KẾ TOÁN, QUYẾT TOÁN
Chương IV đề cập đến các vấn đề kế toán, báo cáo tài chính nói chung và những yêu cầu cụ thể về kế toán, báo cáo tài chính liên quan đến Chương trình. Cả hai hoạt động nói trên đều quan trọng, nếu thực hiện theo đúng quy định sẽ góp phần làm tốt công tác kế toán và có được các báo cáo chính xác cho Chương trình.
Ngân sách Chương trình là ngân sách hỗ trợ theo mục tiêu (HTTMT). Vì vậy, các yêu cầu, nhiệm vụ và nguyên tắc kế toán cũng tuân thủ theo đúng các yêu cầu, nhiệm vụ và nguyên tắc kế toán ngân sách nói chung. Tuy nhiên, do đặc thù của nguồn vốn Chương trình nên có thêm một số điểm cần được lưu ý .
1. Kế toán
1.1. Sử dụng mã số của Chương trình mục tiêu trong kế toán
a) Trong nghiệp vụ kế toán cần sử dụng đúng các Mã số của Chương trình để đảm bảo tình chính xác trong công tác hạch toán kế toán và đối chiếu với Kho bạc Nhà nước về ngân sách Chương trình.
b) Trong mẫu chứng từ chi ngân sách nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 120/2008/QĐ-BTC ngày 22/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chế độ kế toán ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ KBNN đã thiết kế ô và chỗ để ghi chép các mã số nêu trên phục vụ cho hạch toán, quyết toán chi ngân sách nhà nước. Khi rút dự toán hoặc cấp lệnh chi tiền phải ghi đúng và đầy đủ mã số tương ứng vào chứng từ, đơn vị sử dụng ngân sách, cơ quan tài chính, KBNN hạch toán theo đúng chế độ quy định.
1.2. Các nguyên tắc kế toán cơ bản
a) Giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể.
b) Nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
c) Thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc cẩn thận và có phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn.
1.3. Niên độ ngân sách và kỳ kế toán
a) Niên độ ngân sách : Niên độ của năm tài chính được bắt đầu tính từ ngày 01 /01 và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm.Chứng từ thanh toán các nghiệp vụ phát sinh hoặc hoàn thành trong năm tài chính từ ngày 01 tháng 01 đến kết thúc ngày 31 tháng 12 của năm được thanh toán và quyết toán vào năm tài chính. Riêng đối với thanh toán phần mua sắm thiết bị và xây lắp và một số nhiệm vụ khác, do đặc thù của quá trình hoàn thiện hồ sơ thanh toán đòi hỏi phải có thời gian, trong khi theo quy định hiện hành các khối lượng hoàn thành trước khi kết thúc ngày 31 /12 của năm đều được thanh toán, quyết toán vào năm tài chính, do vậy việc kiểm soát chi và thanh toán cho các khối lượng công việc hoàn thành trước khi kết thúc ngày 31/12 sẽ được thực hiện cho tới hết ngày 31/1 năm sau liền kề (thời gian chỉnh lý quyết toán năm tài chính.)
b) Kỳ kế toán : Là Quý (3 tháng) và năm (12 tháng, chia ra 4 quý). Chi tiết tham khảo Luật Kế toán và Thông tư số 108/2 008/TT-BTC ngày 18/11/2008 của Bộ Tài chính.
1.4. Kế hoạch vốn và giải ngân a) Về kế hoạch nguồn vốn:
- Số dư dự toán NS Chương trình năm trước chuyển sang (theo quy định);
- Số dư tiền gửi của đơn vị từ năm trước chuyển sang (nếu được phép mở tài khoản tiền gửi).
- Dự toán ngân sách Chương trình được giao năm kế hoạch;
- Dự toán NS bổ sung để thực hiện Chương trình.
- Các khoản điều chỉnh Dự toán ngân sách Chương trình trong năm.
- Số dư dự toán NS Chương trình chưa kịp sử dụng của năm trước được chuyển sang năm sau.
b) Về giải ngân: Chi phí được ghi nhận trên cơ sở thực chi, bao gồm:
- Tạm ứng theo điều khoản của hợp đồng - Thanh toán khối lượng hoàn thành.
- Thanh toán và thanh toán tạm ứng chi thường xuyên cho cán bộ, nhân viên.
1.5. Đối chiếu với Kho bạc Nhà nước, báo cáo t ình hình giải ngân kinh phí Chương trình a) Các đơn vị có sử dụng ngân sách của Chương trình, phải thực hiện việc đối chiếu với
Kho bạc Nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước, Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan nhằm đảm bảo độ chính x ác của Báo cáo tài chính trên cơ sở khớp các số liệu tài chính của Kho bạc Nhà nước với với các số liệu của các đơn vị thực hiện Chương trình về nguồn kinh phí .
b) Cuối quý, năm các đơn vị sử dụng ngân sách của chương trình tiến hành đối chiếu với Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch về việc sử dụng vốn của chương trình đảm bảo khớp đúng cả về tổng số và chi tiết theo mã số phục vụ cho báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán (Theo Biểu mẫu số 01 đính kèm Sổ tay này).
c) Số liệu của Bản đối chiếu là cơ sở để Kho bạc Nhà nước cấp dưới tổng hợp báo cáo Kho bạc Nhà nước . Bản đối chiếu phải phản ánh đầy đủ các thông số sau:
- Tổng kinh phí được sử dụng trong kỳ hoặc năm: Bao gồm số dư đầu kỳ (hoặc số dư dự toán năm trước được chuyển sang và kinh phí được phân bổ trong kỳ (hoặc dự toán kinh phí được giao trong năm).
- Số giải ngân trong kỳ: Số tạm ứng, thanh toán tạm ứng, thanh toán trực tiếp.
- Số dư đề nghị chuyển kỳ sau hoặc năm sau.(thủ tục đề nghị chuyển vốn sang năm sau được nêu ở phần sau).
- Các biểu đối chiếu được sử dụng the o quy định của Bộ Tài chính. Hiện tại, theo mẫu biểu tại QĐ số 19/2006/QĐ -BTC ngày 30-3-2006 của Bộ Tài chính. Cụ thể:
F02-2H Báo cáo chi tiết kinh phí Chương trình
F02-3aH Bảng đối chiếu dự toán kinh phí Chương trình tại Kho bạc Nhà nước F02-3bH Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí
Chương trình tại KBNN
Ghi chú: Hiện nay các đơn vị cũng có th ể sử dụng mẫu biểu theo TABMIS.
2. Hạch toán, quyết toán kinh phí của Chương trình
2.1. Các cơ quan, đơn vị sử dụng kinh phí Chương trình phải thực hiện chế độ kế toán, hạch toán và quyết toán theo đúng quy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành tại Quyết định số 19/2006/QĐ -BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và hạch toán theo chương, loại, khoản và mã số tương ứng của mục lục ngân sách Nhà nước ban hành tại Quyết định số 223/2009/TT-BTC ngày 25/11/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 108/2007/TT-BTC ngày 7/9/2007.
2.2. Ban Quản lý Chương trình chịu trách nhiệm quyết toán kinh phí trực tiếp chi tiêu phầ n thực hiện theo hình thức dự án nguồn vốn ODA.
3. Quy trình ghi sổ và hạch toán kế toán
3.1. Các bước tập hợp chứng từ và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
a) Tất cả các hoạt động và nghiệp vụ kinh tế phát sinh của dự án phải có đầy đủ các chứng từ gốc phục vụ cho việc hạch toán, ghi sổ kế toán.
b) Dựa vào các chứng từ gốc, kế toán kiểm tra, soát xét các chứng từ kế toán và hạch toán vào sổ kế toán theo đúng trình tự quy định.
c) Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào đúng tài khoản của hệ thống sổ kế toán, định kỳ tổng hợp lập các Báo cáo quản lý tài chính theo quy định.
3.2. Tổng hợp các bút toán kế toán và trình tự ghi sổ kế toán
a) Kế toán các đơn vị thực hiện chương trình cần quản lý tốt việc ghi chép kế toán. Cần phân loại các loại nghiệp vụ để thuận tiện cho việc hạch toán kế toán.
b) Tùy thuộc và yêu cầu quản lý, số lượng nghiệp vụ phát sinh, các đơn vị thực hiện chương trình nên lựa chọn sử dụng hình thức kế toán cho phù hợp với đơn vị mình.
c) Có thể sử dụng các hình thức ghi sổ kế toán sau:
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thứckế toán nhật ký chung.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thứckế toán nhật ký -sổ cái.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thứckế toán chứng từ ghi sổ.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thứckế toán trên máy vi tính .
Sơ đồ 1:
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng Hướng dẫn:
a) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
b) Cuối tháng (cuối quý, cuối năm): khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệ u trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính.
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
BÁO CÁO TÀI CHÍNH BẢNG CÂN ĐỐI
SỐ PHÁT SINH SỔ CÁI
SỔ NHẬT KÝ CHUNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
SƠ ĐỒ 2:TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ- SỔ CÁI
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng Hướng dẫn:
a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào ch ứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc Bả ng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã được dùng để ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
b) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên
“Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái và dùng để lập “Báo cáo tài chính”.
Chứng từ kế toán
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT
BẢNG TỔNG HỢP
CHI TIẾT NHẬT KÝ- SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ
QUỸ
SƠ ĐỒ 3
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng
a) Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái.
b) Cuối tháng, sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký c hứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh" và “Báo cáo tài chính”.
c) “Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết”: Căn cứ vào các chứng từ kế toán được sử dụng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khoá các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối thán g của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG
TỔNG HỢP CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN
CÙNG LOẠI
SỔ, THẺ
KẾ
TOÁN CHI
BẢNGTIẾT
TỔNG HỢP CHI TIẾT
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỔ QUỸ
SỔ CÁI
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SƠ ĐỒ 4
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Ghi chú: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán, hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được ki ểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy VT theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán.
Cuối tháng, Kế toán thực hiện các thao tác thực hiện khóa sở và lập Báo cáo tài chính.Kế toán tiến hành kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng
4. Chứng từ kế toán và cách lập chứng từ kế toán 4.1. Chứng từ kế toán
a) Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin (như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
b) Chứng từ kế toán áp dụng cho chương trình phải thực hiện đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán (Từ điều 17 đến điều 21) và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ (Từ điều 7 đến điều 17).
c) Mục II, Phần thứ nhất QĐ 19/2006/QĐ-BTC đã quy định Danh mục và mẫu chứng từ kế toán:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ,báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
CHƯNG TỪ
GHI SỔ PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp
Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
MÁY VI TÍNH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH