Bạn có thể thay đổi các màu và vùng tô trên biểu đồ như giải thích à phần sau "Thay đổi màu, font của một phầr. tử biểu đồ hoặc chi tiết cụ thể khác" trong chương này.
Và nếu ban quyết định xoá biểu đồ mà bạn đỗ tạo? Nhếo ’ ào rhu vi của nó để chọn nó và sau đó nhấn phím Delete.
C h ọ n đ ú n g b iể u đ ồ
Nếu bạn là người yêu thích các biểu đồ, một số lượng lớn các biểu đồ PowerPoint có thể làm cho bạn giống như một đứa trẻ trcng một cửa hàng kẹo, nhưng nếu các biểu đồ không phải là sô trườrg của bạn nguồn biểu đồ phong phú mà bạn có thể chọn lựa rất dễ làm nản lòng.
B ạn có th ể chọn tro n g số 75 loại biếu đồ tro n g 11 h ạ n g ITILC. H ìn h 2.4 minh hoạ hộp thoại trong đó bạn chọn loại biểu đồ nào ma bạn muốn tạo.
2 58___________________________________ Chướng 2: Đật một biểu đó trẽn Slide
Import một biểu đổ từ Excel
May mắn là nếu bạn đã tạo một biểu đổ trong Excel, bạn có th ể tai sử dụng nó vào diễn hình PovverPoint. Việc tái sử dụng cỏ tuyệt vời hay khửng? Nêu bạn vọc sửa các chương trình Office đủ lâu. bạn có thể tìm thấyioo cách khác nhau để tái sử dụng công việc của bạn từ một chương trình Office để chuyến sang một chương trinh Office khác. Làm theo những bưcc sau đây để tạo một biểu đổ trong Excel vào một diễn hình PowerPoint;
1. Mở vvorksheet có biểu đồ trong Excel.
2. Nhấp để chọn biểu đổ.
Chương 2 Đật một biểu đổ trên Slide 2 5 9 3. Nhấf pnải biểu đồ và chọn Copy.
4. Tronj PovverPoint, nhấp phải slide mà bạn muốn biểu đồ xuất hiện và chọrP aste.
Loạ b i ể u d ồ
TSỹic Im
1 ' Cek*mf>
C á c d ạ n g biến đổỉ b ỉểu d ổ
• ... - '
;-ỉ ịạấ ' ^
: r
. ..-ĩ:,.-,
ỈỊ^ '>fW ' -r*
■ ứ
èỊ i.ằe
'“SHĨSSl ,a
ỉ , l::-\ r • i- < • •• - Ị ''"■'S-ị
Pte
4 1 4 4 r ' ( £ n
U r
’ a : S I 1 ÌM O
t S
9 ^ Ị M . 'ì i U ĩ
B ạ : . : m 4 ^
' k - >
Hình 2.4 Bạn muõn biểu flổ nào?
Biểu đ5 nào tốt nhất? Tuỳ thuộc vào dữ liệu bạn vẽ đồ thị và những gi bạn muốn truyền đạt cho khán giả. Các trang sau đây khai thác các hạng mục tiểu đồ và cho bạn lời khuyên về việc trình bày đữ liệu cho một biểu đc.
N hững quy tắ c cư bản đ ể chụn m ộ t biểu đồ
Quy tắc 7àng để chọn một biểu đồ như sau: Chọn loại biểu đồ trình bày thông tin một cách rõ ràng nhâ”t có thể. Muc đích của một biểu đồ là so sánh jhông tin qua các hạng mục khác nhau. Chọn một biểu đồ nàc phác hm sự so sánh sao cho khán giá đưa ra nhCfng so sánh một cách dễ dàtg.
Các biểu đồ PũwerPoint về cơ bản khác vỡi các biểu đồ quy ước được tìm thấy trong các cuốn sách, báo cáo tài liệu bởi vì chúng xuất hiện chỉ trong giây lát. Khán giả không thật sự nghiên cứu, cân nhắc, tham khảo hoặc ỉem kỹ thòng tin trong một biểu đồ PowerPoint. Vì lý do đó, một biíu đồ PowerPoint phải được vẽ bằng các nét rõ ràng. Nó phải đơn giảa. Thậm chí người ỗ hàng cuối khán giả phải hiểu nó. Một biểu đồ có <iuá nhiều thanh, đường hoặc dâu dữ liệu trông rất cầu kỳ.
2 6 0 Chương 2; Đặt một biểu dổ trên Slíde Cảnh báo
Cô'làm cho các biểu đồ trở n ên đơn giản th ậ m c h í n ế u điều đó có nghĩa là phân chia m ộ t biều dồ p h ứ c tạp thành m ộ t sô'biểu đồ nhỏ hơn. Q u y tấc "giữcho n ó đơn giản "cũng áp dụng cho diện m ạo của các biểu đồ. Đ ặ t m ộ t biêu đồ 3 D hoặc biểu đ ồ lạ m ắ t k h á c trong m ộ t diễn hình th ì b ấ p dẫn b ở i VI d ễ tạo n h ư n g cúc b iể u đ ồ lạ m ắ t sẽ g á y bốì rố i cho khán giá. H ã y tường tượng bạn ngồi ở kà n g ssu kh á n già tại m ộ t diên hình P oĩvcrPoint và bạn tb ấ y m ộ t biểu đồ 3 D p h ứ c lạp ílầ f iĩác dấu d ũ iiệnr B an có cảm giéc lè. bị đánh lừa vì k h ô n g ứ ìểh iểu được biểu đồ. Tránh các biểu đồ 3 0 p h ứ c tạp đặc biệt trong các biểu đồ ứìanh và biểu đ ồ c ộ t vốh so sánh d ữ Hệ'j hằng các chuỗi.
Xem x é t các io ạ i bỉếu đ ồ kh á c nhau
Bảr^ 2.1 mồ tả 14 hạng mục biểu đồ khác nhau và giai thích ngắn gọn khi nào sử dụng loại biểu đồ. Các trang sau đây xem xét các loại biểu đồ một cách chi tiết.
Bảng 2.1 Các loại biểu đỗ'
Loại biểu đổ Area
Bar S a Bubbỉe
Qầọ0®
Công dụng tôt nhâ'tyMô tả
Kiểm tra các giá trị trong các hạng mục khác nhau dao động theo thời giaix như thê' nào và xem sự thay đổi tích luỹ trong các giá trị.
(Giốiag như một biểu đồ đường (line chart), ngoại trừ vùng giữa các đường được tô màu).
So sánh các giá trị trong các hạng mục với nhau, thưỉmgửiec thòi giari. Dữ liệu (ỉược hiển thị trong các thanh nằm ngang. (Giống như một biểu đồ ngoại trừ các thanh nàm ngang).
Kiểm tra các mô'i quan hệ dữ liệu bằng việc nghiên CÚM kích cỡ và vị trí của các bọt tượng trưng cho các mối quan hệ. Các biểu đồ bọt thường được sử dụng trong các phân tích tằi chính và nghiên cứu thị trường. (Tương tự như một biểu dồ tán xạ (scatter chart) XY ngoại trừ bạn có thể sử dụng ba thay vì hai chuỗi dừ liệu và các điểm dữ liệu xuất hiện dưới dạng
các bot).
Chương 2: Đ ặt một biểu đổ trên Slide 2 6 1 Column
Doughnut
Line
Radar
So sánh các giá trị trong các hạng mục khác nhau thường theo thời gian. Dữ liệu được hiển thị trong các cột thẳng đứng. (Giống như một biểu dồ ửianh (bar chart) ngoại trừ các thanh thẳng đứng).
Xem các giá trị so sánh dưới dạng các tỷ lệ phần trăm của một tổng th ể như th ế nào.
(Tương tự như một biểu đồ tròn (pie chart), ngoại trừ bạn có th ể sử dụng nhiều chuỗi dữ liệu và tạo các vòng "hình xuyến đồng tâm"
trong biểu đồ).
Kiểm tra các giá trị dao động theo thời gian như th ế nào. Dữ liệu được hiển th ị trong một tập hợp điểm dược nối bằng một đường.
Dữ liệu từ các hạng raục dưứi dạng một tỷ lệ phần tràm của một tổng thể. (Tương tự như một biểu đồ hình xuyến (doughnut chart).
Kiểm tra dữ liệu khi nó liên quan đến một điểm trung tâiĩi. Dữ liệu được vẽ trên các diểm toả tròn từ điểm tâm. Loại biểu đồ này thường được sử dụng để đưa ra những phân tích hiệu suất chủ quan.
Xem giá trị của một mục dao động như th ế nào, cũng như giá cao, thấp và đóng cửa hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng năm của nó. Biểu dồ này được sử dụng để theo dõi các giá cổ phiếu, nhưng nó cũng có th ể được sử dụng dể theo dõi nhiệt độ và các số lượng khả biến khác.
Kiểm tra dữ liệu được m ã hoá màu trê n một bề mật ba chiều để khảo sát những mốì quan hệ giữa các giá trị dữ liệu.
So sáBh các tập hợp điểm dừ liệu số khác nhau trong khòng gian để làm lộ ra các mẫu và những xu hướng trong dữ liệu. (Tương tự như một biểu đồ bọt (bubble chart), ngoại trừ đừ liệu xuất hiện dưới dạng các điểm thay vì các bọt).
Các biểu đồ cột
Sử dụng một biểu đồ cột (column chart) khi bạn muốn các khán giả so sánh các giá trị dữ liệu trong các hạng mục khác nhau. Các giá trị
stock
Suríace
XY (Scatter)
2 6 2 Chướng 2: Đặt một biểuđổ trên Slide
thường được so sánh trong một khung thời gian. Ví dụ, 3iểu đồ cột trong hình 2.5 so sánh số cá bắt được trong ba hồ. Xem céc cột có các chiều cao khác nhau nằm cạnh nhau làm cho dễ dàng thâ^ các giá trị so sánh với nhau như thế nào.
Như được minh hoạ ở cuôì hình 2.5, một biểu đồ cột xếp chồng' (stacked column chart) cũng so sánh các giá trị ngoại trừ các cột xuâ' hiện cái này lên trên cái kia chứ không nằm cạnh nhau. Sự so sánh giá
trị không dễ dàng thục hiện trong một biểu đồ cột xếp clr.ồng, nhưng một biểu đồ xếp tẫng cho bạii hiểu những giá t iị cíeh luỹ mè bạn khôr g thể có được từ biểu đồ cột chviẩn. Ví dụ trong hình 2.5, biểu iồ xếp tầng cho thấy rõ tổng cộng bao nhiêu con cá đã được bắt mỗi lần "rong ba hồ này.
f Ví dụ: So sánh tổng doanh số theo năm trong các k.vi mcc kh(u nhan.
K Các hiểu đ ồ ítAýng tự: Biểu đù thanh và biểìi àồ cột ũhục vụ các mục đícữ ỉxcơng tự. c ả bai so :;ánb các giả tĩỊ, ngoại lìc căc thanh hoăc biểu đô thanh nằm ngang (ckiin^ t ì ằ m cạnh nhan) tnmo. khi các cột trong một biềii đồ cột thẳng đứng, chúng làm tướng lên và hướng xuống. Cách thông thường là sử dụng biểii đồ cột khi bạn muốn nhấn mạnh dữ liệii so sánh với nhaìi qtia các beng mục như thế nào, nbĩữtg sử dụng một biển đồ thanh khi bạn muốn nhấn mạnh các giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong việc ỈO sánh. Các thanh lớn m nhỏ xiiắt kiện nổi bật trong các hiện đc thanh - zbúng xiiất hiện ở nơi mà ai cũng có thể thấy chúng.
12
i f t M m w e i u * ằ > đ M u n ỉy LK9
U i r r o r ' Ằ U ữ T Ị
■ M r r o r U ợ n 3 10 e
■ B iu e T ti* . 9 7
Ổ M u O O y
6 : 1 1 .
M an T u e . W e ơ
■ M lrrof
■ B lu e
OMu90y
Mon T u e . Wea.
Hỉnh 2.5 Một bỉểu đố cộĩ (ỉrSn), biểu 0Ổ cột xẽ'p tầng (dưới), và vvorlsheet đưực sử dụng để tạo các biểu đổ.
9 Các biến thê} Mười chín biển đồ tạo nên các lổ hợp khác nhan của các cột xếp tầng, C Ộ I 3D, cột hình trti và hình chóp.
Cảnh báo
Tránh dùng đến chiều th ứ ba trong các biểu đồ cột và biểu đ ồ thanh. M ục đích của biểu đồ n à y là so sánh d ữ liệ u tro n g các h ạ n g m ụ c k h á c n h a u , n h ư n g k h i PovverPoint "làm nghiêng"m ột biểu đồ đê k ế t x u ấ t n ó trong 3D, bạn th ấ y các đỉnh và cạnh của các cột và ứìanh, thật ra điều n à y ỉàm cho cấc cộ t và ửìanh nhỏ trông lớn hơn thực tế. S ự so sánh giữã các c ộ t lớn và n h ỏ và các thanh có t h ể bị m ấ t đ i ở chiều th ứ ba. N ế u bạn p h ả i tạo m ộ t biểu đồ cột 3D, h ã y s ử dụng các cột h ình trụ, bình nón hoặc bình chóp đ ể tránh vấn đề làm cho các cột nhỏ xíu trông lớn hơn.
PowerPoint phải thu hẹp các cột để làm cho các cột nằm vừa trên biểu đồ nếu bạn vẽ nhiều điểm và việc làm như vậy có thể trở nên vô dựng. Xem xét những gì xảy ra trong hình 2.5. Ví dụ, biểu đồ so sánh bao nhiêu con cá đã được bắt tại ba hồ không phải trong ba ngày mà trong 30 ngày. Biểu đồ trên cùng có 90 cột rất hẹp. So sánh việc bắt cá trong ngày vào những ngày khác nhau gần như không thể. Nếu bạn phải so sánh nhiều điểm dữ liệu qua các hạng mục khác nhau. Hãy xem xét sử dụng một biểu đồ đường thay vì biểu đồ cột.
Các biểu đồ đường
Mục đích của một biểu đồ đường (line chart) là kiểm tra các giá trị theo thời gian dao động. Mỗi đường trên biểu đồ với các đỉnh và chỗ lõm của nó, cho thấy rõ các dao động. Bdi vì mỗi điểm dừ liệu trong biểu đồ được tượng trưng bằng một châm, không phải một cột hoặc thanh dày, bạn có thể vẽ nhiều giá trị mà không thiếu không gian biểu đồ. Ví dụ trong hình 2.6, biểu đồ vẽ 30 điểm dữ liệu, 10 điểm dữ )iệu cho mỗi hồ. Biểu đồ tương tự trong hình 2.5, một biểu đồ cột vẽ chỉ chín điểm dữ liệu. Sử dụng một biểu đồ một khi bạn muốn vẽ nhiều giá trị dữ liệu để minh hoạ một xu hướng hoặc sự di chuyển trong dữ liệu.
Chương 2: Dặt một biểu đổ trên Siide 263
2 6 4 Chưởng 2: Đặt một biểu đó trên Slide
FiỉK cajsm tn MirrOỉ Bkis and Muddy iiU9
Uiiror ĐIUÉ Muddy
€/1 3 10
6/2 9 6 5
ị í ĩ 6 8 ò
Si4 4 7 4
V i 3 9 7
t 4 2
/ 1ằ ĩ
ị \2
12 \2 0
^ , 0 ệ
15
12 •
9 -
6 •
3 '
/ /
0 ^---
6/1
—r ' 6 /4
Mỉrror
BIU9 Muđđy
6 /7 bỉVJ
Hình 2.6 Mộỉ biểu đổ đường và Morksheet được sử dụng để tạo ná.
Các biểu đỏ dương không tỉiể hiện đúng các điểm dữ hệu riêng lẻ - sô cá bắt đươc trong niột hồ,, doanh số trorig tháng ] 1, số người sống ở Ohio. Sử dụng các; biểu đồ đường để báo cáo dữ liệu rihưng để hiển thị những xu hướng dữ liệu theo thời gian.
9 Kiểm tra: Kiểm íra dứ liệu của hai mặt hàng thay đổi theo tuần như thế nào đ ể minh hoạ ĩihững dao động và so sánb giá trị của hai mặỉ bàng trong một khoảng thời gian 6 tháng.
* Các biểu đồ tương tự: Biền đồ ưiìĩig là một biểu đồ đtiờng c6 màu đĩíợc tò dầy. Biểu đó cổ phần là loại biềỉi đồ đường được thiết k ế đặc biệt đ ể theo dõi giá trị của cáccổphiếìi bao gồm các giá cao, thấp và giá đóng ả ia của mọi cổ phiếu.
* Các biến thể: Bảy biến thể bao gồm biểu đồ đường xếp tầng và biển đồ 3D. Thay ưì bắí chéo nhau, các đườĩig trong một biểu đồ được xếp tầng lên trên nhau sao cho bạn thấy giá trị tich ỉnỳ ảxĩ liệu được vẽ cũng như mọi điềm riêng lẻ của giá trị d ứ liệu. (Xem xét sử dụng một biền đồ được xếp tầng nêu bạn muốn trình bày dứ ỉiện bằng cách này). Bạn có thể bao hàm các đường thả I>à các thanh hướng lên/bướtig xitống trong các biểu đồ đỉíờng đ ề phân biệt rõ hcm một điểm d ữ liệu này với điểm dữ liệu k ế tiếp (xem phầ n sau
"Các biềìi đồ tổ hợp" trong chương nàỵ).
Cành báo
Trong m ộ t biếu đổ đường, m ỗ i chuỗi d ữ liệu được tượng trưng bằng m ộ t đường. V í dụ hình 2.6 vẽ biểu đ ồ sô cá bắt được m ỗ i ngày tại ba bồ, k ế đó có ba đường trên biểu đồ. Cẩn ứìận về việc vẽ quá n h iều ch u ỗ i d ữ liệu - bao gồm quá nhiều đường trên m ộ t biểu đ ồ đường. Đ ặ t
Chương 2: Đ ặt một biểu đó trên Slide 265
quá nhiều đường trong biểu đồ và n ó bắt đầu trông giống n h ư m ột tô mì.
Các biểu đổ tròn
Một biểu đồ tròn {pie chart) là loại biểu đồ đơn giản nhất. Nó thể hiện các giá trị so sánh dưới dạng các phần của một tổng thể. Sử dụng các biểu đồ tròn để so sánh các giá trị được kết hợp với nhau. Ví dụ, biểu đồ tròn trong hình 2.7 cho thấy số cá bắt được tại mỗi trong ba hồ khác nhau so với tổng số cá bắt được như thế nào. Các biểu đồ tròn không thể h.iện các số lượng mà là các mối quan hệ giữa dữ liệu.
F is h c a jỡ h t in M irro ỉ 8 lu s and M u đ d y LaKe
M ỉn o r B lu d M u d d y
T o ld l f U h C a u g h t 18 19 2 4
■ Mirror
■ Blue oMuddy
Hình 2.7 Một biểu dổ tròn và vvorksheet được sử dụng để lạo nó.
---
M đ y q^lì n k ó k k i n l i ^ p J ữ l i ệ u t i ế u 3ổ i p ò n l f c n q v v o p k s k e c l p à n q b i ế u ể ể I p ò n v ẽ c k ỉ m ộ t c l i u Ễ í < j j l i ệ u . M ó i c á c k k h á c , n ó c ị t ỉ c ổ m ộ i h q n q m g c . V í d ụ , ỉp o .iq liì n k 2 . 7 * T o t u l P is ỉi C a u q k t ( ỉ ổ n q s ế c á b đ f đ ư c c ) l a l i g n q m g c cJu(j n h ố t . C ó c b i ế u ẩ ổ Ỉ P Ồ n I đ c đ c t i ế u d ổ P o w e p P o i n Ì d ( j i j n k ế t v ẽ m ộ t c L u ỗ i cJứ liệ u .
# Ví dụ: Khám phá các chi phí doanh nghiệp khác nhan góp phần ĩxíơng xứng với tổng chi phí doanh nghiệp như thế nào.
ằ Oỏc b iểu đ ồ tương tự: Biển đồ hỡnh xtiyến là một biền đồ trũn cú một lỗ ở giữa. Tuỵ nhiên, bạn có thể sắp xếp vẽ nhiều cbuỗi dữ liệu với một biểu đồ hình Xĩiyến. Các loại biểu đồ cột, đường, thanh và m n g điứĩ ra các biểu đồ Ĩ00%. Những biểu đồ này. nhưcác biểu đồ
tròn hiển thị các giá trị dỉíớidạng một phần của tổnq thể thay vìdiỉới dạng các giá trị theo số lượng.
K Các hiến thể: Sáii biến thể bao gồm các biềìi đồ tròn 3D, các biểỉi đồ tròn tách rời vằ một biển đồ pie o f pie và bar o f pie. Trong một biển đồ tròn tách rời (exploded pie chart), các lát được kéo ra đế làm cho chúng riêng biệt hơn với nhau. Các biển đồ Pie ofPie uà bar o f pie thii thập các lát bánh nhỏ và đặt chứng trong một biểti đồ cột .xếp tầng hoặc ỈTánb phụ cạnh biềĩi đồ tròn. (Xem phần san "Các
biểu đồ lổ hợp" trong chtỉơng này nếỉi bạn tò wò về chủ đề này).
Bâ't kỳ chuỗi dữ liệu trình bày các tỷ lệ phần trăm là một đơn cử tốt cho biểu đồ tròn bởi vì giá trị phần trăm theo định ?,:ghĩa là một phí^n của một thứ gì dó lớn hơn.
Cầnh báo
Oừng đưa ỉiơn / hoặc s g iá Iri vào m ộ t hiểu đồ trò.n vá c ố tránh các giá tiỊ n h ỏ vồn tạo nên ciĩc lát báiih bẹp n ế u kh ô n g biếu đồ Iròn sẽ tách íhành các lát bành hẹp
và trở n ên vô dụng cho những m ục đích so sánh. (Bạn có t h ề giải q u yết vấh đ ề các lá t bánh h ẹp với m ộ t biểu đồ har o f pie hoặc pie o f pie. N h ữ n g biểu đồ n à y đặt các giá trị n h ỏ hơn trong m ộ t biểu đồ cộ t hoặc m ộ t biểu đồ tròn p h ụ ở m ộ t phía biểu đ ồ tròn. X e m phấn sau "Các biểu đồ t ổ họp" trotìg chươiig nừy).
Các biểu đẩ thanh
Một biểu đồ thanh (bar chart) so sánh các giá trị trong các hạng mục khác nhau, thường bên trong một khung thời gian và nhấn mạnh các giá trị lớn hơn và nhỏ hơn. Các thanh cho bạn thấy ngay tức thì các trị so sánh với nhau như thế nào và các giá trị nào lởn nhâ't và r.hỏ nhất. Ví dụ, trong biểu đồ thanh hình 2.8, có thể thấy rõ hầu hết số cá được bắt vào thứ tư (Wednesday) tại hồ Muddy Lake, sô' lượng cá ít nhất được bắt vào ngày thứ hai (Monday) tại hồ Mirror và ngày thứ tư tại hồ Blue.
Một biểu đồ thanh xếp tầng (stacked bar chart) cũng so sánh các giá trị, nhựng nó làm như vậy một cách tích luỹ. Thay vì các thanh trong mỗi kiểu dừ liệu được nhóm lại với nhau, chúng được sắp đặt dầu nôi đầu, do đó bạn có thể hiểu được tổng giá trị của các thanh. Trong biểu đồ thanh xếp chồng ở hình 2.8, bạn thấy cá được bắt vào ngày thứ ba nhiều hơn hai ngày kia và bạn vẫn có thể biết bao nhiêu cá đươc bắt mỗi ngày tại mỗi hồ.
2 6 6 Chương 2: Đặt một biểu đổ trên Slide