124 Hiện nay, ở các doanh nghiệp có 3 hình thức tổ chức bộ máy kế toán:
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Doanh nghiệp cần dựa vào các căn cứ trên để lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị mình cho phù hợp.
7.2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
Đứng trên góc độ quản lý thì mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung thực hiện quản lý theo trực tuyến: Sự chỉ đạo của kế toán trưởng xuống từng nhân viên kế toán không thông quá trung gian nào cả, vì vậy sự chỉ đạo của kế toán trở nên nhanh - gọn nhẹ - hiệu quả.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức này như sau:
BỘ MÁY KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC TẬP TRUNG
Theo mô hình này, toàn bộ công việc kế toán từ khâu thu nhận, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh doanh đều được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Trường hợp đơn vị có bộ phận phụ thuộc, các đơn vị phụ thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có một số nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra, tổng hợp, phân loại chứng từ phát sinh ở đơn vị phụ thuộc, sau đó gửi chứng từ về phòng kế toán ở đơn vị chính.
* Ưu điểm:
Kế toán trưởng
Bộ phận
tài chính
Bộ phận kế
toán NVL và
Bộ phận
kế toán TSCĐ
Bộ phận
KT lương
các khoản
BH
BP KT CPSX và giá thành SP
BPKT T.toán và vốn chủ sở hữu
Bộ phận
KT tổng hợp
BP kiểm
tra kiểm
toán
Nhân viên kế toán đơn vị phụ thuộc
Đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp cho doanh nghiệp chỉ đạo, kiểm tra sản xuất kinh doanh được kịp thời, chuyên môn hóa cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phương tiện tính toán hiện đại có hiệu quả.
Tổ chức bộ máy kế toán tập trung phù hợp DN vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động tập trung.
* Nhược điểm:
Không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong một doanh nghiệp.
7.2.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán.
Đứng trên góc độ quản lý thì tổ chức bộ máy kế toán phân tán quản lý theo phương thức chức năng. Sự chỉ đạo của kế toán trưởng thông qua các bộ phận chức năng từ các bộ phận chức năng chỉ đạo trực tiếp đến các nhân viên kế toán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức này như sau:
BỘ MÁY KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC PHÂN TÁN Kế toán trưởng
Bộ phận tài chính
Bộ phận kế toán đơn vị trung tâm
BP kế toán tổng hợp số
liệu đơn vị trực thuộc
BP tổng hợp kiểm tra kế toán
toàn đơn vị
Đơn vị trực thuộc
(Trưởng phòng, trưởng ban kế toán)
BP kế toán tiền và thanh toán
BP kế toán CPSX
BP kế toán tiền lương BP kế toán
vật tư và TSCĐ
126 Theo mô hình này, ở các đơn vị phụ thuộc đều có tổ chức bộ máy kế toán riêng.
- Phòng kế toán trung tâm: Có nhân sự riêng, sổ kế toán riêng tương ứng với chức năng nhiệm vụ được phân cấp.
+ Nhiệm vụ phòng kế toán trung tâm là: thực hiện các phần hành kế toán phát sinh tại phòng và công tác tài chính của doanh nghiệp. Phòng kế toán trung tâm thực hiện hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị trực thuộc, thu nhận báo cáo tài chính ở đơn vị cơ sở và cùng với báo cáo tài chính ở đơn vị trung tâm để lập BCTC của toàn doanh nghiệp . + Bộ phận kế toán trung tâm chịu trách nhiệm cung cấp thông tin cho quản lý, cho các nhà đầu tư, cho các đối tượng cho vay, cho cơ quan quản lý nhà nước.
+ Bộ phận kế toán trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm về thông tin đã cung cấp, có quyền tuyên bố thành lập hoặc giải thể doanh nghiệp.
- Đối với đơn vị kế toán cơ sở, trực thuộc có bộ phận nhân sự, sổ kế toán riêng. Thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phát sinh ở cơ sở mình từ khâu thu nhận - xử lý và hệ thống hoá thông tin kế toán ở đơn vị để lập báo cáo tài chính gửi về trung tâm theo định kỳ.
Đơn vị kế toán cơ sở là một đơn vị không đầy đủ tư cách pháp nhân do đó không có quyền tuyên bố giải thể doanh nghiệp, không chịu trách nhiệm về tính pháp lý của kế toán.
* Ưu điểm của mô hình:
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trên địa bàn phân tán, các đơn vị hoạt động tương đối độc lập. Tạo sự chủ động cho đơn vị cơ sở hoạt động kinh doanh theo cơ chế thu nộp theo quy định.
- Kế toán gắn với sự chỉ đạo tại chỗ của hoạt động kinh doanh, giảm bớt được sự cồng kềnh về bộ máy nhân sự ở cấp trên đảm bảo tốc độ truyền tin nhanh.
* Nhược điểm:
Mô hình này lại có hạn chế việc chỉ đạo, kiểm tra của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh.
7.2.3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp.
Đứng trên góc độ quản lý là một phương thức quản lý trực tuyến chức năng trong đó có những bộ phận có sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng bên cạnh đó còn có những bộ phận được nhân sự chỉ đạo thông qua các phòng ban kế toán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức này như sau:
BỘ MÁY KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC VỪA TẬP TRUNG VỪA PHÂN TÁN
- Khi một đơn vị DN, một đơn vị kinh tế tồn tại song song mô hình phân tán và tập trung thì lúc đó người ta áp dụng tổ chức mô hình bộ máy kế toán hỗn hợp.
Đối với đơn vị trực thuộc là đơn vị có đủ điều kiện về mặt tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh với quy mô lớn, khoảng không gian rộng và được giao quyền quản lý điều hành, quyền sử dụng vốn riêng. Đơn vị trực thuộc thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phát sinh tại đơn vị và lập BCTC tại đơn vị. Cuối kỳ chuyển báo cáo tài chính về bộ phận kế toán trung tâm để tổng hợp do đó đơn vị trực thuộc được tổ chức bộ máy kế toán nhân sự riêng và sổ kế toán riêng.
Đối với bộ phận phụ thuộc không được giao quyền quản lý về vốn - tài chính cũng như hoạt động kinh doanh riêng rẽ. Chỉ thu nhận và xử lý chứng từ. Sau đó được chuyển chứng từ kế toán trung tâm thực hiện nghiệp vụ.
Bộ phận kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kế toán tại trung tâm đồng thời tiến hành lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Có bộ máy kế toán nhân sự riêng và sổ kế toán riêng đồng thời là đơn vị có tư cách pháp nhân đầy đủ.
7.2.4.Vai trò và nhiệm vụ của kế toán trưởng trong việc tổ chức công tác kế toán ở đơn vị
Kế toán trưởng là người giúp giám đốc đơn vị tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thống kê tại đơn vị.
Tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng :
- Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành kỷ luật;
Kế toán trưởng
Bộ phận
tài chính
Bộ phận kế toán tổng
hợp Bộ phận kế toán trung tâm
Kế toán Kế toán vật liệu … TSCĐ
Đơn vị trực thuộc(Trưởng phòng KT) KT1 KT2 KT3 KT4 KT5
Nhân viên kế toán đơn vị phụ thuộc
128 - Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán từ trung cấp trở lên;
- Có quyền độc lập chuyên môn về nghiệp vụ kế toán;
- Có trách nhiệm tuân thủ các quy định của Luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình;
- Thời gian công tác ít nhất là hai năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là ba năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ kế toán bậc trung cấp;
- Có chứng chỉ qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng;
- Khi có sự thay đổi người làm kế toán trưởng, người làm kế toán trưởng cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho kế toán trưởng mới. Người làm kế toán trưởng cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán trưởng.
Nhiệm vụ của kế toán trưởng :
- Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy kế toán;
- Tổ chức hướng dẫn thực hiện và kiểm tra thực hiện ghi chép tính toán, phản ánh, chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả kinh doanh của doanh nghiệp;
- Tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản thuế phải nộp ngân sách nhà nước, các khoản quỹ để lại doanh nghiệp, các khoản dự phòng phải thu và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả;
- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản từng kỳ và đề xuất các biện pháp giải quyết, xử lý khi có các trường hợp thất thoát xẩy ra;
- Lập đầy đủ và giữ đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán theo đúng chế độ báo cáo kế toán quy định; kiểm tra việc bảo vệ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp; ký các sổ kế toán, các báo cáo kế toán và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ của số liệu kế toán trong các sổ kế toán và các báo cáo kế toán khác;
- Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán; các chính sách, chế độ kinh tê tài chính trong toàn doanh nghiệp như: chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán….
HƯỚNG DẪN HỌC TẬP