TẠI THƯ VIỆN TỈNH HƯNG YÊN
3.1. Đẩy mạnh công tác sưu tầm, thu thập và bảo quản tài liệu địa chí Công tác sưu tầm, thu thập tài liệu đại chí của thư viện tỉnh Hưng Yên không chỉ căn cứ vào những điều kiện, khả năng và nhu cầu trước mắt mà cần phải xuất phát từ chức năng là trung tâm địa chí, một trong những chức năng quan trọng của thư viện tỉnh, đồng thời cũng là nét đặc trưng của hệ thống thư viện công cộng.
Hiện nay, các khu di tích lịch sử và văn hóa hiện còn lưu giữ khá nhiều những tư liệu có tính chất địa phương , nhất là cá văn bản, văn khắc Hán nôm.
Việc thu thập các tài liệu này không chỉ là công viêc của công tác bảo tồn, bảo tàng mà thư viện tỉnh Hưng Yên cũng cần quan tâm. Mặc dù đây là công việc không ít khó khăn.
Ấn phẩm địa phương có vị trí đặc biệt quan trọng trong nguồn thông tin địa chí của thư viện tỉnh. Trong những năm gần đây, việc các cơ quan, đơn vị và cá nhân trong tỉnh xuất bản và phát hành các ấn phẩm không nộp thường xuyên vào thư viện tỉnh mà chỉ nộp cho Sở VH, TT & DL. Điều này đã tạo nên những khó khăn, trở ngại cho việc thu thập và lưu trữ các ấn phẩm địa phương của thư viện tỉnh. Vì thế mà thư viện tỉnh Hưng Yên cần thuyết phục Sở VH, TT & DL ra quyết định ủy quyền cho thư viện tỉnh được nhận lưu chiểu và lưu trữ các xuất bản phẩm địa phương hoặc chuyển giao một bản các tài liệu mà Sở đã nhận được cho thư viện tỉnh lưu giữ và sử dụng theo luật định.
Thư viện cần tiến hành đánh giá lại vốn tài liệu và có kế hoạch xây dựng vốn tài liệu theo đặc thù của địa phương trên cơ sở điều tra nhu cầu bạn
đọc, ưu tiên bổ sung mảng tài liệu về các ngành kinh tế mũi nhọn của tỉnh bằng các hình thức như mua, sao chụp tài liệu, kể cả các tài liệu nước ngoài viết về Hưng Yên của các cơ quan chuyên ngành, các nguồn lưu trữ, thông tin trung ương. Để làm được điều đó, thư viện cần phải có sự trợ giúp đắc lực từ đội ngũ cộng tác viên.
Trong nhiều năm qua, công tác bảo quản vốn tài liệu địa chí chủ yếu dựa trên phương thức truyền thống thủ công, thư viện chưa đầu tư được các trang thiết bị bảo quản hiện đại như: máy hút bụi, hút ẩm, máy điều hòa…
Trong những năm tới thư viện cần tăng cường đầu tư nhiều kinh phí hơn nữa cho các trang thiết bị hiện đại để bảo quản tốt vốn tài liệu địa chí, đồng thời có kế hoạch bảo quản lâu dài các tài liệu địa chí có giá trị nhằm đáp ứng mọi nhu cầu về nguồn tài liệu của bạn đọc.
3.2. Đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí
Để đáp ứng nhu cầu thông tin địa chí của nhiều đối tượng dùng tin khác nhau, thư viện tỉnh Hưng Yên cần tạo ra những sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí đa dạng, có giá trị cao tạo điều kiện cho bạn đọc tiếp cận các nguồn lực thông tin địa chí dễ dàng với chi phí thấp nhất thuận lợi cho cả thư viện và bạn đọc.
Nhằm hoàn thiện các sản phẩm thông tin địa chí trước hết cần củng cố bộ máy tra cứu truyền thống, trong đó chủ yếu là hệ thống mục lục địa chí và các bản thư mục.
- Thư viện cần xây dựng các hộp phích bổ trợ như hộp phích nhân vật địa phương, hộp phích di tích… Xây dựng hộp phích trích báo, tạp chí. Bởi lẽ các bài báo có nội dung về Hưng Yên sau khi được cán bộ xử lý sẽ đưa vào các CSDL. Song CSDL này lại chưa thể đưa ra phục vụ bạn đọc mà đây là những tài liệu rất cần thiết để nghiên cứu về địa phương. Chính vì thế cần xây dựng hộp phích bài trích báo, tạp chí có nội dung về Hưng Yên. Đồng thời
thư viện cũng cần có những đổi mới trong công tác biên soạn thư mục như:
thư mục tài liệu địa chí mới, thư mục địa chí chuyên ngành, chuyên đề… với nội dung thông tin phong phú phù hợp với từng đối tượng nghiên cứu.
- Đa dạng các dịch vụ thông tin địa chí cũng rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin địa chí. Ngoài các dịch vụ phục vụ đọc tại chỗ, photo tài liệu, dịch tài liệu, thư viện cần có thêm các dịch vụ thông tin địa chí như:
+ Phục vụ theo chế độ hỏi đáp: thư viện thực hiện tìm kiếm thông tin theo yêu cầu, có thể đáp ứng các yêu cầu tin bất chợt do người dùng tinđặt ra về các thông tin nói về địa phương dựa trên vốn tài liệu có trong thư viện hay ở nguồn khác do cán bộ thư viện tìm kiếm.
+ Dịch vụ tư vấn: cán bộ địa chí là người giới thiệu người dùng tin địa chí đến với các chuyên gia về vấn đề mà họ quan tâm.
+ Dịch vụ tìm tin online:
Người dùng tin có thể trực tiếp truy cập và tự tìm thông tin địa chí trong các CSDL địa chí hoặc nhờ cán bộ thư viện hướng dẫn để trực tiếp truy nhập thông tin theo yêu cầu của mình.
Để nâng cao hiệu quả việc đáp ứng nhu cầu tin cho mọi đối tượng bạn đọc, thư viện cần phối hợp hoạt động để tăng cường sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí đến các cơ quan, ban ngành khác. Đồng thời cũng cần tăng cường dịch vụ sao chụp, nhân bản những sản phẩm thông tin địa chí ở các cơ quan thư viện - thông tin (TV - TT) khác.
3.3. Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất cho hoạt động thông tin địa chí
Thư viện tỉnh Hưng Yên cần tăng cường đầu tư cho các hoạt động thông tin địa chí sau:
+ Mở rộng diện tích kho địa chí để tăng khả năng lưu trữ lượng lớn tài liệu.
+ Đảm bảo đủ kinh phí để trang bị máy tính cũng như các loại bàn ghế phục vụ bạn đọc, tủ mục lục, tủ trưng bày giới thiệu tài liệu địa chí, giá kệ đựng tài liệu… đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và hiện đại. Đầu tư các trang thiết bị (TTB) bảo vệ phòng chống cháy, nổ, hệ thống đèn tia tím chống mối mọt tài liệu và các kỹ thuật nhằm bảo quản và phục chế tài liệu. Ưu tiên đầu tư ít nhất 02 máy tính: 01 máy để cán bộ thư viện sử dụng, 01 máy để bạn đọc tra cứu; 01máy Scanner để quét phục vụ cho việc số hóa cũng như quản lý bạn đọc.
Hiện nay, diện tích dành cho hoạt động thông tin địa chí là quá chật hẹp so với vốn tài liệu địa chí và công tác triển khai phục vụ người dùng tin địa chí. Vì vậy để tăng cường hiệu quả hoạt động thông tin địa chí trong những năm tới thư viện cần bố trí phòng rộng rãi, thoáng đãng hơn để phục vụ bạn đọc.
3.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các khâu tổ chức, quản lý và chia sẻ nguồn lực thông tin.
Hiện nay, việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào các hoạt động của những cơ quan thông tin thư viện đã và đang là vấn đề cấp thiết bởi đây là điều kiện làm thay đổi tận gốc quá trình xử lý thông tin và phương thức phục vụ người dùng tin.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin để thu thập tài liệu địa chí bằng cách sử dụng máy tính và hệ thống mạng để tra cứu, tìm kiếm thông tin về tài liệu địa chí. Đây là ứng dụng mạng lại nhiều lợi ích vì không cần phải đi tới nhiều nơi, không phải tổ chức đội ngũ cộng tác viên quá lớn cũng có thể xác định được vị trí của tài liệu địa chí này đang nằm ở đâu. Một điều rất thuận tiện hơn nữa là khi đã tìm được biểu ghi của tài liệu đó thì cũng có thể tải biểu ghi đó vào CSDL của mình. Sử dụng thư điện tử để liên lạc, trao đổi, đàm
phán, thu nguồn tài liệu địa chí khi biết địa chỉ. Trong trường hợp không thu được bản gốc,có thể dùng CNTT để thu bản điện tử qua chức năng truyền tệp.
- Ứng dụng CNTT trong việc bảo quản tài liệu địa chí bằng cách chuyển tài liệu địa chí ở dạng sách sang tài liệu địa chí dạng điện tử.
Quá trình chuyển dạng tài liệu từ tài liệu giấy sang dạng tài liệu được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính hay trên các vật mang tin điện tử là quá trình số hóa tài liệu.
Tài liệu địa chí là loại tài liệu quý và thường có ít bản nên việc số hóa là rất cần thiết. Mặt khác, tài liệu tồn tại ở dạng giấy: văn bản, sách, hình ảnh… chịu tác động cơ học của con người và môi trường nên việc lưu giữ, kéo dài tuổi thọ của tài liệu đòi hỏi cần được đầu tư nhiều hơn.
Người ta xác định giá trị gia tăng của tài liệu được số hóa ở chỗ:
+ Giúp kiểm soát tri thức chặt chẽ hơn nhờ tạo ra cá phương tiện trợ giúp tìm kiếm mới, các đường liên kết giữa các biểu ghi thư mục và toàn văn.
+ Gia tăng cường độ sử dụng tài liệu địa phương nhờ khả năng tìm kiếm rộng rãi, nhờ cải tiến chất lượng văn bản…
- Ứng dụng CNTT trong các khâu công tác xử lý và phục vụ:
+ Đăng ký và quản lý bạn đọc
+ Quản lý sách, báo, tạp chí trên máy vi tính
+ Xử lý sách: quản lý công tác bổ sung, tổ chức công tác biên mục, xây dựng và quản lý các CSDL, in phích và ấn phẩm thông tin, tìm tin trên máy.
- Đồng thời cần ứng dụng CNTT trong việc mở rộng khả năng chia sẻ nguồn lực thông tin địa chí giữa các thư viện và cơ quan TV – TT
3.5. Xây dựng trang Web về tài liệu địa chí của thư viện tỉnh Hưng Yên Mục đích việc xây dựng trang Web:
+ Nhằm giới thiệu cho bạn đọc trong và ngoài tỉnh thông tin về Hưng Yên nói chung và đặc biệt về kho tài liệu địa chí của thư viện Hưng Yên nói riêng.
+ Tạo ra một diễn đàn trao đổi thông tin, ý kiến, quan điểm về Hưng Yên xưa và nay. Từ đó có thể rút ra những tư vấn bổ ích cho sự phát triển của thư viện tỉnh Hưng Yên ngày nay và mai sau.
+ Giới thiệu các nguồn tài liệu trực tuyến về Hưng Yên với tất cả bạn đọc trong và ngoài tỉnh.
+ Tạo ra một giao diện thân thiện, tiện ích giữa bạn đọc và các dịch vụ thông tin về thư viện.
+ Tạo ra sự liên kết, chia sẻ nguồn tài liệu giữa các thư viện trong cùng hệ thống thư viện công cộng và các thư viện chuyên ngành khác.
Việc thiết kế trang web cần phải đảm bảo những yêu cầu về: hình thức, nội dung thông tin, font chữ, bảo mật an toàn về thông tin và dữ liệu…
3.6. Đẩy mạnh xã hội hóa hoạt động địa chí
Để phát triển vốn tài liệu địa chí cả về số lượng và chất lượng thì việc tăng cường xã hội hóa hoạt động địa chí là một giải pháp không thể thiếu được nhằm thu hút nguồn đầu tư, đóng góp vốn tài liệu địa chí của mọi tổ chức, mọi cá nhân trong và ngoài nước thông qua việc tuyên truyền, quảng cáo và bằng chính hiệu quả phục vụ của thư viện. Xã hội hóa hoạt động địa chí còn góp phần cho việc tuyên truyền, phát huy giá trị của nguồn lực thông tin địa chí trong mọi tầng lớp nhân dân.
Là trung tâm hướng dẫn nghiệp vụ cho mạng lưới thư viện huyện, xã phường, thị trấn cũng như các tủ sách cộng đồng ở nông thôn, thư viện Hưng Yên có nhiệm vụ chỉ đạo nghiệp vụ về công tác huyện chí và xã chí. Trong
nguồn thông tin địa chí của thư viện tỉnh chắc chắn sẽ có những cuốn sách về các huyện xã qua các thời kỳ lịch sử mà thư viện huyện, xã đó không có. Và nó trở thành nguồn tư liệu quý giá cho các cơ sở. Đồng thời khi thực hiện tốt công việc này còn tạo động lực thu hút sự tham gia của nhân dân vào việc phát triển hoạt động địa chí của thư viện tỉnh.
3.7. Phát huy nhân tố con người trong hoạt động thông tin địa chí
Trong công việc, mọi vấn đề liên quan đến chất lượng và hiệu quả đều phụ thuộc vào yếu tố con người. Do đó, để nâng cao chất lượng hoạt động TV- TT nói chung và hoạt động thông tin địa chí nói riêng, thư viện Hưng Yên rất cần một đội ngũ cán bộ vừa có phẩm chất chính trị, vừa có phẩm chất nghề nghiệp vững vàng. Đặc biệt trong bối cảnh CNH, HĐH đất nước, việc ứng dụng CNTT được coi là vấn đề đầu tiên làm thay đổi về chất toàn bộ hoạt động của thư viện thông tin thì những phẩm chất nghề nghiệp liên quan đến sử dụng máy vi tính để xử lý, khai thác và phổ biến thông tin là những phẩm chất rất quan trọng đối với các cán bộ thông tin và cán bộ làm công tác địa chí.
Bên cạnh những phẩm chất nghề nghiệp chính trên, với đặc thù riêng của công tác địa chí cần được nâng cao trình độ về Hán nôm để có thể nghiên cứu tài liệu địa chí cổ trong thư viện. Cán bộ địa chí cũng không thể thiếu những phẩm chất khác như: khả năng biên tập, khả năng tạo lập các sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí và quan trọng nhất là phải có lòng yêu nghề. Sở dĩ như vậy vì có yêu nghề thi mới có niềm đam mê, vượt qua được những khó khăn trong công việc của người cán bộ địa chí, dồn tâm huyết của mình cho sự sáng tạo, phát triển hoạt động địa chí cho thư viện.
Đồng thời, thư viện cần cử cán bộ làm công tác địa chí tham dự các hội nghị, hội thảo về địa chí. Tổ chức cho cán bộ địa chí có điều kiện đi tham quan thực tế, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm về xây dựng CSDL thư mục, dữ
kiện, toàn văn, biên soạn các bản thư mục đọc máy… Khuyến khích tự học nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như bổ sung thêm vốn hiểu biết về địa phương …