PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI NAM HÀ
3.4 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU
3.4.1 Kế toán khoản phải thu khách hàng
Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ :
- Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho - Phiếu thu, Giấy báo Có ngân hàng Sổ sách :
- Sổ cái TK 131, sổ nhật ký chung
- Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu khách hàng - Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng
Tài khoản sử dụng
Để theo dõi các khoản nợ phải thu cũng nhƣ tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng, kế toán sử dụng tài khoản “131 – Phải thu khách hàng”. Tài khoản này đƣợc chia nhỏ thành các tài khoản chi tiết để theo dõi theo từng khách hàng.
Quy trình ghi nhận và xử lý công nợ khoản phải thu khách hàng
Khi có yêu cầu mua hàng từ khách hàng, phòng kinh doanh nhanh chóng tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng. Khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng cho phòng kinh doanh, sau đó sẽ đƣợc chuyển sang bộ phận kho để tiến hành thủ tục xuất kho hàng gửi khách hàng.
Sau đó, bộ phận kho sẽ chuyển bộ chứng từ (đơn đặt hàng, phiếu xuất kho kèm hợp đồng kinh tế từ phòng kinh doanh chuyển qua), kế toán công nợ tiến hành kiểm tra lại bộ chứng từ và sau đó lập hóa đơn giá trị gia tăng chuyển cho bộ phận bán hàng để làm thủ tục bán hàng và giao nhận hàng. Trường hợp khách hàng mua chịu và 2 bên đã đồng ý với thời hạn thanh toán trong hợp đồng. Kế toán công nợ tiến hành nhập liệu vào phần mềm máy tính MISA của công ty file quản lý công nợ phải thu khách hàng tổng hợp làm tăng số tiền phải thu và sau đó mới ghi nhận vào bảng chi tiết theo dõi công nợ phải thu khách hàng và tiến hành lưu trữ. Chứng từ được lưu trữ và sắp xếp tăng dần theo số thứ tự đƣợc đánh số sẵn.
Đến hạn thanh toán, kế toán công nợ sẽ thông báo ( gọi điện hoặc gửi giấy báo yêu cầu thanh toán) cho bên khách hàng về khoản nợ. Bên khách hàng sẽ đến công ty hoặc đến ngân hàng thanh toán bằng chuyển khoản ( sau đó thông báo cho công ty biết là đã thanh toán ). Kế toán công nợ căn cứ vào giấy báo Có hay phiếu chi do bộ phận kế
31
toán tiền chuyển sang và tiến hành đối chiếu chứng từ liên quan. Nếu số liệu đúng khớp sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm quản lý công nợ khách hàng tổng hợp làm giảm số tiền phải thu và ghi nhận vào bảng chi tiết theo dõi công nợ phải thu khách hàng và tiến hành lưu trữ.
Thực tế quy trình ghi nhận và xử lý công nợ phải thu của công ty TNHH xây dựng và thương mại Nam Hà:
* Vào ngày 27/12/2023 công ty bán chịu cho công ty CP đầu tƣ xây dựng công trình 216, hóa đơn GTGT số 00002742 số tiền chƣa bao gồm thuế là 1.384.716.850 đồng, thuế GTGT 10% là 138.471.685 đồng.
Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT
(Phụ lục 24: Hóa đơn GTGT số 00002742) Kế toán tiến hành những công việc sau:
- Kế toán công nợ nhận bộ chứng từ từ kế toán kho bao gồm: Hóa đơn GTGT số 00002742, Phiếu xuất kho số PX01 cùng hợp đồng kinh tế tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ.
Kế toán ghi nhận tăng khoản phải thu TK 131_công trình 216 vào phần nhập liệu, số tiền phải thu là 1.523.188.535 đồng số liệu sẽ tự động chuyển sang bảng tổng hợp công nợ phải thu.
Định khoản:
Nợ TK 131_công trình 216: 1.523.188.535 Có TK 511: 1.384.716.850
Có TK 3331: 138.471.685
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 27: Sổ cái tài khoản 131)
* Vào ngày 28/12/2023 công ty bán chịu cho công ty CP xây lắp Tân Thắng, hóa đơn GTGT số 00002757 số tiền chƣa bao gồm thuế là 300.506.100 đồng, thuế GTGT 10% là 30.050.610 đồng.
Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT
(Phụ lục 25: Hóa đơn GTGT số 00002757)
Định khoản:
Nợ TK 131_Tân Thắng: 330.556.710 Có TK 511: 300.506.100
Có TK 3331: 30.050.610
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 27: Sổ cái tài khoản 131)
32
* Vào ngày 29/12/2023 công ty bán chịu cho công ty TNHH Hƣng Lợi Thịnh Phát, hóa đơn GTGT số 00002784 số tiền là 104.040.000 đồng, chiết khấu thương mại 1.507 % , số tiền là 1.567.778 đồng, thuế GTGT 8% là 8.197.778 đồng
Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT
(Phụ lục 26: Hóa đơn GTGT số 00002784)
Định khoản:
Nợ TK 131_Hƣng Lợi Thịnh Phát: 110.670.000 Có TK 511: 102.472.222
Có TK 3331: 8.197.778
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 27: Sổ cái tài khoản 131)
Từ các nghiệp vụ trên, kế toán ghi sổ cái tài khoản 131-Phải thu khách hàng (Phụ lục 27: Sổ cái tài khoản 131)
3.4.2 Kế toán khoản phải thu khác
- Các khoản phải thu khác của Công ty là: tài sản thiếu chờ giải quyết, tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tƣ tài chính, các khoản phải thu khác.
- Kế toán các khoản phải thu khác gồm những chứng từ nhƣ: phiếu thu, giấy báo Có, biên bản kiểm kê quỹ, biên bản xử lý tài sản thừa, thiếu ...
- Công ty sử dụng T 138 “Phải thu khác” để hạch toán các khoản kể trên. Hiện tại Công ty ít khi sử dụng đến TK này vì các khoản phát sinh hầu nhƣ rất ít.
- Kế toán lập và dựa vào bảng chi tiết T 138 để theo dõi các khoản phải thu khác tại Công ty
Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu, phiếu chi.
- Giấy báo có, giấy báo nợ.
- Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, hàng hóa.
- Biên bản kiểm kê quỹ
- Biên bản xử lý tài sản thiếu…
Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào biên bản kiểm kê, chứng từ nhận nợ, phiếu thu, phiếu chi…kế toán công nợ sẽ ghi vào sổ theo dõi chi tiết công nợ 138 theo từng đối tƣợng chi tiết, từ đó in chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 138.
Sổ sách sử dụng - Sổ chi tiết TK 138 - Sổ cái TK 138
33
Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 138: Phải thu khác để hạch toán
Trong năm doanh nghiệp không có phát sinh liên quan đến kế toán khoản phải thu khác.
3.4.3 Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ :
- Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn giá trị gia tăng - Sổ chi tiết công nợ - Bảng tổng hợp công nợ Sổ sách :
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK 2293
Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên tài khoản
2293 Dự phòng phải thu khó đòi
Quy trình xử lý và lập dự phòng khoản phải thu khó đòi
Đối với các nghiệp vụ công nợ phải thu khách hàng, vì công ty chƣa đề ra những chính sách cụ thể về thời hạn thanh toán thống nhất, phần lớn công ty dựa vào uy tính và mối làm ăn lâu dài để tiến hành giao dich mua bán. Hai bên ký kết hợp đồng thỏa thuận thời hạn thanh toán theo yêu cầu của khách hàng và đƣợc sự chấp thuận của người đại diện công ty. Trường hợp, đến hạn thanh toán nhưng khách hàng vẫn chưa trả nợ, công ty sẽ gứi giấy báo hoặc gọi điện thông báo cho khách hàng , sau đó sẽ liên hệ cùng phòng kinh doanh tiến hành đòi nợ khách hàng.
Nếu khách hàng vẫn chƣa thanh toán, các khoản nợ đã quá hạn từ 6 tháng trở lên, kế toán công nợ sẽ tiến hành đối chiếu với chứng từ gốc và sổ sách liên quan để xác nhận khoản nợ trên là quá hạn rồi báo lên cho Giám đốc. Khi có sự chấp thuận của Giám đốc, kế toán công nợ tiến hành lập giấy xác nhận khoản nợ đã quá hạn yêu cầu khách hàng xác nhận và thực hiện cam kết. Cuối năm, kế toán công nợ tiến hành trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi theo mức trích quy định hiện hành và đƣa vào khoản chi phí doanh nghiệp.
Trong năm doanh nghiệp không có phát sinh liên quan đến kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi.