PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI NAM HÀ
3.5 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ
Theo Thông tƣ 133/2016/TT-BTC, các khoản nợ phải trả trong doanh nghiệp nhỏ và vừa thực hiện theo cụ thể nhƣ sau:
34
- Các khoản nợ phải trả đƣợc theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải trả, đối tƣợng phải trả, loại nguyên tệ phải trả và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Việc phân loại các khoản phải trả là phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả khác đƣợc thực hiện theo nguyên tắc:
+ Phải trả người bán gồm các khoản phải trả mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản. Khoản phải trả này gồm cả các khoản phải trả khi nhập khẩu thông qua người nhận ủy thác (trong giao dịch nhập khẩu ủy thác);
+ Phải trả nội bộ gồm các khoản phải trả giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc hạch toán phụ thuộc;
+ Phải trả khác gồm các khoản phải trả không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua, bán, cung cấp hàng hóa dịch vụ: Các khoản phải trả liên quan đến chi phí tài chính, nhƣ: khoản phải trả về lãi vay, cổ tức và lợi nhuận phải trả, chi phí hoạt động đầu tƣ tài chính phải trả; Các khoản phải trả do bên thứ ba chi hộ; Các khoản tiền bên nhận ủy thác nhận của các bên liên quan để thanh toán theo chỉ định trong giao dịch ủy thác xuất nhập khẩu; Các khoản phải trả không mang tính thương mại như phải trả do mượn tài sản phi tiền tệ, phải trả về tiền phạt, bồi thường, tài sản thừa chờ xử lý, phải trả về các khoản BH H, BH T, BHTN, BHTNLĐ, PCĐ…
- Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải trả để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn.
- Đối với các khoản phải trả bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả theo từng loại nguyên tệ, từng đối tƣợng thanh toán và thực hiện theo nguyên tắc nêu tại khoản 4 Điều 39 Thông tƣ 133/2016/TT-BTC.
3.5.1 Kế toán phải trả người bán
Ngành nghề, kinh doanh chính của Công ty TNHH xây dựng và thương mại Nam Hà là mua bán vật liệu xây dựng. Vì vậy mặt hàng, hàng hóa liên quan đến xây dựng nhƣ xi măng, sắt thép,.. rất đa dạng. Thế nên, chủ yếu các mặt hàng của Công ty đều nhập từ nhà cung cấp. Khi mua hàng hóa, Công ty sẽ liên hệ với nhà cung cấp, khi hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đến kho, kế toán sẽ kiểm tra và nhận hóa đơn của bên nhà cung cấp và kết chuyển vào tài khoản phải trả người bán, tùy thuộc vào thời hạn thanh toán theo thỏa thuận với người bán mà Công ty tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. hi công ty mua hàng nhƣng chƣa thanh toán tiền cho nhà cung cấp thì kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ ghi sổ ghi Có Tài khoản 331 về số tiền phải thanh toán cho người bán.
Giả định, trong kỳ Công ty phát sinh một số nghiệp vụ nhƣ sau:
* Ngày 19/12/2023, Công ty phát sinh nghiệp vụ mua hàng hóa của công ty cổ phần tập đoàn SEMEC hóa đơn GTGT số 00007554 trị giá 439.415.589, thuế GTGT 10% chƣa thanh toán.
35 Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT
(Phụ lục 28: Hóa đơn GTGT số 00007554) - Dựa vào Hóa đơn GTGT, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 156_Thép D14: 11.980.105 Nợ TK 156_Thép D16: 94.805.178 Nợ TK 156_Thép D18: 30.202.181 Nợ TK 156_Thép D20: 38.865.365 Nợ TK 156_Thép D22: 29.516.404 Nợ TK 156_Thép D8: 141.327.351 Nợ TK 156_Thép D12: 9.712.842 Nợ TK 156_Thép D14: 83.006.163 Nợ TK 1331: 43.941.559
Có TK 331_SEMEC: 483.357.148
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 31: Sổ cái tài khoản 331)
* Ngày 21/12/2023, Công ty phát sinh nghiệp vụ mua hàng hóa của công ty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải Viết Hải hóa đơn GTGT số 00007547 trị giá 1.235.059.587, thuế GTGT 10% chƣa thanh toán.
Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT
(Phụ lục 29: Hóa đơn GTGT số 00007547) - Dựa vào Hóa đơn GTGT, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 156_Thép Q10: 292.004.439 Nợ TK 156_Thép Q14: 361.821.414 Nợ TK 156_Thép Q16: 455.269.850 Nợ TK 156_Thép Q18: 125.963.884 Nợ TK 1331: 123.505.958
Có TK 331_Viết Hải: 1.358.565.545
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 31: Sổ cái tài khoản 331)
* Ngày 21/12/2023, Công ty phát sinh nghiệp vụ mua hàng hóa của Chi nhánh Công ty TNHH Long Sơn tại Thanh Hóa – Nhà máy xi măng Long Sơn hóa đơn GTGT số 28397 trị giá 436.925.185, thuế GTGT 8% chƣa thanh toán.
Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT
(Phụ lục 30: Hóa đơn GTGT số 28397)
36
- Dựa vào Hóa đơn GTGT, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 156_XM rời Long Sơn PCB40: 436.925.185 Nợ TK 1331: 34.954.015
Có T 331_Long Sơn: 471.879.200
(Nghiệp vụ đƣợc ghi chép vào Phụ lục 33: Sổ nhật ký chung 2023 và Phụ lục 31: Sổ cái tài khoản 331)
Từ các nghiệp vụ trên, kế toán ghi sổ cái tài khoản 331-Phải trả người bán (Phụ lục 31: Sổ cái tài khoản 331)
3.5.2 Kế toán các khoản phải trả khác
Kế toán các khoản phải trả khác phải tuân thủ các quy định chung của kế toán các khoản phải trả khác: Kế toán nhận ký quỹ ký cƣợc và kế toán khoản phải trả phải nộp khác.
- Phải tổ chức theo dõi chi tiết từng đối tƣợng, theo nội dung, theo thời hạn thanh toán. Phải theo dõi chi tiết chỉ tiêu giá trị hiện vật.
-Khi nhận và hoàn trả tiền, hiện vật ký quỹ ký cƣợc của các đơn vị cá nhân
-Phải thường xuyên tiến hành kiểm tra, đối chiếu các khoản nợ phải trả khác trong doanh nghiệp
-Các khoản phải trả khác cho cá nhân tập thể theo quyết định của các cấp có thẩm quyền, các khoản khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên.
-Doanh thu chưa thực hiện: thu trước của khách hàng về cho thuê tài sản, khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm trả góp, các khoản lãi vay.
-Giá trị tài sản thừa chƣa xác định rõ nguyên nhân chờ giải quyết.
-Số tiền trích thanh toán BH H, BH T, PCĐ
Chứng từ sử dụng - Biên bản kiểm kê tài sản - Hợp đồng, khế ƣớc vay
- Phiếu thu , Phiếu chi, Giấy báo nợ,..
Tài khoản sử dụng: TK 338 - Phải trả, phải nộp khác
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác thuộc nhóm TK 33 (từ TK 331 đến TK 337). Tài khoản này cũng được dùng để hạch toán doanh thu nhận trước về các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, chênh lệch đánh giá lại các tài sản đƣa đi góp vốn liên doanh và các khoản chênh lệch giá phát sinh trong giao dịch bán thuê lại tài sản là thuê tài chính hoặc thuê hoạt động.
37 Bên Nợ:
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
- inh phí công đoàn chi tại đơn vị;
- Số BH H, BH T, BHTN, PCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn;
- Số phân bổ khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả tiền ngay (lãi trả chậm) vào chi phí tài chính;
- Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị hợp lý của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh;
- Nộp vào Quỹ Hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp số tiền thu từ cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước;
- Các khoản đã trả và đã nộp khác.
Bên Có:
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Trích BH H, BH T, BHTN, PCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của công nhân viên;
- Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể;
- inh phí công đoàn vƣợt chi đƣợc cấp bù;
- Số BH H đã chi trả công nhân viên khi đƣợc cơ quan BH H thanh toán;
- Doanh thu chƣa thực hiện phát sinh trong kỳ;
- Số chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả ngay;
- Số chênh lệch giữa giá bán cao hơn giá trị hợp lý của TSCĐ bán và thuê lại của giao dịch bán và thuê lại TSCĐ là thuê hoạt động;
- Các khoản thu hộ đơn vị khác phải trả lại;
- Các khoản phải trả khác.
Số dƣ bên Có:
- BH H, BH T, BHTN, PCĐ đã trích chƣa nộp cho cơ quan quản lý hoặc kinh phí công đoàn đƣợc để lại cho đơn vị chƣa chi hết;
- Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết;
- Doanh thu chƣa thực hiện ở thời điểm cuối kỳ kế toán;
- Số chênh lệch giá bán cao hơn giá trị hợp lý hoặc giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại chƣa kết chuyển
- Các khoản còn phải trả, còn phải nộp khác.
Tài khoản này có thể có số dƣ bên Nợ: Số dƣ bên Nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số bảo hiểm xã hội đã chi trả công nhân viên chƣa đƣợc thanh toán và kinh phí công đoàn vƣợt chi chƣa đƣợc cấp bù.
38
Sổ kế toán
- Sổ kế toán tổng hợp
- Sổ kế toán tổng hợp sử dụng trong kế toán khoản phải trả, phải nộp khác tuỳ thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng.
- Hình thức nhật ký chung: Sử dụng các sổ nhật ký chung, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, sổ cái tài khoản 338.
- Hình thức nhật ký chứng từ: Sử dụng các sổ nhật ký chứng từ số 10 ghi Có TK 338, nhật ký chứng từ số 7 phần I (Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp, ghi Có TK 338), bảng kê số 4 (Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng, ghi Có TK 338), bảng kê số 5 (Tập hợp chi phí xây dựng cơ bản, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi Có TK 338), sổ cái TK 338, 627, 641, 642, 241,
- Sổ kế toán chi tiết
Kế toán khoản phải trả, phải nộp khác phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi chi tiết theo từng nội dung các khoản phải trả, phải nộp khác
Trong năm doanh nghiệp không có phát sinh liên quan đến kế toán khoản phải trả, phải nộp khác.