CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN TỈNH HƯNG YÊN
2.2. Xây dựng nguồn lực thông tin địa chí
Vốn tài liệu là thành phần quan trọng cấu thành của thư viện. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới người đọc. Nếu nguồn tài liệu phù hợp với nhu cầu sẽ lôi kéo đông đảo bạn đọc. Và kho tài liệu địa chí chính là tiếng nói riêng của tỉnh, nó lưu giữ những tài liệu phản ánh mọi mặt của tỉnh.
Việc tiến hành sưu tầm tài liệu địa chí được thực hiện từ khá sớm từ năm 1971 theo chủ trương của tỉnh, của ngành văn hóa và của thư viện tỉnh Hải Hưng. Từ sau ngày tái lập tỉnh và đặc biệt là từ năm 2000 đến nay, cán bộ địa chí của thư viên tỉnh Hưng Yên cũng không ngừng sưu tầm, lưu trữ và bảo quản các tài liệu liên quan đến địa phương dưới nhiều hình thức, nội dung và ngôn ngữ khác nhau. Xây dựng nguồn lực thông tin địa chí luôn được xem là một trong những nhiệm vụ chủ chốt của thư viện tỉnh Hưng Yên để đáp ứng và thỏa mãn những nhu cầu ngày càng phong phú, đa dạng của độc giả trong và ngoài tỉnh.
2.2.1. Công tác bổ sung
“Bất kỳ một cơ quan thông tin, thư viện nào muốn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, muốn đạt được hiệu quả phục vụ tốt nhất, điều quan tâm trước tiên là phải xây dựng và phát triển cho được một vốn tài liệu đủ lớn về số lượng với chất lượng tốt, phong phú về chủng loại, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của người dùng tin.” [11]
Từ việc xác định được nhiệm vụ, chức năng của mình, thư viện tỉnh Hưng Yên đã tiến hành bổ sung tài liệu địa chí để phục vụ đắc lực cho bạn đọc nghiên cứu, tìm hiểu về vùng đất Hưng Yên. Việc bổ sung tài liệu địa chí
phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nguồn kinh phí, trang thiết bị mà thư viện hiện có, trình độ của cán bộ và đặcbiệt nhà nhu cầu thông tin địa chí của bạn đọc. Chính vì thế mà hàng năm thư viện đều tiến hành điều tra, đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin địa chí của bạn đọc tại thư viện để từ đó xây dựng được kế hoạch bổ sung hợp lý.
* Số lượng tài liệu
Theo sổ đăng ký tổng quát thì số lượng tài liệu địa chí được bổ sung của thư viện trong 4 năm gần đây từ năm 2009 - 2012 là 450 tên sách với số lượng 880 cuốn cụ thể từng năm như sau:
Bảng 1: Số lượng sách địa chí được bổ sung từ năm 2009 - 2012
Năm 2009 2010 2011 2012 Tổng số
Tên sách 60 90 160 140 450
Số lượng 130 175 325 250 880
Qua bảng thống kê trên ta thấy số lượng tài liệu địa chí của thư viện được bổ sung tăng dần qua các năm. Đặc biệt năm 2011, thư viện bổ sung 160 tên tài liệu với số lượng 325 cuốn. Trung bình mỗi tên sách bổ sung 2 bản.
Năm 2012 số lượng sách bổ sung có ít hơn. Có sự thay đổi như vậy là do mỗi năm thư viện có chính sách bổ sung khác nhau. Có năm có nhiều dự án thì bổ sung nhiều và ngược lại tùy thuộc vào nguồn kinh phí được cấp và nhu cầu thông tin địa chí của bạn đọc.
Nhìn chung vốn tài liệu địa chí của thư viện được bổ sung hàng năm khá phù hợp với đặc điểm và nhu cầu nghiên cứu của bạn đọc về địa phương.
* Nội dung tài liệu
Thông thường khi xây dựng chính sách bổ sung, cán bộ thư viện phải tìm hiểu nhu cầu thông tin địa chí của bạn đọc xêm nội dung tài liệu mà bạn đọc quan tâm nhiều nhất là nội dung gì và thư viện có đáp ứng được tài liệu
cho bạn đọc hay không. Quatìm hiểuthì thấy rằng các tài liệu mang nội dung về văn hóa, chính trị - xã hội, lịch sử, địa lý của địa phương được người dùng tin quan tâm nhiều nhất. Những tài liệu khoa học kỹ thuật, các bản hương ước cũng được thư viện bổ sung để đáp ứng những nhu cầu đa dạng cho người dùng tin địa chí.
* Loại hình tài liệu
Loại hình tài liệu mà thư viện bổ sung thường xuyên là các loại báo hàng ngày, tạp chí hàng tuần, hàng tháng phục vụ kịp thời những thông tin cập nhật nhất về các mặt của địa phương. Tài liệu dạng sách được bổ sung theo từng dự án. Nội dung sách phản ánh các lĩnh vực về kinh tế, văn hóa, xã hội, chính trị… liên quan đến địa phương để phục vụ trực tiếp cho công tác nghiên cứu của bạn đọc. Sách mới bổ sung vào thư viện được tiến hành xử lý nội dung và hình thức nên sách mới không đưa ra phục vụ ngay cho bạn đọc.
* Ngôn ngữ tài liệu
Trong chính sách bổ sung hiện nay, thư viện Hưng Yên chú trọng bổ sung những tài liệu bằng tiếng Việt là chủ yếu. Bên cạnh đó, tài liệu Hán nôm cũng được bổ sung nhưng với số lượng ít hơn.
2.2.2. Kinh phí bổ sung
Kinh phí bổ sung là một trong những yếu tố quan trọng, có ảnh hưởng rất lớn đến số lượng và chất lượng của tài liệu. Kinh phí bổ sung lớn thì chất lượng của công tác bổ sung được nâng cao, đồng thời tài liệu được chọn lọc kỹ về số lượng và chất lượng.
Trước đây, kinh phí bổ sung cho kho địa chí rất hạn hẹp. Chỉ dựa vào tài liệu mà cán bộ thư viện thu thập, sưu tầm được thì không đủ để phục vụ nhu cầu của bạn đọc. Từ năm 2008 trở lại đây, vốn tài liệu địa chí của thư viện được quan tâm bổ sung nhiều hơn với tổng kinh phí dành cho phòng địa chí khoảng 100 triệu đồng vừa để xây dựng cơ sở vật chất, vừa để phát triển
vốn tài liệu. Con số này tuy không lớn nhưng đây là sự nỗ lực của ban lãnh đạo thư viện cũng như cán bộ của phòng địa chí .Thư viện đã trích một khoản không nhỏ cho hoạt động bổ sung tài liệu địa chí từ nguồn kinh phí trên. (ví dụ thư viện đã bổ sung tài liệu Hán Nôm năm 2011 với kinh phí là 22.500.000 đồng).
Có thể thấy rằng nguồn kinh phí dành cho bổ sung tài liệu địa chí của thư viện là không cố định, phụ thuộc vào nguồn tài liệu địa chí bổ sung, nếu bổ sung được nhiều thì thư viện sẽ trích kinh phí từ kinh phí hỗ trợ nhiều.
Hiện nay, kinh phí của thư viện còn được bổ sung thông qua chính các hoạt động dịch vụ của thư viện như: dịch thuật (tài liệu Hán nôm), pho to copy, tra cứu nâng cao theo yêu cầu…
2.2.3. Nguồn bổ sung
Khi tiến hành bổ sung vốn tài liệu địa chí, thư viện tỉnh Hưng Yên đã xác định phải bổ sung những tài liệu có nội dung tư tưởng tốt, vừa có giá trị khoa học vừa có giá trị thực tiễn đồng thời mạng lại giá trị nghệ thuật cao đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu tìm hiểu về địa phương song vẫn đảm bảo được các nguyên tắc của bổ sung vốn tài liệu, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của phòng địa chí.
Tài liệu địa chí được bổ sung vào thư viện thông qua các nguồn sau:
- Mua bằng kinh phí bổ sung hàng năm của thư viện
Với những tài liệu có nội dung về địa phương mà không được nhận bằng con đường lưu chiểu thì thư viện tiến hành đặt mua trực tiếp tại các nhà xuất bản, cơ quan phát hành ở trung ương và địa phương, các tổ chức xã hội.
Thông qua các bản thư mục quốc gia hoặc kế hoạch, thông báo của các cơ quan phát hành trong tỉnh, thư viện Hưng Yên đã tiến hành nghiên cứu, sưu tầm những tài liệu có giá trị.
Do kinh phí dànhcho bổ sung tài liệu không nhiều mà số lượng tài liệu ngày càng phong phú, đa dạng nên thư viện luôn phải tiến hành nghiên cứu, lựa chọn những tài liệu có giá trị thiết thực, phù hợp với đặc điểm, tình hình của địa phương và đáp ứng nhu cầu của bạn đọc.
- Trao đổi
Hiện nay, thư viện tỉnh Hưng Yên đã tiến hành trao đổi tài liệu địa chí với các thư viện tỉnh khác như : Hải Dương, Bắc Ninh, Hà Nam. Tuy nhiên số lượng tài liệu trao đổi không nhiều. Chủ yếu các thư viện tiến hành trao đổi danh mục tài liệu và cấc sản phẩm thư mục dịa chí. Tổng số tài liệu trao đổi được từ năm 2008 đến nay là 120 tài liệu. Phần lớn là các tài liệu về pháp luật, lịch sử.
- Tặng biếu
Thư viện tỉnh Hưng Yên được nhận tài liệu do các nhà xuất bản, cơ quan phát hành, các tổ chức của địa phương gửi tặng. Ban tuyên giáo tỉnh Ủy, Sở nông nghiệp, Hội văn học nghệ thuật, báo Hưng Yên là những nơi thường xuyên gửi tặng tài liệu cho thư viện. Bên cạnh đó còn được tặng các bài khóa luận của sinh viên ở các trường đại học nghiên cứu đề tài về địa phương tặng.
Những tài liệu này đã góp phần làm phong phú thêm vốn tài liệu cho kho địa chí với số lượng là hơn 400 tài liệu từ năm 2008 đến nay.
- Sưu tầm
Trong những năm qua, thư viện tỉnh Hưng Yên đã sưu tầm thu thập tài liệu địa chí vừa bằng cách sưu tầm trong nhân dân nhóm tài liệu về văn học dân gian, trong các dòng họ, trong các khu di tích như đình, đền… đồng thời sử dụng mạng lưới cộng tác viên rất có hiệu quả. Bởi lẽ đội ngũ cộng tác viên thường là những nhà nghiên cứu, những người am hiểu về địa phương. Thông qua lĩnh vực chuyên môn của mình. Họ đã phát hiện được những tài liệu địa chí rất có giá trị cho thư viện. Đây là nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu của thư
viện. Ngoài ra, thư viện tiến hành sao chụp những tài liệu địa chí nói về tỉnh hiện đang lưu giữ tại các thư viện Trung ương, thư viện của các tỉnh lân cận, các viện nghiên cứu… Hai năm vừa rồi thư viện nhận hơn 30 cuốn Hán Nôm từ viện Hán Nôm và đang tiến hành dịch.
Tóm lại, thư viện tỉnh Hưng Yên đã tiến hành bổ sung theo nhiều hình thức khác nhau, và rất linh hoạt, nếu gặp được tài liệu nào có nội dung viết về địa phương thì thư viện tiến hành bổ sung ngay nhằm làm phong phú nội dung kho tài liệu địa chí và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc.