CÔNG TY TNHH YAKJIN VIỆT NAM GIAI DOAN 2016-2020
2.1. TONG QUAN VE CÔNG TY TNHH YAKJIN VIỆT NAM
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của các Công ty
2.1.3.1. Sơ đồ cơ cau tổ chức của Công ty
SV: Nguyễn Công Minh 19 Lóp: Kinh tế đầu tư 59D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thương
Tổng Giám đốc
Giám đốc điều hành Giám đốc sản xuất Giám độc quản lý
chât lượng
Phòng Kinh doanh Phòng Quản ly kỹ Chât lượng sản xuât
thuật may các nhà xưởng
Phòng Xuất nhập Phòng Quản lý kỹ
khâu thuật Công nghiệp
Phòng Hành chính- Nhân sự
Phòng Chăm sóc khách hàng
Biểu đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
Nguồn: Phòng Hành chính — Nhân sự
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lý và các phòng ban bên trong Công ty
a. Tổng giám đốc
e Chức năng:
Tổng giám đốc là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh,
con người cũng như các hoạt động hợp tác của Công ty.
e Nhiệm vu:
- Quyết định hoạt động kinh doanh
SV: Nguyễn Công Minh 20 Lóp: Kinh tế đầu tư 59D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thương - Xây dựng và quản lý cơ cau Công ty
- Xây dựng và duy trì các mối quan hệ hợp tác b. Giám đốc điều hành
e Chức năng:
Thay mặt cho tổng giám đốc điều hành các công việc hành chính chung của Công ty và chịu trách nhiệm trước Giám déc.
e _ Nhiệm vu:
- Hoạch định: Phối hợp với Ban điều hành xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, mục tiêu dài hạn. Điều hành các Phòng/Ban Công ty để xây dựng
mục tiêu, chỉ tiêu cho từng bộ phận đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung của Công ty.
- Tài chính: Xây dựng ngân sách, định mức chi phí về Dự án. Dinh kỳ theo dõi kiểm soát và đánh giá, điều chỉnh ngân sách và định mức chi phí.
- Kiểm soát: Xây dựng hệ thông kiểm soát hoạt động cho Công ty. Xây dựng bộ máy và tô chức hệ thống kiểm soát đã được phê duyệt.
- Báo cáo: Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện hệ thống báo cáo đối với Giám đốc điều hành cho Ban điều hành theo quy định của công ty.
c. Giám đốc sản xuất
e Chức năng:
- Giám đốc sản xuất có nhiệm vu quản lý hoạt động sản xuất trong các nhà
may — xí nghiệp.
- Quản lý, hoạch định, giám sát,... và hỗ trợ tham mưu công việc cho cấp trên.
e Nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch, tổ chức hoạt động sản xuất - Điều hành lệnh sản xuất
- Quản lý hệ thống quản lý chất lượng - Quản lý máy móc, trang thiết bị
- Tuyén dung, dao tao
SV: Nguyễn Công Minh 21 Lép: Kinh té dau tw 59D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thương d. Giám đốc quan lý chất lượng
e Chức năng:
- Pam bảo chất lượng cho sản phẩm của Công ty
- Cai tiến quy trình, chất lượng hệ thống va sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày
càng cao của khách hàng.
- Dinh hướng va dao tạo nhân viên, đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn ở mức cao, thực thi tốt mọi nhiệm vụ.
e Nhiệm vụ:
- Lap kế hoạch đánh giá chat lượng sản phẩm của Công ty.
- Liên kết chặt chẽ với các bộ phận liên quan dé quản lý các quy trình chất
lượng, thực hiện các thay đổi khi cần thiết dé đảm bảo tạo ra sản phẩm, dịch
vụ theo đúng yêu cầu chất lượng của công ty.
- Kiém soát quá trình sản xuât của Công ty.
e. Phòng Kinh doanh e Chức năng:
- Chic năng tham muu: Phòng kinh doanh có chức năng tham mưu, đưa ra ý
kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất.
- _ Chức năng hướng dan, chỉ dao: Phòng kinh doanh có chức năng hướng dẫn,
chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ
mới hoặc là nghiên cứu cải tiến các sản phẩm, dịch vụ đã có dé đáp ứng nhu cầu của thị trường. Các hoạt động này sẽ góp phần mở rộng và phát trién thị
trường mục tiêu cho doanh nghiệp.
- Chức năng xây dung và phát triển nguôn khách hàng: Đề công ty phát triển thì phòng kinh doanh cần có phương án phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với
khách hàng hiện có.
- Chic năng theo dõi, kiểm soát và bdo cáo: Định kỳ phòng kinh doanh cần lập báo cáo theo đúng quy định của doanh nghiệp. Báo cáo cần thé hiện tat
SV: Nguyễn Công Minh 22 Lóp: Kinh tế đầu tư 59D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thương cả các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như thé hiện các nhiệm vu và
quyên han được giao của phòng kinh doanh.
- _ Chức năng thúc day tiêu thụ sản phẩm: Phòng kinh doanh hỗ trợ cho Ban Giám đốc công ty toàn bộ các van dé liên quan đến việc thúc day quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty như là thanh toán quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tư vấn tài chính, liên doanh, liên kết...
e _ Nhiệm vu:
- Nghiên cứu và triển khai thực hiện việc tiếp cận thị trường mục tiêu và
khách hàng.
- _ Xây dựng các chiến lược về việc giới thiệu sản pham và mở rộng thị trường nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng.
- Lap kế hoạch và thực hiện các hoạt động kinh doanh cũng như tính toán và lập báo cáo về giá thành sản phẩm, dich vụ, dé có căn cứ ký hợp đồng với
khách hàng.
- _ Xây dựng và phát triển các mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ và mở rộng mối quan hệ với khách hang mới.
- Nghiên cứu, xây dựng chính sách bán hàng (bao gồm chính sách giá, khuyến mãi, chiết khấu và quảng bá, tiếp thị).
- Tim kiếm, kết nối va phát trién mạng lưới khách hàng mục tiêu cho công ty.
Duy trì và chăm sóc các khách hàng hiện tại của công ty theo đúng chính sách đã đặt ra.
- Tim kiếm đối tác thích hợp dé kêu gọi dau tư, góp vốn hoặc là tiến hành liên doanh, liên kết dé thực hiện theo kế hoạch và chiến lược phát triển kinh
doanh của Công ty.
f. Phòng Kế toán
e Chức năng:
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về việc chế độ kế toán được thay đổi
qua từng thời kỳ hoạt động kinh doanh.
- _ Thực hiện các công việc chuyên về nghiệp vụ tài chính — kế toán theo đúng
quy định.
SV: Nguyễn Công Minh 23 Lóp: Kinh tế đầu tư 59D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thương
- Theo dõi và phản ánh sự vận động của nguôn von kinh doanh đê cô van cho
Ban lãnh đạo đưa ra những đề xuất hiệu quả nhất.
e Nhiệm vu:
- Hach toán các nghiệp vu phat sinh tại doanh nghiệp.
- Phối hợp với các bộ phận khác lên kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
- Tham gia và thực hiện công tác dau tư tài chính của doanh nghiệp.
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo về chế độ kế toán hiện hành.
g. Phong Hành chính - Nhân sự
© Chức năng:
- _ Trong các doanh nghiệp, chức năng của phòng hành chính nhân sự chính là
tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến việc tô chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các van đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng.
- Phong hành chính nhân sự chịu trách nhiệm về các công việc đã thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ va thâm quyền được giao.
e Nhiệm vu:
- Quan lý công tác nhân sự của doanh nghiệp: Xây dựng co cấu tô chức nhân sự cho các phòng ban trong doanh nghiệp. Tham mưu cho Ban giám đốc về việc sắp xếp, bé trí và phát triển nhân sự thông qua việc phân tích cơ cấu tô chức, đánh giá kết quả công việc và năng lực nhân sự.
- Quan lý các công tác hành chính: Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Đảm bảo các công tác hậu cần tại doanh nghiệp như: lễ tân, tiếp khách, văn phòng phẩm, đồng phục, quản lý điều động xe,... Đồng thời còn đảm bảo công tác an ninh, an
toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy trong doanh nghiệp.
- Quan lý việc truyền thông trong doanh nghiệp: Hàng năm xây dựng chiến lược, kế hoạch, ngân sách và thông điệp truyền thông phù hợp với từng đối tượng mục tiêu. Phát triển, quản lý các công cụ truyền thông (website,
SV: Nguyễn Công Minh 24 Lóp: Kinh tế đầu tư 59D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thương poster, banner, brochure, folder...) và thực hiện việc truyền thông rõ ràng,
nhất quán.
- Quan lý các vấn dé pháp lý: Xây dung các quy định, quy trình nghiệp vụ
thuộc lĩnh vực quản lý của phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định
này để liên tục cải thiện, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp. Định kỳ lập báo cáo theo quy định của doanh nghiệp và các báo cáo
khác theo yêu cầu của Ban giám đốc.
h. Phòng Chăm sóc khách hàng
e_ Chức năng:
- Duy trì khách hàng hiện tại và tao ra khách hàng trung thành.
- Thu hút khách hàng tiềm năng.
e Nhiệm vu:
- Thuc hiện tiếp nhận và xử ly các yêu cầu của khách hang, giải dap những băn khoăn, thắc mắc mà khách hàng gặp phải, chưa hiểu rõ cần được giải
thích.
- _ Xây dựng các kênh hỗ trợ, tư van giúp khách hàng có được những thông tin mà cần một cách chính xác và nhanh chóng nhất về giá cả, cách sử dụng, chế độ bảo hành, hậu mãi...