TY CO PHAN TU VAN DAU TU HA TANG VA CONG NGHIEP
2.1. Thwe trạng công tác tham dự thầu của công ty
2.1.1. Quy trình tham dự thầu của công ty
Quy trình tham dự thầu cho biết các bước một nhà thầu cần thực hiện trong quá trình tham gia đấu thầu từ bước tìm kiếm thông tin cho đến khi đàm phán kí kết hợp đồng. Mỗi công ty khác nhau sẽ có quy trình đấu thầu khác nhau. phù hợp với công ty đó. Qua quá trình 10 năm tham gia đấu thầu và thực hiện thầu tư van, công ty đã rút
kinh nghiệm và hoàn thiện quy trình tham dự thầu tư vấn của công ty. Dưới đây là sơ
đồ quy trình tham dự thầu tư van của công ty CP tư van đầu tư xây dựng hạ tầng và
công nghiệp:
SV: Phan Thị Hoài Trang
CĐTN GVHD: TS. Trần Thị Mai Hoa
Tìm kiếm và thu thập thông tin
Đánh giá sơ bộ và
Không xem xét thông tin
Phòng Kế hoạch-kĩ
thuật
Không có
Dừng Lập kế hoạch thầu
Tổ đấu thầu
me |SPhé duyét Phong TV-TK
Lập Hồ sơ dự thầu -
Ban Giám đốc
Pr cyst duyét
co Khong
Nộp hồ sơ và tham dự đấu thầu Nay UY
Tổ dau thâu
Thương thao và kí kết HD Ban Giám đốc
| Đánh giá, rút kinh nghiệm hậu đấu thầu
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình tham gia đấu thầu tư vấn của công ty
Nguôn: Tổ tư vấn đấu thầu 2.1.1.1. Tìm kiếm và thu thập thông tin gói thau
Trong đấu thầu. việc thu thập thông tin là rất quan trọng trong đó việc thu thập
SV: Phan Thị Hoài Trang
| CDTN | GVHD: TS. Tran Thi Mai Hoa
thông tin các gói thầu là công việc đầu tiên nhà thầu cần thực hiện trong quá trình đấu thầu. Hoạt động thu thập thông tin đấu thầu tư vấn của công ty CP tư vấn đầu tư xây
dựng hạ tầng và công nghiệp được thực hiện bởi nhân viên tô tư vấn đấu thầu, họ sẽ
tập hợp mọi thông tin về các gói thầu đang mời thầu và có khả năng phù hợp với công ty. Các kênh tìm kiếm thông tin của công ty:
- Cac trang website về đầu thầu điện tử, các trang báo Đấu thầu, Xây dựng và
báo địa phương
- Dựa trên các mối quan hệ hợp tác với chủ đầu tư các công trình đã từng tham
gia trước đó
- _ Dựa trên mối quan hệ của Ban giám đốc và nhân viên trong công ty
Bảng 2.1: Nguồn thông tin của các gói thầu công ty tham gia và trúng thầu
giai đoạn 2014 — 2018
Don vị: Gói thầu
Nguồn
thông tin
Nguôn: Tô tu van dau thâu
SV: Phan Thị Hoài Trang 30 |
CĐTN GVHD: TS. Trân Thị Mai Hoa Nhận xét: Việc thu thập thông tin của công ty vẫn còn phụ thuộc nhiều vào các
moi quan hệ cá nhân. Công ty cần chú trọng thêm các nguôn khác như Website đấu thâu điện tử vì đây sẽ là xu hướng trong tương lai. Bên cạnh đó can nâng cao năng suất tìm kiếm thông tin của nhân viên dé có thể rút ngắn thời gian dong thời tìm được những gói thâu tư vấn tương xứng với năng lực công ty. Hiện tại công việc này do 1
nhân viên phụ trách chính, bên cạnh đó, sẽ có 1 nhân viên hỗ trợ nếu như công ty không đang trong quá trình tham gia và thực hiện nhiều gói thâu tư vấn.
2.1.1.2. Đánh giá và xem xét thông tin
Sau khi toàn tat việc tìm kiếm thông tin các gói thầu, các nhân viên trong tổ tư van đấu thầu sẽ họp bàn để đánh giá thông tin và lựa chọn những hồ sơ mà công ty có khả năng đáp ứng yêu cầu.
Công việc này giúp cho nhà thầu đánh giá, xem xét năng lực của công ty có đáp
ứng được yêu cầu của gói thầu, hay là gói thầu này có mang lại lợi nhuận mà công ty mong muốn.
Nhận xét: Lam tốt công đoạn này không những giúp nhà thấu tiết kiệm thời gian mà còn giúp nhà thâu tiết kiệm chỉ phí khi lựa chọn được những gói thau nằm trong năng lực của nhà thâu, có khả năng trúng thầu cao tránh lãng phí nguồn lực công ty. Tuy nhiên, có nhiều gói thau nhân viên tổ đấu thầu lại đánh giá chưa đúng
năng lực hiện tai của công ty, công ty đang thực hiện một gói thâu khác nên nguôn
nhân lực không đủ đề tham gia gói thâu, dẫn đến việc trượt thâu gói thay tư vấn này.
2.1.1.3. Mua và nghiên cứu HSMT
Sau khi đánh giá sơ bộ gói thầu. nếu công ty quyết định tham dự đấu thầu thì nhân viên phòng Kế hoạch — kĩ thuật sẽ làm việc với phòng Tài chính — kế toán dé
mua hô sơ.
Tiếp đến nhân viên tổ đấu thầu xem xét kĩ lưỡng hơn về hồ so, đây là bước quan trọng đối với nhà thầu trước khi ra quyết định tham dự thầu. Các nội dung được
công ty xem xét kỹ lưỡng ở giai đoạn này đó là:
- Nang lực về nhân sự, máy móc thiết bi, tài chính của công ty
- _ Kinh nghiệm của công ty với những gói thầu tương tự đã thực hiện - Địa điểm thực hiện gói thầu
- Cac chi phí trong quá trình dự thầu tư van
- Cac điều kiện nhà thầu khác được tham gia trong HSMT
SV: Phan Thị Hoài Trang
CĐTN GVHD: TS. Trần Thi Mai Hoa
- Tir việc xem xét kỹ càng các yếu tố trên, các nhân viên sẽ đi đến đánh giá năng
lực của công ty:
+ Nếu công ty có đủ năng lực và việc tham gia gói thầu mang lại lợi ích cho công ty thì sẽ tiếp tục lập HSDT và tham gia đấu thầu
+ Nếu công ty nhận thấy không đủ năng lực thực hiện gói thầu hoặc việc tham gia gói thầu đó không mang lại nhiều lợi ích cho công ty thì công ty sẽ quyết định dừng lại, không tham dự đấu thầu.
Nhận xét: Hoạt động mua và nghiên cứu HSMT sẽ giúp các phòng ban xác định
được dự án hiểu rõ hơn về gói thdu tu van, sẽ giup ich cho cong tac lap kế hoạch đấu thâu cũng như lập HSDT sau này. C ũng dé Ban giám déc dua ra quyết định cuối cùng là có tham gia dự thau hay không. Các nội dung can nghiên cứu đã được công ty CP tư van dau tư xây dựng ha tang và công nghiệp nghiên cứu và đánh giá cụ thể, chỉ tiết.
Công đoạn này được thực hiện rất nghiêm túc dưới sự giám sát của tổ trưởng tô đấu
thấu.
2114 Lap kế hoạch đấu thâu
Sau khi đã nghiên cứu kỹ lưỡng hồ sơ và đã quyết định tham dự thầu. tổ tư vấn
đấu thầu sẽ lập kế hoạch đấu thầu. Kế hoạch đấu thầu cho biết những công việc thực hiện trong quá trình đấu thầu cũng như người phụ trách từng công việc.
Bảng 2.2: Bảng phân công nhiệm vụ lập HSDT
TT Công việc Bộ phận thực hiện Người phụ trách chính
+
1 | Nghiên cứu, nắm bắt yêu cầu tổng | Tổ trưởng tô đấu thầu và quát của gói thầu chủ nhiệm khảo sát, thiết
kế
2 | Lập đơn dự thầu Phòng Tư vấn - thiết kế
(Tổ tư vấn đấu thầu)
3 | Chuân bị giấy tờ chứng minh tư | Phòng Hành chính — nhân
cách pháp lý pháp lý sự
4 | Khảo sát thực địa Phòng Tu vấn — khảo sát
5 | Chuan bị hồ sơ năng lực công ty Phòng Tư vấn - thiết kế
SV: Phan Thị Hoài Trang
CĐTN GVHD. TS. Tran Thị Mai Hoa
(Tỗ tư vẫn đấu thầu)
6 | Lập đề xuất kĩ thuật Phòng Tư vấn - thiết kế, phòng Tư vấn — khảo sát, phòng Kế hoạch — kỹ thuật 7 | Lập dự toán gói thầu Phòng Tư vấn - thiết kế
(Tổ tư vấn đấu thau)
8 | Tổng hợp, xem xét HSDT và trình | Tổ trưởng tô đấu thầu Giám đốc phê duyệt
9 | Photo, niêm phong HSDT Phòng Tư vấn - thiết al
(Tổ tư van đấu thầu)
Nguôn : Tổ tu vấn đấu thâu
Quá trình khảo sát, thiết kế và dự toán công trình phải tuân thủ về giải pháp quy mô, kết cấu công trình đã được phê duyệt tại bước lập dự án đầu tư và các quy trình,
quy phạm hiện hành của nhà nước.
Nhận xét: Việc lập kế hoạch rất can thiết trước khi bắt dau lập HSDT, công đoạn này giúp vạch ra các công việc cần làm cũng như người thực hiện và chịu trách nhiệm cho công việc đó. Điều này giúp cho tô trưởng tô đấu thau theo sát được tiễn độ
công việc, hoàn thành dự án ding tiến độ đề ra. Công việc này được công ty thực hiện
rat tốt, phân chia công việc cụ thể rõ ràng cho từng thành viên tham gia đấu thâu.
2.1.1.5. Lập hô sơ dự thâu
HSDT là căn cứ dé bên mời thầu lựa chọn nhà thầu, do đó đây là bước rất quan trọng. Bộ HSDT phải có đầy đủ thông tin về năng lực nhân su, máy móc thiết bi, tài chính, kỹ thuật và uy tín, kinh nghiệm của nhà thầu dé dựa vào đó bên mời thầu có thé
đưa ra quyết định.
Dựa trên kế hoạch đã dé ra, các phòng ban liên quan sẽ tiền hành các công việc
được giao. Tuy nhiên, đây không phải những công việc độc lập mà cần phối hợp giữa các thành viên trong nhóm tham gia thực hiện HSDT dé tạo tính đồng bộ và thống
nhất. Do vậy, công tác lập HSDT ở công ty CP tư vấn đầu tư xây dựng hạ tầng và công
nghiệp được thực hiện khá nghiêm túc và cần thận. Công việc này thực hiện bởi cả
phòng Thiết kế, đội Khảo sat và phòng Tài chính — Kế toán và có sự theo sát của Giám
đốc công ty.
SV: Phan Thị Hoài Trang
CĐTN GVHD: TS. Tran Thị Mai Hoa
Nhận xét: HSDT được lập can phải có day đủ các phan cân thiết, đồng thời cân phải có sự sáng tạo nhằm cạnh tranh với các công ty khác cũng tham dự thấu. Ở công
đoạn này, nhiều nhân viên còn làm việc chưa chủ động, sáng tạo. Đã dân đến trượt thâu do không cạnh tranh được với công ty đối thủ.
2.1.1.6. Kiểm tra, hoàn chỉnh và phê duyệt
Sau khi hoàn thành HSDT, Ban giám déc sẽ phê duyệt và đóng dấu xác nhận để gửi cho BMT. Tat cả HSDT đều phải được đựng trong túi giấy có niêm phong ở bên ngoài. Ngoài ra, công ty cũng phải được lưu trữ lại để là cơ sở sau này đánh giá hậu
đâu thâu cũng như tư liệu cho các dự án vê sau.
Nhận xét: Việc kiểm tra sẽ giúp cho HSDT được rà soát lại toàn bộ, nhân viên kiểm tra có thé phát hiện ra lỗi dé kip thời sửa chữa. Nhưng thực tế, nhiều nhân viên được giao nhiệm vụ này nhưng thực hiện sơ sài, dan đến có những bộ hồ sơ nộp đi rồi mới phát hiện ra lỗi. Mặc dù những lỗi phạm phải là nhỏ nhưng cũng sẽ làm cho CĐT có an tượng không tot.
2.1.1.7. Nộp ho sơ dự thâu và tham gia đấu thâu
HSDT sau khi hoàn thành sẽ được gửi trực tiếp cho BMT. Đối với công ty CP
tư vấn đầu tư xây dựng hạ tầng và công nghiệp. việc tham dự mở thầu cũng rất quan trọng bởi vì đây không chỉ là việc công ty nào trúng thầu mà còn là cơ hội để quảng bá công ty do vậy thường được Giám đốc công ty là anh Trần Nam Trung tham dự hoặc người phụ trách chính của đợt đấu thầu tư vấn đó.
Nhận xét: Công tác nộp HSDT được công ty thực hiện rất tối. Giám đốc và thường là tô trưởng tô tư vấn đấu thau tham dự và thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh dé chuẩn bị tốt hơn cho những lan đấu thâu tư vẫn sau.
2.1.1.8. Thương thảo và kí hợp dong
Nếu trúng thầu. công ty CP tư vấn đầu tư xây dựng hạ tầng và công nghiệp sẽ kí hợp đồng với BMT. Hợp đồng này quy định chỉ tiết nội dung, phạm vi công việc cần thực hiện. quy định chi tiết về phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của các bên tham
gia.
Viéc ky két hop đồng được trực tiếp Ban Giám đốc thực hiện để nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất.
Nhận xét: Công tác này được công ty nghiêm túc thực hiện, thể hiện thái độ chuyên nghiệp với CDT. Đề lại ấn tượng tốt đẹp từ những công việc dau tiên giúp công ty thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện gói thâu tu vấn
SV: Phan Thị Hoài Trang
CDTN GVHD: TS. Tran Thi Mai Hoa 2.1.1.9. Đánh giá, rut kinh nghiệm hậu đấu thâu
Kết thúc mỗi lần đấu thầu. dù trúng thầu hay không. công ty CP tư van đầu tư xây dự hạ tầng và công nghiệp sẽ họp và đánh giá lại tất cả những công việc đã đạt được và chưa đạt được dé rút kinh nghiệm cho những lần sau.
Nhận xét: Việc họp bàn hậu đấu thâu cho thấy rằng công ty không chỉ chú trọng vào kết quả mà công ty còn quan tâm đến quá trình thực hiện cũng như năng suất thực hiện công việc của từng thành viên. Nhưng có nhiều gói thầu mà công ty lại không có họp hậu đấu thâu vì nhiều lý do khác nhau như: Đang tham dự đấu thâu những gói thâu khác, tổ trưởng tổ đấu thấu, các chủ nhiệm khảo sát, thiết kế di cong
tác dai ngày,...
Nhận xét quy trình dau thâu: Nhìn chung, quy trình đấu thầu của công ty rat có trình tự và khoa học. Công ty cô gắng chú trọng vào việc phân tích HSMT đề hạn chế việc tham dự những gói thầu tư vấn không phù hợp với công ty. Tuy nhiên, thực tế, nhiều gói thau tư vấn công ty thực hiện không theo quy trình, nhân viên tổ đấu thâu dot cháy giai đoạn do vậy rất nhiều gói thầu công ty không tìm hiểu kỹ dân đến việc
van đăng kí tham dự thâu làm tốn thời gian và chi phí, ngược lại cũng có những gói thâu tư vấn nằm trong khả năng của công ty nhưng do đưa ra giá thầu không phù hợp dân đến việc trượt thâu đáng tiếc.
2.1.2. Nội dung hồ sơ tham dự thầu
Lập HSDT là bước quan trọng nhất trong quy trình tham dự thầu của công ty. Việc lập HSDT có tốt hay không sẽ ảnh hưởng đến kết quả của lần đấu thầu đó.
Căn cứ dé tiến hành lập hô sơ dự thâu
Lập HSDT của công ty được căn cứ vào những nội dung chính như sau:
- __ Căn cứ vào yêu cầu mà bên mời thầu cung cấp trong HSMT
- Can cứ vào khảo sát, nghiên cứu của nhân sự lập HSDT
- _ Căn cứ vào những văn bản pháp luật có liên quan về đấu thầu như: Luật đấu thầu;
các thông tư quy định liên quan đến đấu thau,... và các lĩnh vực khác liên quan
Về cơ bản nội dung của HSDT sẽ có các mục chính sau:
2.1.2.1. Hồ sơ pháp lý - Don dự thầu.
Vi dụ: Don dự thâu của gói thầu “Xây dựng mạch vòng của hệ thong đường truyền kết nối các TBA 110kV: E6.7 Sông Công; E6.8 Quang Sơn; E6.14 Yên Bình 2; E6.16
SV: Phan Thị Hoài Trang
CĐTN GVHD: TS. Tran Thị Mai Hoa
Phu Binh; £6.17 Phú Binh; E6.18 Yên Bình 3 tại tinh Thai Nguyên
DON DỰ THAU
(Hồ sơ dé xuất kỹ thuật)
Hà Nội, ngày 16 tháng 07 năm 2017
Kính gửi: Công ty điện lực Thái Nguyên - Tổng công ty điện lực Miễn Bac
Sau khi nghiên cứu hô sơ mời thâu, chúng tôi, Công ty Cổ phan tư vấn dau tư xây dựng hạ tang và Công nghiệp. cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn khảo sát, lập BCKTKT, lập HSMT dự án:
“Xây dựng mạch vòng của hệ thống đường truyền kết nối các TBA 110kV: E6.7 Sông Công;
E6.8 Quang Sơn; E6.14 Yên Bình 2; E6.16 Phú Bình; E6.17 Phú Bình; E6.18 Yên Bình 3 tại
tinh Thái Nguyên ” theo đúng yêu câu của hồ sơ mời thâu. Thời gian thực hiện hợp đông là 30 ngày. Hồ sơ dự thầu của chúng tôi gồm có dé xuất kỹ thuật này và một dé xuất tài chính được
niêm phong riêng biệt.
Chúng tôi cam kết:
1. Chỉ tham gia trong một hồ sơ dự thâu này với tu cách là nhà thâu chính;
2. Không dang trong quá trình giải thé; không bị kết luận dang lâm vào tình trạng phá
sản hoặc nợ không có khả năng chỉ trả theo quy định của pháp luật;
3.. Không vi phạm quy định về bảo đảm cạnh tranh trong đấu thâu:
4. Những thông tin kê khai trong hồ sơ dự thâu là trung thực và không thực hiện các hành vi tham những. hồi 16, thông thâu khi tham gia dự thâu này:
Không thay đôi nhân sự đã dé xuất trong thời gian hồ sơ dự thâu có hiệu lực là 60
Ca
ngày, ké từ 14 giờ 00 phút. ngày 18 tháng 07 năm 2017.
ĐẠI DIỆN HỢP PHAP CUA NHÀ THAU
SV: Phan Thị Hoài Trang
CDTN GVHD: TS. Tran Thị Mai Hoa - Bản sao giấy đăng kí doanh nghiệp
SỞ KE HOẠCH VÀ DAU TƯ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THÀNH PHO HÀ NỘI Độc lập — Tự do ~ Hạnh phúc
PHÒNG ĐĂNG KÝ KINH ĐOANH
GIÁY CHUNG NHAN DANG KÝ DOANH NGHIỆP CÔNG TY CO PHAN
Mã số doanh nghiệp: 0102758970
Đăng ký lần đầu: ngày 23 tháng 05 năm 2008
Dang kỷ thay đói lần thứ: 3, ngay 12 thing 06 năm 2017
1. Tên công ty
Tên công ty viết bằng tiếng Viet: CÔNG TY CO PHAN TƯ VAN DAU TƯ XÂY
DỰNG HẠ TẦNG & CÔNG NGHIỆP
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: INDUSTRY AND INFRASTRUCTURE
CONSTRUCTION INVESTMENT CONSULTANCY JOINT STOCK COMPANY Tén công ty viết tất:
+. Địa chỉ trụ sở chính
S6 nhà 85, ngõ 192, đường Lé Trong Tan, Phường Định Công, Quận Hoàng Mai,
Thành phô Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: 04 3905 6999 Fax:
| Email: Website:
ị 3. Vốn điều lệ
Von điều lệ: 3.000.000.000 đông
Bằng chữ: Ba tỷ dong
Mệnh giá cô phần: 10.000 đẳng Tổng số cổ phần: 300.000
4. Người đại điện theo pháp luật của công ty
* Họ vả tên; TRAN NAM TRUNG Giới tính: Nan Chức đanh: Giám đốc
Sinh ngày: = 13/07/1979 Dan tộc: Kinh Quốc tịch: Việi Nam
y tờ chứng thực cá nhân: - Cihứng minh nhân dân
Số giấy chứng thực cá nhân: 036079000277
Ngày cấp: 15/04/2015 Nơi cần: Cục Cảnh sat DKOL cư trú và DLOG về
đá cử
rủ: 7ử 4ú mới 6 10 cũ), Phường Tương Mai, Quận i, Việt Nam
Noi đăng kỷ hộ khẩu thường
Hoang Mai, Thành pho Ha:
Chỗ ở hiện tại: Phong 732, 16a nhà HH1A, 16 CC6 - Hồ Linh Dam, Phường Hoàng
Liệt, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Noi, Liệt Nam
WPFRUONG PHÒNG -
‘ |gôyờn Hat Hang Ảnh 2.1: Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp
SP: Phan Thị Hoồi Trang