CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO TẠI CATHAY
3.3 Phân tích quy trình đào tạo tại công ty Cathay
Đào tạo và phát triển năng lực của người lao động có ảnh hưởng vô cùng to lớn đến sự phát triển kinh tế xã hội của một quốc gia và khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp mới thành lập như Cathay thì việc đào tạo sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về công việc của mình, đồng thời thực hiện chức năng nhiệm vụ một cách tự giác hơn, nâng cao khả năng thích ứng của nhân viên với các công việc. Với phương châm làm việc: “chú trong công tác huấn luyện đào tạo”, công ty Cathay không ngừng đầu tư kinh phí bồi dưỡng nhân viên với quan niệm: “kinh phí cho việc huấn luyên, đào tạo nhân viên là một sự đầu tư cho tương lai chứ không phải là một khoản chi phí”.
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 42
Hình 3.2: Quy trình đào tạo nhân viên tại công ty Cathay.
Xác định nhu cầu đào tạo
Lưu hồ sơ đào tạo Xây dựng chương trình
đào tạo
Lựa chọn phương pháp đào tạo
Tiến hành đào tạo
Kiểm tra sau đào tạo
đạt
Chứng nhận đào tạo
Chưa đạt
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 43
STT Quy trình đào tạo Trách nhiệm Bảng biểu 01 Xác định nhu cầu đào tạo - Ban giám đốc
- Giám đốc các bộ phận
5.2/NS-ĐT/12-07
02 Xây dựng chương trình đào tạo - Giám đốc bộ phận huấn luyện 03 Lựa chọn phương pháp đào tạo - Giám đốc bộ
phận huấn luyện 04 Tiến hành đào tạo - Bộ phận huấn
luyện
05 Kiểm tra sau đào tạo - Bộ phận huấn
luyện 5.4/NS-ĐT /12-07 06 Chứng nhận đào tạo - Giám đốc bộ
phận huấn luyện 07 Lưu hồ sơ đào tạo - Bộ phận huấn
luyện
5.7/NS-ĐT /12-07
Bảng 3.3: bảng phân công trách nhiệm của quy trình đào tạo.
3.3.1 Xác định nhu cầu đào tạo:
Tháng 12 hàng năm ban giám đốc (tổng GĐ, Phó TGĐ 1, phó TGĐ 2) cùng giám đốc các bộ phận sẽ căn cứ vào bản phân tích công việc, cơ cấu tổ chức công ty …để xác định số lượng, loại lao động, những kiến thức cần được đào tạo trong năm tiếp theo. Tuỳ theo nhu cầu thực tế và những tính toán của từng bộ phận mà công ty sẽ xác định được nhu cầu đào tạo và tính toán chi phí ước tính cho nhu cầu này.
3.3.2 Xây dựng chương trình đào tạo:
Trên cơ sở việc xác định nhu cầu đào tạo, giám đốc và trưởng phòng huấn luyện sẽ xây dựng chương trình đào tạo với thời gian biểu cụ thể. Chương trình đào tạo phải phù hợp nhu cầu thực tế và đề xuất của các bộ phận khác trong công ty.
Chương trình bao gồm:
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 44
Địa điểm Đối tượng STT Chương trình
đào tạo-phát
triển Tại
Công ty Ngoài
công ty Quản lý - QLTS
Nhân viên 01 Kiến thức chung
về bảo hiểm nhân thọ
X 0 X X
02 Kỹ năng giao tiếp.
X 0 X X 03 Kỹ năng vi tính. X 0 X X
04 Kỹ năng quản lý
nhân viên. X X X 0
05 Kỹ năng bán bảo hiểm
X 0 X X 06 Kỹ năng tuyển
dụng.
X 0 X 0 07 Kỹ năng ngoại
ngữ ( tiếng Trung)
0 X X X
08 Kỹ năng quản lý dữ liệu và trao đổi-bảo mật thông tin.
X 0 X X
09 Nghiệp vụ bồi
thường. X 0 X X
10 Nghiệp vụ thẩm
định… X 0 X X
11 Chương trình khác
Bảng 3.4 : Chương trình đào tạo của công ty Cathay. Ghi chú: 0 :không áp dụng
X: áp dụng
Tất cả các chương trình đào tạo sau khi xây dựng xong được công bố trên mạng nội bộ để tất cả nhân viên và các bộ phận khác được biết. Giám đốc các bộ phận khác căn cứ theo chương trình đào tạo, tình hình nhân lực tại bộ phận mình mà đăng ký cho nhân viên tham gia .
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 45 3.3.3 Lựa chọn phương pháp đào tạo:
Tuỳ từng đối tượng và chương trình học mà bộ phận huấn luyện sẽ áp dụng các phương pháp và chuyên viên đào tạo khác nhau. Thông thường chuyên viên đào tạo thường là những nhân viên có kinh nghiệm chuyên môn về bảo hiểm hoặc các chuyên gia nước ngoài đến trực tiếp giảng dạy.
Địa điểm Đối tượng STT Phương pháp
Tại Công
ty
Ngoài
công ty Quản lý- QLTS
Nhân viên
01 Kèm cặp X 0 X X
02 Lớp tập trung X X X
03 Đào tạo tại chỗ X X X
04 Đào tạo từ xa qua mạng và qua vệ tinh
X X X X
05 Hội nghị X X
06 Luân phiên công việc
X X
07 Diễn tập X X X
08 Phương pháp khác
Bảng 3.5 : Phương pháp đào tạo của công ty Cathay.
Ghi chú: 0 :không áp dụng X: áp dụng
Hình 3.3: Lớp đào tạo kỹ năng giao tiếp (do chuyên viên nước ngoài đảm trách)
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 46
Hình 3.4: Lớp đào tạo kiến thức chung về Bảo hiểm nhân thọ (do chuyên viên công ty đảm trách)
Đặc biệt với chương trình đào tạo từ xa qua mạng và vệ tinh là chương trình đào tạo hiện đại nhất hiện nay mà ít có công ty nào làm được. Các nhân viên Cathay được cấp mã số để truy cập vào mạng để chọn lựa chương trình đào tạo thích hợp và có thể học ngay tại nhà.
3.3.4 Tiến hành đào tạo:
Bộ phận huấn luyện sẽ căn cứ vào danh sách học viên tham gia học và số lượng học viên thực tế để mở lớp và tiến hành đào tạo (số lượng học viên tham gia tối thiểu =10 người). Thời lượng đào tạo và giờ học của mỗi chương trình đều khác nhau, các bộ phận và học viên có thể căn cứ vào đó để chọn ra thời gian biểu học phù hợp nhất đối với mình.
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 47 STT Chương trình đào
tạo/phát triển
Thời lượng (1 tiết =45
phút)
Giờ học (thứ 2~6) 01 Kiến thức chung về bảo
hiểm nhân thọ
32 tiết 13:30~17:30 02 Kỹ năng giao tiếp. 9 tiết 18:00~20:30 03 Kỹ năng powerpoint 9 tiết 18:00~20:30 04 Kỹ năng quản lý nhân
viên.
21 tiết 18:00~20:30 05 Kỹ năng bán bảo hiểm 21 tiết 18:00~20:30 06 Kỹ năng tuyển dụng. 9 tiết 18:00~20:30 07 Kỹ năng ngoại ngữ ( tiếng
Trung)
150 tiết 18:00~19:30 08 Kỹ năng quản lý dữ liệu
và trao đổi-bảo mật thông tin.
3 tiết 15:00~17:30
09 Nghiệp vụ bồi thường. 3 tiết 15:00~17:30 10 Nghiệp vụ thẩm định… 3 tiết 15:00~17:30
11 Chương trình khác
Bảng 3.6: Thời lượng và giờ học các chương trình.
Tất cả chương trình huấn luyện do công ty đề ra đều hoàn toàn miễn phí. Đối tượng tham gia đào tạo phải được sự phê chuẩn của giám đốc bộ phận đó và ký tên điểm danh sau mỗi buổi học để đảm bảo tham dự đầy đủ.
3.3.5 Kiểm tra sau đào tạo :
Nhằm đảm bảo chất lượng đào tạo và khả năng tiếp thu của nhân viên tham gia đào tạo, bộ phận huấn luyện của công ty Cathay đều có tiến hành kiểm tra sau đào tạo. Hình thức kiểm tra đối với mỗi chương trình học đều khác nhau, bao gồm:
STT Chương trình đào tạo- phát triển
Hình thức kiểm tra
Thời gian kiểm tra 01 Kiến thức chung về bảo
hiểm nhân thọ
Trắc nghiệm (60 câu)
50 phút
02 Kỹ năng giao tiếp. Xử lý tình huống 60 phút 03 Kỹ năng powerpoint Thực hành trên
máy
60 phút
04 Kỹ năng quản lý nhân Thi viết 60 phút
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 48
Bảng 3.7: Hình thức kiểm tra sau đào tạo
Kết quả kiểm tra của từng nhân viên tham gia đào tạo sẽ được bộ phận huấn luyện tổng hợp và báo cáo về cho giám đốc của bộ phận có nhân viên tham gia đào tạo.
Kết quả của kỳ kiểm tra sẽ là một trong nhiều yếu tố để xét tăng lương hàng năm trong công ty. Nếu nhân viên nào không thông qua được kỳ kiểm tra thì bắt buộc phải tham gia học lại trong kỳ sau.
3.3.6 Chứng nhận sau đào tạo :
Đối với mỗi nhân viên thông qua kỳ thi kiểm tra thì bộ phận huấn luyện của công ty Cathay sẽ cấp giấy chứng nhận cho từng chương trình học do giám đốc bộ phận huấn luyện ký tên.
3.3.7 Lưu hồ sơ đào tạo :
Tất cả hồ sơ về quá trình đào tạo, kết quả đào tạo của nhân viên tham gia đều được bộ phận huấn luyện nhập vào hệ thống vi tính và được quản lý chặt chẽ.
viên.
05 Kỹ năng bán bảo hiểm Diễn tập 60 phút 06 Kỹ năng tuyển dụng. Diễn tập 30 phút 07 Kỹ năng ngoại ngữ ( tiếng
Trung Quốc) Thi nói 30 phút 08 Kỹ năng quản lý dữ liệu
và trao đổi-bảo mật thông tin.
Thực hành trên máy
30 phút
09 Nghiệp vụ bồi thường. Thi viết 60 phút 10 Nghiệp vụ thẩm định. Thi viết 60 phút 11 Chương trình khác.
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 49
3.4 Ưu - khuyết điểm của quy trình đào tạo tại công ty Cathay:
Với phương châm “chú trọng công tác huấn luyện đào tạo”, Cathay đã xây dựng quy trình đào tạo ngay từ bước đầu mới thành lập công ty. Tuy nhiên, bên cạnh nhiều ưu điểm đạt được, quy trình đào tạo của Cathay vẫn tồn tại một số điểm bất cập:
STT Quy trình đào tạo Ưu điểm Khuyết điểm
01 Xác định nhu cầu đào tạo
- Dự đoán trước nhu cầu đào tạo của từng bộ phận từ đó chủ động trong việc xây dựng chương trình và phương pháp đào tạo - Chủ động và tính toán
được kinh phí cho đào tạo.
- Tạo động lực làm việc, nâng cao kiến thức &
phấn đấu trong nhân viên
02 Xây dựng chương trình đào tạo
- Có sự tham gia đóng góp ý kiến của các bộ phận khác trong công ty.
- Bảo đảm việc thông báo cụ thể đến từng nhân viên biết về chương trình đào tạo 03 Lựa chọn phương
pháp đào tạo
- Các phương pháp đào tạo đa dạng phù hợp với tình hình thực tế.
- Chương trình đào tạo qua mạng và qua vệ tinh hiện đại giúp nhân viên tiếp thu kiến thức mọi lúc mọi nơi.
04 Tiến hành đào tạo - Chương trình đào tạo với thời lượng, thời gian rõ ràng cũ thể.
- Công ty chủ động giành một số thời gian trong giờ làm việc để
- Chưa xây dựng một mục tiêu đào tạo cụ thể từ đó sẽ không có cơ sở để đánh giá về hiệu quả chương trình đào tạo - Việc đánh giá chỉ mang
tính chất nhất thời thông qua một lần kiểm tra sau đào tạo. Chính vì vậy chưa thấy rõ được kết quả đào tạo thông qua thực tế công việc.
- Chưa tìm hiểu và tiếp thu ý kiến, cảm nhận của học viên sau khi tham gia qua khoá đào tạo.
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 50 đào tạo.
- Công ty chủ động chuyên viên huấn luyện.
- Học viên tham gia huấn luyện miễn phí và được kiểm soát bằng việc điểm danh.
05 Kiểm tra sau đào tạo
- Đảm bảo học viên tham gia đào tạo nắm bắt nội dung.
- Là cơ sở để đánh giá khả năng tiếp thu bài của nhân viên
06 Chứng nhận đào tạo
- Ghi nhận thành tích của học viên trong khoá đào tạo.
- Thể hiện sự quan tâm của công ty.
- Thúc đẩy phong trào học tập và nâng cao kiến thức trong nhân viên.
07 Lưu hồ sơ đào tạo - Có khoa học và hệ thống, đảm bảo không thất lạc và là cơ sở đánh giá nhân viên.
- Quản lý tập trung tránh thất lạc.
Bảng 3.8: Phân tích ưu-khuyết điểm của quy trình đào tạo.
Nhận xét: Quy trình đào tạo trên cho ta thấy có rất nhiều ưu điểm, chẳng hạn như : - Dự đoán trước nhu cầu đào tạo của từng bộ phận từ đó chủ động trong việc xây dựng chương trình và phương pháp đào tạo.
- Các phương pháp đào tạo đa dạng phù hợp với tình hình thực tế.
- Chương trình đào tạo qua mạng và qua vệ tinh hiện đại giúp nhân viên tiếp thu kiến thức mọi lúc mọi nơi.
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 51
- Tạo động lực làm việc, nâng cao kiến thức và phấn đấu trong nhân viên….
Tuy nhiên bên cạnh đó quy trình cũng đã thể hiện một số điểm cần phải cải thiện.
Phần kiến nghị giải pháp sẽ được trình bày trong chương 4.