CHƯƠNG 2. TỔ CHỨC BỘ MÁY CHUYÊN TRÁCH CÔNG TÁC
2.1 Tổ chức bộ máy chuyên trách công tác quản trị nhân lực tại công ty cổ phần Phúc Thọ
2.1.1 Tên gọi, chức năng của bộ máy chuyên trách - Tên gọi : Phòng Tổ chức Hành chính:
- Chức năng : Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Công ty về các lĩnh vực : Tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương, an toàn lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, bảo hiểm xã hội, hồ sơ nhân sự và các chính sách lao động khác
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức Phòng Tổ chức Hành chính
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính công ty cổ phần Phúc Thọ) 2.1.2. Công việc chuyên trách nhân sự
Phòng Tổ chức Hành chính thực hiên công việc chuyên trách nhân sự, bao gồm:
Công tác hành chính, tổng hợp; lao động, tiền lương; công tác thi đua, khen thưởng; công tác tổ chức, chế độ chính sách; công tác tổ chức bộ máy, nhân sự ; công tác bảo hộ lao động với nhiệm vụ cụ thể của từng công việc chuyên trách như sau :
2.1.2.1. Công tác hành chính, tổng hợp
- Tham mưu, hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư lưu trữ theo quy định của công ty
- Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, giao nhận các công văn, tài liệu trong phạm vi quyền hạn và quy định của công tác văn thư; lưu trữ các tài liêu, bảo vệ các tài liệu mật theo các quy định của công ty
- Quản lý đảm bảo tính pháp chế các loại văn bản; tư vấn, thẩm định cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của công ty trước khi ký ban hành.
- Tổng hợp chương trình công tác, lập các báo biểu và báo cáo thống kê các lĩnh vực thuộc phòng; ghi chép các cuộc họp
- Tổng hợp, xây dựng chương trình công tác của công ty, sắp xếp kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm của Ban Tổng Giám đốc. Hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị phối hợp thực hiện theo các chương trình, kế hoạch trên.
- Phối hợp với các bộ phận có liên quan trong công ty xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các nội quy, quy chế làm việc trong công ty phù hợp với yêu cầu của thực tiễn phát triển. Giúp Ban Tổng giám đốc hành mối quan hệ, lề lối làm việc giữa các đơn vị trong toàn trường theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định.
2.1.2.2. Lao động, tiền lương
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các đề án, phương án, kế hoạch liên quan theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty;
- Xây dựng quỹ tiền lương, thù lao, tiền thưởng kế hoạch và thực hiện hàng năm đối với cán bộ viên chức trong công ty
- Xây dựng quỹ tiền lương, tiền thưởng kế hoạch và thực hiện hàng năm đối với người lao động trong công ty
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện công tác nâng lương, nâng bậc hàng năm cho nhân viên theo quy định và điều lệ của Công ty;
- Thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như chế độ BHXH, BHYT, BHTN,…; giải quyết chế độ hưu trí, nghỉ ốm đau, thai sản, thôi việc,…theo quy định của Tổng công ty;
2.1.2.3. Công tác thi đua, khen thưởng
- Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân trong công ty theo quy định điều lệ của công ty.
- Tổ chức các hội nghị khuyến khích lao động sáng tạo, phổ biến và áp dụng kinh nghiệm tiên tiến, sáng kiến cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sản xuất và làm việc trong công ty
- Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng của công ty
- Thực hiện công tác xét đề nghị khen thưởng với các cá nhân có thành tích tốt hoặc những đóng góp to lớn trong quá trình làm việc đối với công ty.
2.1.3.4. Công tác tổ chức, chế độ chính sách
- Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng theo đúng yêu cầu và phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty.
- Hoạch định ngân sách nhân sự phù hợp với điều kiện hoạt động của Công ty trong từng thời kỳ.
- Xây dựng chính sách về nhân sự như : mối quan hệ lao động, tiêu chuẩn công việc, an toàn lao động, sức khoẻ và các vấn đề khác cho người lao động. - Định kỳ nghiên cứu, hợp lý hoá cơ cấu tổ chức của Công ty để luôn đáp ứng được nhu cầu phát triển, tạo sự linh hoạt trong việc thích nghi và đối phó với những biến động của thị trường.
- Quy hoạch đội ngũ kế cận và thiết lập lộ trình thăng tiến cho mọi cán bộ công nhân viên.
- Tham mưu cho Ban TGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động.
2.1.3.5. Công tác tổ chức thực hiện chế độ, chính sách AT,VS lao động
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch An toàn, vệ sinh lao động hàng năm của Công ty
- Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định, nội quy, biện pháp an toàn lao động, vệ sinh lao động tại Công ty. Kịp thời phát hiện các nguy cơ tiềm ẩn gây mất an toàn, báo cáo và đề xuất hướng giải quyết với lãnh đạo Công ty
- Phối hợp với các bộ phận có liên quan khắc phục các sự cố/ yếu tố gây mất an toàn
- Phối hợp với các bộ phận, phòng ban liên quan xây dựng nội quy, quy chế, quy định, quy trình, biện pháp đảm bảo an toàn, vệ sinh lao động.
- Phối hợp với Công đoàn công ty xây dựng và duy trì hoạt động đảm bảo an toàn vệ sinh lao động tại công ty
- Tổ chức sơ kết, tổng kết, báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác An toàn, vệ sinh lao động theo quy định của công ty.
- Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp cải thiện điều kiện làm việc, môi trường làm việc cho người lao động theo đúng quy định và phù hợp với tình hình, điều kiện áp dụng của công ty
(Nguồn : Phòng tổ chức hành chính) 2.1.3. Mối quan hệ công việc trong bộ máy chuyên trách
Các vị trí công việc trong phòng Tổ chức Hành chính có mối quan hệ quản lí cấp trên, cấp dưới được thể hiện qua bảng sau :
Bảng 2.1. Mối quan hệ công việc trong phòng Tổ chức Hành chính 1.Trưởng phòng Tổ chức Hành chính
Cấp trên quản lí trực tiếp Cấp dưới trực tiếp Phó Tổng Giám đốc kiêm Giám đốc Kĩ
thuật Kế hoạch Sản xuất
Phó phòng và các Chuyên viên phòng Tổ chức lao động
Mối quan hệ trong công việc
Nhận mệnh lệnh từ cấp trên quản lí trực tiếp bằng văn bản. Tổ chức thực hiện thi hành mệnh lệnh từ cấp trên quản lí trực tiếp giao nhiệm vụ cho cấp dưới thực hiện
2.Phó trưởng phòng phụ trách tiền lương, chế độ chính sách
Cấp trên quản lí trực tiếp Cấp dưới trực tiếp
Trưởng phòng tổ chức hành chính Chuyên viên quản lí công tác tổ chức, thanh toán tiền lương và các chế độbảo hiểm
Mối quan hệ trong công việc
Nhận mệnh lệnh từ cấp trên quản lí trực tiếp bằng lời nói giao nhiệm vụ cho cấp dưới thực hiện
3.Phó trưởng phòng phụ trách lao động, An toàn – Bảo hộ lao động Cấp trên quản lí trực tiếp Cấp dưới trực tiếp
Trưởng phòng tổ chức hành chính Chuyên viên An toàn – Bảo hộ lao động – Phòng chống cháy nổ
Mối quan hệ trong công việc
Nhận mệnh lệnh từ cấp trên quản lí trực tiếp bằng lời nói giao nhiệm vụ cho cấp dưới thực hiện