Bước 1:Nhan hồ sơ- Hồ sơ chứng từ khiếu nại đòi bồi thường gồm:
-Hợp đồng bảo hiểm & giấy điều khoản bé sung nếu có (bản gốc)
Hồ Nhật Nam GVHD: TS. Tô Thị Thiên Hương
53
Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại PTI
-Kháng nghị hàng hải có xác nhận của chính quyền địa phương nơi xảy ra ton thất hoặc nơi cảng đến đầu tiên nếu sự cố xảy ra trên đường hành trình ở
ngoài khơi.
-Vận đơn đường biển (bản gốc) -Hoá đơn mua hàng (bản gốc)
-Biên bản giám định của PTI ,đại lý cua PTI hoặc tổ chức giám định được PTI uỷ thác ( bản gốc)
-Phiéu đóng gói hàng hoá (bản gốc)
-Chứng từ giao nhận hàng của cảng hoặc cơ quan chức năng .
-Giấy thông báo tồn thất.
-Công văn khiếu nại của chủ hàng.
-Những tài liệu liên quan đến người thứ ba (nếu tồn thất có liên quan đến trách nhiệm của người thứ ba).
-Hoá đơn/biên lai các chi phí khác.
Ngoài ra, tuỳ từng ttrường hợp mà PTI yêu cầu người khiếu nại đòi bồi thường phải xuất trình một số chứng từ có liên quan khác nhăm tạo điều kiện cho quá trình thâm định hồ sơ & xem xét giải quyết bồi thường một cách chính xác, công bằng.
Bước 2:Kiém tra hồ sơ: Tham định xem hồ so tren đã đầy đủ hợp pháp
chưa
-Kiém tra hồ sơ xem có dam bảo đúng thời hạn khiếu nại theo quy định
của hợp đồng không (nếu thiếu hồ sơyêu cầu bổ sung trong vòng 30 ngày theo hợp đồng).
-Vào số ghi theo thứ tự dé tiện theo dai các nghiệp vụ phát sinh.
-Sắp xếp va phân loại hồ sơ theo thứ tự ưu tiên dé phân loại giải quyết, hồ SƠ sắp hết thời hạn theo hợp đồng, hồ sơ về các vụ ton thất lớn.
-H6 sơ còn thiếu chứng từ, tài liệu cần bồ sung thêm thì phải có văn ban yêu cầu bồ sung và thời hạn bổ sung gửi người khiếu nại.
2.2. Xét bồi thường:
Hồ Nhật Nam GVHD: TS. Tô Thị Thiên Hương
54
Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại PTI Gồm 3 bước như sau:
Bước 1: Xác định trách nhiệm bồi thường của bảo hiểm, cần xem xét ton thất có thuộc phạm vi trách nhiệm của hợp đồng hay không, cần phải xem xét các yếu tố sau:
-Người khiếu nại có quyền lợi bảo hiểm hay không?
-Tổn thất xảy ra có trong thời gian hiệu lực của hợp đồng hay không?
-Tổn thất có vi phạm các điều khoản riêng hay không?
-Tổn thất có phải do những rủi ro loại trừ gây ra hay không?
-Trường hợp nếu tốn thất khkông thuộc phạm vi trách nhiệm của PTI thì
PTI sẽ lập công văn gửi người khiếu nại về việc từ chối bồi thường và kèm theo là các lí do từ chối bồi thường.
Bước 2: Tính toán số tiền bồi thường. Nếu tốn thất thuộc trách nhiệm của bảo hiểm thì cán bộ xét bồi thường phải tính toán mức độ bôi thường, làm tê trình dé lãnh đạo theo phân cấp bồi thường xem xét và có ý kiến về việc bồi
thường.
Bước 3:Xem xét các chi phí khác thuộc trách nhiệm của bảo hiểm như chi phí đề phòng và hạn chế tôn that, chi phí giám định, chi phí chuyên tải. Yêu cầu
các loại chi phí phải hợp lí và trong trường hợp đặc biệt phải có sự thoả thuận và cho phép cua PTI.
2.3. Trình lãnh đạo:
-Làm tê trình phân tích ra nguyên nhân tôn thất, phạm vi trách nhiệm của bảo hiểm và cách tính số tiền bồi thường, nêu râ các lí do chấp nhận bồi thường hoặc từ chối bồi thường. Lý do tăng hoặc giảm số tiền bồi thường so với số tiền khiếu nại ước tính của chủ hàng. Đề nghị bồi thường băng đồng Việt Nam hay đồng ngoại tệ.
-Đối với những vụ tổn that lớn, phức tạp sau khi đã dự thảo xong tê trình cần thiết phải chuyên cho bộ phận pháp chế, kế toán tài vụ, quan lí nghiệp vụ va thị trường tham gia ý kiến trước khi đưa trình duyệt với lãnh đạo.
Hồ Nhật Nam GVHD: TS. Tô Thị Thiên Hương
55
Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại PTI
-Nghiên cứu lại ý kiến của lãnh đạo sau khi trình duyệt. Có thé bé sung ý kiến hoặc các giấy tê cần thiết nếu cần, soạn thảo công văn gửi người khiếu nại thông báo số tiền bồi thường hay từ chối bồi thường.
-Tất cả hồ sơ khiếu nại phải được xem xét, trình duyệt và bồi thường theo đúng quy định trong hợp đồng là 90 ngày ké từ ngày nhận đủ hồ sơ.
-Đối với những vụ bồi thường đưới phân cấp, các chi nhánh chủ động giải quyết bồi thường và chịu trách nhiệm về việc bồi thường đó. Sau khi bồi thường phải gửi công văn về công ty.
-Đối với hồ sơ khiếu nại đòi bồi thường bằng ngoại tệ, công văn bồi thường lập 7 ban (1 gửi người khiếu nại, 1 bản gửi văn thư, 1 bản lưu nghiệp vụ, 2 bản gửi kế toán tài vụ, 2 bản gửi về công ty kèm theo giấy thông báo bồi thường hàng hoá XNK theo mẫu sẵn của PTI )
-Đối với hồ sơ đòi bồi thườngbăng tiền Việt Nam, công văn bồi thường lập 6 bản(1 gửi người khiếu nại, 1 bản gửi kế toán tài vụ, 1 bản lưu nghiệp vụ, 2 bản gửi về công ty, 1 bản lưu ở văn thư chỉ nhánh)
-Đối với các vụ bôi thường trên phân cấp cần gửi công văn về công ty dé có hướng giải quyết.
2.4. Lưu trữ hồ sơ:
Tất cả các hồ sơ đã được giải quyết bồi thường đều phải vào sé, phân loại theo dạng tôn thất, rủi ro được bảo hiểm và chủng loại hàng hoá dé có
số liệu tính phí và hướng dẫn đề phòng, hạn chế ton that.
-Vào số bởi thường dé theo dai hồ sơ phát sinh, số hồ sơ đã giải quyết bồi thường, số hồ sơ đang tranh chấp, số hồ sơ còn tồn đọng và số tiền đã bồi thường dé tránh nhằm lẫn, mat mát, chậm trễ giải quyết.
-Các hồ sơ giải quyết bồi thường xong phải xắp xếp theo thứ tự thời gian,
chủng loại hang hoá đẻ lưu trữ (thời gian lưu trữ là 5 năm)
Lưu ý: Sau khi xét bồi thường nếu có lỗi liên quan đến trách nhiệm của người thứ ba thì công ty sẽ yêu cầu người khiếu nại làm giấy uy quyền dé
Hồ Nhật Nam GVHD: TS. Tô Thị Thiên Hương
56
Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại PTI
khiếu nại đòi người thứ ba bồi thường, đồng thời thu thập các chứng từ có liên
quan.
3.Thực trạng công tác giám định nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá XNK vận chuyển bằng đường biến tại PTI.
Theo quy trình bồi thường hang hoá xuất nhập khẩu vận chuyền bằng
đường biển ở công ty, sau khi nhận được thông báo tốn thất từ phía khách hàng, cán bộ có trách nhiệm của công ty sẽ căn cứ vào điều kiện bảo hiểm
mà hàng hoá đó tham gia xem xét xem hàng hoá đó có thuộc phạm vi bảo
hiểm hay không, nếu không thuộc phạm vi bảo hiểm thì công ty sẽ từ chối bồi thường còn nếu thuộc trách nhiệm bảo hiểm thì trên cơ sở kiểm tra thông
tin thu thập được công ty sẽ cử giám định viên đi giám định cho những hàng
hoá bị tổn thất đó.Trong những năm qua mặc dù nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyền băng đường biển gap nhiều khó khăn về tình trạng xảy ra rui ro rat phức tap, khó phát hiện ngay
được thiệt hại...Nhưng víi một nỗ lực làm việc khẩn trương ,nhanh chóng
của đội ngũ cán bộ công ty tình hình giám định trong những năm qua ở PTI
đã thu được kết quả tương đối tốt. Đặc biệt các vụ giám định do công ty làm đã tăng lên, tiết kiệm được chi phí của công ty.
Bảng 4: Chi phí giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PTI (2006-2010)
Don vi:1000 d
Số tiên bồi|Phí giám| Phí Phí Tông phí | Tổng
Chỉ | thường định tự | giá giá giám phí tié lam m m dinh GĐ/
ư định định STBT thuê được uỷ
Năm ngoài thác
2006_ | 110.884.982 2.427.724 | 789.359 | 342.385 | 3.559.468 | 0,0321 2007 | 298.468.435 3.291.500 | 696.600 |394.359 | 4.382.459 | 0.0147
Hồ Nhật Nam GVHD: TS. Tô Thị Thiên Hương
57
Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại PTI
2008 | 306.543.414 2.910.518 |610.506 |408.489 | 3.929.513 | 0,0128 2009 | 341.608.012 3.064.447 | 684.882 | 430.555 | 4179884 | 0,0122 2010 | 381.124.330 3.359.497 | 664.749 | 458.907 | 4.483.153 | 0,0118
Ngu6n:Phong giám định bồi thường
PTI
Số liệu ở bảng 4 cho thay nếu so sánh với tôn thất xảy ra thì có thé nói phí giám định có chiều hướng giảm. Năm 2006, tổn thất được bồi thường là 110.884
triệu déng,chi phí giám định là 3 559 468 triệu đồng,tỉ lệ chi phí giám định trên
số tiền bồi thường là 0,0321; năm 2010 tén thất được bảo hiểm là 381 124 triệu đồng, chỉ phí giám định là 4 483 triệu đồng, tỉ lệ chi phí giám định trên số tiền bồi thường chỉ cũn 0,0118. Nếu so sánh một cách tương đối thì có thể cho rằng chi phí giám định có xu hướng giảm so với số tiền bồi thường. Đồng thời chi phí giám định tự làm ngày càng tăng lên qua các năm , điều này cho thấy công tác giám định bôi thường nghiệp vụ này có nhiều chuyên biến và ngày càng phát trién,nhimg năm đầu nên phí giám định hầu như là uỷ quyền cho các giám định trung gian, đến các năm sau tuy rang chi phí giám định tự làm có chiều hướng
tăng lên nhưng nói chung thì chi phí giám
định thuê ngoài còn khá cao, chi phí uỷ thác còn rất thấp hầu như không đáng kê .Trong thời gian tới công ty cần dao tạo nâng cao chuyên môn cho các cán bộ giám định và bồi thường để có thể giảm xuống tốt nhất khoản chỉ phí này.
4.Thực trạng công tác bồi thường nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường bién ở PTI.
Công tác bồi thường tôn thất về bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyên băng đường biên ở PTI trong thời gian qua đã có sự chuyền biến tích cực, dam bảo giải quyết đúng, đủ, kip thời, ôn định kinh doanh cho khách hang
khi gặp rủi ro gây ra những tổn thất về hang hoá và tạo được uy tín với khách hàng trong và ngoài nước. Qua đó thấy rõ được tác động của bảo hiểm trong nền kinh tế nói chung và kinh doanh buôn bán ngoại thương nói riêng . Tình hình Hồ Nhật Nam GVHD: TS. Tô Thị Thiên Hương
58
Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại PTI
bôi thường tốn thất cho hàng hoá XNK được bảo hiểm ở PTI trong những năm qua không có xu hướng gia tăng như toàn bộ thị trường nhưng những tốn thất
lớn đã xảy ra liên tiếp.Tuy nhiên, PTI đã giải quyết kịp thời những vụ tốn thất đó góp phần tạo niềm tin vững chắc cho khách hàng.
Đề làm tốt công tác này một mặt công ty xây dựng các chiến lược kinh doanh, quy trình giải quyết bồi thường hợp lý, hiệu quả. Mặt khác không ngừng đào tạo các cán bộ, tuyển những cán bộ có trình độ, kinh nghiệm có năng lực, chuyên môn cao, có thái độ phục vụ tốt, đề cao công tác kiểm tra, giám sat , gay thiện cảm với khách hàng tham gia bảo hiểm...
Với phương châm tạo điều kiện tốt nhất cho những cán bộ có năng lực
và
trình độ phát huy hết khả năng. Công ty luôn xem xét, rà soát cán bộ trên cơ sở
đánh giá qua hiệu quả công việc hoàn thành, nhằm xắp xếp vị trí làm việc hợp lí
cũng như sảng lọc những cán bộ làm việc không hiệu quả.
Trong việc tuyên dông theo định biên cho phép, công ty ưu tiên tuyển chọn
những cán bộ được đảo tạo chính quy từ các trường đại học phù hợp với yêu cầu công tác, đồng thời lựa chọn tiếp nhận các cán bộ có kinh nghiệm trong khâu giám định bồi thường. Bởi vậy tình trạng giải quyết bồi thường những năm qua đã thu được kết qua rất đáng khích lệ, được thé hiện qua số liệu bảng 5 .
Bảng 5: Tình hình bồi thường hàng hoá XNK vận chuyển bằng đường biến tại PTI (2006-2010)
Chỉtiêu |Doanh thu phí |Số tiên bôi| Ty lệ bồi thường Năm bảo hiểm nghiệp | thường(1000 đ) (%)
vụ(1000 đ)
2006 21.193.548 10.899.842 51,43 2007 93.893.207 59.388.188 63,25
Hồ Nhật Nam GVHD: TS. Tô Thị Thiên Hương
59
Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại PTI
2008 60.121.306 30.132.798 50,12 2009 80.972.128 33.579.600 41,47 2010 78.033.743 37.464.000 48,01
Nguôn:Phòng bảo hiểm hàng hải
PTI
Can cứ vào bang số liệu 5, ta thay tỉ lệ bồi thường toàn nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá XNK vận chuyền bằng đường biên tại PTI nhìn chung không có
sự biến động nhiều lắm, riêng chỉ có năm 2007 có tỉ lệ bồi thường tương
đối cao 63,25%, so với năm 2006 cao hơn 11,82% và so với năm 2008 cao hơn 13,13%. Mặc du doanh thu năm 2007 so với cac năm khac tăng nhưng số tiền bồi thường lại rat cao 93,89 ti VNĐ. Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng bồi thường cao trong năm 2007 là có nhiều hợp đồng phải bồi thường do tình hình lũ lôt miền Trung, miền Nam, lũ lôt đã gây thiệt hại lớn cho các tàu chở hàng trên biển ,gây ra các vụ ton thất lớn
Năm 2006 là năm có số tiền bồi thường nhỏ nhất 10,89 tỉ VND nguyên nhân là do trong năm này công ty co doanh thu phí chưa cao, bởi vậy bồi thường
cũng nhỏ.
Các năm 2008,2009,2010 tỷ lệ bồi thường tương đối ôn dinh,doanh thu và số tiền bồi thường đều tăng. Riêng năm 2009 cùng với sự tăng trưởng các nghiệp vụ khác, doanh thu phí nghiệp vụ này đã đạt mức mức rất cao 80,97 Tỷ VNĐ trong khi đó số tiền bồi thường lại nhỏ 33,58 tỷ VND, tỷ lệ bồi thường 41,47%.nguyên nhân cơ bản là trong năm không phát sinh tồn thất lớn, trong khi đó một số vụ tôn thất lớn từ 500triệu-5 tỷ VND xảy ra vào cuối năm sẽ thanh toán vào năm 20010. Năm 2010 là năm mà doanh thu phí cũng tương đối cao 78,03tyVND nhưng số tiền bồi thường cũng tương đối nhỏ là 37,46 ty VND; tỷ lệ bồi thường là 48,01%.
Có thé nói điểm nỗi bật trong công tác bồi thường 2010 là hệ thống quy trình
Hồ Nhật Nam GVHD: TS. Tô Thị Thiên Hương
60
Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại PTI
giám định bồi thường nghiệp vụ đã được hoàn thiện hơn, chất lượng dịch vụ
đã có một bước tiến lớn, góp phan tăng cường uy tín, hình ảnh của PTI trên thị
trường.
Trên đây chúng ta đã xem xét tới tình hình bồi thường hàng hoá XNK
tham gia ở PTI trong giai đoạn 2006-2010.Tuy nhiên hàng hoá XNK lại được
chia làm 2 loại là hàng hoá xuất khâu và hàng hoá nhập khẩu do đó doanh thu phí và tỷ lệ bồi thường là khác nhau. Vì vậy, để có một cái nhìn toàn diện hơn, phân tích sâu hơn về tình hình bồi thường đối với nghiệp vụ này, chúng ta cùng xem xét phân tích tình hình bồi thường của hàng hoá xuất nhập khẩu được thê hiện qua bảng số liệu 6:
Bảng 6: Tình hình bồi thường hàng hoá chỉ tiết đối với hàng xuất khẩu và nhập khẩu ở PTI (2006-2010).
Phi bảo hiêm(1000đ) Số tiền bồi thường(1000đ) | Ti lệ bôi
thường(%)
Xuâtkhâu |Nhậpkhâu |Xuấtkhẩu |Nhậpkhâu | Xuất | Nhập Năm khẩu | khẩu
2006 10.926.658 | 190.266.890 | 5.359.525 |76.354.102 | 49,05 | 40,13 2007 22.159.940 | 221.258.930 | 9.163.135 |77.484.877 | 41,35 | 35,02 2008 38.248.070 | 234.225.614 | 16.676.158 |87.834.605 | 43,6 | 37,5 2009 93.118.785 | 419.393.347 | 35.822.796 | 125.734.125 | 38,47 | 29,98 2010 141.450.693 | 683.583.050 | 56.467.116 | 216.354.035 | 39,92 | 31,65
Nguồn: Phòng hàng hải PTI
Nhìn vào bảng số liệu ta thấy tỉ lệ bồi thường bình quân hàng hoá xuất khẩu là 42,478% cao hơn tỉ lệ bồi thường bình quân nhập khâu (34,85%) là 7,62%.
Nếu xét riêng trong hàng hoá nhập khẩu ta thấy rằng: Tỉ lệ bồi thường có xu hướng giảm đáng kế(năm 2006 là 49,05, sang đến năm 2007- 2008 đó giảm xuống 41-43% và giảm tiếp trong 2 năm 2009 và 2010) Nhìn chung các năm khác tỉ lệ bồi thường cua PTI tương đối ôn định, không có
Hồ Nhật Nam GVHD: TS. Tô Thị Thiên Hương
61
Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại PTI
nhiều biến động. Còn về tỉ lệ bồi thường hàng hoá xuất khẩu: nhìn chung tương đối các năm đều cao hơn hàng hoá nhập khẩu .Cao nhất vẫn là năm 2006 là 40,13% và vẫn có xu hướng giảm qua các giai đoạn. Từ đó có thé thấy công tác giám định ở PTI ngày càng hiệu quả
Nguyên nhân khiến cho tỷ lệ bồi thường của hàng hoá xuất khẩu cao hơn hàng hoá nhập khẩu là:
-Do PTI chủ yếu bảo hiểm cho các hàng hoá xuất khẩu còn tỷ lệ bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu tương đối ít, bởi vì chúng ta thường bị ép từ phía người nước ngoài khó có điều kiện dé nhận bảo hiểm cho hang hoá nhập khẩu. Và phần lớn các vụ tôn thất xảy ra thì công ty hầu hết thuê giám định viên nước ngoài, do chi phí giám định nước ngoài cao nên đã làm phát sinh chi phí giám định ton thất do vậy đã làm đôi chi bồi thhường tổn that.
-Do công việc giám dịnh do các giám định viên nước ngoài nên độ tin cậy chưa cao, đặc biệt lại không có sự giám sát của giám định viên công ty, do
vậy việc xác định mức độ tốn thất, và ước tính giảm giá thương mại rất khó khăn, tình trạng trôc lợi, gian lận trong bảo hiểm là khó tránh khỏi.
-Đối với các giám định viên của công ty, do quyền lợi của họ gan chặt với trách nhiệm ,tính mẫn cảm của họ luôn đề cao. Còn với giám định viên nước ngoài thì dường như họ chỉ là đúng phan trách nhiệm của họ tức là công việc giám định, trong một số trường hợp nhiều vụ tốn thất xảy ra nhưng nếu sử dong một số biện pháp khắc phục thì có thé làm giảm bớt tổn thất, điều này chỉ có thể làm được bởi các giám định viên của công ty còn các giám định viên nước ngoài thì rất khó.
Tình hình giải quyết bồi thường cho số vụ tốn thất phát sinh trong những
năm
qua được thể hiện qua bảng số 7.
Bảng 7: Tình hình giải quyết bồi thường nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường bién tại PTI
Hồ Nhật Nam GVHD: TS. Tô Thị Thiên Hương
62