CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY BHNT CATHAY
2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban
2.2.1 Cơ cấu tổ chức:
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty BHNT Cathay.
TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TGĐ 2 PHÓ TGĐ 1
GĐ
Vi tính GĐ R&D SP - QLHĐ
GĐ HC - Nhân sự
GĐ TC- Kế toán
GĐ Đại lý GĐ
Maketing
& Training
Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng
nhân viên nhân viên nhân viên nhân viên nhân viên nhân viên nhân viên nhân viên nhân viên nhân viên nhân viên nhân viên
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 25
2.2.2 Nhiệm vụ & chức năng các phòng ban:
Ban giám đốc :
- Hoạch định chiến lược phát triển và mục tiêu toàn công ty.
- Chức năng tổ chức, quản lý và điều hành mọi hoạt động.
- Chức năng ra quyết định.
- Giám sát hoạt động các phòng ban.
Phòng vi tính:
- Thiết kế hệ thống tính phí bảo hiểm, kế toán, bán hàng, nhân lực và các phòng ban khác trong toàn công ty.
- Thiết kế hệ thống bảo mật và các phần mềm bảo vệ chống lại sự xâm nhập vi rút và ăn cắp thông tin từ bên ngoài.
- Xây dựng hệ thống mạng nội bộ hoạt động thông suốt, đảm bảo việc liên lạc kịp thời chính xác.
- Phối hợp và hỗ trợ với các bộ phận khác trong việc truy cập và xử lý dữ liệu.
- Tổ chức lớp hướng dẫn các phòng ban về hệ thống vi tính.
- Không ngừng nghiên cứu và phát triển hệ thống vi tính công ty để đảm bảo mọi công việc không bị đình trệ.
Phòng R & D sản phẩm – quản lý hợp đồng :
- Thiết kế những sản phẩm bảo hiểm mới phù hợp với nhu cầu của người dân Việt nam.
- Nghiên cứu sản phẩm của các công ty BHNT khác đang hoạt động trên thị trường Việt nam.
- Xây dựng kế hoạch và triển khai hoạt động nghiên cứu thị trường để tìm hiểu nhu cầu của khách hàng về sản phẩm bảo hiểm.
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 26
- Bảo mật thông tin sản phẩm trước khi tung ra thị trường.
- Bảo quản hợp đồng khách hàng một cách khoa học và tuyệt mật.
- Giải quyết nhanh chóng quyền lợi khách hàng khi có sự kiện bảo hiểm.
- Đảm bảo việc thẩm duyệt hợp đồng theo đúng trình tự do công ty đề ra.
- Phối hợp với bộ phận đại lý giải quyết mọi trường hợp khiếu nại về quyền lợi của khách hàng.
Phòng hành chính – nhân sự : - Chức năng quản trị chính sách nhân sự.
- Chức năng dịch vụ hành chánh.
- Chức năng quản lý tài sản.
- Chức năng bảo vệ an ninh trật tự và an toàn tài sản.
- Chức năng hoạch định và phát triển nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu nhân lực của công ty.
- Chức năng huấn luyện – đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
- Chức năng kiểm soát đánh giá chất lượng nguồn nhân lực.
Phòng Maketing & Training:
- Quản lý chiến lược tiếp thị của toàn hệ thống Công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về các chính sách có liên quan đến hoạt động tiếp thị, kinh doanh.
- Xây dựng hình ảnh và thương hiệu Cathay trong lòng khách hàng.
- Xây dựng và phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng.
- Nghiên cứu thị trường.
- Cơ cấu sản phẩm cho từng vùng thị trường và từng kênh phân phối.
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 27
- Các vấn đề liên quan đến đối thủ cạnh tranh cùng ngành: Tình hình cạnh tranh của đối thủ, chiêu thức tiếp thị.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các chương trình quảng cáo, PR…nhằm hoàn thành chỉ tiêu doanh thu và nâng cao việc quảng bá thương hiệu.
- Xây dựng chỉ tiêu doanh thu, chính sách kinh doanh và quy hoạch hệ thống đại lý.
- Xây dựng hệ thống thông tin tiếp thị đầy đủ và hiệu quả.
- Xây dựng kế hoạch và triển khai hoạt động tiếp thị toàn Công ty.
- Phối hợp với các bộ phận chức năng để thực hiện chương trình tiếp thị đạt hiệu quả cao.
- Tổ chức hội nghị khách hàng định kỳ hằng năm.
- Nghiên cứu các chính sách kinh doanh của đối thủ cạnh tranh để đưa ra những giải pháp cạnh tranh có hiệu quả.
- Thống kê và phân tích thông tin từ các đơn vị để đánh giá tình hình kinh doanh và dự báo nhu cầu thị trường phục vụ công việc kinh doanh.
- Xây dựng kế hoạch ngân sách Maketing hàng năm, quý, tháng và quản lý sử dụng một cách có hiệu quả.
- Xây dựng chương trình huấn luyện đại lý một cách bài bản và có hệ thống.
- Huấn luyện và kiểm tra đánh giá định kỳ đối với đội ngũ đại lý & nhân viên của công ty.
- Lên kế hoạch huấn luyện định kỳ, đảm bảo sử dụng nguồn lực huấn luyện hiệu quả và khoa học, đáp ứng nhu cầu huấn luyện của từng khu vực.
Phòng tài chính – kế toán :
- Tổ chức việc ghi chép, cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm theo dõi nguồn vốn, tài sản và quá trình sử dụng tài sản của Công ty theo đúng chế độ, nguyên tắc kế toán đã ban hành.
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 28
- Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với yêu cầu phát triển của hệ thống Công ty, đồng thời theo đúng chế độ kế toán – thống kê của Nhà nước ban hành.
- Nghiên cứu, vận dụng các chính sách của nhà nước vào hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Xây dựng hệ thống kế toán, chế độ hóa đơn, chứng từ và báo cáo kế toán cho các bộ phận kế toán trong toàn hệ thống Công ty.
- Lập các báo cáo kế toán của hệ thống Công ty.
- Tham gia xây dựng và thẩm định các dự án đầu tư của Công ty.
- Tổ chức thanh toán đúng, đủ, kịp thời các khoản phải thu, phải trả với ngân sách nhà nước, với khách hàng và với cán bộ nhân viên, đồng thời đôn đốc thu hồi kịp thời những khoản nợ đến hạn.
- Ban hành và tổ chức thực hiện các qui định về quản lý tài chính của hệ thống Công ty.
- Xây dựng kế hoạch ngân sách và theo dõi thực hiện kế hoạch ngân sách của hệ thống Công ty.
- Tổ chức trích lập và sử dụng các quỹ Công ty.
- Tham gia xây dựng giá bán các loại sản phẩm, dịch vụ của Công ty.
- Lập các báo cáo tài chính của hệ thống Công ty.
Phòng quản lý đại lý:
- Thực hiện việc tuyển dụng đại lý theo đúng yêu cầu công ty đề ra.
- Đảm bảo chất lượng đại lý tuyển dụng.
- Phối hợp với phòng huấn luyện (training) để lên kế hoạch huấn luyện cho đại lý mới.
- Giám sát hoạt động bán hàng của đại lý và kịp thời xử lý đối với những trường hợp vi phạm quy định công ty và đạo đức nghề nghiệp.
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 29 - Ký hợp đồng với những đại lý đủ tiêu chuẩn.
- Cảnh cáo hoặc cắt hợp đồng với những trường hợp vi phạm quy định công ty.