Chương 2: Kế hoạch tác nghiệp chung phục vụ tàu tại cảng
VI. Quy trình phục vụ tàu
VI.1. Quy trình tiếp nhận tàu
Cơ sở để lập quy trình c<n dựa vào các tài liệu liên quan:
- Các yêu cầu của Chủ tàu, Đại lý.
- Các thông tin của Chủ hàng, Đại lý và các cơ quan liên quan.
- Kế hoạch điều động tàu của Cảng vụ, Hoa tiêu.
- Các văn bản quy phạm của ngành: Quy chế sử dụng tàu lai hỗ trợ trong vùng nước cảng; Bảng thủy triều khu vực; Thông báo luồng của Bảo đảm an toàn hàng hải; Định mức xếp dỡ giải phóng tàu....
- Các bước công việc chính: Tùy tình hình cụ thể của từng cảng mà có thể đề ra các bước công việc chính về tiếp nhận và điều động tàu như sau:
- Trực ban Điều độ khai thác tiếp nhận các yêu cầu từ Đại lý, Chủ tàu và các thông tin liên quan đến sản xuất của các đơn vị trong cảng.
- Bộ phận kế hoạch lập Dự kiến kế hoạch tiếp nhận, điều động tàu tại cảng trong tuần. Sau đó trình Giám đốc duyệt tại Hội nghị giao ban khai thác tuần.
- Trực ban tiếp nhận xác báo tàu đến và rời cảng từ Đại lý.
- Bộ phận kế hoạch lập kế hoạch điều động tàu vào, ra cảng hàng ngày, trình Giám đốc hoặc Trưởng phòng phụ trách duyệt kế hoạch ngày. Sau đó gửi kế hoạch điều động tàu hàng ngày tới Cảng vụ Hàng hải phê duyệt.
- Căn cứ phê duyệt kế hoạch điều động tàu ra vào cảng trong ngày của Cảng vụ Hàng hải, Bộ phận trực ban thông báo tới Công ty Hoa tiêu; Đơn vị tàu lai hỗ trợ; Bộ phận buộc cởi dây và các đơn vị liên quan tiến hành tổ chức thực hiện điều động tàu an toàn.
- Trực ban thông báo kế hoạch làm hàng đến các đơn vị xếp dỡ. Các đơn vị xếp dỡ tổ chức bốc xếp hàng cho tàu. Trực ban giám sát tình hình sản xuất của các đơn vị này theo đúng kế hoạch, đồng thời tham gia giải quyết các
vướng mắc xảy ra tại hiện trường và ghi chép vào "Nhật ký sản xuất" theo từng ca.
- Hàng ngày Trực ban báo cáo tổng hợp sản lượng theo ngày. Nếu không đảm bảo đúng kế hoạch đề ra thì Trưởng Điều độ xem xét và đề ra các phương án đẩy nhanh tiến độ để trình Giám đốc duyệt
Các bước thuộc quy trình được mô phỏng theo sơ đồ dưới đây:
Hình 2. 1: Sơ đồ quy trình phục vụ tàu tại cảng
6.2 . Quy trình khai thác:
a. Chuẩn b? trước lúc tàu cập:
- Bụ ẳ phõ ẳn xếp dỡ phải chuẩn bị nhõn lực, cụng cụ… theo kế hoạch xếp dỡ.
- Bụ ẳ phõ ẳn cơ giới chuẩn bị cỏc điều kiện cần thiết để cỏc thiết bị sẵn sàng hoạt động theo yêu cầu.
b. Sau khi tàu cập cGng:
- Khi tàu đã neo buộc ổn định vào cầu cảng, Trực ban khai thác sẽ liên lạc với chủ hàng, Đại phó của tàu để xác định thời gian bắt đầu làm hàng và thông bỏo cho bụ ẳ phõ ẳn xếp dỡ chuẩn bị cụng việc.
- Bụ ẳ phõ ẳn xếp dỡ, cơ giới nhanh chúng tập kết đầy đủ nhõn lực, phương tiện, công cụ xếp dỡ… tại vị trí làm hàng.
- Khi triển khai công việc xếp dỡ hàng. Nếu có trở ngại không giải quyết được phải báo với Trực ban khai thác để cùng nhau bàn bạc xử lý.
- Trong quá trình làm hàng, nếu chủ hàng không bố trí đủ phương tiện vận tải đến Cảng giao nhận theo cam kết (hợp đồng) thì phải chịu chi phí phát sinh thực tế.
- Trực ban khai thác giám sát thời gian giao ca của ca sản xuất, ghi chép vào sổ từng ca cụ thể.
- Nếu tàu có sử dụng các dịch vụ của bên cung ứng dịch vụ của cảng, thì bên Cung ứng dịch vụ phải cung cấp giấy xác nhận cho phòng thương vụ ngay sau khi kết thúc sử dụng dịch vụ.
- Khi kết thúc công tác xếp dỡ, đại diện bên cung ứng dịch vụ của kết toán tàu hoặc xác nhận số liệu với chủ hàng và gửi chứng từ cho Phòng Thương vụ để lên bảng tính chuyển kế toán lên hóa đơn cho khách hàng.
- Chuẩn bị cho tàu rời bến.
c. Đ;i với tàu nước ngoài
- Sau khi nhận được thông báo kế hoạch tàu rời bến từ chủ tàu (Đại lý), Trực ban khai thỏc thụng bỏo cho bụ ẳ phõ ẳn xếp dỡ để chuẩn bị cụng nhõn cởi dõy, thông báo cho thuyền trưởng các tàu lai nếu có sử dụng tàu lai hỗ trợ.
- Các bên cung ứng dịch vụ hoàn chỉnh các số liệu liên quan đến hàng hoá và chuyển ngay cho Phòng Thương vụ lên bảng tính đối chiếu với khách hàng trước khi xuất hoá đơn.
- Phòng Kế hoạch - Khai thác xác nhận thông tin hàng hải để phòng Thương vụ lên bảng tính đối chiếu với khách hàng.
d. Đ;i với tàu nội đ?a
Tương tự tàu ngoại nhưng Trực ban khai thác yêu cầu đại diện tàu phải đến làm việc trực tiếp tại phòng Thương Vụ để nộp các khoản phí hàng hải và sử dụng dịch vụ của Cảng nếu có trước khi tàu rời Cảng.