1/ Tài khoản sử dụng
Kế toán tiền lương sử dụng tài khoản 334 “Phải trả người lao động” để theo dõi các khoản phải trả và tình hình thanh toán tiền lương
Kế toán các khoản trích theo lương sử dụng tài khoản 338 “Phải trả phải nộp khác” để ghi nhận. Tài khoản 338 có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 3382 “Kinh phí công đoàn”
Tài khoản 3383 “Bảo hiểm xã hội”
Tài khoản 3384 “Bảo hiểm y tế”
2/ Định khoản
Khi tạm ứng lương cho CNV:
Nợ TK334
Có TK111,112
Hàng tháng khi tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương, phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi:
Lương và các khoản đã trả CB CNV trong doanh nghieọp
Lương và các khoản phải trả CB CNV trong doanh nghieọp
Các khoản khấu trừ trong lương
SDCK: số còn phải trả người lao Tài khoản 334 "Phải trả người lao động"
Nộp BHXH cho cấp trên Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ leọ quy ủũnh
Chi BHXH tại đơn vị, chi mua BHYT, chi KPCẹ
SDCK: số đã trích chưa sử dụng Tài khoản 338 "Phải trả, phải nộp khác"
Nợ 622: Phải trả cho công nhân trực tiếp SX= A Nợ 627: Phải trả cho nhân viên quản lý PXSX=B Nợ 641: Phải trả cho nhân viên bán hàng=C Nợ 642 Phải trả cho nhân viên QLDN = D Nợ TK241: Phải trả cho CNV của XDCB = E
Có 334: Tổng thù lao phải trả cho CNV = A+B+C+D+E Khi trích BHXH, BHYT, KPCD theo tỷ lệ quy định:
Nợ TK622: A x 24%
Nợ TK627: B x 24%
Nợ TK641: C x 24%
Nợ TK642: D x 24%
Nợ TK241: E x 24%
Nợ 334: (A+B+C+D+E) x 10,5%
Có 3382: KPCĐ = (A+B+C+D+E) x 2%
Có 3383: BHXH = (A+B+C+D+E) x 26%
Có 3384: BHYT = (A+B+C+D+E) x 4.5%
Có 3389: BHTN = (A+B+C+D+E) x 2%
Khi tính số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên từ quỹ khen thưởng, căn cứ vào bảng thưởng:
Nợ 3531 Có 334
Khi tính số BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên thay lương trong thời gian nghỉ làm do ốm đau, thai sản…theo qui định hiện hành:
Nợ 3383: BHXH Có 334
Số tiền ăn giữa ca cho người lao động trong kỳ:
+ Tiền ăn giữa ca đưa cho CNV và CNV tự phục vụ:
Nợ 241,622, 627, 641, 642: tính vào chi phí mức trong quy định: tối đa bằng mức tiền lương tối thiểu của NN quy định đối với công chức nhà nước.
Nợ 353: Số chi vượt mức quy định do quỹ phúc lợi tài trợ Có 334: tổng số tiền ăn giữa ca phải trả cho CNV
+ Tiền ăn giữa ca không đưa cho CNV và công ty phục vụ bữa ăn giữa ca:
Nợ 241,622, 627, 641, 642: tính vào chi phí mức trong quy định: tối đa bằng mức tiền lương tối thiểu của NN quy định đối với công chức nhà nước.
Nợ TK133: nếu có hoá đơn GTGT (tính theo định mức quy định trên) Nợ 353: Số chi vượt mức quy định do quỹ phúc lợi tài trợ
Có 111,112,331: tổng số tiền ăn giữa ca phải trả cho người cung cấp bữa ăn.
Các khoản khấu trừ vào thu nhập công nhân viên (Sau khi đóng BHXH, BHYT, KPCD…).
Các khoản khấu trừ không vượt quá 30% số còn lại Nợ 334
Có 3335: Thuế thu nhập cá nhân
Có 141,1388: các khoản phạt, tạm ứng, bồi thường
Khi thanh toán tiền lương, bảo hiểm, tiền thưởng cho công nhân viên chức, nếu thanh toán
Nợ 334
Có 111,112
Khi thanh toán tiền lương, bảo hiểm, tiền thưởng cho công nhân viên chức, nếu thanh toán bằng vật tư, hàng hóa: có 2 bút toán:
BT1: ghi nhận giá vốn hàng bán Nợ 632
Có 152, 153,156…
BT2:
+ Đối với sp, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT khấu trừ:
Nợ 334
Có 512: giá bán chưa thuế GTGT Có TK33311: thuế GTGT
+ Đối với sp, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT:
Nợ 334
Có 512: giá thanh toán (đã có thuế GTGT) BT3: Nếu còn thiếu thì chi bù: Nợ TK334/Có TK111,112 Nếu thừa thì thu hồi: Nợ TK111,112,1388/Có TK334
Cuối kỳ kế toán kết chuyển số tiền lương và các khoản phải trả khác cho công nhân đi vắng chưa lĩnh:
Nợ 334
Có 3388
Khi nộp BHYT, BHXH, KPCĐ:
Nợ 3382,3383,3384 Có 111, 112
Chi tiêu KPCĐ để lại DN thì ghi:
Nợ 3382: ghi giảm KP CĐ Có 111,112
Trường hợp KPCĐ, BHXH vượt chi thì được cấp bù và ghi:
Nợ 111, 112
Có 3382,3383
TK 334 111, 112
Thanh toán tiền lương
333 (3338)
Tính tiền thuế TNCN
XXX
Tính lương cho các đtượng
622,623,627,641,642
431
Trích thưởng
338
BHXH trả cho người lao động Các khoản khấu trừ lương
141,138,338
b.
VÍ DỤ MINH HỌA
1. Chi tiền mặt tạm ứng lương cho CNV là 300tr.
2. Tiền lương phải trả cho công nhân viên trong kỳ là :
Công nhân trực tiếp sản xuất SP : 120.000.000 đ
Nhân viên quản lý phân xưởng : 100.000.000 đ
Nhân viên quản lý doanh nghiệp : 100.00.000 đ
Nhân viên bán hàng: 80.000.000 đ
3. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định dựa trên câu 2.
4. Tính số tiền thưởng phải trả cho CNV là 50tr
5. Tính số BHXH phải chi trả cho nhân viên nghỉ sinh là 20tr
6. Trường hợp 1: tính tiền ăn giữa ca phải trả cho công nhân viên TTSXSP là 50tr, trong đó định mức là 40tr, phần vượt do quỹ phúc lợi đài thọ, công nhân viên tự tổ chức ăn uống.
Trường hợp 2: tính tiền ăn giữa ca phải trả cho công nhân viên TTSXSP là 50tr, trong đó định mức là 40tr, phần vượt do quỹ phúc lợi đài thọ, thuế GTGT là 5tr, công ty tổ chức ăn tập trung do nhà bếp lo.
7. Tính thuế thu nhập cá nhân trừ vào lương nhân viên là 30tr, các khoản phạt do làm hư hỏng hàng hoá là 10tr.
8. Thanh toán tiền lương còn lại 500 tr và tiền thưởng 100 tr cho CNV:
Trường hợp 1: bằng tiền mặt
TK 338
Tính BHXH phải trả cho CN Tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ
334
622,627,641,642
111,112
Nộp các khoản BH, KP cho cấp trên hay tiêu dùng
Nhận lại các khoản BH, KP từ cấp trên hay Cty. BH
111,112
Trường hợp 2: bằng 100 cái hàng hoá, biết rằng giá bán hàng hoá này trên thị trường chưa thuế GTGT là 5tr/cái, thuế GTGT 10%, GVXK 4tr/cai, hàng hoá này thuộc đối tượng chịu thuế GTGT khấu trừ, số tiền thiếu 100tr DN chi tiền gửi ngân hàng bù đắp.
Trường hợp 3: bằng 150 cái hàng hoá, biết rằng giá bán hàng hoá này trên thị trường chưa thuế GTGT là 5tr/cái, thuế GTGT 10%, gvxk 4tr/cai hàng hoá này thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT , số tiền thừa 200tr DN thu hồi bằng tiền mặt.
9. Cuối kỳ kế toán kết chuyển số tiền lương và các khoản phải trả khác cho công nhân đi vắng chưa lĩnh 20tr.
10. Nộp các 100% BHXH, BHYT, và 50% KPCĐ ở nghiệp vụ 3 bằng tiền mặt cho cơ quan quản lí nhà nước.
11. Chi các khoản chi phí công đoàn tại DN bằng tiền mặt là 20tr. Cuối tháng được cấp bù bằng tiền gửi ngân hàng.