CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO TẠI CATHAY
3.1 Giới thiệu quy trình tuyển dụng của công ty Cathay
- Mục đích:
Nhằm đưa ra một trình tự thống nhất cho việc tuyển dụng và lựa chọn nhân viên của công ty BHNT Cathay.
- Mục tiêu:
Đảm bảo một quy trình tuyển dụng và chọn lọc hợp lý, chủ động với chi phí thấp nhất.
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 33
Hình 3.1: Quy trình tuyển dụng của công ty Cathay.
đạt
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Thu thập và sàng lọc hồ sơ ứng viên
Trắc nghiệm
Phỏng vấn tuyển chọn
Loại
Loại
đạt
Không đạt
Không đạt
Ra quyết định tuyển dụng
Thẩm định thông tin ứng viên
Quyết định thử việc
Đánh giá thử việc
Loại Không đạt
đạt
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 34 3.1.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng:
Đây là hoạt động thường niên của công ty Cathay, tháng 12 hàng năm Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc cùng giám đốc các bộ phận sẽ cùng ngồi lại để thảo luận về chiến lược phát triển kinh doanh và các kế hoạch nhân sự trong toàn công ty. Căn cứ vào thực tế sản xuất kinh doanh và sự thiếu hụt nhân sự của mỗi bộ phận mà giám đốc các bộ phận sẽ đề xuất kiến nghị việc phát triển đội ngũ nhân sự cho bộ phận của mình. Trên cơ sở các kiến nghị đó, giám đốc bộ phận nhân sự sẽ là người tổng hợp báo cáo, phân tích, xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đề xuất ngân sách phát triển nhân sự cho các quý trong năm tới để trình tổng giám đốc xét duyệt.
3.1.2 Thu thập sàng lọc hồ sơ ứng viên:
Các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho bộ phận mình phải điền và nộp lại phiếu yêu cầu tuyển dụng và bảng mô tả công việc của vị trí cần tuyển cho phòng nhân sự. Trên cơ sở phiếu yêu cầu tuyển dụng và bản mô tả công việc, bộ phận nhân phụ trách việc tìm kiếm nguồn tuyển dụng thông qua báo chí, trung tâm giới thiệu việc làm và mạng của công ty Cathay . Việc tuyển dụng và sàng lọc hồ sơ ứng viên thường được tập trung vào khoảng tháng ba đến tháng bảy hàng năm (trừ những trường hợp đặc biệt).
Tất cả các đơn xin việc theo mẫu (2.3/NS-TD/10-07) của công ty được in sẵn và bố trí tại bàn tiếp tân hoặc ứng viên có thể download trên mạng. Tuỳ theo số lượng hồ sơ, thời điểm đăng tuyển, nhân lực của bộ phận nhân sự …mà việc thu thập và sàng lọc hồ sơ ứng viên sẽ kéo dài từ 1-3 tuần (tối đa không được quá 3 tuần). Sau khi sàng lọc ra những hồ sơ ứng viên đủ tiêu chuẩn, bộ phận nhân sự sẽ gửi mail thông báo và điện thoại trực tiếp cho ứng viên đủ tiêu chuẩn, đồng thời thông báo cụ thể thời gian, địa điểm, nội dung của vòng phỏng vấn.
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 35 3.1.3 Trắc nghiệm:
Căn cứ trên số lượng ứng viên được thông qua vòng sàng lọc hồ sơ, bộ phận nhân sự sẽ chuẩn bị phòng thi, bài trắc nghiệm, nước uống… cho các ứng viên.
Kiểm tra trắc nghiệm được chia làm hai phần khác nhau:
Phần 1: Trắc nghiệm ngoại ngữ tiếng Anh hoặc tiếng Trung Quốc với thời gian 30 phút (đây là phần bài thi bắt buộc đối với mỗi ứng viên do bộ phận nhân sự phụ trách soạn đề thi).
Phần 2: Trắc nghiệm kiến thức chuyên môn với thời gian 30 phút (đề thi trắc nghiệm do trưởng phòng của bộ phận có nhu cầu tuyển dụng soạn thảo).
Nhằm đảm bảo giải đáp kịp thời những thắc mắc của ứng viên đối với phần bài thi trắc nghiệm, phòng nhân sự và bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sẽ cử một đại diện đến xem thi.
Sau khi kết thúc phần kiểm tra trắc nghiệm, bộ phận nhân sự có trách nhiệm tổng hợp bài và chấm điểm. Đối với những ứng viên đủ điểm thông qua vòng kiểm tra trắc nghiệm thì bộ phận nhân sự sẽ sắp xếp lịch và thông báo ứng viên đến tham dự vòng phỏng vấn tuyển chọn tiếp theo. Thời gian từ khi ứng viên làm bài kiểm tra trắc nghiệm đến khi thông báo kết quả cho ứng viên không quá 1 tuần (thông báo bằng mail và điện thoại cho ứng viên đậu vòng trắc nghiệm đồng thời cho biết nội dung, thời gian, địa điểm… của vòng phỏng vấn tiếp theo. Đối với ứng viên không qua được vòng trắc nghiệm thì gửi thư hoặc mail cảm ơn ứng viên đã tham gia vòng trắc nghiệm).
3.1.4 Phỏng vấn tuyển chọn
Bộ phận nhân sự xác nhận số ứng viên thực tế đến tham gia phỏng vấn tuyển chọn, đồng thời tuỳ theo cấp bậc, chức vụ, số lượng ứng viên dự tuyển… mà nhóm phỏng vấn cân nhắc thời gian tiến hành phỏng vấn tuyển chọn từng ứng
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 36
viên. Trình tự phỏng vấn tuyển chọn ứng viên căn cứ theo trình tự sắp xếp trước của bộ phận nhân sự, và thời gian giãn cách giữa các ứng viên tối thiểu là 20 phút.
Để đảm bảo tính thống nhất trong cách thức đánh giá mỗi ứng viên, các phỏng vấn viên sẽ sử dụng bảng đánh giá ứng viên. Bảng đánh giá này được thiết kế theo 8 tiêu chí: sự nhận thức về công việc, động lực làm việc, tích cực lạc quan, sự quan hệ, tự chủ, khả năng phân tích, thích giúp đỡ người khác, thành thật đáng tin cậy. Tám tiêu chí trên có hệ số điểm từ 1 đến 10, tổng số điểm của các chuyên viên phỏng vấn chính là điểm của ứng viên.
Sau khi kết thúc phần phỏng vấn tuyển chọn, bộ phận nhân sự tổng hợp tất cả điểm số của ứng viên tham gia phỏng vấn tuyển chọn và trình giám đốc nhân sự quyết định. Đối với ứng viên không qua được vòng phỏng vấn tuyển chọn thì bộ phận nhân sự phải gửi thư hoặc mail cảm ơn ứng viên đã tham gia ứng tuyển.
3.1.5 Thẩm định thông tin ứng viên:
Để đảm bảo tất cả những thông tin do ứng viên cung cấp về nhân thân, công việc trước đây , trình độ học vấn…hoàn toàn đúng sự thật, bộ phận nhân sự cần tiến hành thẩm định. Có nhiều cách thức khác nhau để tiến hành thẩm định thông tin về ứng viên chẳng hạn như : điện thoại, gửi thư hoặc cử nhân viên đích thân đi tìm hiểu đối với những thông tin nghi ngờ ứng viên khai không đúng sự thật.
Việc thẩm định thông tin ứng viên trúng tuyển phải khéo léo tế nhị và không được kéo dài quá 3 ngày làm việc.
3.1.6 Quyết định thử việc
Giám đốc nhân sự sẽ ký quyết định thử việc đối với các ứng viên thông qua vòng phỏng vấn tuyển chọn và vòng thẩm định thông tin. Bộ phận nhân sự thông báo
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 37
bằng mail và điện thoại cho ứng viên trúng tuyển, đồng thời cho biết, thời gian, địa điểm… đến làm việc cụ thể (yêu cầu ứng viên trúng tuyển cung cấp đủ hồ sơ, chứng nhận nếu cần).
3.1.7 Đánh giá thử việc:
Căn cứ theo quy định của Bộ luật lao động và nhằm giúp cho nhân viên có đủ thời gian đánh giá thử xem liệu bản thân có thích ứng với công việc mới hay không, mỗi nhân ứng viên trúng tuyển sẽ có thời gian thử việc từ 30-60 ngày làm việc. Bộ phận nhân sự và Trưởng phòng các bộ phận có nhân viên mới phải theo dõi hoạt động của nhân viên đó trong suốt thời gian thử việc và đánh giá nhân viên theo 04 tiêu chí sau (mẫu 2.7/NS-TD/10-07):
- Khối lượng công việc hoàn thành.
- Chất lượng công việc hoàn thành.
- Tính kỷ luật trong công việc.
- Quan hệ với đồng nghiệp.
Trước khi kết thúc thời gian thử việc 05 ngày làm việc phải hoàn tất phiếu đánh giá thử việc và chuyển phiếu đánh giá nhân viên thử việc cho bộ phận nhân sự.
3.1.8 Ra quyết định tuyển dụng:
Giám đốc nhân sự căn cứ theo phiếu đánh giá nhân viên thử viêc của từng bộ phận để đề xuất tổng giám đốc ra quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng lao động với nhân viên có thành tích tốt trong thời gian thử việc, hoặc ra quyết định thôi việc bất cứ lúc nào nếu nhân viên thử việc không đạt yêu cầu.
GVHD: cô Tạ Thị Hồng Hạnh 38
Dưới đây là bảng tóm tắt phân công trách nhiệm trong việc tuyển dụng và thời gian dành cho từng bước trong tuyển dụng.
STT Quy trình tuyển dụng Trách nhiệm Bảng biểu Thời gian 01 Xác định nhu cầu tuyển
dụng
- Ban giám đốc - Giám đốc nhân sự
- Giám đốc các bộ phận
Tháng 12
02 Thu thập và sàng lọc
hồ sơ ứng viên - Bộ phận nhân sự 2.3/NS-TD/10-
07 1-3 tuần 03 Trắc nghiệm - Bộ phận nhân sự 1 tuần 04 Phỏng vấn tuyển chọn - Đại diện BGĐ
- Bộ phận nhân sự - Phòng ban có nhu cầu
1-2 tuần
05 Thẩm định thông tin ứng viên
- Bộ phận nhân sự 3 ngày làm việc
06 Quyết định thử việc - Giám đốc nhân sự
07 Đánh giá thử việc - Bộ phận nhân sự - Phòng ban có nhu cầu
2.7/NS-TD/10- 07
30-60 ngày
08 Ra quyết định tuyển dụng
- Giám đốc nhân sự
1 tuần
Bảng 3.1: Bảng phân công nhiệm vụ và thời gian tuyển dụng.