CHƯƠNG II: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU
V. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC
Các khoản ứng trước bao gồm các khoản tạm chi, tạm gởi và các khoản chi liên quan đến nhiều kỳ đang được giữ lại để phân bổ cho các kỳ tiếp theo.
Theo quy định hiện nay các khoản ứng trước bao gồm:
- Tạm ứng
- Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn - Ký quỹ, ký cược dài hạn
- Chi phí trả trước ngắn hạn - Chi phí trả trước dài hạn 1. Kế toán khoản tạm ứng
Tạm ứng là khoản tiền mà DN ứng trước cho người lao động trong doanh nghiệp để chi dùng cho các hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp và người nhận tạm ứng phải có trách nhiệm báo cáo thanh toán tạm ứng trong thời hạn quy định (tùy theo tính chất của công việc phải thực hiện)
Kế toán tạm ứng sử dụng các chứng từ:
- Giấy đề nghị tạm ứng , Phiếu chi
- Báo cáo thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc như hóa đơn mua hàng, biên lai cước phí vận chuyển,…
Sơ đồ: Kế toán tạm ứng
Ví dụ 6: Kế toán tạm ứng
DN Thanh Long giao cho Ông Hùng (nhân viên phụ trách vật tư) nhận tạm ứng số tiền 450.000 đ tiền mặt. Ông Hùng đã thực hiện các nghiệp vụ sau đây cho doanh nghiệp:
- Mua phụ tùng nhập kho 320.000 - Trả tiền vận chuyển phụ tùng nhập kho 70.000 và hoàn trả lại doanh nghiệp số tiền không sử dụng hết
2.Kế toán chi phí trả trước
Bao gồm chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn a) Kế toán chi phí trả trước ngắn hạn:
Chi phí trả trước ngắn hạn: là những khoản chi thực tế đã phát sinh liên quan đến hoạt động SXKD của nhiều kỳ thuộc trong niên độ kế toán hiện hành, nên cần được giữ lại để phân bổ cho các kỳ kế toán có liên quan.
Chi cho hoạt động SXKD
Tạm ứng thừa không hoàn trả được khấu trừ vào tiền lương
Hoàn tạm ứng
Dùng tiền tạm ứng mua tài sản Chi tạm ứng
152, 153, 1561 141
111, 112
627, 641, 642
111
334
Kế toán chi phí trả trước (ngắn hạn, dài hạn) sử dụng các chứng từ: Hóa đơn mua hàng, phiếu chi, phiếu xuất kho, bảng phân bổ lương, bảng phân bổ khấu hao, bảng tổng hợp chi phí phát sinh, bảng phân bổ chi phí trả trước định kỳ,….
- TK 142 “Chi phí trả trước”
Sơ đồ: Kế toán chi phí trả trước ngắn hạn
Ví dụ 7:
1. Xuất kho 1.200.000đ công cụ, dụng cụ dùng cho phân xưởng sx và phân bổ dần trong 12 tháng trong năm. Kế toán đã phân bổ cho tháng đầu tiên.
2. Chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng quản lý trong thời hạn 1 năm là 24.000.000đ và kế toán đã phân bổ cho tháng đầu tiên
Giải 1.
b) Kế toán chi phí trả trước dài hạn
Chi phí trả trước dài hạn là loại chi phí đã phát sinh nhưng liên quan đến kết quả hoạt động kinh doanh của nhiều niên độ kế toán, do vậy phải giữ lại để phân bổ cho các niên độ có liên quan.
Kế toán chi phí trả trước dài hạn sử dụng tài khoản TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn”
Sơ đồ: Kế toán chi phí trả trước dài hạn
627, 641, 642 Phân bổ vào chi phí của các
đối tượng có liên quan 1 kỳ
Giá trị phế liệu thu hồi, được bồi thường
Chi phí sửa chữa lớn thực teỏ caàn phaõn boồ daàn
Các khoản chi phí phát sinh caàn phaõn boồ daàn
Trị giá dụng cụ nhỏ xuất dùng và phân bổ nhiều lần
152 153
2413
142
334, 338, 152, 111
3. Kế toán các khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược
Bao gồm các khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn và dài hạn.
a) Kế toán cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn:
Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn bao gồm các tài sản được DN chuyển giao cho đơn vị khác quản lý (và sử dụng nếu là tiền) để thực hiện mục đích vay mượn, thuê tài sản, làm đại lý bán hàng và thu hồi trong vòng một năm trở lại.
Kế toán sử dụng tài khoản 144 “Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn”.
Kế toán cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn (và dài hạn) sử dụng các chứng từ: Phiếu chi, phiếu xuất kho, giấy báo Nợ ngân hàng, biên bản nhận tài sản…
Sơ đồ kế toán các khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 242
111, 112, 152, 153
111,112
Mức phân bổ cho các đối tượng có liên quan
Trị giá công cụ, dụng cụ xuaỏt duứng
Chi phí trả 1 lần liên quan đến nhiều niên độ
Chi phí thành lập DN, chi phí đào tạo nhân viên, …
627, 641, 642
153
Ví dụ 8:
1. Ngày 2/4/2006, theo yêu cầu của nhà cung cấp hàng hóa T&T, công ty A đã chi tiền mặt để ký quỹ 6 tháng: 5.000.000.
2. Ngày 12/4/2006, số hàng hóa đã được chuyển đến công ty A và đã được làm thủ tục nhập kho đủ trị giá: 50.000.000, công ty A đã thỏa thuận với nhà cung cấp T&T về việc thanh toán như sau:
- Dùng tiền ký quỹ để thanh toán.
- Số còn lại sẽ thanh toán bằng chuyển khoản (Đã nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng).
3. Ngày 15/04/2006, Công ty A đã đem 1 xe đông lạnh và giấy chủ quyền để cầm cố cho Ngân hàng AB để được vay một khoản tiền là 250.000.000. Ngân hàng đã báo Có TK tiền gửi của công ty A. Theo sổ sách kế toán, nguyên giá tài sản là 400.000.000, giá trị đã hao mòn 25.000.000.
4. Ngày 30/10/2006, đã quá hạn phải thanh toán nợ 15 ngày công ty A không có nguồn để trả nợ nên đồng ý với Ngân hàng về việc phát mãi tài sản để thanh toán. Giá trị tài sản được thông qua bán đấu giá là 380.000.000. Công ty A đã nhận lại bằng tiền mặt khoản tiền còn lại sau khi đã thanh toán nợ gốc cho Ngân hàng (Khoản tiền lãi công ty A đã trả đúng hạn mỗi tháng) và thanh toán các khoản tiền bảo quản tài sản, tiền tổ chức bán đấu giá là 3.000.000).
Nhận lại TSCĐ đã cầm cố
Khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược bị trừ nợ
Khoản bị phạt được trừ vào số đã cầm cố, ký quỹ, ký cược
Nhận lại tiền, vật liệu, hàng hóa đã cầm cố, ký quỹ, ký cược
Ký quỹ, ký cược baèng tieàn
111, 112, 152 144
111, 112
211
811
331, 311 Cầm cố, ký cược bằng
vật liệu hàng hóa 152, 156
Giải
b)Kế toán ký quỹ, ký cược dài hạn
Ký quỹ, ký cược dài hạn là khoản tiền được doanh nghiệp đem giao cho đơn vị khác quản lý để được đơn vị này cho vay, cho thuê mượn tài sản hoặc để thực hiện những hợp đồng SXKD theo thỏa thuận và có thời gian thu lại những khoản tiền này trên 1 năm.
Kế toán sử dụng TK244 “ Ký quỹ, ký cược dài hạn”
Sơ đồ: Kế toán ký quỹ, ký cược dài hạn
Ví dụ 9:
Khoản ký quỹ, ký cược được trừ vào tiền thiếu nợ
Khoản ký quỹ, ký cược được tính vào chi phí SXKD
Khoản bị phạt tính trừ vào số tiền ký quỹ, ký cược
Thu hồi lại khoản tiền đã ký quỹ, ký cược
Ký quỹ, ký cược baèng tieàn
111, 112, 152 244
111, 112
331
811
627, 641, 642
DN Gia Thịnh chuyển TGNH 60.000.000đ ký quỹ mở đại lý dài hạn cho Cty Hưng Long.
DN Gia Thịnh chuyển tiền mặt 40.000.000đ ký quỹ bảo lãnh thầu cho đơn vị cấp dưới, thời gian bảo lãnh 2 năm.
Giả sử tiền ký quỹ ở nghiệp vụ 1 được giải tỏa trả lại, Dn Gia Thịnh dùng tiền này cấn nợ trả tiền hàng cho Cty Hưng Long 40.000.000đ, số còn lại thu bằng tiền mặt.
Giải: