CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.3 Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB của các tổ chức khác nhau được vận hành với các mức độ hữu hiệu khác nhau. Tương tự như thế, một hệ thống KSNB cụ thể cũng hoạt động khác nhau ở những thời điểm khác nhau. Báo cáo COSO 2013 liệt kê 3 loại mục tiêu, tương tự COSO 1992: sự hữu hiệu của một hệ thống KSNB có thể được xem xét theo một trong ba nhóm mục tiêu khác nhau nếu Hội đồng quản trị và nhà quản lý đảm bảo hợp lý rằng:
– Mục tiêu hoạt động - liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động của tổ chức, bao gồm các mục tiêu về hoạt động và tài chính, và bảo vệ tài sản chống mất mát. Trong báo cáo COSO 1992, mục tiêu hoạt động được giới hạn ở chỗ sử dụng có hiệu quả và hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.
– Mục tiêu báo cáo: liên quan đến BCTC và phi tài chính trong và ngoài nước cho các bên liên quan, bao gồm độ tin cậy, tính kịp thời, minh bạch, hoặc các điều khoản khác được thành lập bởi các nhà quản lý, người thiết lập tiêu chuẩn hoặc các chính sách của tổ chức. Trong báo cáo COSO 1992, mục tiêu báo cáo được gọi là mục tiêu BCTC liên quan đến việc lập các BCTC đáng tin cậy.
– Mục tiêu tuân thủ: liên quan đến các luật và quy định mà tổ chức phải tuân theo, liên quan đến sự tuân thủ pháp luật, các luật và quy định hiện hành.
2.3.2 Các tiêu chí đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ Với cách vận hành hệ thống KSNB khác nhau ở từng đơn vị, tiêu chí, thang đo đánh giá tính hữu hiệu sẽ khác nhau. Hệ thống KSNB hữu hiệu cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được mục tiêu của một đơn vị. Một hệ thống KSNB hữu
hiệu thì năm thành phần phải có mặt và hoạt động cùng với nhau sao cho giảm đến một mức độ chấp nhận được các rủi ro không đạt được mục tiêu. Tuy vậy, nếu đơn vị tồn tại bất kỳ yếu kém trọng yếu hoặc không phù hợp sẽ dẫn kết luận rằng hệ thống KSNB hoạt động kém hữu hiệu.
Theo Báo cáo COSO 2013, ngoài 3 mục tiêu đã đề cập ở trên, hệ thống KSNB có hữu hiệu hay không cần phải được đánh giá thông qua các tiêu chí là 5 bộ phận cấu thành và 17 nguyên tắc của hệ thống KSNB. Các tiêu chí cần được xem xét như là một hệ thống tích hợp, hoạt động hỗ trợ lẫn nhau tạo nên sự hữu hiệu cho hoạt động KSNB tại đơn vị.
2.3.3 Cơ sở lý thuyết liên quan về các nhân tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
2.3.3.1 Lý thuyết ủy nhiệm (Agency Theory)
Năm 1976, Jensen và Meckling đã công bố lý thuyết ủy nhiệm. Lý thuyết này nghiên cứu mối quan hệ giữa bên ủy nhiệm (principal) và bên được ủy nhiệm (agent). Thông qua hợp đồng ủy nhiệm, bên được ủy nhiệm sẽ thực hiện một số công việc đại diện cho bên được ủy nhiệm. Nội dung quan trọng của lý thuyết này là sự khác nhau về lợi ích cũng như mâu thuẫn giữa quyền sở hữu – quyền quản lý của hai bên (bên ủy nhiệm và bên được ủy nhiệm) sẽ làm phát sinh khoản chi phí ủy nhiệm.
Trong lĩnh vực khách sạn, mối quan hệ ủy nhiệm được thể hiện thông qua sự đại diện của tập đoàn quản lý trong việc vận hành hoạt động khách sạn dưới sự ủy nhiệm của các chủ đầu tư. Bản thân các nhà quản lý cần kiểm soát tốt các hoạt động diễn ra trong khách sạn, tạo ra một môi trường kiểm soát chuyên nghiệp, thực hiện công tác đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo các thông tin được cung cấp đầy đủ, mang độ tin cậy và tính kịp thời, để từ đó thực hiện tốt việc đảm bảo quyền lợi cho các chủ đầu tư.
Khi áp dụng lý thuyết ủy nhiệm vào công trình nghiên cứu, tác giả kỳ vọng các khách sạn với một hệ thống KSNB chặt chẽ và hiệu quả sẽ đáp ứng được việc kiểm soát tốt các hoạt động trong khách sạn, mang lại chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng và lợi nhuận tốt cho nhà đầu tư.
2.3.3.2 Lý thuyết về tâm lý học xã hội của tổ chức (Social psychology of organization theory)
Theo Don Hellriegel và John W.Sloccum (1986), lý thuyết về tâm lý học xã hội của tổ chức bao gồm những quan điểm quản trị nhấn mạnh đến vai trò của các yếu tố tâm lý, mối quan hệ xã hội của con người trong công việc. Lý thuyết này cho rằng: “năng suất lao động không chỉ do các yếu tố vật chất quyết định mà còn do sự thỏa mãn các nhu cầu tâm lý xã hội của con người”. Bên cạnh đó, tác giả Doughlas Mc Gregor cho rằng, nhà quản trị nên quan tâm nhiều hơn đến sự phối hợp hoạt động thay vì chỉ tập trung đến cơ chế kiểm tra.
Đối với lĩnh vực khách sạn, lý thuyết này được thể hiện trong việc xây dựng các hoạt động kiểm soát và cơ chế giám sát các hoạt động hàng ngày nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại đơn vị.
Trong bài nghiên cứu này, “Lý thuyết về tâm lý học xã hội của tổ chức” được sử dụng để giải thích sự ảnh hưởng của các hoạt động kiểm soát và giám sát đối với sự hữu hiệu của hệ thống KSNB tại các khách sạn.
2.3.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ Trong môi trường kinh doanh hiện nay, hệ thống KSNB của tổ chức luôn chịu nhiều tác động từ nhiều nhân tố, bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Theo khuôn mẫu báo cáo COSO 2013, sự tồn tại và hoạt động của năm thành phần đóng một vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu kiểm soát nội bộ của một công ty, vì thế chúng được xem là các nhân tố chính tác động đến tính hữu hiệu của KSNB.
Năm nhân tố chính bao gồm: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát.
– Nhân tố đầu tiên – Môi trường kiểm soát là nhân tố đóng vai trò quan trọng, có sức ảnh hưởng to lớn đến hệ thống KSNB của tổ chức vì nó góp phần xây dựng nên nguyên tắc hoạt động, văn hóa của công ty. D’Aquila (1998) cho rằng điều quan trọng nhất với doanh nghiệp là việc thực hiện các quyết định mang tính đạo đức phải được ưu tiên, vượt wa sự quan trọng về số liệu trên báo cáo tài chính. Ngoài ra, Palermo (2011) cũng nhận định rằng văn hóa có thể là một yếu tố quan trọng quyết định sự hữu hiệu của hệ thống KSNB. Một môi trường kiểm soát hữu hiệu cho phép doanh nghiệp đề ra những mục tiêu thực tế và đảm bảo rằng tổ chức có đủ nguồn lực để theo đuổi các mục tiêu đó.
Bên cạnh đó, môi trường kiểm soát hữu hiệu còn được đánh giá qua các nhân tố: Tính toàn vẹn và các giá trị đạo đức, Triết lý quản lý và Cơ cấu tổ chức.
– Các mối đe dọa được nhận diện và phân tích trong một quy trình Đánh giá rủi ro – nhân tố thứ hai, tạo cơ sở để doanh nghiệp có thể quản lý tốt các rủi ro.
Đánh giá rủi ro là một nhân tố được đánh giá cao trong khuôn mẫu kiểm soát mới (COSO ERM, 2004). Nhà quản lý phải xác định được mức độ rủi ro được chấp nhận một cách thận trọng và duy trì độ rủi ro ở mức độ chấp nhận đó. Do vậy, sự hữu hiệu của hệ thống KSNB còn được tác động bởi các nhân tố cụ thể trong nhân tố đánh giá rủi ro là: Mức độ thực hiện, nhận diện rủi ro.
– Nhân tố thứ ba là Hoạt động kiểm soát, liên quan đến việc theo dõi, đưa ra những chính sách và thủ tục góp phần đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý đều được thực hiện tốt. Hoạt động kiểm soát là một chuỗi các hoạt động trong vòng tròn giao dịch và các chiến lược kinh doanh khác. Mục tiêu chính của hoạt động kiểm soát là bảo đảm rằng các hành động cần thiết sẽ được đưa ra nhằm giải quyết các mối đe dọa, đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Các nhân tố được sử dụng để đánh giá nhân tố hoạt động kiểm soát bao gồm:
Chính sách, thủ tục, hoạt động kiểm soát tại doanh nghiệp.
– Thông tin về các mối đe dọa và sự thay đổi được tạo ra từ các phương tiện của nhân tố thứ tư – Thông tin và truyền thông. Hệ thống thông tin xử lý các thông tin cần thiết, tạo ra các báo cáo liên quan đến hoạt động, tài chính, sự tuân thủ,
nhằm phục vụ mục đích ra quyết định và các báo cáo bên ngoài. (Stringer và Carey, 2002). Để xác định được các nhân tố cụ thể liên quan đến thông tin và truyền thông về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB, cần phản đánh giá thêm các nhân tố sau: Chất lượng thông tin và sự hữu hiệu của truyền thông.
– Bên cạnh đó, chất lượng của hệ thống KSNB còn được tác động qua nhân tố thứ năm – Giám sát. Ban quản lý và Kiểm toán viên luôn quan tâm đến việc giám sát các hoạt động KSNB của doanh nghiệp nhằm đảm bảo rằng công ty đang hoạt động tốt, đạt được các mục tiêu đề ra. Trong khía cạnh này, nhân tố giám sát được cụ thể hóa qua các nhân tố: Giám sát liên tục và Đánh giá riêng biệt.
Hình 2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB (Nguồn: Drogalas, G. (2011). Evaluation of the effectiveness of internal audit
in Greek Hotel Business)