- Chứng từ ghi sổ:
- Sổ cỏi tài khoản liờn quan - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ chi tiết cỏc TK : 511, 512, 131, 641, 642, 911.. ……….
- Nhật ký – sổ cỏi
- Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết ………
1.4.5 Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh:
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kết toỏn trờn mỏy vi tớnh là cụng việc kế toỏn được thực hiện theomột chương trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn được thiết ế theo nguyờn tắc của một trong bốn hỡnh thức kế toỏn hoặc kết hợp cỏc hỡnh thức kế toỏn quy định trờn đõy. Phần mờm kế toỏn khụng hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo hỡnh thức kế toỏn nào sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn đú nhưng khụng hoàn toàn giống mẫu của sổ kế toỏn ghi bằng tay.
Quy trỡnh kế toỏn :
Tổ chức mó húa đối tượng: Đú là cụng việc sắp xếp phõn loại, kớ hiệu theo yờu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Chứng từ kế toỏn và tài khoản kế toỏn là hai đối tượng phải được mó húa đầu tiờn ngay khi ỏp dụng phần mềm kế toỏn.
Tổ chức mó húa kế toỏn : bao gồm cỏc nội dung đú là xõy dựng danh mục chứng từ, tổ chức hạch toỏn ban đầu, tổ chức luõn chuyển chứng từ
Tổ chức mó húa kế toỏn: doanh nghiệp phải xõy dựng danh mục tài khoản theo đỳng quy định chế độ kế toỏn hiện hành.
Quy trỡnh nhập dữ liệu : Hàng ngày kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại để làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi cú để nhập dữ liệu vào mỏy tớnh theo cỏc bảng biểu được thiết kế sẵn trờn mỏy vi tớnh .
Xem sổ sỏch bỏo cỏo: kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CễNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CễNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN_THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH TDT
2.1.Đặc điểm chung của cụng ty cổ phần tư vấn_thương mại và du lịch TDT:
2.1.1 Qỳa trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của doanh nghiệp
Cụng ty cổ phần tư vấn_thương mại và du lịch TDT thuộc cụng ty kinh
doanh vừa và nhỏ. Được thành lập theo giấy phộp chứng nhận đăng ký kinh doanh cụng ty cổ phần số:
0103022514 cấp lần đầu: ngày 25 thỏng 02 năm 2008, thay đổi lần 2: ngày 05 thỏng 11 năm 2008.
Tờn cụng ty: Cụng ty cổ phần tư vấn_thương mại và du lịch TDT
Tờn giao dịch: TDT TRAVEL & TRADING_CONSULTANT JOINT STOCK COMPANY
Tờn viết tắt: TDT TRANCO.,JSC
Địa chỉ trụ sở chớnh: Phũng 407_C4, tập thể Quỳnh Mai, phường Quỳnh Mai, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 6364899 Fax: 6360822 Email: dungthanh1971@vnn.vn
Ngành nghề kinh doanh:
-Tư vấn giải phỏp phỏt triển doanh nghiệp, phỏt triển thương hiệu doanh nghiệp (khụng bao gồm tư vấn phỏp luật, dịch vụ đại diện sở hữu cụng nghiệp); -Tư vấn quản trị doanh nghiệp, quản lý nội bộ doanh nghiệp ( khụng bao gồm tư vấn phỏp luật, tài chớnh );
- Lữ hành nội địa, cỏc dịch vụ khỏch du lịch (khụng bao gồm kinh doanh quỏn bar, phũng hỏt karaoke, vũ trường);
-Đại diện thương nhõn;
-Buụn bỏn, sữa chữa, thay thế phụ tựng ụ tụ, xe mỏy; Dịch vụ cho thuờ xe ụ tụ;
-Buụn bỏn mỹ phẩm, văn phũng phẩm, hàng thủ cụng mỹ nghệ (trừ cỏc loại mỹ phẩm cú hại cho sức khoẻ con người);
-Kinh doanh vật liệu xõy dựng, vật liệu trang trớ nội, ngoại thất cụng trỡnh (khụng bao gồm thiết kế nội, ngoại thất cụng trỡnh);
Trong sự chuyển đổi nền kinh tế sang cơ chế thị trường cú sự quản lý của nhà nước cụng ty mới thành lập cú gặp nhiều khú khăn như: khả năng tiếp cận và nắm bắt thị trường cũn gặp nhiều hạn chế, hệ thống chớnh sỏch phỏp luật ban hành cũn nhiều bất cập chưa phự hợp điều kiện thực tế của doanh nghiệp, cựng với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa cỏc doanh nghiệp. Do đú doanh nghiệp phải từng bước cải tiến chớnh sỏch bỏn hàng, chiến lược kinh doanh, giải phỏp cạnh tranh nhằm thỏo gỡ khú khăn, giữ ổn định để doanh nghiệp cú thể tồn tại và ngày càng phỏt triển.
Bờn cạnh những khú khăn cụng ty cú nhiều điểm thuận lợi như: hệ thống quản lý gọn nhẹ, cỏn bộ cụng nhõn viờn cú năng lực, kinh nghiệm trong thực tiễn kinh doanh, ban giỏm đốc năng động sỏng tạo trong việc tạo lập và phỏt triển thị trường trong những năm vừa qua. Vỡ vậy cụng ty đó đẩy mạnh được cụng tỏc bỏn hàng tăng doanh thu và lợi nhuận,gúp phẩn đem lại kết quả kinh doanh cao.
Cho đến nay cụng ty mới chỉ hoạt động trong thời gian ngắn nhưng đó cú sự phỏt triển nhanh chúng.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh
Do đặc thự của doanh nghiệp là hoạt động với quy mụ vừa và nhỏ nờn doanh nghiệp lựa chọn hỡnh thức trực tiếp quản lý quầy kho, địa điểm bỏn hàng. Khi nhập hàng về tuỳ vào điều kiện bỏn hàng ở từng địa điểm mà giao cho địa điểm đú một lượng hàng với giỏ bỏn nhất định phự hợp nhu cầu ở địa điểm đú.
Ngành hàng được kinh doanh chủ yếu là: vật liệu xõy dựng, hàng thủ cụng mỹ nghệ, vật liệu trang trớ nội thất ..
Bờn cạnh cỏc mặt hàng chủ yếu doanh nghiệp cũn quan tõm phỏt triển cỏc mặt hàng khỏc phục vụ nhu cầu thị trưũng như: buụn bỏn sữa chữa, thay thế phụ tựng ụ tụ, dịch vụ cho thuờ xe ụ tụ, lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và cỏc dịch vụ khỏch du lịch…
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý
Trong quỏ trỡnh hoạt động để giảm bớt sự cồng kềnh, chi phớ hành chớnh nõng cao hiệu quả kinh doanh, bộ mỏy quản lý được sắp xếp trờn cơ sở tinh giảm, gọn nhẹ phự hợp trỡnh độ năng lực của cụng nhõnviờn nờn đó đỏp ứng tốt trong hiệu quả sản xuất kinh doanh
và đạt hiệu quả cao.
chức năng của từng bộ phận như sau:
Đại hội đồng cổ đụng: Đõy chớnh là cơ quan cú thẫm quyền cao nhất trong cụng ty.
Hội đồng quản trị: Chịu trỏch nhiệm điều hành theo điều lệ của đại hội đồng cổ đụng quy định.
Giỏm đốc: Do đại hội đồng cổ đụng bầu ra, cú trỏch nhiệm thanh tra, giỏm sỏt mọi hoạt động của cụng ty.
Phú giỏm đốc: Phụ trỏch kinh doanh, giỳp giỏm đốc trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh, đồng thời giải quyết một số việc của cụng ty do Giỏm đốc uỷ quyền.
Phũng tổ chức hành chớnh: Là cơ quan chức năng do giỏm đốc về cỏc mặt cụng tỏc như: tổ chức kinh doanh, về lao động, về tiền lương.
Phũng kế toỏn: Cú chức năng giỳp ban giỏm đốc trong quản lý cụng tỏc tài chớnh, xõy dựng kế hoạch tài chớnh, cung cấp thụng tin chớnh xỏc, kịp thời cho lónh đạo, thực hiện ghi chộp, bỏo cỏo thống kờ định kỳ.
Cỏc kho, quầy hàng, tổ hợp dịch vụ thực hiện kinh doanh, cung ứng sản phẩm ra thị trương. Sơ đồ tổ chức bộ mỏy cụng ty Sơ đồ 2.1 tổ hợp dịch vụ cỏc kho,quầy hàng 2.1.4 Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn 2.1.4.1 Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Giám đốc
Phó Giám đốc
Phòng tổ chức hành chính
Phũng kế hoạch
và kinh doanh phũng kế toỏn tài chớnh
Bộ mỏy kế toỏn là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống cụng cụ quản lý kinh tế, tài chớnh, cú vai trũ tớch cực trong việc điều hành quản lý quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy bất cứ một doanh nghiệp nào củng phải tổ chức bộ mỏy kế toỏn một cỏch đỳng đắn, phự hợp đặc điểm quy mụ kinh doanh để hiệu quả kinh doanh được cao hơn.
Hiện nay cụng ty TDT tổ chức cụng tỏc kế toỏn tập trung, quản lý trực tiếp đến tận kho quầy. Mọi số liệu chứng từ cú liờn quan từ lỳc mua hàng cho đến lỳc xỏc định kết quả đều do phũng kế toỏn tự tổng hợp, cỏc kho quầy chỉ việc lập bỏo cỏo bỏn hàng ngày cho phũng kế toàn và nộp tiền bỏn hàng cho thủ quỹ. Từ đú kế toỏn căn cứ vào bỏo cỏo, phiếu thu, phiếu chi nhập vào phần mềm kế toỏn .
Bố trớ và sắp xếp bộ mỏy kế toỏn như sau: Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn:
Chức năng, nhiệm vụ phũng kế toỏn:
Kế toản trưởng: Chịu trỏch nhiệm chỉ theo dừi tổng hợp, chỉ đạo toàn bộ hoạt động của cụng tỏc kế toỏn, giỳp giỏm đốc phõn tớch cỏc hoạt động kinh tế trong cụng ty một cỏch thường xuyờn nhằm đỏnh giỏ đỳng đắn hiệu quả sản xuất kinh doanh của cụng ty. Đồng thời kế toỏn trưởng là người chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc và Nhà Nước về cụng tỏc thụng
Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn theo dừi kho hàng kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn trưởng
Kế toỏn tổng hợp: cú nhiệm vụ tổng hợp cỏc phần hành kế toỏn như xuất, nhập, tồn kho hàng hoỏ theo dừi tỡnh hỡnh chi trả lương và bảo hiểm xó hội cho người lao động, kờ khai làm bỏo cỏo thuế.. kế toỏn tổng hợp phải chịu trỏch nhiệm trước cấp trờn về sự chớnh xỏc, trung thực khỏch quan của số liệu trong bỏo cỏo, sổ sỏch kế toỏn .
Kế toỏn theo dừi kho hàng : Lập thẻ kho, theo dừi hàng hoỏ tập hợp mua vào trờn cỏc TK 331, 131, 156, 133.. đồng thời căn cứ bàng kờ bỏn hàng hàng ngày ở kho, quầy trờn cỏc tài khoản TK 511, 632 để xỏc định kết quả bỏn hàng.
Kế toỏn thanh toỏn : Theo dừi toàn bộ cụng tỏc hạch toỏn bao gồm thanh toỏn tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, kiểm tra cỏc chứng từ thanh toỏn, chịu trỏch nhiệm cập nhật số liệu và cung cấp kịp thời những thụng tin thuộc lĩnh vực được giao phụ trỏch cho giỏm đốc và kế toỏn trưởng.
Với mụ hỡnh tổ chức kế toỏn hiện trạng của cụng ty là rất phự hợp cho việc quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vỡ mỗi kế toỏn đều cú phần hành trỏch nhiệm rừ ràng, cụ thể. Điều này giỳp cho ban lónh đạo cụng ty nắm bắt tỡnh hỡnh một cỏch kịp thời để cú biện phỏp chỉ đạo cụ thể.
2.1.4.2 Chế độ kế toỏn sử dụng tại cụng ty
Chế độ kế toỏn ỏp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của bộ trưởng bộ tài chớnh.
Niờn độ kế toỏn : Bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm ( tớnh theo năm dương lịch)
Đơn vị kế toỏn tiền tệ sử dung : Đồng Việt Nam( VNĐ) Quy đổi tỷ giỏ ngoại tệ sử dụng là : USD
Hỡnh thức sổ kế toỏn ỏp dụng: Hỡnh thức nhật ký chung
Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho : Theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn
Phương phỏp tớnh thuế : Cụng ty ỏp dụng phương phỏp tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ, cỏc loại thuế được tớnh theo quy định của bộ tài chớnh
Phương phỏp khấu hao tài sản cố dịnh: Khấu hao theo phương phỏp đường thẳng
Hệ thống tài khoản kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh cụng ty ỏp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 của bộ trưởng bộ tài chớnh
Cụng ty đó ỏp dụng mỏy vi tớnh vào cụng tỏc kế toỏn với sự hỗ trợ của phần mềm kế toỏn Smartsoft.
2.2 Thực trạng tổ chức kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh tại cụng ty cổ phần tư vấn_ thương mại và du lich TDT
2.2.1 Đặc điểm hoạt động bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh tại cụng ty cổ phần tư vấn_thương maị và du lịch TDT
Hàng hoỏ của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khỏc nhau:
Hàng hoỏ phục vụ xõy dựng, thiết kế, trang trớ nội thất: Vật liệu xõy dựng, vật liệu trang trớ nội thất
Hàng hoỏ linh kiện phục vụ gia dụng : Thay thế phụ tựng ụ tụ, xe mỏy, linh kiện điện thoại.
Nguồn hàng được nhập từ cỏc cụng ty về cụng ty TDT theo hợp đồng kinh tế với cụng ty TDT. Khi hàng nhập về căn cứ hoỏ đơn đỏ phũng kinh doanh kiểm tra số lượng, chất lượng và làm thủ tục nhập kho, phiếu nhập kho và chuyển cho phũng kế toỏn .
Phương thức bỏn hàng
Hiện nay cụng ty TDT ỏp dụng chủ yếu 2 phương thức bỏn hàng là bỏn hàng thu tiền ngay và bỏn hàng trả chậm.
hỡnh thức trả ngay và trả chậm tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bờn. Ngoài ra doanh nghiệp củng tạo điều kiện thuận lợi cho khỏch hàng trong việc thanh toỏn, đảm bảo khụng gõy thiệt hại cho đơn vị mỡnh. Trong một hợp đồng kinh tế bao giờ củng phải xỏc định rừ thời hạn thanh toỏn, giỏ trị hàng bỏn. Vỡ vậy việc mất hay chiếm dụng vốn khụng xảy ra. Đồng thời do ỏp dụng linh hoạt phương thức thanh toỏn mà trong thời gian qua số lượng hàng bỏn của doanh nghiệp tăng lờn rất nhiều.
2.2.2 Kế toỏn giỏ vốn hàng bỏn
Cụng ty kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp KKTX.
Ghi nhận trị giỏ vốn hàng bỏn dựa vào số lượng hàng bỏn và đơn giỏ theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền.
Khi lập hợp đồng mua hàng Cụng ty ghi rừ tờn hàng, chủng loại, số lượng, ngày giao hàng, phương thức thanh toỏn .
- Quy trỡnh nhập kho hàng húa
Để hạch toỏn nghiệp vụ mua hàng, chi phớ mua hàng kế toỏn sử dụng cỏc chứng từ sau: Húa đơn mua hàng, chi phớ nhập kho, phiếu chi, giấy bỏo nợ .. cỏc tài khoản sử dụng TK 156, TK 3331, TK 133, TK 112
Để cập nhật chứng từ kế toỏn mua hàng vào mục mua hàng chọn chứng từ
thớch hợp. sau khi chọn chứng từ thớch hợp xuất hiện cửa sổ màn hỡnh nhập liệu và nhập những thụng tin cần thiết khi nhập thụng tin cần thiết của chứng từ ấn nỳt lưu để lưu lại chứng từ , ấn ESC để quay ra màn hỡnh ban đầu .
Vớ dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 93801 ngày 06/12/2010, cụng ty mua kớnh trắng 4 ly của cụng ty TNHH TM SX Chung Anh, số lượng 3300, giỏ mua 180 510 000, thuế suất GTGT 10%, tổng giỏ thanh toỏn 198 561 000
Cụng ty nhập mó khỏch hàng K011 mỏy sẽ tự động hiện tờn , địa chỉ cụng ty ; diễn giải nhập theo húa đơn 93801 mỏy tớnh sẽ tự động nhập ngày lập chứng từ; kế toỏn nhập mó hàng K001, số lượng 3 300 ,
giỏ 54 700 ,mỏy tớnh sẽ tự động tớnh tiền hàng là 180 510 000.
- Quy trỡnh xuất kho bỏn hàng : khi cú yờu cầu phũng kinh doanh, bộ phận kho tiếp nhận đơn đặt hàng xem xột khả năng cung ứng , sau đú phũng kế toỏn làm chứng từ xuất hàng, thủ kho nhận húa đơn chứng từ. Cuối ngày thủ kho chuyển chứng từ cho bộ phận kế toỏn và căn cứ vào đú để cập nhật số liệu. Kế toỏn vào phõn hệ bỏn hàng chọn chứng từ, ấn nỳt F4 để thờm chứng từ, sau đú nhập liệu. Mỏy tớnh sẽ tự độngnhập số liệu vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp của tài khoản liờn quan.
Vớ dụ: căn cứ vào phiếu xuất kho số ngày 30/12/2010, cụng ty xuất bỏn kớnh trắng 4ly cho DNTN Thành Đức với số lượng :6 210 m2 , đơn giỏ: 57 000, trị giỏ :353 970 000.
CễNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN_ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH TDT MẪU SỐ 02_VT
407_C4, TT QUỲNH MAI, HAI BÀ TRƯNG, HÀ NỘI
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 5 thỏng 12 năm 2010 Tài khoản nợ: 632 Tài khoản cú: 156
Họ và tờn người nhận: Nguyễn Văn Minh Tờn dơn vị:DNTN Thành Đức Diễn giải: Xuất bỏn kớnh trắng 4ly Xuất tại kho: KHH_ Kho hàng húa ST T Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm hàng húa Mó số Đơn vị tớnh Thực xuất
Đơn giỏ Thành tiền
A B C D 2 3 4