CHƯƠNG III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY CP
3.2.5. LƢỢC ĐỒ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
SVTH : NGUYỄN CHÍ CÔNG Trang 40
Bước TRÁCH NHIỆM
THỰC HIỆN TIẾN TRÌNH BIỂU MẪU
1 Giám đốc nhân sự
Biên bản họp giao ban
2 Tổng giám đốc Biên bản họp
giao ban 3 Phòng HC - NS
4 Tổng giám đốc Biên bản họp
giao ban
5 Phòng HC - NS
Kế hoạch tuyển dụng đƣợc duyệt
6 Phòng HC - NS
Xác nhận và lưu hồ sơ phòng HC-NS
7 Phòng HC - NS biên bản họp
giao ban 8 Phòng HC - NS, hội
đồng tuyển dụng
Mẫu phỏng vấn
9 Phòng HC - NS Biên bản họp
giao ban
10 Phòng HC - NS Hợp đồng lao
động
11 Phòng HC - NS Mẫu đánh giá
nhân viên Phân tích, xác định nhu
cầu tuyển dụng
Duyệt yêu cầu
Lập kế hoạch tuyển dụng
Duyệt kế hoạch
Đăng thông tin tuyển dụng
Tiếp nhận và sơ tuyển hồ sơ
Thông báo kế hoạch và chuẩn bị tuyển dụng
Phỏng vấn và kiểm tra trình độ chuyên môn
Báo cáo kết quả tuyển dụng
Quyết định tuyển dụng Đánh giá hiệu quả tuyển
dụng và lưu hồ sơ
SVTH : NGUYỄN CHÍ CÔNG Trang 41 Diễn giải lưu đồ :
Bước 1 : phân tích, xác định nhu cầu tuyển dụng :
- Trưởng các bộ phận lập nhu cầu tuyển dụng nhân sự vào quý IV của năm trước cho năm liền kề. Việc lập nhu cầu tuyển dụng đƣợc xem xét trên các yếu tố : kế hoạch phát triển kinh doanh của năm, mức độ biến động nhân sự ( nghỉ việc, thuyên chuyển ), số lƣợng công trình trúng thầu, công trình đấu thầu, hiệu quả công tác của các nhân viên hiện tại...
- Trong quá trình hoạt động, do những biến động ngoài dự kiến, cần bổ sung nhân sự để bảo yêu cầu công việc thì trưởng bộ phận lập kế hoạch tuyển dụng.
- Phòng nhân sự có trách nhiệm, hướng dẫn các bộ phận trong việc lập yêu cầu nhân sự và tổng hợp các yêu cầu tuyển dụng đƣợc gởi từ các phòng ban.
Bước 2 : Duyệt yêu cầu :
- Phòng HC - NS căn cứ nhu cầu của các phòng ban, xem xét với mô hình, đặc điểm của tưng dơn vị, định hướng kinh doanh, kế hoạch phát triển của công ty để tổng hợp và trình Tổng giám đốc duyệt kế hoạch tuyển dụng trong cuộc họp giao ban hàng tuần.
- Nếu Tổng giám đốc chưa duyệt, thì quay lại bước đầu tiên : xem xét lại yêu cầu tuyển dụng có hợp lý hay không, củng cố và trình cho Tổng giám đốc duyệt lại.
Bước 3 : Lập kế hoạch tuyển dụng :
- Căn cứ vào nhu cầu nhân sự của các đơn vị đã đƣợc duyệt, phòng HC - NS lập kế hoạch tuyển dụng, trong đó nêu rõ chức danh tuyển dụng, số lƣợng, yêu cầu của từng chức danh ( trình độ, kinh nghiệm...) nơi làm việc, thời gian tuyển dụng...
Bước 4 : Duyệt kế hoạch
- Sau khi kế hoạch đã đƣợc lập, Giám đốc nhân sự trình cho Tổng giám đốc xem và duyệt kế hoạch trong cuộc họp giao ban đầu tuần.
- Nếu Tổng giám đốc chưa duyệt thì quay lại bước 3, hoàn chỉnh kế hoạch tuyển dụng và trình Tổng giám đốc duyệt lại.
Bước 5 : Đăng thông tin tuyển dụng :
- Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã đƣợc duyệt phòng HC - NS lập bảng mô tả công việc và yêu cầu công việc cho từng chức danh cần tuyển.
- Phòng HC - NS có nhiệm vụ tổng hợp trình duyệt kinh phí dự toán cho công tác tuyển dụng.
SVTH : NGUYỄN CHÍ CÔNG Trang 42 - Đăng thông tin tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng ( đăng trên website của Tổng công ty Thái Sơn ( www.thaisoncorp.com ) , báo chí ( công ty CP Nam Thái Sơn chọn tờ báo Tuổi Trẻ để đăng ). Đối với các thông tin tuyển dụng mới thì chú ý làm nổi bật để cho ứng viên thấy và nộp hồ sơ.
- Ngoài ra, công ty còn thông báo nhu cầu tuyển dụng cho toàn bộ nhân viên công ty để hút ứng viên từ nguồn cán bộ nhân viên giới thiệu và thông báo cho trung tâm giới thiệu việc làm từ Thành đoàn TP Hồ Chí Minh để cung cấp một số ứng viên theo nhu cầu tuyển dụng của công ty.
- Về thời gian nộp hồ sơ : từ lúc phát hành báo hoặc đăng website là khoản 15 ngày.
Tuy nhiên ở một số trường hợp đặc thù thì thời gian có thể rút ngắn hoặc kéo dài hơn.
- Về địa điểm nhận hồ sơ : tại văn phòng bộ phận Hành chánh - Nhân sự, hoặc nhận qua email của công ty.
Bước 6 : tiếp nhận và sơ tuyển hồ sơ
- Phòng HC - NS nhận hồ sơ dự tuyển của các ứng viên nộp trực tiếp, gửi qua đường bưu điện hoặc gởi trực tuyến qua email của công ty, và có trách nhiệm kiểm tra các hồ sơ xem có đầy đủ theo quy định của công ty hay chƣa, nếu chƣa thì yêu cầu ứng viên bổ sung.
- Phòng HC - NS gửi email xác nhận đã nhận đƣợc hồ sơ dự tuyển đối với các ứng viên gửi hồ sơ dự tuyển qua email trực tuyến.
- Phòng HC - NS phải có hệ thống sổ sách để theo dõi số lƣợng ứng viên nộp hồ sơ, vị trí dự tuyển,... để đảm bảo rằng không thất lạc hồ sơ, công bằng trong tuyển dụng và thuận tiện khi tra cứu cần thiết.
Các điều kiện dành cho ứng viên dự tuyển vào Công ty CP Nam Thái Sơn :
- Tiêu chuẩn cho từng vị trí đƣợc xác định dựa vào bản mô tả công việc và bảng yêu cầu công việc đƣợc dăng trên thông tin tuyển dụng.
- Ƣu tiên tuyển dụng các ứng viên có kinh nghiệm làm việc ở các vị trí mà họ dự tuyển, các ứng viên tốt nghiệp khá giỏi ở các chuyên nghành mà công ty đang có nhu cầu.
- Các vị trí lái xe, tạp vụ thì tuyển những người quen hoặc do CBNV công ty giới thiệu và đứng ra bảo lãnh.
Hồ sơ dự tuyển gồm có : + 01 Đơn xin việc.
SVTH : NGUYỄN CHÍ CÔNG Trang 43 + 01 Sơ yếu lý lịch (có chứng nhận của địa phương).
+ 01 bản sao y bằng cấp, chứng chỉ (nếu có).
+ 01 bản sao y CMND.
+ 01 bản sao y Hộ khẩu thường trú và Giấy đăng ký tạm trú (nếu có).
+ 01 Giấy chứng nhận sức khoẻ.
+ 04 ảnh 4x6 cm.
+ Viết thêm quá trình công tác, kinh nghiệm làm việc đối với các ứng viên dự tuyển ở vị trí kỹ sƣ.
- Trong một số trường hợp, để thuận tiện cho các ứng viên Công ty sẽ chấp nhận hồ thiếu sót một số giấy tờ và ứng viên sẽ phải bổ sung đầy đủ khi Công ty yêu cầu.
- Ứng viên chịu trách nhiệm trước Công ty về tính chính xác về tính chính xác và trung thực trong việc kê khai hồ sơ. Phòng HC - NS có trách nhiệm kiểm tra và xác minh các thông tin do ứng viên khai, nếu phát hiện có sự khai man và không đúng sự thật thì có quyền loại hồ sơ.
Bước 7 : Thông báo kế hoạch và chuẩn bị tuyển dụng :
- Căn cứ vào số lƣợng hồ sơ dự tuyển, phòng HC - NS lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết cho từng ứng viên, thông báo cho các ứng viên qua điên thoại hoặc email, trong đó nêu rõ :
+Thời gian, địa điểm thi tuyển.
+Một số giấy tờ ứng viên còn thiếu sót mà Công ty cần bổ sung.
+Thành phần hội đồng tuyển dụng ( Phòng HC - NS và đại diện của các phòng ban để kiểm tra trình độ nghiệp vụ ).
- Trước khi thông báo kế hoạch tuyển dụng cho các ứng viên, phòng HC - NS cần phải thống nhất với các đơn vị/ cá nhân có liên quan đến các vị trí tuyển dụng để đảm bảo hạn chế đến mức thấp nhất các thay đổi làm ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng như : phối hợp để thống nhất về thời gian, địa điểm, lịch làm việc,...
- Phòng HC - NS chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cho cuộc phỏng vấn ( nhƣ phiếu phỏng vấn, bài kiểm tra trình độ ngoại ngữ ( nếu yêu cầu công việc cần),.... )
Bước 8 : Phỏng vấn và kiểm tra trình độ chuyên môn :
SVTH : NGUYỄN CHÍ CÔNG Trang 44 - Tất cả các vị trí dự tuyển tại Công ty CP Nam Thái Sơn nhƣ Kỹ sƣ, Thƣ ký văn phòng, Hành chánh, Nhân viên nhân sự, Kế toán viên....đều phải trãi qua phỏng vấn và kiểm tra trình độ nghiệp vụ mà ứng viên cần dự tuyển.
+ Các ứng viên phải có mặt tại địa điểm phỏng vấn ( Công ty Cp Nam Thái Sơn tiến hành phỏng vấn tại văn phòng công ty ) đúng thời gian đã hẹn trước.
+ Phòng HC - NS tiến hành phỏng vấn và kiểm tra ứng viên về nhiều mặt nhƣ : ngoại hình, cách giao tiếp - ứng xử, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng thực hiện công việc, kiểm tra trình độ ngoại ngữ ( nếu có yêu cầu của công việc, ...), nguyện vọng ... để xem xét toàn diện rằng ứng viên có phù hợp với vị trí dự tuyển hay không. Hội đồng tuyển dụng ghi nhận đầy đủ nhận xét của mình về ứng viên. Đối với những ứng viên đạt hay không đạt thì phải ghi rõ lý do dẫn đến kết luận của mình.
+ Đại diện các phòng ban tiến hành kiểm tra trình độ nghiệp vụ của các ứng viên đang dự tuyển vào các vị trí ở các phòng ban tương ứng : kiểm tra các kỹ năng của công việc yêu cầu, khả năng sử dụng các phần mềm chuyên dụng, trình độ chuyên môn,...
+ Đối với vị trí nhƣ lái phải tiến hành kiểm tra tay nghề, tạp vụ chỉ tiến hành phỏng vấn.
- Phỏng vấn viên làm việc với tinh thần nghiêm túc, chuyên nghiệp, chí công vô tƣ, công bằng và đạo đức nghề nghiệp luôn lấy tiêu chí tuyển chọn đƣợc nhân sự giỏi vì sự phát triển và bền vững của Công ty CP Nam Thái Sơn làm mục đích phỏng vấn của mình.
Không có tư tưởng thiên vị, theo cảm tính và mục đích vụ lợi trong khi tiến hành tuyển dụng.
Bước 9 : Báo cáo kết quả tuyển dụng :
- Căn cứ vào kết quả của Hội đồng phỏng vấn, phòng HC - NS tổng hợp, làm biên bản kết quả và trình Hội đồng phỏng vấn ký tên. Biên bản ghi rõ về số lƣợng thông tin trích ngang của các ứng viên trúng tuyển, các đề xuất của ứng viên, địa điểm làm việc, mức lương,... sau đó trình cho Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt kết quả.
- Sau khi kết quả tuyển dụng đã đƣợc phê duyệt, phòng HC - NS phải :
+ Đối với các ứng viên phỏng vấn đạt : phòng HC - NS thông báo tiếp nhận cho ứng viên, trong đó nêu rõ vị trí trúng tuyển, nơi làm việc, các hồ sơ cần bổ sung, mức lương, thời gian đi làm,....và thông báo cho phòng ban tiếp nhận ứng viên, tiến hành lưu hồ sơ ứng viên.
SVTH : NGUYỄN CHÍ CÔNG Trang 45 + Đối với các ứng viên chƣa đạt hoặc dự phòng : phòng HC - NS sẽ gởi thƣ cám ơn cho ứng viên phỏng vẩn chưa đạt và lưu hồ sơ để làm nguồn dự phòng xem xét tuyển dụng sau này.
Bước 10 : quyết định tuyển dụng :
- Tất cả các quyết định tuyển dụng đầu vào đối với người lao động được thực hiện tại hội sở ( phòng HC - NS ). Chỉ khi nào có quyết định tuyển dụng ( đƣợc thể hiện qua hợp đồng lao động ) thì ứng viên này mới chính thức trở thành CBNV của Công ty CP Nam Thái Sơn.
- Phòng HC - NS có trách nhiệm yêu cầu ứng viên bổ sung đầy đủ hồ sơ trước khi làm hợp đồng lao động. Nếu xét thấy hồ sơ ứng viên khai không đúng sự thật hoặc có những điểm đáng nghi ngờ thì phòng HC - NS phải báo cho Tổng Giám đốc để xử lý.
- Trước khi người lao động đi làm, quyết định tuyển dụng được thông báo cho toàn nội bộ công ty, và phòng HC - NS có trách nhiệm thông báo cho người lao động nhận việc ít nhất là 01 ngày trước ngày nhận việc.
- Đối với lao động làm việc tại hội sở : phòng HC - NS sẽ phổ biến nội quy công ty, mở tài khoản để trả lương, giới thiệu người lao động với nơi họ làm việc,..
- Đối với lao động làm việc tại công trình : Phòng HC - NS thông báo cho người phụ trách ở công trình mà người lao động sẽ làm việc, phổ biến nội quy công ty, mở tài khoản để trả lương,...
- Phòng HC - NS mời người lao động lên Hội sở ( Phòng HC - NS ) để tiến hành ký kết hợp đồng thử việc : hợp đồng thử việc đƣợc lập thành 02 bản có giá trị pháp lý nhƣ nhau. Người lao động giữ 01 bản và Công ty giữ 01 bản kèm theo một số giấy tờ khác theo yêu cầu của bộ phận nhân sự.
+ Thời gian thử việc không đƣợc quá 60 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên.
+ Thời gian thử việc không đƣợc quá 30 ngày đối với chức danh nghề cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ.
+ Thời gian thử việc không đƣợc quá 6 ngày đối với những lao động khác.
+ Trong một số trường hợp dặc biệt có thể tiến hành ký kết hợp đồng lao động ngay không phải chờ qua thời gian thử việc nhƣng phải có sự đồng ý của Tổng Giám đốc.
SVTH : NGUYỄN CHÍ CÔNG Trang 46 - Các đơn vị người lao động nhận việc có trách nhiệm hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ, quy trình, quy chế, quan hệ công tác,... toàn diện cho người lao động.
- Trong thời gian thử việc người lao động và Công ty CP Nam Thái Sơn có quyền chấm dứt hợp đồng thử việc theo quy định của Luật Lao Động.
- Trước khi kết thúc thời gian thử việc 07 ngày, người lao động sẽ làm báo cáo kết quả thử việc ( tự viết tay hoặc đánh máy ) và phiếu nhận xét thử việc ( theo mẫu của Công ty CP Nam Thái Sơn ), trình cho trưởng đơn vi, nơi ngưởi lao động làm việc nhận xét theo tiêu chí trong thời gian thử việc nhƣ : ý thức tuân thủ nội quy lao động , thái độ, hiệu quả công tác, mối quan hệ với các đồng nghiệp, ý thức tiết kiệm, đảm bảo bí mật kinh doanh, khả năng sáng tạo trong công việc, khả năng thích ứng với công việc,...
- Trước khi kết thúc thời gian thủ việc 03 ngày, phòng ban nơi người lao động làm việc phải gởi báo cáo thử việc + phiếu nhận xét thử việc về cho phòng HC - NS. Đối với trường hợp không đạt sau thời gian thử việc thì đề nghị chấm dứt hợp đồng thử việc hoặc kéo dài thời gian thử việc. Trong trường hợp kéo dài thời gian thử việc thì người lao động phải có đơn tự nguyện thử việc thêm để trình Tổng Giám đốc duyệt.
- Phòng HC - NS chịu trách nhiệm tập hợp các báo cáo kết quả thử việc, xem xét, có ý kiến và trình Tổng Giám đốc duyệt ký hợp đồng lao động chính thức. Nếu không đạt thì Tổng Giám đốc duyệt chấm dứt hợp đồng lao động thử việc.
- Sau khi Tổng Giám đốc duyệt kết quả thử việc đạt, phòng HC - NS sẽ tiến hành ký kết Hợp đồng lao động chính thức với người lao động và thông báo cho toàn công ty biết quyết định tuyển dụng.
+ Công ty và người lao động sẽ ký kết Hợp đồng lao động. Hợp đồng lao động được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau. Người lao động giữ 01 bản và Công ty giữ 01 bản kèm theo một số giấy tờ khác theo yêu cầu của bộ phận nhân sự.
+ Trường hợp người lao động không ký kết hợp đồng lao động sau 10 ngày kể từ khi bộ phận nhân sự thông báo tới ký HĐLĐ, thì xem nhƣ vẫn còn đang trong trong thời gian thử việc, vẫn hưởng mức lương thử việc như quy định và không được hưởng những quyền lợi như đối với người lao động đã ký kết hợp đồng lao động chính thức hoặc Công ty có quyền đơn phương chấm dứt tuyển dụng lao động.
+ Sau khi người lao động ký kết hợp đồng lao động chính thức, phòng HC - NS sẽ làm sổ lao động ( theo mẫu quy định của nhà nước ) cho các đơn vị trên địa bàn TP. HCM, trình ký với và đăng ký vơi cơ quan quản lý lao động.
SVTH : NGUYỄN CHÍ CÔNG Trang 47 Bước 11 : Đánh giá hiệu quả tuyển dụng và lưu hồ sơ :
- Cuối năm, các CBNV sẽ tiến hành báo cáo kết quả công việc của năm, và tự đánh giá khả năng thực hiện công việc của mình, trình cho trưởng đơn vi, nơi người lao động làm việc nhận xét theo tiêu chí : mức độ hoàn thành công việc, phẩm chất, thái độ hành vi làm việc, các kỹ năng thực hiện công việc,...
- Các trưởng đơn vi, nơi người lao động làm việc cũng sẽ tiến hành đánh giá nhận xét các CBNV dưới quyền theo các tiêu chí trên và gởi về phòng HC - NS.
- Phòng HC - NS sẽ tiến hành tổng kết các phiếu đánh giá đƣợc gởi từ các phòng ban làm cơ sở để đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng.