2.1. Công tác khai thác
2.1.1. Vai trò của công tác khai thác
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp bảo hiểm nào thì khai thác cũng là khâu đầu tiên, có vị trí đặc biệt quan trọng, đóng vai trò quyết định đến việc đưa sản phẩm bảo hiểm tới tay người tiêu dùng, quyết định tới doanh thu và kết quả hoạt động của công ty. Việc khai thác hiệu quả sẽ mang lại một lượng lớn khách hàng tham gia bảo hiểm, qua đó đáp ứng được nguyên tắc “số đông bù số ít” trong bảo hiểm, giúp tạo lập được một quỹ tiền tệ tập trung đủ lớn để đảm bảo cho việc chỉ bồi thường khi có các rủi ro xảy ra thuộc phạm vỉ bảo hiểm, chỉ giám định, chi đề phòng hạn chế tốn thất... Ngoài ra, khâu khai thác còn ảnh hưởng rất lớn đến các khâu còn lại (khâu giám định, bồi thường, đề phòng hạn chế tốn thất) của nghiệp vụ, khai thác hiệu quả sẽ đảm bảo các khâu còn lại được thực hiện tốt và tiết kiệm chi phí. Đặc biệt trong bảo hiểm hang hóa vận chuyển bằng đường biển, khi mà hợp đồng bảo hiểm thường có giá trị rất lớn, đặc điểm hành trình trên biển trong thời gian dài ẩn chứa nhiều nguy cơ đối với hang hóa (hao hụt, dé vỡ, hỏng hóc, biến chất, giảm chất lượng ...), trong lúc xếp hàng lên tàu tại cảng đi và giao hàng khỏi tàu tại cảng đến nguy cơ xảy ra những rủi ro trên với hàng hóa cũng rất cao. Chính vì vậy mà VNI đã rat chú trọng khâu khai thác ching những như một yếu tố vừa mang lại nguồn
doanh thu cùng với một lượng khách hàng đông đảo mà còn đóng góp không nhỏ vào
công tác đề phòng hạn chế tốn thất xảy ra nhằm đạt được hiệu quả cao nhất cho nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa vận chuyên bằng đường biển. Quy trình khai thác bảo hiểm hàng hóa vận chuyển bằng đường biển được VNI xây dựng một cách chỉ tiết dưới đây đã phần
nào nói lên vai trò quan trọng của công tác khai thác trong bảo hiểm hàng hóa nói riêng
và các loại hình bảo hiểm mà VNI triển khai nói chung.
2.1.2. Quy trình khai thác
Sơ đồ 2.2: Quy trình khai thác bảo hiểm hàng hóa tại VNI
SV: Phạm Ngọc Trâm 24 Lép Kinh tế bảo hiểm 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Phạm Thị Định
Tiếp xúc KH và tiếp
nhận thông tin
: _. Từ chối
Đánh giá rủi ro
Không duyệt
Trên phân cấp Đề xuất phương
án BH và TBH
Trong phân cấp
Chào BH/đàm
phán Không đạt
Nhận yêu cầu bảo hiểm
Cấp đơn bảo hiểm
Luân chuyển hồ sơ và theo dõi
thực hiện hợp đông
Chăm sóc khách hàng
Dé phòng hạn chê tôn that
Lưu hô sơ và báo cáo
SV: Phạm Ngoc Trâm 25 Lớp Kinh tế bảo hiểm 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Phạm Thị Dinh Bước 1: Tiếp xúc khách hang và nhận thông tin
Khi tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng, để giúp cho việc đánh giá rủi ro, đưa ra tư vấn khi liên quan đến điều kiện và tỷ lệ phí bảo hiểm phù hợp cho đối tượng bảo hiểm, KTV đề nghị khách hàng cung cấp đầy đủ các thông tin theo nội dung trong GYCBH hàng hóa (biểu mẫu BM.01.02.HH).
Bước 2 và 3: Đánh giá rủi ro và đề xuất phương án BH/TBH
Trên cơ sở những thông tin thu nhận được, KTV đánh giá rủi ro và đề xuất các phương án BH (biểu mẫu BM.01.03.HH).
se Nếu thấy rủi ro cao, có thể nhận định chắc chắn XẢY ra: đề xuất LDDV không nhận
BH.
e Rủi ro thông thường: Tùy theo mức độ rủi ro đưa ra mức phí BH, điều kiện BH và mức khấu trừ phù hợp và trình LĐĐV xét duyệt.
e Néu điều kiện BH, mức phí, số tiền BH...vượt thâm quyền được phân cấp của đơn vị (trên phân cap).KTV làm tờ trình LĐĐV ky và có ý kiến cụ thé xin ý kiến công ty thông qua ban HH (biểu mẫu BM.01.04.HH).
e Đầu mối tiếp nhận thông báo TBH của công ty: ban HH là đầu mối tiếp nhận thông báo TBH để phối hợp với ban TBH ra quyết định về việc chấp thuận hay đồng cấp đơn và thực hiện thông báo cho đơn vị.
+Dịch vụ chào phí trong phân cấp báo TBH định kỳ: KTV thực hiện chào phí và
thong báo TBH định kỳ theo quy định.
+Dịch vụ chào phí trên phân cấp phải thông báo TBH trước khi cấp đơn: KTV gửi bản chào phí và các thông tin khác theo như yêu cầu trong Quy định thông báo TBH cho ban HH và chỉ được chào phí/cấp đơn BH khi có xác nhận thu xếp TBH của ban HH kèm
xác nhận của ban TBH.
e Thời gian thực hiện bước này tai đơn vị là 1 ngày làm việc (kể từ khi nhận đủ các
thông tin cần thiết từ phía khách hàng).
SV: Phạm Ngọc Trâm 26 Lớp Kinh té bảo hiểm 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Phạm Thị Định e Thời gian dé ban HH xử lý tờ trình khi thác trên phân cấp của đơn vị là 1 ngày làm
việc (kể từ khi nhận được tờ trình và các tài liệu cần thiết (nếu có) (trừ trường hợp
phải thông báo tái tạm thời).
Bước 4: Chào BH, đàm phán
Sau khi có sự chấp thuận của LĐĐV hoặc của công ty về phương án BH, KTV lập bảng chào phí BH theo biểu mẫu số BM.01.01.HH gửi cho khách hàng và đàm phán.
e Nếu khách hàng không chấp nhận với điều kiện BH, phí BH trong ban chào BH
quay trở lại bước 2 và 3.
e Nếu sau khi đã đàm phán, điều chỉnh điều kiện, tỷ lệ phí...lên mức trách nhiệm cao nhất mà công ty có thể áp dụng mà vẫn không thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng thì đóng hồ sơ không nhận BH.
Bước 5: Nhận yêu cầu BH chính thức
e Trường hợp khách hàng đồng ý với những điều kiện trong bản chào BH, KTV đề nghị khách hàng gửi GYCBH chính thức có đầy đủ các thông tin theo quy định và
chữ ký, con dấu (nếu khách hàng là tổ chức), biểu mẫu BM.01.02.HH.
e GYCBH là bộ phận bắt buộc phải có kèm theo HDBH, đơn BH.
Bước 6: Cấp đơn BH
Sau khi tiếp nhận GYCBH, KTV thực hiện:
e Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của GYCBH, dé nghị khách hàng bổ sung thông tin (nếu cần thiết);
e Tiến hành lấy số hợp đồng/đơn BH tuân thủ theo quy định hiện hành của công ty.
e Lập,trình ký và cấp HĐ/đơn BH/GCNBH,sửa đổi bé sung, thông báo thu phi,phu
lục HD, thông báo hủy HDBH đến cho KH theo các biểu mẫu số BM.01.05.HH,
BM.01.06.HH,BM.01.05.HH,BM.01.07.HH,BM.01.08.HH,BM.01.05.HH,BM.07.
09.HH, BM.07.13.HH, BM.07.14.HH.
SV: Pham Ngoc Tram 27 Lớp Kinh tế bảo hiểm 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Phạm Thị Định
e Nếu khai thác thông qua môi giới, trước khi cấp đơn/GCNBH cần ký hợp đồng môi giới theo biểu mẫu số BM.01.10.HH. Đây là một chứng từ rất quan trọng để
thanh toán môi giới phí theo đúng quy định của pháp luật;
e Yêu cầu khách hàng bổ sung những thông tin như “báo sau”(to be advised) hoặc
những chỉ tiết thay đổi so với yêu cầu ban đầu dé cấp giấy sửa đổi bé sung. Giấy
sửa đổi bổ sung là một bộ phận của đơn BH.
e Cần lưu ý thu phí tàu già theo những lô hàng nguyên chuyến theo quy định.
Bước 7: Luân chuyến hồ sơ và theo dõi thực hiện hợp đồng
Sau khi hoàn tat việc cấp đơn, KTV phải thực hiện các công việc sau:
e Vào sé, lưu để theo dõi, chuyển bộ phận thống kê nhập phần mềm ESS. Những thông tin lưu phải đầy đủ nội dung như trong đơn BH;
e KTV phải có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc và yêu cầu khách hàng thanh toán phí BH theo đúng điều kiện thanh toán trong don/GCNBH/HDBH.
e _ Thực hiện nghiêm túc theo quy định thông báo TBH hang năm của công ty va
chuyên 01 bộ copy đơn BH/HĐBH về ban HH để kiểm soát nghiệp vụ và thực hiện các thủ tục liên quan tới TBH (nếu có). Thời gian báo cáo theo quy định
thông báo TBH hàng năm của công ty.
e_ Thời gian lưu trừ bộ HDBH tối thiểu là 5 năm kể từ ngày phát hành đơn BH, trách
nhiệm lưu trữ thuộc bộ phận kinh doanh trực tiếp và bộ phận kế toán lưu trữ theo
quy định của công ty.
Bước 8: Chăm sóc khách hàng, đề phòng hạn chế ton thất
e Theo dõi thường xuyên hành trình BH qua thông tin từ khách hàng. Cập nhật kịp
thời thông tin còn thiếu trên đơn BH bằng giấy sửa đổi bổ sung.
e_ Theo dõi tiến hành việc đề phòng hạn chế tổn thất đối với những loại hang cần đề phòng, hạn chế tốn that.
SV: Pham Ngoc Tram 28 Lớp Kinh tế bảo hiểm 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Phạm Thị Dinh
e Thường xuyên chăm sóc khách hàng theo chính sách khách hang chung của công
ty.
Bước 9: Lưu hồ sơ và báo cáo
e Bộ hồ sơ lưu trữ bao gồm: Đơn BH; Phương án BH; bảng đánh giá rủi ro; Bản
chào phí; Hợp đồng nguyên tắc; Đơn BH; Thông báo thu phí; Hóa đơn VAT; Giấy sửa đổi bố sung; các giấy tờ liên quan khác.
e Thời gian lưu trữ bộ HDBH là 5 năm kể từ ngày phát hành don BH.
e_ Các đơn vị phải tổ chức thống kê và báo cáo về công ty theo quy định.
2.1.2. Kết quả công tác khai thác giai đoạn 2010-2013
Khai thác bảo hiểm luôn là công tác được coi trọng hàng đầu tại các công ty bảo hiểm và VNI cũng không phải là ngoại lệ. Trong những năm qua, VNI đã làm hết sức minh dé thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra nhằm đạt được hiệu quả làm hài lòng khách hàng và tạo ra nguồn doanh thu phí bảo hiểm ổn định cùng một lượng khách hàng trung
thành với công ty. Mặc dù BH hàng hóa không phải là thế mạnh cũng như không phải là nghiệp vụ tạo ra doanh thu chủ yếu cho công ty nhưng trải qua bao nhiêu khó khăn, bằng vào sự nỗ lực không ngừng, VNI đã xây dựng củng cố tạo cho BH hàng hóa một hướng
đi vững chắc, với những chiến lược cụ thể và bước đầu đạt được những kết quả khả quan.
SV: Phạm Ngọc Tram 29 Lớp Kinh tế bảo hiểm 52B
Chuyên đề thực tập tot nghiệp GVHD: TS Phạm Thị Định
Bảng 2.1: Tình hình khai thác và thực hiện kế hoạch khai thác bảo hiểm hàng hóa
tại VNI giai đoạn 2010-2013
Chỉ tiêu 2010 2011 2012 2013
Số hợp đồng khai thác 5836 9448 4987 | 4099
được (HĐ)
Doanh thu thực tế thực 22.221 32.816 17.253 12.134
hiện (tr đ)
Tốc độ tăng của doanh — 10.595 -15.563 -5.119
thu thực tế (tr đ)
Doanh thu bình quân 1 3,808 3,474 3,460 2,960
| hợp đồng (tr đ)
Doanh thu theo kế hoạch 29.700 27.100 30.440 25.435
(tr đ)
Tỷ lệ hoàn thành kế 74.82% 121.09% 56.68% 47.71%
hoạch theo doanh thu
(%)
(Nguôn: Công ty cổ phan bảo hiểm hàng không) Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy được diễn biến của doanh thu khai thác BH hàng hóa qua 4 năm từ 2010 đến 2013. Các năm 2010, 2012, 2013 nhìn chung đều không đạt được chỉ tiêu theo kế hoạch đã đặt ra. Riêng năm 2011 doanh thu nghiệp vụ đạt vượt mức kế hoạch với con số ấn tượng là 121.09%, tăng 10.595 triệu đồng so với năm 2010. Sở di có được kết quả đáng khích lệ như vậy là do sự gia tăng bùng phát với số lượng lớn của
đơn BH hàng xá chở rời.
Xét trên góc độ khách quan, nhân tố thị trường cũng là một trong những yếu tố làm nên thành công của doanh thu phí BH hàng hóa cho VNI. Năm 2011 có thể nói là năm hoàng kim của thị trường hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam. Tổng kim ngạch xuất khẩu dat mức cao nhất từ trước tới nay, kim ngạch xuất khẩu bình quân đầu người ước cả năm vượt 1.083 USD, cao hơn nhiều so với mức kỷ lục 831 USD đạt được vào năm 2010. Tỷ lệ xuất khâu/GDP vượt qua mốc 80%, cao hơn nhiều so với tỷ lệ kỷ lục đạt được vào năm 2010 (70,9%). Tốc độ tăng kim ngạch XK đạt 33%.Tăng trưởng XK đạt được ở hầu hết các mặt hàng chủ yếu. tốc độ tăng tổng KNXK cao hơn của tổng KNNK (33% so với
SV: Pham Ngọc Trâm 30 Lớp Kinh tế bảo hiểm 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Phạm Thị Định 25%), nên nhập siêu đã giảm cả về kim ngạch, cả về tỷ lệ nhập siêu so với năm trước. Tỷ
lệ nhập siêu năm 2011 còn 10,4% so với 17,5%.
Về giá các mặt hàng xuất khâu, xuất khâu sang các thị trường đều có mức tăng trưởng khá cao. 11 tháng đầu năm xuất khẩu sang ASEAN tăng 30,6% và chiếm tỷ trọng 14.1%; Nhật Bản tăng 38,2% và chiếm 11%; Mỹ tăng 19,2% chiếm 17,6% và xuất khâu sang EU tăng 48,2% và chiếm tỷ trọng 17%.
Xét về giá, so với cùng kỳ, giá bình quân nhiều nhóm/mặt hàng xuất khâu tăng cao như: nhân điều tăng 45,2%, cà phê tăng 49,3%, chè các loại tăng 3,4%, hạt tiêu tăng 66,5%, gạo tăng 9,1%, sắn và sản phẩm từ sắn tăng 15,1%, cao su tăng 37,3%, than đá tăng 17,3%, dầu thô tăng 43,6%, xăng dầu các loại tăng 37,9%, quặng và khoáng sản khác tăng 19,3%, chất dẻo nguyên liệu tăng 18,2%, sắt thép tăng 13,0%...
Chịu ảnh hưởng của nền kinh tế, thị trường bảo hiểm nói chung và bảo hiểm hàng hóa vận chuyển nói riêng của Việt Nam cũng đạt được những kết qua đáng tự hào. BH hàng hóa đạt doanh thu 1.783 tỉ đồng, tăng 43% phù hợp với tăng trưởng kim ngạch xuất nhập khẩu. Các DNBH có doanh thu cao gồm Bảo Việt 393 tỉ đồng, Samsung Vina 231 tỉ đồng, PJICO 195 tỉ đồng, PVI 177 tỉ đồng, Bảo Minh 133 ti đồng. Tỉ lệ đã bồi thường chiếm 26% tương đương 474 tỉ đồng. Các doanh nghiệp có tỉ lệ đã bồi thường cao gồm
BIC 92%, Bảo Long 54%, Bảo Ngân 49%.
Trong điều kiện thuận lợi đó, cùng với các cố gang nỗ lực của toàn thé các cán bộ nhân viên đặc biệt là của Ban hàng hải, BH hàng hóa vận chuyển của VNI cũng đạt được doanh thu cao chưa từng có, đạt 32,816 tỷ đồng, vượt mức kế hoạch đã đề ra là 21.09%
và tăng 47.68% so với năm 2010.
Bước sang năm 2012, doanh thu phí BH khai thác được sụt giảm đột ngột, thậm chí
giảm xuống mức khá thấp chỉ còn 17.253 triệu đồng, giảm 15.563 triệu đồng, tương
đương giảm 47.43% so với 2011. Nguyên nhân giảm sút đột ngột với mức giảm lớn như
vậy là do sự gia tăng không kiểm soát của số lượng đơn BH hàng xá vào năm 2011 làm cho tỉ lệ bồi thường cho đối tượng này cũng tăng theo. Để ngăn chặn tình trạng gia tăng 6 ạt này, VNI đã sử dụng nhiều biện pháp nhằm hạn chế các đơn vi trong hệ thống tiếp nhận đơn BH loại này, trong đó các biện pháp như siết chặt hàng rào kỹ thuật, tăng phí tỏ
ra khá hiệu quả khi số lượng đơn BH hàng xá đã giảm hẳn so với năm 2011, thậm chí hơi
“quá tay” khi làm cho doanh thu phí BH khai thác được giảm đến gần 1 nửa.
SV: Pham Ngoc Tram 31 Lớp Kinh tế bảo hiểm 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Phạm Thị Định Năm 2012, Việt Nam tiếp tục chịu ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế xã hội, chính sách tái cấu trúc kinh tế vĩ mô và chính sách kìm chế lạm phát, thắt chặt đầu tư
công của nhà nước. GDP tăng trưởng 5,03%, nhập khẩu thấp hơn xuất khẩu 284 triệu
USD do giảm nhập khâu máy móc thiết bị nguyên vật liệu. 55.000 doanh nghiệp giải thể, nhiều doanh nghiệp sản xuất cầm chừng, tồn kho ứ dong, tắc nghẽn tin dụng ngân hàng, thị trường chứng khoán ảm đạm, thị trường bất động sản đóng băng. Nhu cầu bảo hiểm giảm do tốc độ tăng trưởng tài sản, đầu tư xây dựng mới và mua sắm giảm cũng như tài sản cũ phải trừ giá trị khấu hao. Các doanh nghiệp bảo hiểm gặp khó khăn khi người mua BH quay lưng với các sản phẩm bảo hiểm. Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển bên cạnh tổn thất thực sự còn xuất hiện hiện tượng trục lợi, nhất là đối với BH hàng xá và hàng bao, khiến cho tỷ lệ bồi thường của nhiều doanh nghiệp BH gia tăng. Trước tình hình đó, việc đề ra các biện pháp nhằm giảm lượng đơn BH hàng hóa cấp ra là cần thiết và được nhiều
doanh nghiệp BH áp dụng, trong đó có VNI, mặc dù các biện pháp này cũng làm cho
doanh thu phí bảo hiểm giảm do giảm số lượng đơn BH. Công văn số 255/CV-BHHH-
BHHK của VNI ban hành ngày 09/3/2011 quy định các quy chế hạn chế tiếp nhận đơn
BH hàng xá và xử lý đối với các đơn BH đã tiếp nhận trở thành rào cản lớn ngăn chặn sự gia tăng số đơn BH loại hình này và là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc giảm sút doanh
thu khai thác BH hàng hóa của năm 2012 và của cả những năm sau đó.
Sang năm 2013, ảnh hưởng của các biện pháp kiềm chế gia tăng nhằm giảm mức bồi thường vẫn còn dư âm làm cho doanh thu phí BH hàng hóa tiếp tục giảm xuống con số 12.134 triệu đồng, giảm 5.119 triệu đồng, tương ứng đã giảm 29.67% so với mức thu phí năm 2012. Nhìn chung kết quả khai thác BH hàng hóa tại VNI chỉ có năm 2011 là có
bước tăng đột phá, nhưng do việc tăng trưởng doanh thu mà chủ yếu là do tăng doanh thu
từ việc bùng phát số lượng đơn hàng xá lại dẫn đến “tác dụng phụ” tất yếu là làm cho số tiền bồi thường cũng tăng khiến cho công ty phải đưa ra một số biện pháp nhằm ngăn
chặn tình trạng nhận thêm đơn BH hàng xá, dẫn đến tình trạng doanh thu phí 2 năm sau
đó (2012, 2013) liên tục giảm.
Về tình hình thực hiện doanh thu theo kế hoạch thì nhìn vào bảng trên ta cũng thấy
được doanh thu các năm 2010, 2012, 2013 chưa đạt chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra, đặc biệt
năm 2013 dù chỉ tiêu doanh thu đã hạ xuống chỉ còn 25.435 triệu đồng, thấp nhất trong 4 năm, nhưng doanh thu thực tế chỉ hoàn thành được gần một nửa (47.71%), đạt 12.134
triệu đồng, giảm đi hơn một nửa so với doanh thu hoàn thành kế hoạch của năm 2011.
SV: Pham Ngọc Trâm 32 Lớp Kinh tế bảo hiểm 52B