CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI THU - CHI NGÂN SÁCH TẠI PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH HUYỆN VĨNH CỬU, TỈNH ĐỒNG NAI
3.2. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Vĩnh Cửu, tỉnh Đồng Nai
Để hoàn thiện được KSNB thu - chi NSNN tại phòng Tài chính kế hoạch huyện Vĩnh Cửu thì hệ thống kiểm soát đó phải được hoàn thiện trước. Với tinh thần đó thì luận văn của tác giả đề xuất một số ý kiến cơ bản có liên quan đến 5 thành tố ảnh hưởng hệ thống KSNB như đã trình bày trên.
3.2.1. Hoàn thiện về môi trường kiểm soát:
Để hoàn thiện Môi trường kiểm soát của người quản lý, của tất cả CBCC phụ trách các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ tại phòng Tài chính – kế hoạch, cần phải:
Xây dựng một chuẩn mực đạo đức, ứng xử phù hợp đối với công chức Nhà nước đang làm việc tại phòng Tài chính – kế hoạch huyện Vĩnh Cửu, đảm bảo quyền lợi của công chức với trách nhiệm nghề nghiệp.
Cần hoàn thiện tổ chức bộ máy của ngành Tài chính – kế hoạch theo hướng cải cách hành chính, gọn nhẹ và hiện đại đồng thời việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức cần được quan tâm đúng mức.
Hệ thống ngành Tài chính – kế hoạch cần xây dựng những quy trình, bảng mô tả công việc cho từng hoạt động cụ thể để đảm bảo tính đồng bộ, chính xác và khoa học. Đồng thời, bảng mô tả công việc sẽ quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể cho từng vị trí làm việc để tránh việc thực hiện công việc chồng chéo (theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2008).
Xây dựng một cơ cấu tổ chức hiệu quả, xây dựng chế độ luân chuyển công việc công chức một cách thường xuyên không để một người làm một công việc trên 3 năm (theo Nghị định 168 của Chính phủ).
3.2.2. Hoàn thiện về đánh giá rủi ro
- Trong thời gian tới, ngành Tài chính – kế hoạch cần có các văn bản hướng dẫn cụ thể hơn nữa và thường xuyên tổ chức tập huấn để giúp công chức làm công tác kế toán có đầy đủ tài liệu tham khảo, học tập, thấm nhuần vá áp dụng đúng trong tình huống cụ thể để nhận biết và phòng tránh các rủi ro về kế toán trong xử lý công
việc hằng ngày cụ thể về các vần đề: quản lý nguồn thu NSNN, công tác kiểm soát nội bộ chi tiêu NSNN (chi thường xuyên và chi đầu tư) của đơn vị thuộc ngân sách cấp huyện, xã, thị trấn, công tác thu NSNN; công tác lập, chấp hành và quyết toán ngân sách, chế độ báo cáo hàng tháng, quý năm.
- Con người luôn được đánh giá là yếu tố quyết định cho sự thành công của một tổ chức. Trong bất cứ hoạt động nào, người ta cũng luôn nhấn mạnh tầm quan trọng của yếu tố con người, trong công tác kiểm soát chi thường xuyên cũng không ngoại lệ, năng lực, trình độ và phẩm chất của lực lượng cán bộ làm công tác kiểm soát chi là yếu tố có vai trò quan trọng đối với hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ thu – chi ngân sách, đòi hỏi đội ngũ cán bộ kiểm soát chi thường xuyên phải đạt được các yêu cầu sau: có trình độ chuyên môn cao, am hiểu sâu sắc về lĩnh vực chi ngân sách nói chung và kiểm soát chi thường xuyên nói riêng, có khả năng làm chủ được công nghệ cao trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, sử dụng thành thạo công nghệ thông tin trong lĩnh vực kiểm soát chi, có phẩm chất đạo đức tốt, có bản lĩnh nghề nghiệp và văn hoá trong ứng xử, giao tiếp. Để có được đội ngũ cán bộ theo yêu cầu trên, cần phải thực hiện tốt những việc sau:
- Trong khâu tuyển dụng cán bộ, cần phải chú trọng khả năng thật sự của người cần tuyển, không quá chú trọng vào bằng cấp. Công tác tuyển dụng phải được tổ chức khoa học, công khai, minh bạch để có thể tuyển chọn được những người thật sự đáp ứng tốt cho vị trí cần tuyển dụng. Tránh tuyển dụng cán bộ trên cơ sở thân quen hay do áp lực của những người có quyền lực.
- Chú trọng đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ với nhiều loại hình đào tạo đa dạng, nội dung đào tạo phong phú. Về hình thức đào tạo, bên cạnh việc cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo dài hạn (đại học, sau đại học), cần chú trọng mở các lớp tập huấn ngắn hạn để bồi dưỡng chuyên sâu kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật kiến thức mới, phổ biến những kinh nghiệm đã mang lại hiệu quả tốt trong công tác kiểm soát chi ở những địa phương khác... Về nội dung đào tạo, song song với việc trang bị kiến thức chuyên môn, cần phải trang bị cho cán bộ các kiến thức bổ trợ cho hoạt động kiểm soát nội bộ như: kiến thức về pháp luật (Luật Đấu thầu, hợp đồng kinh tế...), kiến thức tin học, ngoại ngữ, kiến thức về kinh tế, xã hội, các đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước liên quan đến quản lý tài chính,
NSNN. Đặc biệt, phải bồi dưỡng cho cán bộ kiểm soát chi kiến thức về văn hoá, văn minh công sở, nâng cao kỹ năng giao tiếp, ứng xử với khách hàng, làm cho cán bộ ngành Tài chính – kế hoạch chi ý thức được trách nhiệm của một công chức nhà nước từ đó sẽ có thái độ lịch sự, hoà nhã, tôn trọng mọi người.
- Bên cạnh việc nâng cao năng lực cán bộ bằng các hình thức đào tạo, bồi dưỡng thì việc tổ chức các cuộc hội thi về chuyên môn nghiệp vụ cũng là vấn đề cần được quan tâm và tổ chức thường xuyên. Thông qua các cuộc hội thi, giúp cán bộ ngành hệ thống lại các văn bản quy định chế độ kiểm soát nội bộ thu – chi NSNN, đào sâu nghiên cứu, trao dồi nghiệp vụ ... từ đó làm cho làm cho kiến thức của cán bộ kiểm soát chi được cũng cố, năng lực được nâng lên. Về phía Lãnh đạo đơn vị, kết quả hội thi là một trong những cơ sở để đánh giá năng lực từng cán bộ để qua đó có kế hoạch đào tạo, bố trí, quy hoạch phù hợp.
- Phải có cơ chế thưởng phạt nghiêm minh. Thực hiện khen thưởng kịp thời, hợp lý sẽ có tác dụng động viên cán bộ phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, kích thích phong trào thi đua trong đơn vị. Bên cạnh khen thưởng, cần thực hiện các biện pháp xử phạt nghiêm minh, đúng người, đúng tội đối với những công chức cố ý làm sai các quy trình nghiệp vụ, vi phạm các quy định về kiểm soát chi gây thất thoát tiền và tài sản nhà nước, những cán bộ lợi dụng chức trách để vụ lợi, nhũng nhi u. Kiên quyết loại ra khỏi bộ máy những công thoái hóa, biến chất, không đủ khả năng hoàn thành nhiệm vụ.
3.2.3. Hoàn thiện về hoạt động kiểm soát.
Thực hiện việc phân chia trách nhiệm giữa các tổ nghiệp vụ, các Công chức trong phòng Tài chính – kế hoạch là một việc làm cực kỳ quan trọng, qua đó sẽ phát huy tối đa hiệu quả của từng bộ phận trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được giao; tiến độ và kết quả hoàn thành công việc thực hiện một cách nhanh chóng, đồng thời còn giúp cho việc phân xác định được trách nhiệm khi có các rủi ro xảy ra, và khoanh vùng để khắc phục, xử lý đối với những rủi ro.
Để phục vụ cho công tác quản lý, công tác báo cáo đánh giá, công tác chuyên môn nghiệp vụ thì việc luân chuyển hồ sơ, chúng từ từ bộ phận này qua bộ phần khác theo một trình tự nhất định phù hợp với nội dung từng loại hồ sơ, báo cáo, chứng từ và loại nghiệp vụ chuyên môn phát sinh. Việc thực hiện luân chuyển hồ
sơ, báo cáo, chứng từ có khoa học thì sẽ kiểm soát tốt được tiến độ công việc nhanh chóng, cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết cho lãnh đạo phòng, đặc biệt là sẽ giúp cho từng tổ, từng công chức quản lý đánh giá được tiến độ hoàn thành công việc, kiểm soát được các rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra. trong đó chú trọng nhất là kiểm tra chéo, đối chiếu số liệu giữa các tổ, bộ phận, giữa các phần hành nghiệp vụ từng CBCC, giữa ngân sách huyện với ngân sách xã, giữa các bên gồm Tài chính – kế hoạch – Chi cục thuế - Kho bạc nhà nước, qua đối chiếu, kiểm tra chéo nhằm phát hiện những sai sót về số liệu, thiếu sót trong quy trình nghiệp vụ để kịp thời chỉnh lý, bổ sung cho phù hợp, chính xác, đầy đủ, nâng cáo mức độ tin cậy qua kết quả hoạt động kiểm tra.
3.2.4. Hoàn thiện về Thông tin và truyền thông
Thông tin truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong phòng Tài chính – kế hoạch thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động và sự tuân thủ. Qua đó, giúp cho các đối tượng sử dụng ngân sách đúng chế độ quy định, tiết kiệm và hiệu quả nhất, giúp cho CBCC trong phòng Tài chính – kế hoạch thực hiện hiệu quả nhiệm vụ của mình, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời cho Ban lãnh đạo phòng Tài chính – kế hoạch để có chỉ đạo, xử lý kịp thời.
Để công tác tin học hỗ trợ đắc lực hơn cho công tác kiểm soát nội bộ thu – chi NSNN, cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin theo hướng sau:
- Hoàn thiện các chương trình ứng dụng phục vụ quản lý điều hành NSNN và hoạt động nghiệp vụ của phòng Tài chính – kế hoạch huyện Vĩnh Cửu, cần phát triển các chương trình ứng dụng sau:
+ Chương trình hỗ trợ quản lý dự toán thu – chi NSNN. Chương trình được thiết kế theo hướng cho phép nhập tổng mức dự toán do cơ quan có thẩm quyền (HĐND, UBND huyện) quyết định. Trên cơ sở tổng mức dự toán được quyết định, tiến hành phân khai và phân bổ dự toán dần từ đơn vị dự toán cấp I đến đơn vị dự toán cấp II... cho đến đơn vị sử dụng ngân sách cuối cùng. Qua chương trình sẽ quản lý chặt chẽ quá trình phân bổ dự toán từ cơ quan Tài chính huyện đến các phòng, ban, các xã, thị trấn đảm bảo tổng dự toán phân bổ cho các đơn vị dự toán cấp dưới không vượt tổng mức dự toán đã nhận.
+ Xây dựng một kênh truyền thông trên mạng máy tính thông suốt từ cơ quan Tài chính huyện đến các phòng, ban, các xã, thị trấn để qua đó triển khai nhanh chóng các văn bản về kiểm soát chi, đồng thời cũng là môi trường để công chức kiểm soát nội bộ trao đổi kinh nghiệm với nhau, nêu lên những vướng mắc, đưa ra những kiến nghị với Sở Tài chính.
+ Xây dựng một kênh thông tin trên mạng máy tính (có thể sử dụng mạng internet) để công khai quy trình, thủ tục chi và kiểm soát nội bộ thu - chi NSNN qua phòng Tài chính – kế hoạch huyện Vĩnh Cửu. Làm như thế vừa công khai, minh bạch quy trình kiểm soát vừa có thể giúp các đơn vị sử dụng NSNN có thể cập nhật ngay các thông tin mới khi có những thay đổi về quy trình, thủ tục chi và kiểm soát.
- Tạo lập hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại đáp ứng cho các ứng dụng trong điều kiện mới. Trang bị hệ thống máy tính, máy chủ đủ mạnh và có hệ thống dự phòng để đảm bảo hoạt động của phòng Tài chính – kế hoạch không bị gián đoạn. Thực hiện nối mạng với các cơ quan khác trên địa bàn như: tài chính, thuế, Kho bạc, ngân hàng… để đảm bảo đối chiếu số liệu thu, chi ngân sách nhanh chóng, chính xác;
- Tăng cường đào tạo để nâng cao trình độ tin học cho công chức phòng Tài chính – kế hoạch, phải được đào tạo cơ bản về tin học để có thể khai thác, sử dụng tốt các chương trình ứng dụng phục vụ công tác kiểm soát nội bộ thu - chi NSNN.
3.2.5. Hoàn thiện về các hoạt động giám sát
Hoàn thiện về các hoạt động giám sát của lãnh đạo phòng, các tổ nghiệp vụ và tất cả CBCC của phòng Tài chính – kế hoạch cần phải thực hiện một sồ việc làm, cụ thể sau đây:
Lãnh đạo phòng, các tổ nghiệp vụ và tất cả CBCC của phòng Tài chính – kế hoạch thường xuyên tổ chức các cuộc họp giao ban, qua đó giúp cho lãnh đạo nắm bắt kịp thời tiến độ hoàn thành các kế hoạch, nhiệm vụ tại đơn vị; nhanh chóng đưa ra các chỉ đạo kịp thời để đẩy nhanh việc hoàn thành kế hoạch, nhiệm vụ được giao;
đồng thời cũng đánh giá được tình hình thực hiện của các tổ nghiệp vụ và tất cả CBCC của phòng, phản ánh mức độ, trách nhiệm của cấp dưới trong việc thực thi nhiệm vụ của cấp trên giao.
Ban lãnh đạo tiếp nhận các báo cáo trực tiếp từ các tổ nghiệp vụ và tất cả CBCC của phòng. Đây là việc làm hết sức cần thiết, nó cần được phát huy một cách thường xuyên, hơn nữa nó cũng giúp cho lãnh đạo phòng tiếp nhận nhanh chóng những thực tế đang di n ra tại đơn vị, để làm được điều này thì phải xây dựng các tiêu chí khuyến khích cấp dưới báo cáo trực tiếp cho cấp trên, xử phạt nặng những cá nhân không báo cáo kịp thời các sự việc xảy ra làm ảnh hưởng đến cơ quan, đơn vị; hoặc xử phạt nặng đối với những cá nhân cản trở việc truyền đạt thông tin từ cấp dưới lên ban lãnh đạo.