5. Phương pháp nghiên cứu
2.4. Mô hình chức năng hệ thống
2.4.1. Mô tả chung
2.4.1.1. Các chức năng tạo lập, lưu trữ và quản lý thông tin
Hệ thống phải cung cấp các chức năng tạo lập thông tin để người sử dụng có thể nhập các thông tin. Các chức năng tạo lập và cập nhật phải tuân thủ theo các mẫu chuẩn của từng công việc. Ngoài ra hệ thống phải cung cấp các công cụ để người sử dụng có thể soạn thảo văn bản ngay trong hệ thống, theo các mẫu văn bản đã có sẵn. Các chức năng cụ thể như sau:
- Tạo lập các loại HS
- Cập nhật các văn bản làm căn cứ - Tạo lập các mẫu văn bản
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- Cập nhật thông tin về chủ HS
- Cập nhật thông tin hồ sơ thủ tục hành chính 2.4.1.2. Các chức năng theo dõi xử lý
Hệ thống phải xây dựng để phục vụ xử lý công việc theo các quy trình đã được chuẩn hóa. Do đó nó phải cung cấp được các chức năng cơ bản về theo dõi xử lý.
- Theo dõi quá trình quản lý và lưu trữ các hồ sơ thủ tục hành chính. - Theo dõi quá trình giải quyết công các hồ sơ thủ tục hành chính. 2.4.1.3. Các chức năng tạo lập kho dữ liệu và đồng bộ dữ liệu
- Hình thành kho dữ liệu riêng cho các đối tượng cần quản lý trong quá trình giải quyết hồ sơ thông qua “các tiêu thức quản lý riêng”. - Trên cơ sở các tiêu thức quản lý riêng tích hợp và đồng bộ dữ liệu
thống nhất với các HTTT và CSDL quản lý chuyên ngành. 2.4.1.4. Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin
- Tìm kiếm thông tin: hệ thống phải cung cấp các chức năng tìm kiếm thông tin cho người sử dụng. Việc tìm kiếm thông tin có thể thực hiện với nhiều tiêu thức khác nhau hoặc thông qua các từ khóa.
- Hệ thống phải có khả năng tổng hợp thông tin theo nhiều tiêu thức khác nhau phục vụ cho công tác tổng hợp phục vụ lãnh đạo, các chuyên viên.
- Kêt xuất bảng thống kê, báo cáo tổng hợp về tình hình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.
2.4.1.5. Các chức năng quản trị hệ thống
Bất kỳ hệ thống nào khi xây dựng cũng phải đảm bảo được vấn đề an ninh và bảo mật của hệ thống. Đây là một hệ thống phục vụ dịch vụ hành chính công tại các cơ quan hành chính nhà nước, nên việc xây dựng một hệ thống bảo mật càng có vai trò quan trọng. Hệ thống phải có các chức năng cơ bản sau:
- Quản trị người sử dụng: Phần mềm phải có chức năng thêm mới, sửa, xóa người sử dụng.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- Phân quyền truy nhập: đây là một chức năng hết sức quan trọng bởi nếu việc phân quyền hệ thống không tốt sẽ tạo nên những đe dọa cho sự an toàn của hệ thống. Hệ thống bảo mật được xây dựng phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan đó.
- Hệ thống thông tin danh mục: Hệ thống sẽ cung cấp các danh mục dùng chung cho tất cả các cơ quan trên địa bàn tỉnh.
- Hệ thống phải có cơ chế lưu trữ các thông tin truy nhập của người sử dụng, để phục vụ công tác sửa chữa lỗi khi hệ thống gặp những bất thường.
- Sao lưu dữ liệu định kỳ và đột xuất. - Phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố. - Cung cấp các báo cáo vận hành hệ thống.
- Kết nối và trao đổi thông tin với các thành phần khác của HTTT.
2.4.2. Mô hình chức năng hệ thống 2.4.2.1. Mô hình tổng thể Hình 2.1. Mô hình tổng thể HTTT PHỤC VỤ PHÒNG GIAO DỊCH MỘT CỬA 1. QL T hông ti n da nh m ụ c 2. QL V ăn b ả n v à m ẫu vă n bả n 3. QL lo ạ i h ồ sơ TTHC 4. QL H ồ sơ TTHC 5. Kha i t há c thông t in 6. Gi ả i quy ế t TTHC qua m ạ ng 7. Qu ả n tr ị hệ th ố ng
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
2.4.2.2. Phân rã các chức năng hệ thống a. Quản lý thông tin danh mục
- Danh mục cấp địa bàn - Danh sách địa bàn - Danh mục cấp cơ quan - Danh sách các cơ quan - Danh sách các đơn vị - Danh mục chức vụ - Danh sách lĩnh vực - Danh mục loại văn bản - Danh sách các thủ tục - Loại bản nộp
b. Quản lý văn bản và mẫu văn bản - Cập nhật văn bản
- Cập nhật mẫu văn bản c. Quản lý loại hồ sơ
- Cập nhật thông tin chung
- Cập nhật danh sách các văn bản làm căn cứ - Cập nhật danh sách các thủ tục
- Cập nhật các mẫu VB
- Cập nhật danh sách các tiêu thức quản lý d. Quản lý hồ sơ thủ tục hành chính
- Tiếp nhận HS
Cập nhật thông tin chủ HS
Cập nhật thông tin chung
Cập nhật các thủ tục
In giấy biên nhận
Tiếp nhận HS qua mạng
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- Giải quyết HS
Trao đổi thông tin xử lý HS
Cập nhật văn bản dự thảo giải quyết HS
Góp ý cho văn bản dự thảo - Cập nhật kết quả giải quyết HS
Cập nhật kết quả giải quyết HS
Cập nhật VB giải quyết HS
In VB giải quyết HS
Gửi kết quả qua mạng
- Cập nhật các tiêu thức quản lý 2.4.2.3. Khai thác thông tin
a. Tra cứu, tìm kiếm thông tin
- Tra cứu VB làm căn cứ để giải quyết HS - Tra cứu tìm kiếm HS theo tiêu thức - Tra cứu giấy biên nhận
- Tra cứu VB giải quyết HS b. Lập báo cáo danh sách HS
- Theo khoảng thời gian - Theo loại HS
- Theo lãnh đạo phụ trách - Theo đơn vị giải quyết HS - Theo kết quả giải quyết HS - Theo tình trạng giải quyết c. Thống kê số lượng HS
- Theo khoảng thời gian - Theo loại HS
- Theo lãnh đạo phụ trách - Theo đơn vị giải quyết HS - Theo lãnh đạo giải quyết HS
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- Theo kết quả giải quyết HS - Theo tình trạng giải quyết
2.4.2.4. Giải quyết HS thủ tục hành chính thông qua cổng giao tiếp điện tử a. Tra cứu xem thông tin
- Các VB quy phạm pháp luật
- Các quy định về hồ sơ thủ tục hành chính - Các hướng dẫn về HS thủ tục hành chính - Thông báo tình hình và kết quả giải quyết HS b. Đăng ký giải quyết HS thủ tục hành chính
- Cập nhật (khai báo), gửi các mẫu - Nhận thông báo giải quyết HS - Nhận tệp VB giải quyết HS 2.4.2.5. Quản trị hệ thống
- Đăng nhập hệ thống - Danh sách người sử dụng - Danh sách nhóm người sử dụng - Danh sách quyền truy nhập - Sao lưu, phục hồi dữ liệu
2.4.3. Phân tích chi tiết các chức năng
Các chức năng hệ thống cần được phân tích chi tiết, cụ thể, yêu cầu phân tích đối với mỗi chức năng gồm:
- Mục đích sử dụng của chức năng - Các thao tác của chức năng
- Các loại đối tượng sử dụng thực hiện các thao tác - Các tiêu thức nhập liệu để cập nhật dữ liệu
- Các bảng dữ liệu được thực hiện trong quá trình thực hiện chức năng. - Yêu cầu về giao diện thực hiện chức năng đối với người sử dụng - Kết quả của chức năng
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
2.4.3.1. Quản lý thông tin danh mục a. Mục đích sử dụng
- Cập nhật TTDM vào CSDL phục vụ cho việc thực hiện các chức năng tiếp theo.
- Xem danh sách các TTDM đã được cập nhật. b. Các thao tác chính
- Truy nhập vào và thoát khỏi chức năng
- Tạo mới một TTDM và ghi kết quả vào CSDL
- Sửa một thông tin danh mục đã được cập nhật và ghi kết quả vào CSDL
- Xóa một TTDM khỏi danh sách hiện có. - Xem, in các danh sách TTDM đã cập nhật c. Người sử dụng thực hiện các thao tác
- Quản trị hệ thống
- Bộ phận tiếp nhận HS và trả kết quả, chuyên viên: Cập nhật các TTDM bổ xung trong quá trình vận hành, sử dụng HHTT.
- NSD tham gia HTTT: Xem, in danh sách TTDM đã cập nhật. d. Các tiêu thức nhập liệu
- Là các trường trong bảng dữ liệu tương ứng của TTDM, về cơ bản được thể hiện qua tiêu thức quản lý đã được trình bày trong mô tả TTDM thuộc nội dung Thông tin và chuẩn hóa thông tin.
e. Yêu cầu về giao diện
- Có các nút lệnh để thực hiện các thao tác đã nêu - Có vùng nhập liệu chứa các thao tác nhập liệu
- Có vùng xem thông tin để hiện danh sách các TTDM đã được cập nhật
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- TTDM được cập nhật vào bảng dữ liệu tương ứng và được lưu giữ trong CSDL, được sử dụng để thực hiện các chức năng tiếp theo của HTTT.
2.4.3.2. Quản lý VB và mẫu VB a. Mục đích sử dụng
- Cập nhật VB và mẫu VB vào CSDL phục vụ cho việc thực hiện các chức năng tiếp theo
- Tra cứu, tìm kiếm, xem VB và mẫu VB đã được cập nhật b. Các thao tác chính
- Truy nhập vào và thoát khỏi chức năng
- Tạo mới một dữ liệu và ghi kết quả vào CSDL
- Sửa một dữ liệu đã được cập nhật và ghi kết quả vào CSDL - Xóa một dữ liệu khỏi danh sách hiện có
- Xem, in các danh sách và dữ liệu đã được cập nhật c. Người sử dụng thực hiện các thao tác
- Bộ phận tiếp nhận HS và trả kết quả, chuyên viên: Cập nhật, tra cứu và sử dụng các VB quy phạm pháp luật liên quan đến các VB làm căn cứ, các mẫu VB phục vụ cho việc giải quyết HS.
- NSD tham gia HTTT: Xem, in danh sách TTDM đã cập nhật. d. Các tiêu thức nhập liệu
- Là các trường trong bảng dữ liệu tương ứng của TTDM, về cơ bản được thể hiện qua tiêu thức quản lý đã được trình bày trong mô tả TTDM thuộc nội dung Thông tin và chuẩn hóa thông tin.
e. Yêu cầu về giao diện
- Có các nút lệnh để thực hiện các thao tác đã nêu - Có vùng nhập liệu chứa các thao tác nhập liệu
- Có vùng xem thông tin để hiện danh sách các TTDM đã được cập nhật
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- VB và mẫu VB được cập vào bảng dữ liệu tương ứng và được lưu giữ trong CSDL, được sử dụng để thực hiện các chức năng tiếp theo của HTTT.
2.4.3.3. Quản lý loại HS a. Mục đích sử dụng
- Cập nhật loại HS
- Cập nhật thông tin chung
- Cập nhật danh sách các VB làm căn cứ - Cập nhật danh sách các thủ tục
- Cập nhật các VB mẫu
- Cập nhật danh sách các tiêu thức quản lý
- Tra cứu, tìm kiếm xem các loại HS đã được cập nhật b. Các thao tác chính
- Truy nhập vào và thoát khỏi chức năng
- Tạo mới một dữ liệu và ghi kết quả vào CSDL
- Sửa một dữ liệu đã được cập nhật và ghi kết quả vào CSDL - Xóa một dữ liệu khỏi danh sách hiệnc có
- Xem, in các danh sách và dữ liệu đã được cập nhật c. Người sử dụng thực hiện các thao tác
- Bộ phận tiếp nhận HS và trả kết quả, chuyên viên:
Tạo lập các loại HS đã được chuẩn hóa theo quy định
Cập nhật, tra cứu và sử dụng các loại HS đã cập nhật
- NSD tham gia HTTT : Xem, in danh sách TTDM đã cập nhật. d. Các tiêu thức nhập liệu
- Là các trường trong bảng dữ liệu tương ứng của TTDM, về cơ bản được thể hiện qua tiêu thức quản lý đã được trình bày trong mô tả TTDM thuộc nội dung Thông tin và chuẩn hóa thông tin.
e. Yêu cầu về giao diện
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- Có vùng nhập liệu chứa các thao tác nhập liệu
- Có vùng xem thông tin để hiện danh sách các TTDM đã được cập nhật
f. Kết quả của chức năng
- Loại HS được cập nhật vào bảng dữ liệu tương ứng và được lưu giữ trong CSDL, được dùng để thực hiện các chức năng tiếp theo của HTTT.
2.4.3.4. Quản lý hồ sơ TTHC a. Mục đích sử dụng
- Tiếp nhận HS
Cập nhật thông tin chủ HS
Cập nhật thông tin chung
Cập nhật các thủ tục
In giấy biên nhận
Tiếp nhận HS qua mang
Cập nhật thông tin phần xử lý - Giải quyết HS
Trao đổi thông tin xử lý HS
Cập nhật VB dự thảo giải quyết HS
Góp ý cho VB dự thảo
- Cập nhật kết quả giải quyết HS
Cập nhật kết quả giải quyết HS
Cập nhật VB giải quyết HS
In VB giải quyết HS
Gửi kết quả qua mạng b. Các thao tác chính
- Truy nhập vào và thoát khỏi chức năng
- Tạo mới một dữ liệu và ghi kết quả vào CSDL
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- Xóa một dữ liệu khỏi danh sách hiệnc có
- Xem, in các danh sách và dữ liệu đã được cập nhật c. Người sử dụng thực hiện các thao tác
- Bộ phận tiếp nhận HS và trả kết quả, chuyên viên:
- Thực hiện các thao tác cập nhật dữ liệu, xử lý HS, trao đổi thông tin trên mạng.
- Tra cứu, tìm kiếm và sử dụng các HS đã giải quyết
- NSD tham gia HTTT: Xem, in danh sách TTDM đã cập nhật. d. Các tiêu thức nhập liệu
- Là các trường trong bảng dữ liệu tương ứng của TTDM, về cơ bản được thể hiện qua tiêu thức quản lý đã được trình bày trong mô tả TTDM thuộc nội dung Thông tin và chuẩn hóa thông tin.
e. Yêu cầu về giao diện
- Có các nút lệnh để thực hiện các thao tác đã nêu - Có vùng nhập liệu chứa các thao tác nhập liệu
- Có vùng xem thông tin để hiện danh sách các TTDM đã được cập nhật f. Kết quả của chức năng
- Các HS và các thông tin giải quyết HS, các tiêu thức quản lý HS được cập nhật vào bảng dữ liệu tương ứng và được lưu giữ trong CSDL, được sử dụng để thực hiện các chức năng tiếp theo của HHTT.
2.4.3.5. Khai thác thông tin a. Mục đích sử dụng
- Tra cứu, tìm kiếm thông tin
Tra cứu VB làm căn cứ để giải quyết HS