GĐV/NĐPC tập hợp các tài liệu, hồ sơ liên quan đến:
- Hồ sơ bảo hiểm: Don/hgp đồng bảo hiểm, phụ lục bổ sung, sửa đổi bổ sung, danh
mục tài sản tham gia bảo hiểm...
- Điều tra thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh của NDBH:
+ Tình hình sản xuất kinh doanh của NDBH (thời gian bắt đầu hoạt động, sản phẩm
chính va phụ. doanh thu, sô lượng công nhân, ca làm việc ...);
+ Quy trình sản xuất kinh doanh (tổn thất xảy ra ở giai đoạn nào);
+ Lich sử tốn that;
- Các tài liệu khác có liên quan.
2.4. Xem xét phân cấp. ;
- Sau khi tập hợp các hô sơ tài liệu ban đâu của vu tôn that, trên cơ sở đánh giá sơ
bộ nguyên nhân và mức độ tốn thất, GDV/NDPC xác định tốn thất có thuộc phân
cấp của đơn vị hay không và báo cáo lãnh đạo đơn vị hướng xử lý.
- Tất cả các sự có tốn thất trên phân cấp đều phải thông báo (bằng fax và điện thoại) cho Tổng công ty ngay sau khi nhận được thông báo tồn that và sau đó lập Báo cáo tổn thất trên phân cấp BM.PTI.TS.03.04, thập các tài liệu có liên quan gửi về Tổng công ty. Tất cả các tài liệu gửi về Tổng công ty là bản gốc và/hoặc có dấu treo.
- Các Đơn vị chủ động chỉ định tổ chức giám định đối với những vụ ton that trong phan cấp ( theo danh sách các Công ty giám định PTI đã ban hành) nhưng trong quá trình xử lý nếu thấy có khả năng vượt phân cấp bồi thường phải báo cáo Tổng công
ty dé được hướng dan/chi dao
- Trường hợp khách hàng không gửi thông báo tổn thất về đơn vị bảo hiểm gốc thi đơn vị đầu tiên nhận được thông báo tổn thất phải thông báo ngay cho Don vị cấp đơn bảo hiểm gốc và/hoặc Ban Bảo hiểm Tài sản — Kỹ thuật Tổng công ty. Don vị thành viên tại địa phương nơi xảy ra sự cô phải có trách nhiệm và cùng phối hợp với Don vi cap don bao hiém gốc thu thập hồ sơ và khắc phục hậu quả thiệt hại.
- Trường hợp muốn nhờ đơn vị khác của PTI giám định hộ ( do tổn thất xảy ra tại địa bàn của đơn vị khác) thì đơn vị phải gửi Yêu cầu giám định hộ
BM.PTI.TS.03.05 để được giúp đỡ.
Lớp: Kinh té bảo hiểm 52B SVTH: Phạm Thị Vân
Chuyên đề tốt nghiệp 25 GVHD: TS. Phạm Thị Định
- Ban Bảo hiểm TSKT Tổng công ty phải thông báo tổn that BM.PTI.TS.03.06 cho Ban Tái bảo hiểm theo Hướng dẫn tái bảo hiểm hàng năm của Tổng công ty.
(3) Tiến hành giám định
GDV/NDPC đề xuất phương án giám định:
- Tự giám định
- Thuê giám định
Lãnh đạo đơn vị (trường hợp tổn thất thuộc phân cấp), lãnh dao Tổng công ty (trường hợp tồn thất trên phân cấp) căn cứ vào thông tin báo cáo ban đầu và đề xuất của GDV/NDPC dé quyết định phương án giám định tổn that.
3.1. Tự giám định
3.1.1. Các trường hợp tự giám định
- Đơn vị chủ động tự giám định nếu:
+ Xét thấy tôn thất đơn giản và nhỏ, thuộc phân cấp của đơn vị;
+ Có nguyên nhân rõ ràng, hợp đồng bảo hiểm gốc không bị ràng buộc bởi các điều khoản “Kiểm soát bồi thường” (claim control), đồng bảo hiểm hoặc tái bảo hiểm;
+ Ít có khả năng tranh chấp từ phía khách hàng;
- Ngoài các trường hợp trên, GDV trình lãnh đạo đơn vi chỉ định giám định độc lập
theo danh sách các Don vị giám định độc lập đã được Tổng công ty phê duyệt.
3.1.2. Tiêu chuẩn GDV:
Tiêu chuẩn GDV theo tiêu chuẩn chức danh do Tổng công ty quy định
Danh sách GDV (cán bộ của PTI có chức danh GDV) sẽ được Tổng công ty thống nhất quản lý và ban hành trên toàn hệ thống.
3.1.3 Tiến hành giám định s* Công tác chuẩn bị
Trên cơ sở các thông tin thu thập được kết hợp với đánh giá sơ bộ về tôn thất,
GDV phải chuẩn bi:
- Kiến thức về tốn thất hoặc liên quan đến sự kiện bảo hiểm.
- Những dụng cụ, thiết bị và tài liệu cần thiết phải mang theo để phục vụ giám
định.
- Thống nhất với các bên liên quan thời điểm, địa điểm, thành phần giám định.
* Tiến hành giám định
* Xác định tinh trạng tổn thất
Mô tả mức độ thiệt hại thực tế đối với tài sản bị tổn thất:
Trường hợp ton thất công trình kiến trúc
Lớp: Kinh té bảo hiểm 52B SVTH: Phạm Thị Vân
Chuyên dé tốt nghiệp 26 GVHD: TS. Phạm Thi Dinh - Miêu tả địa điểm tổn thất (kèm theo sơ đồ mặt bang có kích thước của nha xưởng,
sân bãi, kho tang, văn phòng, hàng rao...) - Mô tả công trình thiệt hai:
+ Diện tích xây dựng, kích thước (chiều cao, chiều rộng, đài);
+ Loại kiến trúc;
+ Két câu (nên, móng, sàn, tường ngăn, kêt câu khung, mái);
+ Vật liệu (chỉ tiết theo từng loại kết cấu);
+ Trang thiết bị (hệ thống điện, nước, ánh sáng);
+ Năm xây dựng của công trình;
+ Tình trạng công trình trước khi thiệt hại]
Trường hợp tồn thất máy móc, thiết bị:
- Mô tả cách bố trí máy móc thiết bị trong nhà xưởng (đính kèm sơ đồ).
- Mô tả vị trí máy móc, thiết bị bị hư hại.
- Thống kê danh sách các máy móc, thiết bị hư hại hay phá hủy trong đó ghi rõ:
+ Tên máy, chủng loại, nhãn hiệu;
+ Hãng chế tạo và hãng cung cấp thiết bị (kèm theo, dia chi, néu có);
+ Năm chế tạo;
+ Thời điểm bắt đầu đưa vào sử dụng;
+ Giá trị bảo hiểm;
+ Giá trị thay thé mới tai thời điểm ton that.
Đối với hàng hoá, nguyên vật liệu, thành phẩm, sản phẩm dở dang đang lưu kho hoặc đang trên dây chuyên sản xuất.
- Ngay sau khi tổn thất xảy ra, GDV niêm phong ngay các chứng từ liên quan đến
hàng hóa như: Phiếu xuất kho, nhập kho, các file dữ liệu hàng xuất, nhập trong máy
vi tính ngay tại thời điểm phát hiện ra tổn thất.
- Thu thập các bằng chứng cần thiết (chứng từ và số sách kế toán cần thiết như thẻ kho, các hoá đơn nhập xuất, hoá đơn mua hàng) để xác định số lượng tôn kho hoặc đang trên dây chuyên sản xuất tại thời điểm tốn thất. Việc xác định giá trị tồn kho giúp cho việc đánh giá xem khách hàng có tham gia bảo hiểm đúng giá trị không.
- Kiểm đếm thực tế tại hiện trường để xác định số lượng tồn kho.
- Sau khi kiểm đếm và/hoặc thu thập chứng từ phải có biên bản cụ thể ghi rõ số lượng bị ton that và không bị tổn that và/hoặc ghi rõ những chứng từ nao ma NDBH đã cung cấp, những chứng từ nào đã yêu cầu mà không thể cung cấp được. Trong
biên bản, phải có chữ ký xác nhận của đại diện có thẩm quyền của NDBH. Nếu
Lớp: Kinh té bảo hiểm 52B SVTH: Phạm Thị Vân
Chuyên đề tốt nghiệp 27 GVHD: TS. Pham Thị Định
chứng từ quá nhiều chưa phân loại ngay được thì lập biên bản niêm phong dé xử lý
sau.
Điều tra sự cố dan đến ton that
- Thời điểm xảy ra sự cô (vào thời điêm nào, ai phát hiện ra).
- Lấy các lời khai (có ký xác nhận), thông tin từ các đối tượng có mặt tại hiện
trường vào thời điểm xảy ra tổn thất.
- Diễn biến sự cố (bắt đầu ở đâu. sau đó xảy ra như thé nào?).
- Các biện pháp giảm nhẹ ton thất đã thực hiện. (Ví dụ đối với một vụ hỏa hoạn: có
phương tiện chữa cháy không? lực lượng chữa cháy chuyên nghiệp/cảnh sát PCCC
? Việc cứu chữa được thực hiện sau khi có sự cố xảy ra bao lâu, hiệu quả của việc
cứu chữa ...).
- Thời điểm sự cố được khắc phục hoàn toàn.
* Chụp ảnh thiệt hại
- Ảnh chụp phải đảm bảo vừa tổng thé, vừa chỉ tiết.
- Tat cả các chỉ tiết thiệt hại phải được thé hiện trên ảnh. Ví dụ: Chụp anh máy móc, thiết bị hư hại hoặc phá huỷ cần thể hiện những vị trí, chỉ tiết hư hại bộ phận.
- Thể hiện đầy đủ ngày, tháng, năm trên ảnh.
- Ghi chú chỉ tiết trên bản ảnh.
- Ảnh chụp cần được rửa màu và đính kèm hồ sơ.
* Xác định mức độ tổn thất
Xác định mức độ hư hại của tài sản được bảo hiểm. Sợ bộ đánh giá những thiệt hại do sự cố gây ra (về người/tài sản).
Trường hợp ton that công trình kiến trúc
- Mô tả mức độ thiệt hại (kèm theo ảnh chụp thé hiện mức độ thiệt hại của từng hạng mục công trình). Nêu rõ phan công trình bị hư hỏng nhưng có thé sửa chữa được hay phải xây
dựng lại toàn bộ, có khả năng tận tụng được những nguyên vật liệu còn lại.
Trường hợp ton thất máy móc, thiết bị
- Mô tả mức độ thiệt hại của các bộ phận máy móc, thiết bị. Đưa ra ý kiến đánh giá về khả năng sửa chữa, khôi phục hay thiệt hại toàn bộ phải thay thế. Nêu những bộ phận hoặc chỉ tiết máy có thé tận dụng hoặc có thé thu hồi được một phan giá trị.
- Trong trường hợp thiết bị phức tạp dẫn đến khó khăn trong việc đánh giá mức độ
thiệt hại và đê ra biện pháp khắc phục thì thoả thuận với NDBH chọn một đơn vi
giám định có chuyên môn để xác định.
Đối với hàng hoá, nguyên vật liệu, thành phẩm, sản phẩm dé dang đang lưu kho hoặc dang trên dây chuyển sản xuất
Lớp: Kinh tế bảo hiểm 52B SVTH: Phạm Thị Vân
Chuyên dé tốt nghiệp 28 GVHD: TS. Phạm Thị Dinh
- Đánh giá mức độ thiệt hại: ghi rõ các hạng mục hay số lượng nào bị tiêu hủy hoàn toàn,
hạng mục hay sỐ lượng nào chỉ bị hư hại và giảm giá trị thương mại.
* Xác định mức độ tốn thất
- Dé xác định thiệt hại gây ra bởi một rủi ro được bảo hiểm hay không trước hết phải xác định nguyên nhân trực tiếp gây ra tốn thất. Sau đó đối chiếu với đơn bảo hiểm để xem rủi
ro đó được bảo hiểm hay bị loại trừ?
- Giám định viên phải diễn tả chỉ tiết cách thức điều tra của mình một cách logic về nguyên nhân gây ra tôn thất trước khi đến kết luận cụ thể. Có thể dùng phương pháp loại trừ để đi đến giới hạn một hoặc một số nguyên nhân có thé dẫn đến tốn that.
- Đối với các vụ hỏa hoạn: Phải xác định càng chính xác càng tốt điểm phát cháy đầu tiên bằng cách kiểm tra hiện trường và lấy lời khai của các nhân chứng, kiểm tra kỹ các công
đoạn sử dụng nhiệt trong quá trình sản xuất. Xem xét sơ đồ hệ thống điện, kiểm tra lại
các đầu nối dây, công tac, cầu dao,... Kiểm tra các khu vực chứa hóa chất hoặc các
nguyên vật liệu dé cháy nổ.
- Trong trường hợp thiệt hại xảy ra do nhiều nguyên nhân. Trong đó, có nguyên nhân được bảo hiểm và không được bảo hiểm thì phải xác định rõ mức độ thiệt hại do từng rủi ro riêng biệt gây ra dé đánh giá chính xác trách nhiệm của bảo hiểm đối với thiệt hai đã
Xảy ra.
- Trường hợp vụ việc phức tạp chưa đánh giá được chính xác nguyên nhân ton that ở lần giám định đầu tiên thì cần ghi rõ trong biên bản giám định là: trách nhiệm bảo hiểm sẽ
được xác định sau khi nguyên nhân ton thất đã được xác định chính xác.
- Trường hợp việc xác định nguyên nhân tổn thất quá phức tạp thì phải trưng cầu giám định của một cơ quan chuyên ngành. Đặc biệt đối với những vụ hỏa hoạn lớn, việc điều tra nguyên nhân tồn that gan như bắt buộc phải thực hiện bởi co quan chức năng là cảnh
sát PCCC và cảnh sát điều tra.
- Kết luận điều tra của các cơ quan có thâm quyền nguyên nhân này là bằng chứng pháp lý để xem xét trách nhiệm bảo hiểm (được đính kèm biên bản giám định).
s* Cấp biên bản giám định
Khi có tổn thất, Đơn vị phải đến ngay hiện trường và lập ngay biên bản giám định sơ bộ ( tuyệt đối đơn vị cấp đơn gốc không được xác nhận khối lượng, nguyên nhân vào biên bản giám định tại hiện trường - trừ khi xác định ton thất đó thuộc phân cấp của Don
vi, mà chỉ ghi nhận là theo thông báo của NDBH còn các công việc liên quan khác sẽ
được Tổng công ty hướng dẫn cụ thể sau) và phải được thực hiện ngay tại thời điểm giám định thiệt hại. Phải đảm bảo các yêu cầu sau:
* Yêu cầu về hình thức biên bản giám định
- Theo mẫu quy định của Tổng công ty BM.PTLTS.03.07
Lớp: Kinh té bảo hiểm 52B SVTH: Pham Thị Van
Chuyên dé tốt nghiệp 29 GVHD: TS. Phạm Thị Định
- Biên bản giám định phải có chữ ký xác nhận của các bên liên quan trong đó bắt buộc
phải có chữ ký của GDV, chữ ký và dâu xác nhận của thủ trưởng đơn vị hoặc trưởng bộ
phận giám định bôi thường của don vi.
- Biên bản giám định rõ ràng, không tây xóa.
* Yêu cầu về nội dung Biên bản giám định
- Phải thể hiện khách quan, trung thực.
- Phải thé hiện ý kiến riêng của GDV về mức độ và nguyên nhân tổn that.
- Đính kèm bộ ảnh chụp tại hiện trường.
- Các tài liệu dẫn chứng được kèm theo báo cáo giám định.
3.2. Thuê giám định
3.2.1. Các trường hợp thuê giám định ngoài
Ngoài trường hợp quy định tại mục d3.1.1.(Các trường hợp tự giám định)
Giấy yêu cầu giám định thuê ngoài BM.PTI.TS.03.08 cần có xác nhận đồng ý thực hiện giám định ton thất của đơn vị giám định được chỉ định.
3.2.2. Theo dõi quá trình giám định
- Thông báo cho khách hàng về việc chỉ định giám định để cùng phối hợp thực hiện công
tác giám định.
- Thường xuyên theo dõi, giám sát quá trình giám định; báo cáo, đề xuất ý kiến và xin chi đạo của lãnh đạo nhằm giải quyết các tình huống phát sinh.
- Nghiên cứu, kiểm tra các báo cáo giám định/chứng thư giám định. Khi nhận chứng thư giám định, cần kiểm tra hình thức và nội dung chứng thư như quy định ở trên. Đặc biệt là kết luận về mức độ và nguyên nhân tổn thất, nếu chưa rõ cần có văn bản yêu cầu Don vị
giám định có giải thích.
- Đối với trường hợp tốn thất lớn hoặc liên quan đến trách nhiệm của người thứ ba, phải báo cáo ngay với lãnh dao đơn vi và yêu cầu khách hàng cũng như đơn vi giám định thực hiện các bước công việc nhằm bảo lưu quyền khiếu nại đối với người thứ ba.
- Trường hợp phải sửa chữa hoặc bán đấu giá tài sản để xác định giá trị ton that, đàm phán với khách hàng rồi t6 chức thực hiện với sự chứng kiến của các bên liên quan theo quy định của pháp luật và của Tổng công ty.
- Theo dõi tình hình thanh toán phí giám định cho các Don vi giám định.
(4) Lập/trình duyệt phương án xử lý, khắc phục tốn thất 4.1.GDV/NDPC đề xuất phương án chỉ tiết xử lý ton that
GĐV/NĐPC trình lãnh đạo xem xét duyệt phương án xử lý tổn thất .
Đôi với công trình kiên trúc
Lớp: Kinh tế bảo hiểm 52B SVTH: Phạm Thị Vân
Chuyên đề tốt nghiệp 30 GVHD: TS. Phạm Thị Định
Nếu phương án khắc phục cụ thé: hư hại nào NĐBH có thé tự khắc phục hoặc thuê
sửa chữa.
- Trường hợp NĐBH tự sửa chữa hoặc trường hợp chỉ định thầu sửa chữa thì phải theo
dõi giám sát quá trình sửa chữa trên cơ sở phương án hợp lý đã thông nhât giữa PTI và khách hàng.
- Trường hợp phải thuê đơn vị khác sửa chữa giám định viên phải thống nhất phương án khắc phục hợp lý với Người được bảo hiểm. Lấy giá cạnh tranh thông qua hình thức chào giá hoặc tô chức đấu thầu sửa chữa/thay thế. Sau đó, cũng phải giám sát chặt chẽ
quá trình sửa chữa.
Đối với máy móc, thiết bị
- Thống nhất với Người được bảo hiểm dé lựa chọn phương án khắc phục cụ thé :
+ Phương án sửa chữa: Tìm và thống nhất với khách hàng cơ sở sửa chữa hợp lý. Tùy trường hợp cụ thé có thé thông qua hình thức chỉ định hay chào thầu theo quy định của
Nhà nước.
+ Phương án thay thế: là phương án hợp lý được thống nhất giữa Người được bảo hiểm
và PTI. Sau đó, phải tổ chức chào gia cạnh tranh hoặc đấu thầu để lựa chọn mức giá hợp lý nhất (trừ các trường hợp được phép chỉ định thầu theo quy định của Nhà nước).
Giám định viên cũng phải theo dõi, giám sát chặt chẽ quá trình sửa chữa/thay mới.
Đối với hàng hoá, nguyên vật liệu, thành phẩm, sản phẩm dở dang đang lưu kho
hoặc đang trên dây chuyên sản xuất
- Thống nhất với NĐBH để lựa chọn phương án khắc phục cụ thể. Đối với những hạng mục chỉ bị hư hỏng dẫn đến phải giảm giá trị thương mại thì phối hợp với người được bảo hiểm dé tổ chức bán theo giá chào cao nhất dé hạn chế bot thiệt hại. Việc xử lý phải thực hiện khẩn trương nhất để giải phóng mặt bằng tạo điều kiện cho Người được bảo hiểm khôi phục lại họat động bình thường trong thời gian sớm nhất và để tránh tổn thất
lây lan phát sinh thêm.
Lưu ý:
- Thực hiện điều tra giá cả thực tế trên thị trường tại thời điểm xay ra ton that dé đề xuất phương án bồi thường hợp ly.
- Việc PTI chấp nhận bồi thường ton thất toàn bộ không có nghĩa là PTI đồng ý dé
NDBH từ bỏ tai sản tôn that cho minh.
4.2. Trình duyệt phươngg án xử lý tốn thất
Lãnh đạo xem xét duyệt phương án xử lý tổn that.
(5) Thu thập, hoàn thiện hồ sơ giám định và giám sát khắc phục tôn thất
GĐV/NĐPC tiến hành thu thập bổ sung hồ sơ khắc phục ton thất, chuyên cho bộ.
2.2.1.2. Quy trình bồi thường
Nghiệp vụ bảo hiểm tài sản được tiến hành bồi thường theo quy trình thẻ hiện ở Sơ đồ 2.2 (trang 32)
Lớp: Kinh tế bảo hiểm 52B SVTH: Phạm Thị Vân