3. Giám sát và đánh giá
3.3. Sự phối hợp và trách nhiệm của các cấp quản lý, các tổ chức chính trị, xã hội tham gia giám sát, đánh giá Chương trình
a) Trách nhiệm giám sát, đánh giá
- Bộ GD&ĐT (Ban Quản lý Chương trình) có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các Bộ Kế hoạch & Đầu tư, Bộ Tài chính và các Nhà tài trợ tiến hành kiểm tra đ ịnh kỳ hoặc đột xuất về tình hình triển khai thực hiện các mục tiêu, nội dung và sử dụng kinh phí Chương trình tại các đơn vị thuộc các Bộ, tỉnh tham gia Chương trình, bảo đảm giám sát việc quản lý, sử dụng kinh phí Chương trình đúng mục tiêu, đúng chế độ, tiết kiệm và hiệu quả.
- UBND tỉnh tham gia Chương trình chỉ đạo UBND huyện tham gia, Ban Quản lý Chương trình cấp huyện, Sở GD&ĐT có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư, các huyện kiểm tra định kỳ, đột xuất, giám sát, đán h giá tình hình thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu, chỉ tiêu của các dự án, bảo đảm việc quản lý sử dụng kinh phí của Chương trình đạt các chỉ tiêu được giao, đúng mục đích, đúng chế độ, tiết kiệm và hiệu quả.
- Tại các huyện tham gia Chương trình, Hội đồng nhân dân các cấp, Mặt trận tổ quốc và các cơ quan, đoàn thể các cấp, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tham gia và phối hợp giám sát thực hiện Chương trình.
- Các đơn vị thực hiện Chương trình đều được kiểm tra ít nhất 1 lần trong thời gian thực hiện Chương trình. Kiểm tra đột xuất sẽ được thực hiện khi cần thiết theo yêu cầu của các cơ quan quản lý hoặc theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán.
b) Trách nhiệm cụ thể của Bộ GD&ĐT
- Hàng năm, Bộ GD&ĐT sẽ tổ chức hội thảo đánh giá kiểm điểm tình hình thực hiện Chương trình, kiểm điểm công tác quản lý tài chính, việc chấp hành các quy định về mua sắm, đấu thầu
- Phổ biến những bài học kinh nghiệm trong việc quản lý và thực hiện Chương trình nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí Chương trình.
c) Tuân thủ các quy định liên quan
Trong quá trình thực hiện Kiểm tra, giám sát thực hiện Chương trình Chương trình , các tổ chức và cá nhân được giao nhiệm vụ kiểm tra cần thực hiện theo đúng các nội dung quy định của Nhà nước về Quy chế công khai tài chính, Quy chế dân ch ủ cơ sở hiện hành.
CHƯƠNG VI
CHẾ ĐỘ BÁO CÁO CỦA SEQAP
1. Các đơn vị trực tiếp sử dụng và thụ hưởng kinh phí của Chương trình:
Các đơn vị sử dụng và thụ hưởng kinh phí của Chương trình có trách nhiệm báo cáo định kỳ theo mẫu quy định tại phụ lục 1 kèm theo Sổ tay hướng dẫn này trước ngày 31/7 (đối với báo cáo 6 tháng) và ngày 28/2 (đối với báo cáo hàng năm) cho Ban quản lý chương trình cấp huyện để tổng hợp báo cáo về Sở Giáo dục và Đào tạo.
2. Sở Giáo dục và Đào tạo:
Sở Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệ m tổng hợp báo cáo của các Ban quản lý chương trình cấp huyện theo mẫu quy định, trình Uỷ ban Nhân dân tỉnh ký và gửi Ban Quản lý Chương trình, Bộ Giáo dục và Đào tạo trước ngày 31/8 (đối với báo cáo 6 tháng) và ngày 31/3 (đối với báo cáo hàng năm).
3. Báo cáo đối chiếu chi tiêu với Kho bạc Nhà nước:
Các đơn vị trực tiếp sử dụng và thụ hưởng kinh phí Chương trình có trách nhiệm đối chiếu số báo cáo chi tiêu với Kho bạc Nhà nước cùng cấp và nộp báo cáo này cho Ban quản lý Chương trình cấp huyện để nộp cho S ở Giáo dục và Đào tạo. Kho bạc Nhà nước cùng cấp chịu trách nhiệm xác nhận vào yêu cầu đối chiếu số liệu của các đơn vị sử dụng kinh phí.
4. Kho bạc Nhà nước huyện:
Kho bạc Nhà nước huyện có trách nhiệm lập báo cáo về số dự toán được giao và số đã sử dụng của các đơn vị thụ hưởng kinh phí Chương trình để nộp lên Kho bạc Nhà nước tỉnh.
Kho bạc Nhà nước tỉnh có trách nhiệm tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kinh phí chương trình của các huyện gửi Kho bạc Nhà nước để tổng hợp, báo cáo Bộ Tài chính.
Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm hướng dẫn nội dung, quy trình báo cáo trong hệ thống kho bạc đối với chi tiêu của chương trình.
5. Bộ Tài chính:
Định kỳ 6 tháng, hàng năm, Bộ Tài chính có trách nhiệm tổng hợp số liệu giải ngân của Kho bạc Nhà nước, báo cáo tài ch ính nguồn vốn Chương trình SEQAP qua hệ thống ngân sách theo mẫu quy định, gửi các nhà tài trợ thông qua Bộ Giáo dục và Đào tạo theo thời hạn nêu trong Hiệp định Tài trợ ký giữa Việt Nam và Ngân hàng Thế giới.
6. Ban Quản lý Chương trình:
Định kỳ 6 tháng, hàng năm, Ban quản lý Chương trình có trách nhiệm lập, tổng hợp báo cáo giải ngân và kết quả thực hiện Chương trình SEQAP gửi Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Ngân hàng Thế giới và các nhà tài trợ.
7. Mẫu biểu báo cáo
Quy trình, hệ thống mẫu biểu báo cáo được đính kèm ở phần phụ lục và hướng dẫn tại Thông tư liên tịch Bộ Tài chính và Bộ Giáo dục và Đào tạo số …………/TTLT/BTC - BGDĐT ngày …../1/2010.
8. Báo cáo kiểm toán:
Bộ Giáo dục và Đào tạo gửi Báo cáo kiểm toán độc lập cho W B và các nhà tài trợ sau 30 ngày kể từ khi nhận được Báo cáo cuối cùng của Công ty kiểm toán độc lập.
CHƯƠNG VII
PHẦN THỰC HIỆN THEO HÌNH THỨC DỰ ÁN
A. THÔNG TIN CHUNG I. Vốn của Phần Dự án :
1.1. Cơ cấu vốn của Phần Dự án :
- Tổng vốn của Phần Dự án khoảng : 23 triệu USD, trong đó
- Vốn vay của WB : 17,1 triệu USD
- Vốn viện trợ của DFID : 3,5 triệu USD - Vốn đối ứng của Chính phủ : 2,4 triệu USD
1.2. Vốn của Phần Dự án được sử dụng vào những họat động sau:
- Chi trả lương cho chuyên gia trong và ngo ài nước.
- Mua sắm hàng hóa phục vụ cho Ban Quản lý Chương trình và cho một số hoạt động được thực hiện tại các địa phương thụ hưởng.
- Tổ chức đào tạo nâng cao năng lực dạy và học cả ngày (đào tạo trong nước, đào tạo tại nước ngoài, tập huấn nâng cao trình độ ngắn hạn).
- Biên soạn và in ấn phát hành sách giáo khoa dành cho học sinh, - Chi phí hoạt động của Ban Quản lý Chương trình
- Thuê mướn và các chi phí khác.
1.3. Cấu trúc tổ chức bộ máy của Ban Quản lý Chương trình SEQAP:
- Giám đốc Ban Quản lý Chương trình: Giám đốc Ban Quản lý Chương trình do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo bổ nhiệm và có nhiệm vụ: chịu trách nhiệm cao nhất đối với quá trình lập, theo dõi thực hiện và điều chỉnh cập nhật kế hoạch cũng như đối với các hoạt động khác của dự án.
- Phó Giám đốc Ban Quản lý Chương trình: Phó Giám đốc Ban Quản lý Chương trình có trách nhiệm giúp Giám đốc Ban Quản lý Chương trình trong quá trình triển khai thực hiện Chương trình (bao gồm Phần Chương trình và Phần Dự án) theo những nhiệm vụ cụ thể được Giám đốc phân công.
- Các Điều phối viên về đào tạo, bồi dưỡng; Điều phối viên về mua sắm đấu thầu, Điều phối viên tài chính, Điều phối viên về xây dựng mô hìnhdạy học cả ngày, khung chính sách, Điều phối viên về xây dựng cơ sở vật chất.
- Phòng Tài chính
- Phòng Kế hoạch - Đấu thầu - Phòng Đào tạo
- Phòng hành chính
2. Bộ máy quản lý Tài chính – Kế toán 2.1. Hệ thống quản lý tài chính bao gồm:
a) Thủ tục xây dựng kế hoạch, kiểm soát nội bộ, báo cáo tài chính và kiểm toán (bao gồm kiểm toán nhà nước theo kế hoạch và kiểm toán độc lập hàng năm theo quy định của (WB).
b) Ban Quản lý Chương trình có trách nhiệm:
- Điều phối chung các hoạt động của Chương trình tuân thủ theo đúng văn kiện Chương trình;
- Tổng hợp kế hoạch tài chính của các tỉnh tham gia Chương trình - Thuê kiểm toán tại các tỉnh tham gia Chương trình;
- Chịu trách nhiệm giải ngân đối với các nguồn vốn của Chương trình.
2.2. Tổ chức công tác kế toán
Theo Thông tư 108/2007 của Bộ Tài chính, các đơn vị sử dụng vốn ODA phải tổ chức công tác kế toán để phản ánh và báo cáo đầy đủ tình hình, kết quả của dự án theo các nội dung sau: lập và xử lý chứng từ kế toán; lựa chọn và vận dụng tài khoản kế toán; mở và ghi sổ kế toán; lập và nộp báo cáo tài chính,… theo các quy định của Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán và các chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam và các quy định của nhà tài trợ đã nêu trong các hiệp định tài trợ, hoặc văn kiện dự án (nếu có).
2.3 Tổ chức bộ máy kế toán
a) Kế toán trưởng: do Bộ trưởng Bộ GD&ĐT bổ nhiệm; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Ban Quản lý Chương trình về các ho ạt động Tài chính, kế toán, giải ngân của Phần dự án.
Các trách nhiệm chính bao gồm bảo đảm hệ thống kế toán vận hành tốt, chịu trách nhiệm đối với các biểu mẫu báo cáo liên quan phục vụ cho việc giải ngân từ nhà tài trợ và từ ngân sách cho các hoạt động c ủa dự án, bảo đảm cung cấp các thông tin tài chính kịp thời cho việc quản lý, giám sát của chính phủ Việt nam, của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và của nhà tài trợ.
b) Kế toán thanh toán: phụ trách các công việc liên quan đến tổng hợp các báo cáo và chu ẩn bị hồ sơ và theo dõi việc rút vốn từ nhà tài trợ và từ vốn đối ứng. Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm hạch toán nguồn vốn dự án nhận được, trực tiếp giao dịch với các ngân hàng được uỷ nhiệm và kho bạc nhà nước để thực hiện các thủ tục cần thiết.
c) Kế toán quản lý hợp đồng: chịu trách nhiệm tổng hợp các kế hoạch tiến độ và theo dõi tiến độ thực hiện các công việc của dự án và chuẩn bị các hồ sơ thanh toán cho các tư vấn, nhà thầu xây dựng, cung cấp hàng hoá thiết bị,
d) Thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt bảo đảm hoạt động của Ban Quản lý Chương trình và theo dõi, quản lý các hoạt động thu, chi tiền mặt của Phần dự án.
2.4. Chế độ kế toán: Chế độ kế toán của Ban Quản lý Chương trình là chế độ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp hiện hành
3. Xây dựng kế hoạch và dự toán ngân sách của Phần dự án 3.1. Nguyên tắc lập kế hoạch và dự toán ngân sách
a) Ngoài việc xây dựng kế hoạch và dự toán ngân sách của Phần thực hiện theo Chương trình tại địa phương của Chương trình SEQAP, Ban Quản lý Chương trìn h còn có trách nhiệm xây dựng Kế hoạch và dự toán ngân sách của Phần thực hiện theo hình thức Dự án.
b) Xây dựng kế hoach và dự toán ngân sách của Phần Dự án trong Chương trình SEQAP là việc xây dựng dự toán nguồn vốn sự nghiệp. Nội dung của kế hoạch tài chính là kế hoạch vốn ODA, bao gồm:
- Vốn vay của WB,
- Vốn viện trợ không hoàn lại của DFID, - Vốn viện trợ không hoàn lại của Bỉ
- Vốn đối ứng của Chính phủ cho phần Dự án
c) Dự toán ngân sách của Phần Dự án phải thể hiện các nội dung chi chi tiết theo từng hợp phần, từng hoạt động chính của dự án, chi tiết theo từng nguồn vốn tài trợ, vốn đối ứng, dự toán ngân sách phải được xây dựng dựa trên các định mức chi tiêu được quy định bới WB và của Chính phủ Việt Nam.
d) Kế hoạch và Dự toán ngân sách của Phần Dự án được Bộ Gi áo dục và Đào tạo phê duyệt sẽ là cơ sở để các nhà tài trợ giải ngân. Sau khi có kế hoạch tài chính được duyệt, Ban quản lý dự án gửi kế hoạch tài chính cho Bộ Tài chính (Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại ) và Kho bạc Nhà nước là c ơ quan kiểm soát chi.
3.2. Quy trình xây dựng Dự toán ngân sách của Ban Quản lý Chương trình cho Phần Dự án a) Hàng năm, vào thời điểm lập, trình và xét duyệt dự toán NSNN theo quy định hiện hành,
Ban Quản lý Chương trình có trách nhiệm lập kế hoạch và dự toán ngân sách để trình B ộ Giáo dục và Đào tạo trước ngày 15 tháng 8 để tổng hợp vào ngân sách chung của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
b) Bộ Giáo dục và Đào tạo sẽ tổng hợp chung và thống nhất với các Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư về dự toán ngân sách và dự kiến phân bổ ngân sách ch o Ban Quản lý Chương trình, tổng hợp vào ngân sách nhà nước và trình Chính phủ và Quốc hội phê duyệt.
c) Quy trình phê duyệt, phân bổ và thông báo kế hoạch vốn đầu tư, kế hoạch vốn HCSN cho dự án tuân thủ đúng các quy định hiện hành trong nước về lập và chấp hành NSNNvà được thực hiện như sau:
- Sau khi Ngân sách của năm tài khóa được Quốc hội phê duyệt, trước 15/12 hàng năm Chính phủ sẽ giao Bộ Tài chính giao dự toán cho các đơn vị dự toán cấp 1 trong đó có Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Bộ Giáo dục và Đào tạo sẽ giao dự toán ngân sách cho các đơn vị trực thuộc (trong đó có Ban Quản lý Chương trình) vào thời điểm trước 31/12 hàng năm theo Luật Ngân sách.
4. Quy trình và biểu mẫu kế hoạch dự án
Giám đốc Ban Quản lý Chương trình là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với quá trình lập, theo dõi thực hiện và điều chỉnh cập nhật kế hoạch cũng như đối với các hoạt động khác của dự án.
a) Phòng Kế hoạch Đấu thầu: có trách nhiệm trực tiếp trong việc lập, theo dõi thực hiện và điều chỉnh kế hoạch đấu thầu của Ban Quản lý Chương t rình. Khi bắt đầu dự án và vào đầu Quý 3 hàng năm, trên cơ sở kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch, Phòng Kế hoạch Đấu thầu có trách nhiệm xây dựng/cập nhật kế hoạch đấu thầu theo thời gian cho các gói thầu, theo từng hạng mục của dự án phù hợp với yêu cầu về thời gian và quy định của WB và khả năng thực hiện của Ban Quản lý Chương trình..
b) Phòng Tài chính - Kế toán: có trách nhiệm lập dự toán ngân sách và thực hiện việc giải ngân của dự án cùng với các trách nhiệm khác được Giám đốc Ban quản lý dự án phân công. Kế hoạch đấu thầu được cấp cơ thẩm quyền phê duyệt cùng với PAD là cơ sở để phòng kế toán lập kế hoạch giải ngân. Sau khi các kế hoạch được cấp thẩm quyền phê duyệt, Phòng Tài chính - Kế toán có trách nhiệm theo dõi việc thanh toán các hợp đồng, trên cơ sở đó để có những cập nhật và chỉnh sửa cần thiết.
Trách nhiệm và thời gian cụ thể của quy trình lập, theo dõi và điều chỉnh các kế hoạch được thể hiện ở bảng sau:
Bảng 2.1:
Công việc Bộ phận chịu trách nhiệm Thời gian thực hiện Lập kế hoạch đấ u thầu Phòng Kế hoạch Đấu thầu 15/7 hàng năm
Lập kế hoạch tài chính và giải ngân
Phòng Tài chính - Kế toán 25/7 hàng năm Theo dõi cập nhật hoạt
động các gói thầu
Phòng Kế hoạch Đấu thầu Thường xuyên Điều chỉnh kế hoạch đấu
thấu (nếu cần thiết)
Phòng Kế hoạch Đấu thầu 20 ngày trước ngày bắt đầu nửa năm tài chính
Theo dõi cập nhật thực hiện thanh toán và giải ngân
Phòng Tài chính - Kế toán Thường xuyên Điều chỉnh kế hoạch tài
chính, giải ngân (nếu cần thiết)
Phòng Tài chính - Kế toán 10 ngày trước ngày bắt đầu nửa năm tài chính
Theo đó, các kế hoạch sẽ được lập cho các năm tài chính nên phải hoàn thành trước khi bắt đầu năm tài chính và phù hợp với quy trình lập và phê duyệt ngân sách nhà nước (trong tháng 7 hàng năm).
Các kế hoạch này được theo dõi thường xuyên theo tiến độ thực hiện và giải ngân thanh toán.
Việc điều chỉnh, nếu cần thiết được thực hiện cho nửa năm tài chính cuối.
B. GIẢI NGÂN
1. Các phương pháp giải ngân
a) Cách thức tổ chức giải ngân cho mỗi hoạt động (dự án) được Ngân hàng Thế giới quy định trên cơ sở tham vấn với bên vay và trên cơ sở xem xét, ngoài các yếu tố khác, kết quả đánh giá về tổ chức quản lý tài chính và đấu thầu của bên vay, kế hoạch đấu thầu và nhu cầu về dòng tiền của dự án, cũng như kinh nghiệm giải ngân của Ngân hàng với bên vay.
b) Vốn vay được giải ngân từ Tài khoản vay do Ngân hàng Thế giới thiết lập riêng cho từng khoản vay trực tiếp, đến bên vay hoặc đến bên thứ ba theo yêu cầu của bên vay. Để thực hiện, Ngân hàng sẽ xác định sử dụng một trong các phương pháp giải ngân quy định dưới đây: