CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP DO
4.4.1. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Dựa trên GTLV của nhóm kiểm toán năm trước cho CTCP ABC, KTV thực hiện phỏng vấn đơn vị về những điểm thay đổi mới trong năm và rút ra được những thông tin cơ bản về đơn vị như sau:
CTCP ABC được thành lập tại Việt Nam vào ngày 20/06/1964 theo giấy phép số 2007/GX-UB do Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 07/10/1964.
Hình thức sở hữu vốn: công ty cổ phần.
Lĩnh vực kinh doanh: sản xuất, kinh doanh xi măng, vôi, thạch cao,…
Chuẩn mực, chế độ và hình thức kế toán áp dụng: đơn vị đang áp dụng hệ thống kế toán theo thông tư 200/2014-TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành năm 2014 và các quy định khác theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Năm tài chính: bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ).
43
Đơn vị gồm 6 xí nghiệp con, được hạch toán một các riêng biệt. Các xí nghiệp con được phân tán rộng rãi khắp nước và văn phòng chính được đặt tại thành phố Hồ Chí Minh.
4.4.1.2. Tìm hiểu về môi trường CNTT của khách hàng
Tên của môi trường CNTT của doanh nghiệp: đơn vị sử dụng hệ thống CNTT Oracle EBS.
Ứng dụng của Oracle EBS: Oracle EBS được sử dụng như một ứng dụng tài chính trung gian. Nó hỗ trợ quy trình như hạch toán khoản mục CPBH và CPQLDN, ghi nhận chi phí, xử lý kế toán bán hàng và mua hàng,… Ví dụ, khi kế toán thực hiện nhập dữ liệu vào hệ thống Oracle EBS các dòng giao dịch bán hàng và mua hàng, các dữ liệu thông tin sẽ được chuyển thẳng và lưu trữ trên hệ thống Oracle EBS. Oracle EBS thiết kế những công cụ cho phép kế toán nhập nhanh các giao dịch mà có cùng nhà sản xuất, khách hàng, từ đó giảm được khối lượng công việc cho kế toán đơn vị.
Ngoài ứng dụng CNTT Oracle EBS cho kế toán, CTCP ABC có các ứng dụng CNTT khác hỗ trợ cho hai khoản mục CPBH và CPQLDN như sau: ứng dụng quản lý lương của bộ phận nhân sự; ứng dụng quản lý việc sửa chữa và bảo trị TSCĐ, công cụ dụng cụ; ứng dụng quản lý nguyên vật liệu; ứng dụng quản lý các tài liệu liên quan đến đơn vị.
KTV thực hiện phỏng vấn bộ phận CNTT của đơn vị các câu hỏi như bảng sau:
Tìm hiểu về các hoạt động kiểm soát CNTT: sau khi tìm hiểu môi trường CNTT của đơn vị, KTV tiến hành tìm hiểu các hoạt động kiểm soát CNTT mà đơn vị thực hiện theo yếu tố bảo mật truy cập như sau:
o Thứ nhất về tạo tài khoản người dùng, khi có nhân viên muốn sử dụng một ứng dụng CNTT nào đó trong việc xử lý CPBH và CPQLDN, họ sẽ phải hoàn thành chương trình đào tạo hệ thống lõi Oracle EBS. Sau khi làm bài kiểm tra đầu vào và đạt tiêu chuẩn, yêu cầu tạo tài khoản sử dụng ứng dụng sẽ được chuyển qua bộ phận CNTT phê duyệt. Phòng CNTT sẽ tiến hành tạo tài khoản dựa trên các điều kiện mà nhân viên đó đã đạt được. Và nhân viên đó chỉ được phép thao tác và xử lý các công việc liên quan đến CPBH và CPQLDN.
44
o Thứ hai về chấm dứt và hủy bỏ tài khoản người dùng, khi có nhân viên nghỉ việc, phòng nhân sự sẽ thông báo và gửi thư quyết định chấm dứt hợp đồng lao động sang cho phòng CNTT. Sau khi kiểm tra, phòng CNTT sẽ vô hiệu hóa tài khoản của nhân viên đã nghỉ việc ở trên.
o Cuối cùng về sửa đổi người dùng, đối với bất kỳ thay đổi, cập nhật, sửa chữa nào của người dùng Oracle EBS. Trưởng phòng của bộ phận nhân viên đó sẽ gửi yêu cầu đến phòng CNTT. Phòng CNTT sẽ xem xét, đánh giá sự thay đổi đó có phù hợp và hợp lý hay không.
Cuối cùng, sau khi đã tìm hiểu môi trường CNTT của đơn vị cùng các hoạt động kiểm soát. KTV đánh giá rằng hệ thống CNTT của đơn vị khá chặt chẽ và được vận hành đơn giản chỉ thông qua một lõi Oracle EBS. Các hoạt động kiểm soát được thực hiện một cách phù hợp và hợp lý. Vì thế, KTV đánh giá rằng không có nhiều rủi ro đến từ hệ thống CNTT của đơn vị.
4.4.1.3. Tìm hiểu về các chu trình xử lý giao dịch liên quan đến CPBH và CPQLDN KTV thực hiện phỏng vấn kế toán trưởng và tìm hiểu được thông tin về các chu trình xử lý giao dịch liên quan đến CPBH và CPQLDN như sau:
Chu trình mua hàng: đầu năm, đơn vị sẽ lập kế hoạch chi tiêu mua sắm cho đơn vị trong năm, được phê duyệt bởi tổng giám đốc. Khi một phòng ban có nhu cầu về mua sắm vật tư, phụ kiện,… nhân viên trong phòng sẽ được giao lập đơn đặt hàng, phê duyệt bởi trưởng phòng ban có nhu cầu mua sắm dựa trên kế hoạch ban đầu. Tiếp theo, quy trình báo giá, nhân viên sẽ phải lấy báo giá của ít nhất 2 nhà cung cấp, chuyển tiếp cho trưởng phòng bộ phận đó kiểm tra và chọn lựa nhà cung cấp. Sau khi hoàn thành, đơn đặt hàng và báo giá được chuyển đến phòng vật tư. Tại đây phòng vật tư sẽ thực hiện liên hệ nhà cung cấp để đặt hàng. Sau khi đơn đặt hàng được nhà cung cấp xác nhận, hợp đồng sẽ được ký bởi tổng giám đốc. Và cuối cùng là nhận hàng từ nhà cung cấp.
Chu trình kế toán chi phí mua hàng: hàng hóa khi nhận về sẽ được kiểm tra chất lượng trước khi bàn giao với sự tham gia của: chủ hàng, phòng vật tư, phòng kĩ thuật, đơn vị sử dụng. Biên bản bàn giao được ký bởi chủ hàng, phòng kĩ thuật, đơn vị sử
45
dụng. Đối với nhà cung cấp trong nước, nhân viên phòng vật tư sẽ hoàn thiện toàn bộ thủ tục, thu thập toàn bộ chứng từ: đơn đặt hàng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu bàn giao và chuyển giao cho phòng kế toán. Kế toán thực hiện ghi nhận khoản phải trả khi nhận được đủ các chứng từ trên. Đối với các nhà cung cấp nước ngoài, nhân viên phòng vật tư sẽ hoàn thiện toàn bộ thủ tục, thu thập chứng từ: đơn đặt hàng, hóa đơn thương mại, tờ khai, biên bản giao nhận và chuyển giao kế toán. Kế toán sẽ thực hiện ghi nhận khi nhận được đủ các chứng từ trên và thông thường ngày 20 mỗi tháng chứng từ sẽ được chuyển về hết cho phòng kế toán và thực hiện xử lý.
Chu trình hạch toán kế toán:
o Quy trình hạch toán từ 6 xí nghiệp sang văn phòng chính: CTCP ABC sử dụng phần mềm ERP (thiết kế từ lõi Oracle EBS) cho việc hạch toán trong năm tài chính.
Các xí nghiệp chịu trách nhiệm hạch toán riêng và chốt sổ báo lại với kế toán tổng hợp. Số liệu tại các xí nghiệp được hạch toán trực tiếp vào phần mềm. Toàn bộ giao dịch sẽ được kiểm tra lại và đối chiếu với các chứng từ liên quan bởi kế toán tổng hợp. Nếu phát sinh sai lệch, kế toán phần hành có trách nhiệm giải trình và xử lý. Khi không còn sai lệch, kế toán tổng hợp sẽ ký xác nhận và chuyển lên cho kế toán trưởng xem xét và phê duyệt trước khi ghi nhận lên hệ thống.
o Quy trình ghi nhận các bút toán điều chỉnh: mỗi kế toán chỉ có quyền truy cập vào phần hành mà mình thực hiện, quyền sửa lỗi được thực hiện mà không cần có sự phê duyệt của ai. Chỉ khi khóa sổ theo tháng thì kế toán mới không còn quyền sửa số liệu nữa. Thời điểm khóa sổ theo tháng có thể thay đổi, theo quý thì cố định là khi chốt số vào ngày 10. Các bút toán điều chỉnh bất thường được thực hiện bởi kế toán tổng hợp và phê duyệt bởi kế toán trưởng.
4.4.1.4. Tìm hiểu về hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro
KTV tiến hành thủ tục phỏng vấn khách hàng về các yếu tố liên quan đến phần hành CPBH và CPQLDN nhằm có thể đánh giá được các rủi ro có thể xảy ra đối với hai khoản mục này. Bảng câu hỏi phỏng vấn như sau:
Bảng 4.7. Bảng câu hỏi phỏng vấn về rủi ro của khoản mục
46
Câu hỏi phỏng vấn Đơn vị trả lời
Khi phân tích số lượng các giao dịch và giá trị trung bình của các giao dịch liên quan đến CPBH và CPQLDN, có bất cứ sự thay đổi nào có đặc điểm bất thường và có khả năng dẫn đến rủi ro trọng yếu nào hay không?
Không. Có sự thay đổi trong số lượng giao dịch và giá trị trung bình, tuy nhiên sự thay đổi vẫn trong dự toán và không có bất thường.
Có bất kỳ sự thay đổi nào đối với quy trình hoặc các biện pháp kiểm soát cơ bản (bao gồm cả chính sách) của đơn vị mà có thể làm tăng khả năng dẫn đến rủi ro trọng yếu không?
Không có sự thay đổi nào. Các biện pháp, quy trình, chính sách không thay đổi so với năm trước.
Các nhân viên phụ trách phần hành CPBH và CPQLDN có năng lực và được đào tạo như thế nào? Liệu năng lực của nhân viên có ảnh hưởng đến khả năng dẫn đến rủi ro trọng yếu không?
Nhân viên phụ trách phần hành CPBH và CPQLDN nói riêng và các phần hành khác nói chung được đào tạo hàng tháng bởi kế toán tổng hợp để nâng cao kiến thức chuyên ngành.
Có bao giờ đơn vị gặp sai sót trong việc phân loại CPBH và CPQLDN với chi phí sản xuất (ví dụ: phân bổ khấu hao hợp lý giữa các loại chi phí trên)?
Không. Kế toán phần hành chi phí có năng lực và được đào tạo bài bản, đi đôi với hệ thống CNTT hỗ trợ chắc chắn cho nên ít khi xảy ra các sai sót trong việc phân loại chi phí.
Dựa vào việc tìm hiểu hệ thống KSNB và các yếu tố liên quan đến khoản mục CPBH và CPQLDN, KTV nhận thấy rằng các chính sách, quy trình của đơn vị không có gì thay đổi so với năm trước. Đồng thời, mọi yếu tố về sự thay đổi, biến động chi phí đều được đơn vị dự toán và xử lý nếu có bất thường xảy ra. Vì thế, KTV đánh giá rủi ro IR ở mức “Lower”.
Tuy nhiên, khi đánh giá các hoạt động kiểm soát, KTV nhận thấy rằng đơn vị
47
có đến 6 xí nghiệp con cùng với 1 văn phòng chính hạch toán một cách riêng biệt. Và hệ thống KSNB của đơn vị chưa thực sự đồng nhất giữa các xí nghiệp, mỗi xí nghiệp hạch toán riêng biệt và có hệ thống KSNB khác nhau. Vì thế KTV nhận định rủi ro CR ở mức “Not rely on control”.
Hình 4.3. Xác định và đánh giá rủi ro IR cho phần hành
Hình 4.4. Xác định và đánh giá rủi ro CR cho phần hành Nguồn: Tư liệu được trình bày từ file làm việc của KTV 4.4.1.5. Xác định mức trọng yếu
Bảng 4.8. Xác định mức trọng yếu cho CTCP ABC
Nội dung
Đánh giá theo kế hoạch
(tại giai đoạn lập kế hoạch)
Theo thực tế
Tiêu chí để ước tính mức trọng yếu
Doanh thu thuần Doanh thu thuần
Nguồn số liệu để xác định mức trọng yếu
BCTC trước kiểm toán BCTT sau kiểm toán
48 Giá trị tiêu chí
được lựa chọn (a) 820,000,000,000 820,000,000,000 Điều chỉnh ảnh
hưởng của các biến động bất thường
(b)
0 0
Giá trị tiêu chí được lựa chọn sau điều chỉnh
(c) = (a) – (b) 820,000,000,000 820,000,000,000
Tỷ lệ sử dụng để ước tính mức trọng yếu
(d)
2% 2%
Mức trọng yếu
tổng thể (e) = (c)*(d) 16,400,000,000 16,400,000,000 Lý do chọn tỷ lệ Rủi ro hợp đồng được đánh giá ở mức thấp do đó tỷ lệ này
theo xét đoán của KTV là phù hợp Tỷ lệ sử dụng để
ước tính mức trọng yếu thực hiện
(f)
75% 75%
Mức trọng yếu
thực hiện (g) = (e)*(f) 12,300,000,000 12,300,000,000 Lý do chọn tỷ lệ Rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao do đó tỷ lệ này
theo xét đoán của KTV là phù hợp Tỷ lệ sử dụng để
ước tính ngưỡng sai sót có thể bỏ qua
(h)
4% 4%
Mức ngưỡng sai
sót có thể bỏ qua (i) = (g)*(h) 492,000,000 492,000,000
Nguồn: Dữ liệu được tổng hợp theo file làm việc của KTV
49