5.2.1. C ăh iăh căh iăvƠăphátătri năcáănhơn
Các doanh nghi p có th nơng cao hi u qu công vi c c a nhơn viên v n phòng thông qua vi c t o ra nhi u c h i h c h i, phát tri n cá nhơn theo các tiêu th c nh :
T o ra nhi u khóa đƠo t o v k n ng chuyên môn cho nhơn viên c a mình. i v i các công ty có ti m l c tƠi chính m nh, thì nh ng chuy n tham quan, h c h i kinh nghi m, đƠo t o n c ngoƠi lƠ c n thi t cho nhơn viên. Nh ng nhơn viên đó sau khi đ c đƠo t o t n c ngoƠi v thì c n đ c b trí th ng ti n cho nh ng ch c v cao h n. Vi c nƠy nh m t n d ng đ c ki n th c nhơn viên v a h c h i đ c, v a t o ra đ ng l c lƠm vi c cho nhơn viên trong t ng lai. i v i các nhơn viên có nhu c u nơng cao k n ng c n thi t cho công vi c hi n t i qua nh ng khóa đƠo t o t bên ngoƠi, thì công ty, c quan nên quan tơm h tr m t ph n hay 100 % ti n h c phí. Vi c nƠy giúp nhơn viên c m th y công ty có nhi u quan tơm trong vi c phát tri n n ng l c c a h trong t ng lai. i v i nh ng nhơn viên v a lƠm vi c ban ngƠy, v a đi h c thêm vƠo ban đêm. Công ty vƠ các c quan xem xét l ch công tác, c ng nh th i gian h p lý, t o đi u ki n đ h hoƠn thƠnh vi c h c c a h .
M t cách r t t t đ nhơn viên có th h c h i, phát tri n n ng l c c a mình mƠ các doanh nghi p c n tham kh o hi n nay, đó chính lƠ t o c h i cho nhơn viên luơn chuy n công vi c n u có th . NgƠy nay luơn chuy n nhơn viên lƠ bi n pháp h t s c c n thi t, kh i g i tinh th n lƠm vi c, phát huy kh n ng sáng t o cho nhơn viên. Khi đ c chuy n vào m t v trí m i, môi tr ng lƠm vi c m i s giúp nhơn viên c m th y thích thú h n, có nhi u đi u ki n đ h c h i t nh ng nhƠ qu n lý khác nhau. VƠ các doanh nghi p c ng nên xem vi c luơn chuy n không ph i lƠ cách h c p nhơn viên mƠ ph i lƠ c h i th ng c p cho h trong t ng lai. ó chính lƠ đ ng l c đ h hoƠn thƠnh h n n a công vi c đ c giao.
Giao nh ng công vi c quan tr ng cho nhơn viên n u n ng l c h đ đ đáp ng hoƠn thƠnh t t công vi c. c tin t ng giao cho nh ng công vi c quan tr ng, nhơn viên nh n th y r ng giá tr lao đ ng c a h đ c tôn tr ng, đ c đánh giá cao, vƠ c m th y lƠ đư đóng góp đ c r t nhi u vƠo s phát tri n c a công ty, l i v a có nhi u c h i nơng cao k n ng gi i quy t v n đ . H s dƠnh nhi u n l c cho công vi c h n, t đó hi u qu công vi c đ c nơng cao.
5.2.2. S ă ngăh ătrongăcôngăvi c
S ng h trong công vi c c ng tác đ ng đáng k vƠo hi u qu công vi c. C th đơy lƠ s ng h t c p lưnh đ o. Lưnh đ o luôn đóng m t vai trò r t quan tr ng trong ho t
đ ng qu n tr kinh doanh nói chung, ho t đ ng qu n tr nhơn s nói riêng. Xu t phát t tơm lý chung, các v lưnh đ o th ng không có nhi u ni m tin vƠo nhơn viên c a mình, ít có s quan tơm, ng h vƠo cách th c hoƠn thƠnh công vi c c a nhơn viên vƠ h không mu n t b quy n ki m soát c a mình. H mu n có thông tin đ có th theo sát m i vi c vƠ ra l nh nhơn viên ph i hoƠn thƠnh công vi c theo nh ng cách truy n th ng, ít ch p nh n nh ng ý t ng c i ti n m i vì lo s r i ro. Trong khi đó các nhơn viên mu n đ c đ i x nh ắđ i tác” h n lƠ nhơn viên. Ai c ng mu n th hi n n ng l c b n thơn vƠ có nh ng k n ng cách th c th c hi n công vi c theo ki u c a mình. Xu t phát t nh ng v n đ trên, tác gi đ xu t m t s gi i pháp sau nh m nơng cao nh n th c v y u t s ng h trong công vi c, góp ph n gia t ng hi u qu công vi c.
ng viên khích l nhơn viên th c hi n nh ng d án m i, hay nh ng trách nhi m m i trong công ty. Các nhơn viên n u đ c lƠm vi c trong m t môi tr ng trƠn ng p s khích l d ng nh c ng n y sinh nhi u ý t ng sáng ki n h n. H s phát huy đ c s n ng đ ng c a mình đ thích nghi v i nh ng thay đ i t i công s ; vƠ qua đó giúp ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p tr nên n ng đ ng h n, có kh n ng c nh tranh t t h n.
Lưnh đ o nên ng h nh ng sáng ki n m i giúp công vi c hi u qu h n. Không bình lu n quy t đ nh vƠ ý t ng c a ng i khác khi m i vi c đư có k t qu rõ rƠng tr khi th c s c n thi t. i u nƠy ch lƠm gi m s t tin c a h vƠ ng n c n h chia s ý ki n trong t ng lai.
Cho phép các nhân viên t đ a ra nh ng l a ch n c a riêng h . Hưy đ các nhơn viên l a ch n cách th c vƠ ph ng pháp đ t đ c các k t qu mà công ty tìm ki m. Hưy đ h có ti ng nói trong vi c th c hi n nhi m v đ c giao vƠ trong nh ng k t qu ch đ i.
Lưnh đ o nên tích c c trao quy n cho nhơn viên h n n a đ h t quy t đ nh. Nhơn viên hi u công vi c c a h . H bi t nhi m v , vai trò vƠ ch c n ng c a mình trong t ch c.
Do đó th t đúng đ n vƠ c n thi t khi đ h lƠm nh ng gì h c n lƠm đ th c hi n đ c công vi c. Vi c trao quy n cho nhơn viên b ng cách cho h tham gia vƠo quá trình ra quy t đ nh, khi n h c m th y vi c c a mình quan tr ng vƠ n l c nhi u h n n a. c bi t đ i v i nhơn viên v n phòng lƠm b ph n t ng tác v i khách hƠng, vi c trao quy n còn tr
nên quan tr ng h n. Trao quy n cho nhơn viên s cho phép h gi i quy t nhanh chóng nh ng tình hu ng c th phát sinh trong lúc lƠm vi c v i khách hƠng, thay vì ph i tham kh o ý ki n hay xin phép c p trên. T ch c c ng c n h tr v m t tƠi chính, các ngu n l c c n thi t đ h tr nhơn viên khi h đ c trao quy n đ th c hi n công vi c c a mình.
Lưnh đ o nên đ t ra cơu h i cho nhơn viên đ h ng d n h th c hiên vi c đ c giao thay vì h ng d n chi li cho nhơn viên, nh t lƠ nh ng ng i đư có nhi u kinh nghi m. Khi giao vi c cho ai đó, không bao gi nên nói ắhưy lƠm chính xác nh th nƠy”, hay ắkhông đ c lƠm nh th ”, mƠ hưy nói: ắHưy gi i quy t v n đ nƠy m t cách t t nh t trong kh n ng c a anh”.
5.2.3. Tinhăth năthơnăthi n
Qua k t qu nghiên c u nƠy cho th y các nhơn viên thông minh đang ngƠy m t nh n di n rõ rƠng h n t m quan tr ng c a s cơn b ng t i môi tr ng lƠm vi c v i y u t th giưn, vui v . Khi nh n th c c a nhơn viên v n phòng v môi tr ng lƠm vi c c a h thơn thi n nh gia đình, đ c ti p xúc g n g i v i các đ ng nghi p m i ngƠythì hi u qu công vi c c ng cao h n. i u nƠy c ng d lý gi i khi môi tr ng lƠm vi c c a nhơn viên v n phòng đa s lƠ trong môi tr ng không gian h n ch . Công vi c đòi h i s t ng tác gi a các thƠnh viên trong t ch c cao. Do đó nh ng nhơn viên c m nh n đ c s h tr t đ ng nghi p th ng s đi theo h ng c x t t. Ng c l i nh ng ng i có m i quan h mơu thu n v i đ ng nghi p thì th ng r t d c m th y chán n n, b c ch vƠ c x ít tích c c h n. M t khác ng i chơu Á th ng đ a quy t đ nh d a trên t p th . M t t p th đoƠn k t m i đ t đ c s nh t trí cao c a các nhơn viên trong vi c ra quy t đ nh. V i nh ng nhơn viên v n phòng lƠm vi c b ph n d án, môi tr ng lƠm vi c thơn thi n cùng nhau h p tác gi a các thƠnh viên trongcùng nhóm có vai trò vô cùng quan tr ng nh h ng tr c ti p đ n ti n đ , c ng nh hi u qu công vi c. Xu t phát t t m quan tr ng c a y u t tinh th n thơn thi n trong nh n th c v môi tr ng lƠm vi c c a nhơn viên v n phòng, tác gi đ xu t m t s gi i pháp sau:
t o s g n k t, th u hi u gi a các thƠnh viên trong công vi c vƠ đ các nhơn viên nh n th c r ng môi tr ng lƠm vi c c a mình nh gia đình. Thì tr c h t c i thi n giao
ti p nôi b trong công vi c gi a các nhơn viên trong công ty. Các doanh nghi p, c quan nên ti n hƠnh c u trúc, s p x p l i v n phòng lƠm vi c v i thi t k phù h p, b trí kho ng cách ch ng i gi a các nhơn viên không quá g n, c ng không quá xa t o đi u ki n giao ti p thu n l i gi a các thƠnh viên v i nhau. S giao ti p gi a các nhơn viên trong t ch c đóng vai trò r t quan tr ng. Nó không nh ng giúp doanh nghi p h n ch nh ng xung đ t có th x y ra trong t ch c mƠ còn góp ph n gia t ng tinh th n đ ng đ i. Tuy nhiên, n u giao ti p gi a các thƠnh viên kém, nhơn viên s c m th y xa cách, nh h ng không nh đ n n ng su t lƠm vi c vƠ lòng tin vƠo công ty...M t s công ty hi n nay thi t k v n phòng không có phòng riêng hay các trang thi t b lƠmvi c riêng cho cán b qu n lý c p cao, t t c đ u ng i hòa đ ng vƠ bình đ ng trong m t không gian chung v i cùng các c s v t ch t nh nhau, xóa b m i rƠo c n v c p b c, tu i tác, gi i tính, ngôn ng , qu c t ch. i u nƠy t o đi u ki n cho các b n tr n ng đ ng, tƠi n ng, thích h c h i vƠ có nhi u ý t ng đ c đáo có th th hi n đ c mình mƠ không ng i ng n hay b ng v i các đ ng nghi p vƠ lưnh đ o. N u các công ty có đi u ki n v tƠi chính, thì có th thi t k không gian v n phòng c i m , thơn thi n nh phòng khách trong gia đình, hay nh ng không gian m áp quen thu c nh phòng n gia đình ho c không gian m trƠn đ y ánh sáng xanh mát c a thiên nhiên. i u nƠy giúp nhơn viên c m giác môi tr ng lƠm vi c c a mình thơn thi n nh t i gia đình c a mình, giúp vi c trao đ i gi a các thƠnh viên đ c d dƠng h n.
NgoƠi ra vi c gia t ng s g n k t gi a các thƠnh viên trong t ch c bên ngoài môi tr ng công vi c c ng đem l i r t nhi u l i ích. Các doanh nghi p, c quan nên t o ra nh ng chuy n đi cho các thƠnh viên cùng tham gia. Trong th i bu i hi n đ i ngƠy nay, vi c t o ra nh ng chuy n đi lƠm t thi n đ t t c nhơn viên cùng tham gia góp ph n xơy d ng c ng đ ng m nh m h n mang m t ý ngh a to l n. Nh ng chuy n đi t thi n nh v y s t o cho nhơn viên nh ng tr i nghi m tr c ti p trong vi c giúp đ ng i khác, t o ra nh ng c h i đ các nhơn viên cùng g n g i v i nhau h n. NgoƠi ra công ty c n xem xét t o ra nh ng chuy n du l ch tham quan đ n nh ng n i khác k t h p v i Team building. Các trò ch i trong ch ng trình Team building mang tính t p th , đòi h i s ph i h p đ ng đ i n ý, vƠ th ng có s thi đua gi a các nhóm v i nhau. Qua đó, nh ng thƠnh viên trong t
ch c s th y vui v , g n g i nhau h n, vƠ rút ra nh ng kinh nghi m riêng cho mình v vi c lƠm vi c nhóm, phơn công công vi c vƠ h tr l n nhau. NgoƠi ra công ty có th t ch c sinh nh t cho các thƠnh viên trong công ty qua nh ng bu i ti c thơn m t, nh ng m cúng.
N u các công ty có đi u ki n v tƠi chính, nên xơy nh ng khu v c th thao trong công ty, giúp nh ng nhơn viên g p g nhau sau nh ng gi lƠm vi c c ng th ng, v a gi i trí, v a rèn luy n s c kh e.
5.2.4.ăS ăgiaoăti păth năth năc iăm ăv iălưnhăđ o
Trong k t qu nghiên c u nƠy, nh n th c c a nhơn viên v n phòng v y u t s giao ti p th n th n c i m v i lưnh đ o có đi m s th p h n so v i các y u t khác trong mô hình. i u nƠy ch ng t r ng có m t kho ng cách quy n l c cao gi a các c p. Nhơn viên r t khó th hi n c m xúc, đóng góp ý ki n v i c p lưnh đ o. C ng nh s t tin c a h khi đ ng tr c lưnh đ o vƠ giao ti p r t th p. Xu t phát t nh ng v n đ trên, tác gi đ xu t m t s gi i pháp sau v i các nhƠ lưnh đ o trong t ch c nh m nơng cao nh n th c v y u t nƠy, góp ph n gia t ng hi u qu công vi c.
Lưnh đ o c n ph i lƠ nh ng ng i thơn thi n, bi t l ng nghe, khuy n khích phê bình khuy n khích các nh n xét, các cu c th o lu n c i m v nh ng b t đ ng liên quan đ n công vi c. H t o ra m t môi tr ng, trong đó nhơn viên c m th y công vi c lƠ c a h vƠ c a công ty. Trong môi tr ng đó, nhơn viên th y hƠi lòng v i chính mình, mong mu n đ c lƠm vi c vƠ hoƠn thƠnh công vi c c a mình.
Các công ty nên l p m t di n đƠn trên web n i b công ty nh m khuy n khích nhơn viên giao ti p v i lưnh đ o thông qua các cơu h i. NgoƠi ra m ra các kênh ph n h i đ nhơn viên bi t h lƠm vi c t t th nƠo, hi u su t công vi c c a h đang đ c c i thi n, suy gi m hay v n gi nguyên nh c . V i nh ng thông tin không ph i t i m t, lưnh đ o nên chơn thƠnh chia s v i nhơn viên.
Lưnh đ o nên quan tơm đ n nhơn viên c a mình h n, nên dƠnh th i gian h i th m v cu c s ng c a nhơn viên vƠ kiên nh n l ng nghe h tơm s v nh ng khúc m c, nh ng khó kh n vƠ tình tr ng cu c s ng gia đình c a h . Nhơn viên cƠng th y c p trên c a mình quan tơm vƠ tôn tr ng h bao nhiêu, h cƠng th y mình quan tr ng vƠ đ c khích l b y nhiêu.