PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI NAM HÀ
3.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị:
- Là một phần trong vốn lưu động của doanh nghiệp, thể hiện được năng lực thanh khoản trực tiếp của DN nhằm tạo năng lực cạnh tranh tốt nhất.
- Vốn bằng tiền yêu cầu một sự quản lý chặt chẽ và kĩ càng từ DN, nếu không sẽ rất dễ xảy ra tình trạng gian lận do tính chất luân chuyển cao.
- Việc hạch toán vốn bằng tiền đòi hỏi phải tuân theo các nguyên tắc và chế độ quản lý tiền tệ mà Nhà nước đã quy định sẵn một cách gắt gao, nhằm phòng tránh các trường hợp bị mất cắp hay bị lạm dụng nguồn vốn bằng tiền.
Kế toán vốn bằng tiền của công ty TNHH xây dựng và thương mại Nam Hà bao gồm: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
3.1.1. Kế toán tiền mặt a. Chứng từ sử dụng
- Phiếu thu (Mẫu số 01- TT) - Phiếu chi (Mẫu số 02- TT)
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03- TT) - Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08a- TT) b. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 111- Tiền mặt.
c. Quy trình kế toán
(Phụ lục 8: Sơ đồ quy trình kế toán tiền mặt)
Diễn giải
- Hàng ngày, căn cứ vào Phiếu thu, Phiếu chi đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, đồng thời ghi các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ quỹ tiền mặt, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái TK 111.
- Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên Sổ cái TK 111, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái TK 111 và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ Sổ quỹ tiền mặt) đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính. Về
22
nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
d. Số liệu khảo sát
Một số nghiệp vụ làm giảm tiền mặt:
* Ngày 27/7/2023: Chi tiền mua lốp phục vụ cho quản lý doanh nghiệp với số tiền 9.744.000 VND, thuế GTGT 8%. Chi phí trả bằng tiền mặt.
- Chứng từ sử dụng: Phiếu chi
(Phụ lục 9: Phiếu chi 1) - Dựa vào Phiếu chi, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 242: 9.744.000 Nợ TK 1331: 779.520
Có TK 111: 10.523.520
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 15: Sổ cái tài khoản 111)
* Ngày 15/12/2023: Xuất tiền mặt tạm ứng cho nhân viên đi công tác với số tiền 5.000.000 VND.
- Chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị tạm ứng
(Phụ lục 10: Giấy đề nghị tạm ứng) - Dựa vào Giấy đề nghị tạm ứng, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 141: 5.000.000 Có TK 111: 5.000.000
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 15: Sổ cái tài khoản 111)
* Ngày 24/7/2023: Gửi tiền vào ngân hàng với số tiền 660.000.000 VND.
- Chứng từ sử dụng: Phiếu chi
(Phụ lục 11: Phiếu chi 2) - Dựa vào Phiếu chi, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 112: 660.000.000 Có TK 111: 660.000.000
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 15: Sổ cái tài khoản 111)
23
Một số nghiệp vụ làm tăng tiền mặt:
* Ngày 28/7/2023: Thu tiền bán hàng công ty cổ phần đầu tƣ xây dựng và phát triển thương mại Hà Tĩnh, tổng tiền hàng (đã bao gồm 10% VAT) là 13.608.000 VND.
Bên mua thanh toán luôn bằng tiền mặt.
- Chứng từ sử dụng: Phiếu thu
(Phụ lục 12: Phiếu thu 1) - Dựa vào Phiếu thu, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 111: 13.608.000 Có TK 511: 12.370.909 Có TK 3331: 1.237.091
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 15: Sổ cái tài khoản 111)
* Ngày 26/8/2023: Thu tiền bán hàng công ty TNHH Trung Huy, tổng tiền hàng (đã bao gồm 10% VAT) là 16.740.000 VND. Bên mua thanh toán luôn bằng tiền mặt.
- Chứng từ sử dụng: Phiếu thu
(Phụ lục 13: Phiếu thu 2) - Dựa vào Phiếu thu, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 111: 16.740.000 Có TK 511: 15.218.182 Có TK 3331: 1.521.818
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 15: Sổ cái tài khoản 111)
* Ngày 29/12/2023: Rút tiền gửi về nộp quỹ tiền mặt.
- Chứng từ sử dụng: Phiếu thu
(Phụ lục 14: Phiếu thu 3) - Dựa vào Phiếu thu, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 111: 1.250.000.000 Có TK 112: 1.250.000.000
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 15: Sổ cái tài khoản 111)
Từ các nghiệp vụ trên, kế toán ghi sổ cái tài khoản 111-Tiền mặt
(Phụ lục 15: Sổ cái tài khoản 111)
24 3.1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng
a. Chứng từ sử dụng - Ủy nhiệm thu - Ủy nhiệm chi - Giấy báo có - Giấy báo nợ
b. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 112- Tiền gửi ngân hàng.
c. Quy trình kế toán
(Phụ lục 16: Sơ đồ quy trình kế toán tiền gửi ngân hàng)
Diễn giải
- Hàng ngày, căn cứ vào Giấy báo nợ, Giấy báo có, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, đồng thời ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ tiền gửi ngân hàng, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái TK 112.
- Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên Sổ cái TK 112, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái TK 112 và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ Sổ tiền gửi ngân hàng) đƣợc dung để lập Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có trên Bảng cân đối phải bằng tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ
d. Số liệu khảo sát
Một số nghiệp vụ làm giảm tiền gửi:
* Ngày 09/02/2023: Chuyển khoản thanh toán khoản vay ngân hàng.
- Chứng từ sử dụng: Ủy nhiệm chi
(Phụ lục 17: Ủy nhiệm chi 1) - Dựa vào Ủy nhiệm chi, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 341: 1.060.000.000 Nợ TK 635: 290.411
Có TK 112: 1.060.290.411
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 21: Sổ cái tài khoản 112)
* Ngày 19/01/2024: Chuyển khoản thanh toán tiền nợ nhà cung cấp.
- Chứng từ sử dụng: Ủy nhiệm chi
(Phụ lục 18: Ủy nhiệm chi 2)
25
- Dựa vào Ủy nhiệm chi, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 331: 500.000.000 Có TK 112: 500.000.000
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 34: Sổ nhật ký chung 2024 và Phụ lục 21: Sổ cái tài khoản 112)
Một số nghiệp vụ làm tăng tiền gửi:
* Ngày 14/01/2024: Khách hàng thanh toán tiền nợ bằng tiền gửi ngân hàng.
- Chứng từ sử dụng: Giấy báo có
(Phụ lục 19: Giấy báo có 1) - Dựa vào Giấy báo có, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 112: 100.000.000 Có TK 131: 100.000.000
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 34: Sổ nhật ký chung 2024 và Phụ lục 21: Sổ cái tài khoản 112)
* Ngày 17/01/2024: Khách hàng thanh toán tiền nợ bằng tiền gửi ngân hàng.
- Chứng từ sử dụng: Giấy báo có
(Phụ lục 20: Giấy báo có 2) - Dựa vào Giấy báo có, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 112: 170.000.000 Có TK 131: 170.000.000
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 34: Sổ nhật ký chung 2024 và Phụ lục 21: Sổ cái tài khoản 112)
Từ các nghiệp vụ trên, kế toán ghi sổ cái tài khoản 112-Tiền gửi ngân hàng (Phụ lục 21: Sổ cái tài khoản 112)