PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI NAM HÀ
3.3 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC
Các khoản ứng trước là các khoản tạm ứng, tạm chi, tạm gửi theo những quy tắc riêng, vẫn thuộc vốn và tài sản của doanh nghiệp.
Các khoản ứng trước được phản ánh ở nhóm TK 14 và nhóm TK 24, bao gồm:
TK 141 - Tạm ứng
TK 142. 242 - Chi phí trả trước ngắn, dài hạn.
TK 144, 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký cƣợc ngắn, dài hạn.
3.3.1 Kế toán các khoản tạm ứng cho công nhân viên trong doanh nghiệp
Là việc công nhân viên trong doanh nghiệp ứng trước một khoản tiền hoặc vật tư để thực hiện nhiệm vụ SXKD hoặc giải quyết một công việc đã đƣợc phê duyệt.
Nguyên tắc:
28 - Phải là người của doanh nghiệp.
- Người nhận tạm ứng được sử dụng theo mục đích.
- Kế toán sẽ mở sổ theo dõi kế toán chi tiết từng đối tƣợng đã chỉ tạm ứng.
Các chứng từ sử dụng:
- Giấy đề nghị tạm ứng (03.TT) - Phiếu chỉ (02.TT)
- Báo cáo thanh toán tạm ứng (04.TT) - Các chứng từ khác: hóa đơn mua hàng,…
Tài khoản sử dụng: TK 141 Nội dung kết cấu của TK 141
Bên nợ:
– Những khoản tiền, vật tư mà doanh nghiệp ứng cho người lao động.
Bên có:
- Những khoản tiền tạm ứng đã đƣợc thanh toán.
- Số tiền tạm ứng nhƣng không sử dụng hết và nộp lại vào quỹ hoặc trừ trực tiếp vào lương của người nhận tạm ứng.
- Vật tƣ không dùng hết và phải nhập lại kho.
Số dƣ bên nợ: Đây là số tạm ứng chƣa thanh toán.
Nghiệp vụ liên quan đến khoản tạm ứng
* Ngày 15/12/2023: Xuất tiền mặt tạm ứng cho nhân viên đi công tác với số tiền 5.000.000 VND.
- Chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị tạm ứng
(Phụ lục 10: Giấy đề nghị tạm ứng) - Dựa vào Giấy đề nghị tạm ứng, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 141: 5.000.000 Có TK 111: 5.000.000
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 22: Sổ cái tài khoản 141)
Từ nghiệp vụ trên, kế toán ghi sổ cái tài khoản 141-Tạm ứng
(Phụ lục 22: Sổ cái tài khoản 141) 3.3.2 Kế toán các khoản chi phí trả trước
a) Tài khoản 242 dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhƣng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí trả trước vào chi phí SXKD của các kỳ kế toán sau.
b) Các nội dung được phản ánh là chi phí trả trước, gồm:
29
- Chi phí trả trước về thuê cơ sở hạ tầng, thuê hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất, kinh doanh nhiều kỳ kế toán.
- Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động có giá trị lớn được phân bổ theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Chi phí mua bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân x, bảo hiểm tài sản,…) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều kỳ kế toán;
- Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán;
- Lãi tiền vay trả trước cho nhiều kỳ kế toán;
- Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phân bổ theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Chi phí nghiên cứu và chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình nếu đƣợc phân bổ dần theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Các khoản chi phí trả trước khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều kỳ kế toán.
TK sử dụng: TK 242
Nội dung kết cấu của TK 242 Bên Nợ:
- Các khoản chi phí trả trước phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
- Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi phí S D trong kỳ.
Số dƣ bên Nợ:
- Các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Một số nghiệp vụ phát sinh:
* Ngày 27/7/2023: Chi tiền mua lốp phục vụ cho quản lý doanh nghiệp với số tiền 9.744.000 VND, thuế GTGT 8%. Chi phí trả bằng tiền mặt. Kế toán định khoản vào chi phí trả trước.
- Chứng từ sử dụng: Phiếu chi
(Phụ lục 9: Phiếu chi 1) - Dựa vào Phiếu chi, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 242: 9.744.000 Nợ TK 1331: 779.520
Có TK 111: 10.523.520
30
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 23: Sổ cái tài khoản 242)
Từ nghiệp vụ trên, kế toán ghi sổ cái tài khoản 242-Chi phí trả trước