CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN TỈNH HƯNG YÊN
2.3. Tổ chức phục vụ tài liệu địa chí của thư viện
2.3.3. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí
* Thư mục
Tại thư viện tỉnh Hưng Yên, công tác biên soạn các ấn phẩm thông tin thư mục rất được thư viện chú trọng. Trước năm 2002, thư viện chủ yếu biên soạn các ấn phẩm thông tin thư mục các bài trích báo, tạp chí tài liệu về Hưng Yên. Đến năm 2002 trở lại đây, thư viện đã tiến hành biên soạn thêm thư mục thông báo sách mới và nhiều thư mục chuyên đề phục vụ cho việc tra cứu của bạn đọc.
Có thể kể đên một vài thư mục chuyên đề mà thư viện đã biên soạn như:
thư mục Nguyễn Văn Linh - Cuộc đời và sự nghiệp (03cuốn),
thư mục Đảng bộ Hưng Yên - Quá trình xây dựng và phát triển (05 cuốn), thư mục Phố Hiến... Hiện nay, mỗi tháng thư viện lại tiến hành biện soạn một thư mục chuyên đề. Thư mục sách mới được thư viện biên soạn theo quý do đó, một năm thư viện xuất bản 4 cuốn theo từng đợt nhập sách. Thư mục các
bài trích báo, tạp chí về địa phương một tháng được biên soạn một cuốn nên 1 năm thư viện xuất bản 12 cuốn.
Tổng cộng cho đến nay, phòng địa chí lưu giữ hơn 80 thư mục do thư viện biên soạn. Ngoài ra, còn lưu giữ hơn 10 cuốn thư mục của thư viện các tỉnh bạn.
* Hệ thống mục lục
Tính đến quý I năm 2003, toàn bộ tài liệu địa chí của thư viện đã được xử lý lại nghiệp vụ và nhập toàn bộ CSDL tài liệu địa chí vào máy tính tạo tiền đề cho việc tra tìm tài liệu. Song cho đến nay, số lượng máy tính của thư viện còn thiếu nhiều nên thư viện chưa thể đưa CSDL này ra phục vụ bạn đọc tra cứu trên máy được mà chủ yếu thư viện vẫn duy trì hệ thống tra cứu tài liệu địa chí truyền thống với 5 loại mục lục:
- Mục lục phân loại địa chí
- Hộp phiếu các xuất bản phẩm địa phương
- Hộp phiếu các tài liệu về cuộc khởi nghĩa Bãi Sậy - Hộp phiếu các bài trích báo, tạp chí tài liệu địa phương - Hộp phiếu nhân vật địa phương
- Trong số này mục lục bạn đọc thường xuyên sử dụng nhất là mục lục phân loại và hộp phiếu các bài trích báo, tạp chí tư liệu địa phương.
* Cơ sở dữ liệu
Ngày nay, để bắt nhịp với xu hướng phát triển chung của xã hội hiện đại, cũng như đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc, những năm gần đây, hần hết các thư viện trong cả nước đã tiến hành tin học hóa hoạt động của thư viện mình.
Là một thư viện được tái lập hơn chục năm nay, vẫn còn thiếu thốn nhiều mặt, song thư viện Hưng Yên đã cố gắng khắc phục khó khăn, đến nay đã trang bị cho mỗi phòng một máy vi tính.
Phòng địa chí được trang bị một máy tính để tạo lập các CSDL, cập nhật biểu ghi.
Những năm về trước, thư viện tạo lập và khai thác CSDL dựa trên phần mềm CDS/ ISIS do UNESCO cung cấp miễn phí cho hệ thống thư viện của các nước đang phát triển. Từ tháng 9 năm 2012, do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, thư viện đã chuyển sang sử dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện ILIP của công ty CMS.Tuy nhiên do mới được áp dụng nên cán bộ thư viện vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm này.
Theo báo cáo tổng kết của thư viện Hưng Yên năm 2012 thì phòng địa chí đã xây dựng được hai CSDL địa chí đó là CSDL địa chí chủ yếu là sách tiếng Việt với hơn 3500 biểu ghi trong đó có gần 200 biểu ghi về nhân vật và CSDL báo với 1500 biểu ghi là những bài trích báo, tạp chí mang tính phát hiện các sự kiện lịch sử văn hóa, nhân vật địa phương.
Mặc dù vậy, cho đến nay việc phục vụ bạn đọc tra tìm tài liệu trên máy chưa được thư viện tiến hành bởi một mặt do thư viện Hưng Yên chưa trang bị đủ máy tính để phục vụ tra cứu. Mặt khác hầu hết bạn đọc địa chí đều chưa biết cách tra tìm tài liệu trên máy. Vì vậy phòng dịa chí nói riêng cần được trang bị thêm máy tính và cũng cần mở lớp hướng dẫn bạn đọc sử dụng bộ máy tra cứu hiện đại này.
* Dịch vụ cung cấp tài liệu địa chí
Đáp ứng tốt nhu cầu tin của bạn đọc là mục đích cuối cùng của các thư viện. Phòng địa chí được tổ chức theo kho đóng nên khi bạn đọc có nhu cầu tìm tài liệu nào đó sẽ phải viết phiếu yêu cầu và các bộ địa chí đóng vai trò trung gian giữa tài liệu và bạn đọc. Khi bạn đọc có nhu cầu photo tài liệu thì thư viện sẵn sàng photo tài liệu mà bạn đọc yêu cầu. Hay những tài liệu Hán nôm mà bạn đọc không tự mình tìm hiểu được thì cán bộ thư viện vẫn nhiệt tình làm tốt công tác dịch thuật khi bạn đọc yêu cầu. Những dịch vụ này bạn
đọc phải trả phí cho thư viện. Tuy nhiên cũng có những tài liệu mà bạn đọc cần nhưng thư viện chưa kịp thời bổ sung thì cán bộ địa chí tận tình chỉ dẫn nguồn tài liệu địa chí ở những nơi khác cho bạn đọc.
Nhìn chung các sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí của thư viện vẫn còn nhiều hạn chế. Ngoài việc biên soạn các cuốn thư mục thì thư viện cần củng cố hệ thống mục lục riêng cho phòng địa chí đồng thời có hình thức hướng dẫn bạn đọc tra cứu để giúp cho việc tra tìm tài liệu địa chí của bạn đọc thuận tiện hơn vừa rút ngắn thời gian tra tìm, vừa tiết kiệm công sức cho cán bộ thư viện và người dùng tin.