5. Phương pháp nghiên cứu
2.1.1. Phân tích các quy trình, nghiệp vụ hành chính
2.1.1.1. Xác định, chuẩn hoá và công khai các loại hồ sơ thủ tục hành chính
a. Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”, các cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ thực hiện ban hành các quy định và hướng dẫn cụ thể quy trình giải quyết từng loại hồ sơ thủ tục hành chính về các nội dung sau:
- Các văn bản làm căn cứ giải quyết HS - Các thủ tục cần thiết để có thể giải quyết HS - Chức vụ lãnh đạo phụ trách giải quyết HS - Đơn vị (phòng ban) chủ trì giải quyết HS - Các nội dung thông tin cần quản lý đối với HS - Các mẫu văn bản, kết quả giải quyết HS - Thời gian quy định giải quyết HS
- Phí và lệ phí
b. Hình thành và tạo lập các loại hồ sơ trong HTTT
- Để có thể vận hành HTTT Phòng giao dịch một cửa, đối với từng loại hồ sơ của các lĩnh vực khác nhau, Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc đơn vị chủ trì giải quyết loại hồ sơ có nhiệm vụ khai báo (tạo lập và cập nhật) các nội dung đã được xác định và chuẩn hoá. Dữ liệu loại hồ sơ sẽ được hệ thống sử dụng để hình thành quy trình giải quyết cho từng loại hồ sơ thủ tục hành chính khác nhau trên mạng từ khi tiếp nhận hồ sơ cho đến khi trả kết quả hồ sơ.
- Với cơ chế này, người sử dụng có thể tự thêm một loại hồ sơ, hoặc thay đổi nội dung thủ tục quy trình các loại hồ sơ. Như vậy, với cơ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
chế mở này, hệ thống có thể áp dụng để giải quyết không hạn chế về số lượng các loại hồ sơ thủ tục hành chính.
- Dữ liệu loại hồ sơ được coi như một loại thông tin danh mục (từ điển) đặc biệt, và cần được thống nhất dùng chung trong toàn bộ hệ thống mạng diện rộng, và như vậy có thể trao đổi thông tin với nhau.
c. Công khai thông tin liên quan đến các loại giải quyết các thủ tục hành chính Khi các loại hồ sơ đã được chuẩn hoá và được tạo lập, lưu trữ trong HTTT, thì việc công khai các thủ tục hành chính cho người dân và tổ chức, doanh nghiệp là cần thiết và bắt buộc. Các nội dung cần công khai gồm:
- Các văn bản làm căn cứ (văn bản quy phạm pháp luật, các quy định, hướng dẫn liên quan đến các thủ tục hành chính)
- Hướng dẫn các thủ tục thuộc từng loại hồ sơ thủ tục hành chính
- Thông báo các quy định liên quan đến quy trình giải quyết thủ tục hành chính (thời gian giải quyết, phí và lệ phí, cơ quan giải quyết, các bước thực hiện,…)
d. Các hình thức công khai thông tin giải quyết các thủ tục hành chính gồm: - Phổ biến thông tin trên các bảng tại Phòng giao dịch một cửa - Phổ biến thông tin bằng các tờ rơi
- Phổ biến thông tin trên các phương tiện truyền thông (báo, đài, truyền hình)
- Phổ biến thông tin trên Internet (Cổng giao tiếp điện tử, báo điện tử,…)
2.1.1.2. Giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính
Trên cơ sở quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” đã trình bày, có thể khái quát trình tự và thủ tục chung giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo các bước sau:
a. Chuẩn bị hồ sơ
- Chủ hồ sơ (người dân, tổ chức) tìm hiểu các thủ tục, quy trình, quy định liên quan đến giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
Thông qua hướng dẫn của cán bộ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Chủ hồ sơ tiến hành lập hồ sơ thủ tục theo quy định theo một trong
các cách:
Mua các mẫu biểu cần thiết và tiến hành khai báo vào mẫu
Các thủ tục và biểu mẫu có thể được phổ biến và cung cấp qua mạng Internet đến chủ hồ sơ. Các thủ tục được chủ hồ sơ lập bằng máy tính trên các mẫu có sẵn và in ra.
Chủ hồ sơ khai báo vào các form hồ sơ đăng ký trên mạng và gửi hồ sơ qua mạng đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
b. Tiếp nhận hồ sơ
- Chủ hồ sơ nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính đầy đủ và tính hợp lệ của hồ sơ, thủ tục.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh.
Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết.
- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ tiếp nhận:
Cập nhật hồ sơ
In và cấp giấy nhận hồ sơ và hẹn thời gian trả kết quả cho người nộp hồ sơ
Chuyển hồ sơ (giấy và điện tử) cho đơn vị chủ trì giải quyết.
- Tiếp nhận hồ sơ qua mạng, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện:
Tiếp nhận hồ sơ điện tử
Kiểm tra tính đầy đủ và tính hợp thức của hồ sơ
Cập nhật (chuyển) hồ sơ vào CSDL
Thông báo hẹn thời gian trả lời kết quả (qua mạng)
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
c. Giải quyết hồ sơ
- Đơn vị chủ trì giải quyết hồ sơ
Nghiên cứu hồ sơ
Xác minh các thủ tục
Xin ý kiến các đơn vị phối hợp (nếu cần)
Dự thảo văn bản giải quyết hồ sơ theo văn bản mẫu
Trình hồ sơ và văn bản dự thảo về lãnh đạo giải quyết
Chuyển hồ sơ kết quả giải quyết cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả cho chủ hồ sơ
Cập nhật thông tin riêng quản lý hồ sơ (nếu có) - Các đơn vị phối hợp
Phối hợp xác minh các thủ tục
Góp ý kiến giải quyết hồ sơ (nếu có) - Lãnh đạo phụ trách giải quyết hồ sơ
Nghiên cứu hồ sơ và văn bản giải quyết hồ sơ
Trao đổi ý kiến xử lý với đơn vị chủ trì giải quyết (nếu cần)
Ký duyệt văn bản giải quyết hồ sơ
Chuyển hồ sơ và văn bản giải quyết hồ sơ cho đơn vị chủ trì giải quyết. - Các công việc giải quyết hồ sơ được tin học hoá và được thực hiện
trên mạng máy tính.
Các thông tin liên quan đến giải quyết hồ sơ được cập nhật vào CSDL.
Các trao đổi thông tin giữa đơn vị chủ trì giải quyết, đơn vị phối hợp xử lý, lãnh đạo phụ trách được thực hiện trên mạng Lan tại cơ quan.
d. Trả kết quả giải quyết hồ sơ
- Trả kết quả giải quyết hồ sơ tại phòng giao dịch một cửa, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
In các giấy tờ Giấy báo xử lý chậm (nếu có), văn bản kết quả giải quyết (Quyết định, Công văn, Thông báo) để trả cho chủ hồ sơ.
In thông báo tình hình giải quyết hồ sơ và công bố tại phòng giao dịch một cửa.
- Thông báo kết quả giải quyết hồ sơ trên cổng giao tiếp điện tử
Thông báo danh sách kết quả giải quyết hồ sơ trên cổng giao tiếp điện tử.
Thông báo tình hình giải quyết hồ sơ trên cổng giao tiếp điện tử.
Gửi kết quả giải quyết (điện tử) và thông báo đến nhận kết quả cho chủ hồ sơ.
2.1.1.3. Lưu trữ, quản lý, sử dụng thông tin về hồ sơ thủ tục hành chính
a. Các dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính và dữ liệu quản lý riêng được lưu trong CSDL của HTTT. Các hồ sơ, giấy tờ và sổ sách vẫn được lưu trữ nhưng là các bản in ra từ hệ thống. Dữ liệu được lưu trữ phân tán tại các CSDL của UBND cấp huyện, việc trao đổi dữ liệu trên mạng Lan và mạng diện rộng là thường xuyên và bắt buộc.
b. Tiến tới các dữ liệu giải quyết hồ sơ được lưu trữ mang tính pháp lý. Có thể chỉ tồn tại các hồ sơ thủ tục hành chính dạng điện tử.
2.1.1.4. Cung cấp khai thác thông tin liên quan đến hồ sơ thủ tục hành chính
a. HTTT cung cấp cho người sử dụng có thẩm quyền các công cụ lập báo cáo tổng hợp và thống kê, kết xuất thông tin, lập sổ đăng ký và theo dõi tình hình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo nhiều dạng khác nhau, phong phú và đa chiều. HTTT cũng phục vụ người sử dụng tra cứu tìm kiếm thông tin theo yêu cầu. Việc gửi nhận báo cáo được thực hiện qua mạng. Một số thông tin về giải quyết thủ tục hành chính được cung cấp xuất bản lên cổng giao tiếp điện tử, Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành, Website công cộng của tỉnh.
b. Người dân tổ chức có thể được cung cấp dịch vụ tra cứu tìm kiếm thông tin về hồ sơ thủ tục hành chính liên quan mà họ được cho phép.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
2.1.1.5. Tích hợp, trao đổi thông tin với các hệ thống khác
a. Nhu cầu trao đổi thông tin với các hệ thống khác là rất lớn, bao gồm: - Tham chiếu và sử dụng dữ liệu của HTTT có liên quan
- Cung cấp dữ liệu cho HTTT có liên quan
- Cung cấp thông tin tổng hợp lên Cổng giao tiếp điện tử, Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành, Web site công cộng.
b. HTTT Phòng giao dịch một cửa được tích hợp với các HTTT liên quan và có cơ chế trao đổi thông tin dữ liệu theo quy định.
2.1.2. Phân tích và thiết kế HT thông tin quản lý danh mục
- Danh mục cấp địa bàn - Danh mục cấp cơ quan - Danh sách địa bàn - Danh sách các cơ quan - Danh sách các đơn vị - Danh mục chức vụ - Danh sách lĩnh vực - Danh sách các thủ tục - Danh mục loại văn bản 2.1.2.1. Danh mục cấp địa bàn
- Mã cấp địa bàn - Tên cấp địa bàn 2.1.2.2. Danh mục cấp cơ quan
- Mã cấp cơ quan - Tên cấp cơ quan 2.1.2.3. Danh sách địa bàn
- Mã địa bàn - Tên địa bàn - Cấp địa bàn - Địa bàn cấp trên
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
2.1.2.4. Danh sách các cơ quan - Mã cơ quan - Cấp cơ quan - Tên cơ quan - Địa chỉ - Địa bàn
- Các thông tin thêm (chức năng nhiệm vụ) 2.1.2.5. Danh sách các đơn vị (phòng ban) trong cơ quan
- Mã đơn vị - Thuộc cơ quan - Tên đơn vị - Địa chỉ
- Các thông tin thêm (chức năng nhiệm vụ) 2.1.2.6. Danh mục chức vụ - Mã chức vụ - Tên chức vụ 2.1.2.7. Danh sách lĩnh vực - Mã lĩnh vực - Tên lĩnh vực 2.1.2.8. Danh sách các thủ tục - Mã thủ tục - Tên thủ tục - Tệp mẫu thủ tục (nếu có) - Ghi chú
2.1.2.9. Danh mục loại văn bản - Mã loại văn bản - Tên loại văn bản
2.1.3. Phân tích và thiết kế HT thông tin quản lý người dùng
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- Danh sách nhóm người sử dụng - Danh sách quyền truy nhập 2.1.3.1. Danh sách người sử dụng - Mã NSD - Họ và tên - Chức vụ - Đơn vị - Thuộc nhóm NSD - Usename truy nhập - Mật khẩu truy nhập 2.1.3.2. Danh sách nhóm người sử dụng - Mã nhóm NSD - Tên nhóm NSD - Mô tả - Các quyền truy nhập 2.1.3.3. Danh sách các quyền truy nhập
- Mã quyền - Tên quyền - Mô tả
2.1.4. Phân tích và thiết kế HT thông tin giải quyết thủ tục hành chính
- Văn bản và mẫu văn bản
Văn bản
Mẫu văn bản
- Loại hồ sơ thủ tục hành chính ( gọi tắt là loại hồ sơ) gồm các dữ liệu chi tiết
Thông tin chung
Danh mục các văn bản làm căn cứ
Danh mục các thủ tục
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
Danh mục các văn bản mẫu liên quan đến loại hồ sơ - Hồ sơ thủ tục hành chính (gọi tắt là hồ sơ)
Thông tin về chủ hồ sơ
Thông tin chung hồ sơ
Thông tin quản lý riêng hồ sơ (các tiêu thức riêng theo loại hồ sơ)
Thông tin về các thủ tục của hồ sơ (các tệp)
Thông tin xử lý, giải quyết hồ sơ (Thông tin trao đổi góp ý)
Thông tin kết quả giải quyết hồ sơ (văn bản giải quyết hồ sơ) 2.1.4.1. Văn bản và mẫu văn bản
- Văn bản Mã văn bản Số văn bản Ký hiệu văn bản Ngày văn bản Loại văn bản Lĩnh vực
Cơ quan ban hành
Người ký văn bản
Trích yếu
Tệp văn bản gốc - Mẫu văn bản
Mã mẫu văn bản
Tên mẫu văn bản
Tệp mẫu văn bản 2.1.4.2. Loại hồ sơ
- Thông tin chung
Mã loại hồ sơ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
Lĩnh vực
Thời gian giải quyết (số ngày)
Chức vụ lãnh đạo phụ trách
Chức vụ lãnh đạo ký văn bản giải quyết
Đơn vị chịu trách nhiệm giải quyết
Lệ phí giải quyết hồ sơ
Bảng 2.1: Danh mục các văn bản làm căn cứ
STT Số/ký hiệu Ngày VB Loại VB Ngƣời ký Trích yếu Tệp VB
Bảng 2.2: Danh mục các thủ tục
STT Tên gọi Yêu cầu bản nộp Ghi chú
Bảng 2.3: Các văn bản mẫu
STT Mã số Tên gọi Tệp VB mẫu
2.1.4.3. Hồ sơ thủ tục hành chính/Tiếp nhận hồ sơ a. Thông tin chung hồ sơ
- Loại hồ sơ - Mã hồ sơ
b. Thông tin về chủ hồ sơ
- Chủ hồ sơ: Họ và tên Số CMND
- (hoặc Cơ quan/Tổ chức Số QĐ thành lập) - Địa chỉ: Số nhà: Phố/Thôn xóm
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
Bảng 2.4: Danh sách các thủ tục (các tệp)
STT Tên gọi Loại bản nộp
Tính hợp
lệ Đã nhận Tệp (*)
(tự động)
c. Thông tin tiếp nhận và hẹn trả kết quả - Ngày hận hồ sơ
- Cán bộ nhận hồ sơ - Yêu cầu bổ xung hồ sơ - Phiếu nhận hồ sơ số: - Ngày PNHS
- Ngày hẹn và trả kết quả hồ sơ - In phiếu nhận hồ sơ
d. Thông tin phần xử lý hồ sơ - Lãnh đạo phụ trách - Đơn vị giải quyết hồ sơ - Chuyên viên xử lý chính - Phiếu giao nhận hồ sơ số - Ngày phát giao nhận hồ sơ
- Chuyển hồ sơ (tới lãnh đạo và đơn vị giải quyết hồ sơ) - In phiếu giao nhận hồ sơ
2.1.4.4. Hồ sơ thủ tục hành chính/ Xử lý, giải quyết hồ sơ
Bảng 2.5: Danh sách các hồ sơ cần xử lý/phụ trách/tham gia xử lý (view và chọn)
STT Mã HS Loại HS Ngày nhận Ngày trả KQ CB nhận HS Lãnh đạo
- Mã số hồ sơ
- Thông tin tiếp nhận hồ sơ (thông tin đã cập nhật ở tiếp nhận hồ sơ) - Thông tin xử lý chậm hồ sơ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
Ngày phiếu báo xử lý chậm