằm triển khai cung cấp các dịch vụ Bu chính - Viễn thông tới các tầng lớp dân c ở nông thôn trong đó đối tợng phục vụ nông dân là chủ yếu.
Điểm Bu điện Văn hóa xã đợc xây dựng ở các xã vùng sâu, vùng xa, những nơi cha có bu cục phục vụ. Chủ trơng xây dựng và thành lập mô hình điểm Bu điện Văn hóa xã là một bớc đột phá lớn của ngành Bu điện, góp phần quan trọng trong thực hiện thắng lợi những mục tiêu lớn của Nhà nớc. Thông qua điểm Bu điện Văn
Ngời thực hiện 32 Lê Thị Kim Chi
hóa xã, ngời dân có thể tiếp cận đợc nhiều thông tin bổ ích, tìm hiểu về chế độ chính sách của Đảng, Nhà nớc và Pháp luật.
Điểm Bu điện Văn hóa xã đã góp phần nâng cao tỷ lệ ngời dân đợc hởng thụ các lợi ích của dịch vụ Bu chính - Viễn thông. Kích thích nhu cầu sử dụng thông tin, phục vụ phát triển kinh tế hàng hoá ở nông thôn, tạo điều kiện cho ngời dân tiếp cận với cái mới. Đáp ứng đợc nhu cầu cho các đối tợng, các tầng lớp nhân dân ở nông thôn về giao lu tình cảm. Điểm Bu điện Văn hóa xã đã ra đời phù hợp với việc phát triển nền kinh tế và đời sống văn hóa xã hội ở nông thôn, vùng sâu, vùng xa.
Từ lúc ra đời đến nay, mô hình điểm Bu điện Văn hóa xã đã đạt đợc những kết quả đáng ghi nhận. Tuy nhiên hiện nay, các điểm Bu điện Văn hóa xã hoạt động cha có hiệu quả, nên Bu điện tỉnh phải cấp bù. Để tìm lời giải cho bài toán khắc phục mỗi năm phải cấp bù cho mô hình này chắc chắn không đơn giản. Riêng bản thân tôi có một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Bu điện Văn hóa xã nh sau:
+ Chỉ mở thêm điểm BĐVHX thực sự đã đợc khảo sát, tính toán kỹ khả năng phát triển đợc và có nhu cầu thiết thực của ngời dân địa phơng đó. Đồng thời, kiên quyết cắt giảm các điểm BĐVHX không còn phù hợp với tình hình thực tế hiện nay để giảm các khoản đầu t không hiệu quả và các khoản cấp bù lỗ hàng năm. Vì thực trạng của Bu điện tỉnh hiện nay, có đến 26/41 điểm BĐVHX (chiếm khoảng 65% số lợng các điểm BĐVHX) có doanh thu thấp nên thu nhập của nhân viên ở đây dới mức 400.000 đồng/tháng, do đó Bu điện tỉnh phải cấp bù cho số l- ợng này, số tiền này hàng năm cũng không nhỏ.
+ Phát triển doanh thu trên cơ sở nâng cao chất lợng dịch vụ Bu chính - Viễn thông tại các Bu điện Văn hóa xã. Trong điều kiện cạnh tranh, chất lợng trở thành tiền đề cho những tăng trởng về doanh thu và thông qua đó đảm bảo lợi nhuận hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Do vậy, cần phải tập trung vào mục tiêu nâng cao chất lợng dịch vụ. Mục tiêu nâng cao chất lợng dịch vụ sẽ đạt đợc qua việc thực hiện các biện pháp cụ thể sau:
♦ Phối hợp với các ngành để đầu t đồng bộ làm cho mô hình này có hiệu quả rõ rệt hơn. Ví dụ, xây dựng tủ sách cung cấp các loại sách báo mới, giúp ích cho việc nhà nông làm giàu, tạo dựng đợc không khí hấp dẫn thu hút ngời dân. Phối hợp kinh doanh với Viễn thông để góp phần cải thiện thu nhập cho nhân viên BĐ VHX.
♦ Giờ giấc làm việc cũng không nên cứng nhắc, rập khuôn theo giờ hành chính. Có thể tùy thuộc vào từng nơi, từng vùng, tùy theo mùa để quy định mở cửa làm việc theo giờ thích hợp nhất cho ngời dân giao dịch thuận tiện.
♦ Có kế hoạch định kỳ tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên BĐVHX, tinh thần trách nhiệm, tạo niềm tin yêu nghề nghiệp, gây đợc tinh thần phấn khởi hăng say lao động, làm việc hết mình cống hiến cho Ngành.
♦ Cần nghiên cứu chế độ đãi ngộ thích hợp có sức hấp dẫn, tạo động lực khuyến khích nhân viên BĐVHX cống hiến nhiều hơn.
Ngời thực hiện 33 Lê Thị Kim Chi
+ Phát triển, cung ứng dịch vụ văn hoá nhằm thu hút ngời dân đến với Bu điện Văn hóa xã từ đó phát triển dịch vụ Bu chính - Viễn thông. Việc cung cấp đa dạng các loại sách, báo, tạp chí, tài liệu đến các Bu điện Văn hóa xã sẽ thu hút số ngời đến để sử dụng các dịch vụ văn hoá ngày càng nhiều và đa dạng hơn. Theo đà phát triển kinh tế xã hội, nhất là sự phát triển nhanh chóng khoa học công nghệ, ngời dân các vùng nông thôn cũng rất cần phải cập nhật kiến thức mọi mặt để làm kinh tế. Nếu tại các Bu điện Văn hóa xã có các tài liệu họ cần, họ sẽ đến để tìm hiểu, bởi đây là kênh thu thập thông tin kinh tế nhất. Từ việc sử dụng các dịch vụ văn hóa, khách hàng sẽ nảy sinh các nhu cầu sử dụng các dịch vụ Bu chính - Viễn thông nh trao đổi, mua bán nông sản, liên hệ với các nhà sản xuất, nhà phân phối các sản phẩm nông nghiệp.
+ Đề xuất triển khai thử nghiệm dịch vụ thơng mại bán lẻ tại điểm Bu điện Văn hóa xã. Trong hoạt động kinh doanh tại Bu điện Văn hóa xã, ngoài việc cơ cấu lại dịch vụ, chú trọng các dịch vụ mang lại doanh thu cao, cần phải đa dạng hóa các loại hình dịch vụ. Việc đa dạng các loại hình dịch vụ không chỉ dừng lại các dịch vụ Bu chính - Viễn thông, các dịch vụ lai ghép, mà phải xem xét mở rộng đến các dịch vụ thơng mại bán lẻ khác. Việc triển khai dịch vụ thơng mại bán lẻ sẽ đem lại hiệu quả đáng kể trong hoạt động của Bu điện Văn hóa xã. Việc triển khai các dịch vụ mới trong đó chú trọng phát triển dịch vụ thơng mại bán lẻ, một mặt nâng cao năng suất lao động của nhân viên Bu điện Văn hóa xã, mặt khác tận dụng mạng vận chuyển bu chính hiện có để giảm chi phí vận chuyển hàng hoá, giảm giá thành. Trong thời điểm đầu nên thí điểm với hình thức kí gửi tại các điểm có tiềm năng và hỗ trợ luân chuyển hàng chậm bán giữa các điểm với nhau. Quyết định mặt hàng kinh doanh tại Bu điện Văn hóa xã cần dựa trên các kết quả khảo sát thị trờng của từng khu vực. Ban đầu nên phối hợp với các ngành, trung tâm phát hành sách làm đại lý phân phối các sách khoa học kỹ thuật, sách hớng dẫn nông nghiệp, dạy nghề, sách giáo khoa, đồ dùng học tập cho học sinh, quà tặng sinh nhật, sau đó sẽ bán lẻ các loại hàng hoá thiết yếu khác. Trong quá trình cung ứng cho các điểm cũng phải tính đến việc điều phối hàng hoá từ nơi này đến những nơi khác mà ở đó có thể bán đợc ngay, để chủ động luân chuyển hàng hóa, tránh tồn hàng lâu ngày gây ứ đọng vốn và làm giảm giá trị hàng hóa.
Trên đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống Bu điện Văn hóa xã. Những giải pháp này, xét dới các điều kiện về nguồn lực nh vốn, lao động, công nghệ thì có thể thực hiện đợc. Bu điện tỉnh có thể chủ động để hệ thống Bu điện - Văn hóa xã ngày càng đóng góp hơn nữa vào sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội ở địa phơng.
Ngời thực hiện 34 Lê Thị Kim Chi
Ngời thực hiện 35 Lê Thị Kim Chi