2.5.1 Khái niệm thành công
Theo Đại từ điển tiếng Việt (2011): Thành công là đạt được kết quả, mục đích như dự định.
2.5.2 Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin và dữ liệu đồng thời cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước.
Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho sự phát triển. Hệ thống thông tin thông thường được cấu thành bởi các phần cứng và phần mềm. Các phần cứng gồm: các thiết bị, phương tiện kỹ thuật dùng để xử lý, lưu trữ thông tin. Trong đó chủ yếu là máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng để lưu trữ và nhập vào, xuất ra dữ liệu. Phần mềm gồm: các chương trình máy tính, các phần mềm hệ thống, các phần mềm chuyên dụng, thủ tục dành cho người sử dụng.
(Nguồn: http://vi.wikipedia.org/wiki/Hệ_thống_thông_tin) Nhập dữ liệu
(Input)
Xử lý (Processing)
Xuất dữ liệu (Output) Lưu trữ (Store)
Hình 2.3: Quy trình xử lý thông tin của một hệ thống thông tin
(Nguồn: http://websrv1.ctu.edu.vn/coursewares/khoahoc/tinhocdc/ch1.htm) 2.5.3 Hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean
Trước năm 2003, nghiên cứu của DeLone và McLean đã cho thấy một hệ thống thông tin thành công phải phụ thuộc vào chất lượng hệ thống và chất lượng
thông tin. Chúng tác động tới ý định sử dụng, sử dụng và sự thỏa mãn của người sử dụng, kết quả là mang lại lợi ích ròng cho doanh nghiệp hay cá nhân. Trong nghiên cứu tiếp theo của DeLone và McLean được công bố vào năm 2003, nhóm tác giả đã phát hiện ra thêm một nhân tố dẫn đến thành công của hệ thống thông tin đó là chất lượng dịch vụ. Sau đây là mô hình hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean đã được cập nhật:
Hình 2.4. Mô hình Hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean (D&M) (Nguồn: DeLone và McLean, 2003)
Chất lượng hệ thống được đo lường qua khả năng thích nghi, sự sẵn có, độ tin cậy, khả năng sử dụng, khả năng thích ứng và thời gian đáp ứng.
Người sử dụng, sự hài lòng là nhân tố quan trọng được đánh giá thông qua việc mua, thanh toán, tiếp nhận.
Chất lượng thông tin được đo lường qua độ chính xác, kịp thời, đầy đủ, dễ hiểu, phù hợp và nhất quán.
Chất lượng dịch vụ là sự hỗ trợ tổng thể về cách sử dụng, các biện pháp Chất lượng hệ
thống
Chất lượng dịch vụ Chất lượng thông
tin
Sự thỏa mãn của người sử dụng
Lợi ích ròng Ý định sử
dụng
Sử dụng
để tìm kiếm thông tin, để thực hiện một giao dịch…Nó được đo lường thông qua sự đảm bảo, sự đồng cảm, sự phản hồi, số lượng người viếng thăm, số lượng các giao dịch thực hiện, sự hài lòng của người sử dụng, lặp lại mua, lặp lại thăm, điều tra người dùng.
Lợi ích được đo từ quan điểm của cá nhân, của người sử dụng lao động, hoặc của ngành công nghiệp … Nó được đo lường qua tiết kiệm chi phí, mở rộng thị trường, doanh thu gia tăng thêm, giảm chi phí tìm kiếm và tiết kiệm thời gian.
Kết luận:
Nghiên cứu của DeLone và McLean cho thấy: Chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, chất lượng dịch vụ tác động tới ý định sử dụng, sự thỏa mãn của người sử dụng và việc ứng dụng thành công một hệ thống thông tin sẽ mang lại lợi ích ròng cho doanh nghiệp hay cá nhân.
Mô hình hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean là một công trình nghiên cứu nổi tiếng trên thế giới, kết quả của mô hình được đánh giá cao và nó đã được sử dụng rất nhiều trong các nghiên cứu liên quan đến mô hình hệ thống thông tin thành công. Hệ thống OpenERP là một hệ thống phần mềm ứng dụng, nó thừa hưởng một số điểm chung của một hệ thống thông tin. Vì vậy khi tác giả nghiên cứu về những nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP, tác giả đã lấy nghiên cứu hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean làm nền tảng để xem xét cho việc xây dựng mô hình nghiên cứu của mình.
2.6 Một số nghiên cứu liên quan đến đề tài
Triển khai thành công một hệ thống phần mềm được coi là nền tảng cho việc ứng dụng thành công hệ thống phần mềm đó.
OpenERP là ERP mã nguồn mở.
Với những lý do nêu trên, mặc dù đề tài của tác giả nghiên cứu về những nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP ngoài việc tìm hiểu về những nghiên cứu liên quan đến OpenERP, tác giả còn tìm hiểu một số nghiên cứu về những nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công của hệ thống ERP tại các doanh nghiệp hay những nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng ERP.
2.6.1 Nghiên cứu của Liang Zhang và cộng sự (1999)
Nghiên cứu này nhằm mục đích tìm hiểu sự khác nhau trong tỉ lệ triển khai thành công dự án ERP giữa các nước phương Tây và Trung Quốc để tìm ra các yếu tố tạo nên sự thành công cho dự án ERP đối với tất cả các quốc gia và đặc biệt là đối với Trung Quốc. Trong nghiên cứu này, Liang Zhang và cộng sự đã đưa ra 10 yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP là:
- Sự tham gia của lãnh đạo.
- Tái cấu trúc quy trình kinh doanh.
- Quản lý dự án hiệu quả.
- Sự cam kết của toàn doanh nghiệp.
- Đào tạo.
- Người sử dụng.
- Sự phù hợp phần mềm và phần cứng.
- Sự chính xác của dữ liệu.
- Sự hỗ trợ của nhà cung cấp.
- Văn hóa tổ chức.
2.6.2 Nghiên cứu của Jiang Yingji (2005)
Nghiên cứu này nhằm mục đích nâng cao sự hiểu biết về các yếu tố ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP ở Phần Lan. Các yếu tố ảnh hưởng đến triển
khai ERP rất phức tạp và phong phú. Tổng cộng có 6 yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến triển khai ERP đã được xác định và xem xét.
- Sự tham gia của lãnh đạo.
- Quản lý dự án hiệu quả.
- Tái cấu trúc quy trình kinh doanh.
- Sự phù hợp phần mềm và phần cứng.
- Đào tạo.
- Người sử dụng.
2.6.3 Nghiên cứu của Joseph Bradley (2008)
Joseph Bradley đã thực hiện nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP và đề xuất 7 yếu tố quan trọng trong việc triển khai thành công ERP.
- Kế hoạch kinh doanh.
- Sự tham gia của tư vấn.
- Quản lý dự án hiệu quả.
- Sự tham gia của lãnh đạo.
- Đào tạo và người sử dụng.
- Sự tham gia của cố vấn.
- Quản lý sự thay đổi.
Kết quả cho thấy 7 yếu tố đều ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP, trong đó ba yếu tố ảnh hưởng mạnh nhất là: Quản lý dự án hiệu quả, đào tạo và người sử dụng, sự tham gia của cố vấn.
2.6.4 Nghiên cứu của Holland và Light (1999)
Xem xét các yếu tố chiến lược và chiến thuật để thực hiện ERP và đề xuất một mô hình các yếu tố thành công quan trọng khi triển khai ERP. Mô hình của họ có thể được thấy trong hình dưới.
Chiến lược
Các hệ thống kế thừa Tầm nhìn kinh doanh Chiến lược ERP
Sự hỗ trợ của quản lý cao cấp Các kế hoạch và lịch trình dự án
Chiến thuật
Sự tư vấn cho khách hàng Nhân viên
Cấu hình phần mềm Giám sát và phản hồi Truyền đạt
Dò tìm vấn đề phát sinh Hình 2.5: Mô hình Holland và Light
2.6.5 Nghiên cứu của Văn Minh Nhật (2012)
Tác giả nghiên cứu đề tài “Các yếu tố ảnh hưởng đến sự chấp nhận sử dụng phần mềm ERP mã nguồn mở ở Việt Nam”. Tác giả đưa ra được 7 yếu tố độc lập được đề xuất trong mô hình chấp nhận sử dụng ERP mã nguồn mở ở Việt Nam lần lượt là:
- Đặc trưng tổ chức với an toàn thông tin.
- Chính sách chính phủ bên cạnh các trường hợp thành công.
- Bất lợi của OSS ERP.
- Sự sẵn có các chức năng của OSS ERP.
- Sự hỗ trợ IT từ bên ngoài.
- Đặc điểm của lãnh đạo.
- Lợi thế của OSS ERP.
2.6.6 Nghiên cứu của Nguyễn Bá Thế (2008)
Tác giả Nguyễn Bá Thế đã nghiên cứu đề tài “Các nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp tại TP. Đà Nẵng”. Kết quả nghiên cứu cho thấy rõ ràng việc ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp chịu tác động bởi nhiều nhân tố như:
- Vai trò của chính phủ.
- Đặc điểm của doanh nghiệp - Đặc điểm người lãnh đạo - Yêu cầu về công nghệ đặc thù
- Định hướng ứng dụng CNTT của doanh nghiệp - Vai trò của nhà cung cấp ERP
- Nhận thức sự hữu dụng, sự tương hợp và sự phức tạp.
Nhận thức sự hữu dụng (được giải thích bởi các nhân tố đặc điểm của người lãnh đạo, định hướng ứng dụng CNTT của doanh nghiệp, vai trò của nhà cung cấp).
Nhân thức sự tương hợp (được giải thích bởi các nhân tố đặc điểm của doanh nghiệp, đặc điểm của người lãnh đạo, định hướng ứng dụng CNTT của doanh nghiệp, vai trò của nhà cung cấp).
2.6.7 Nghiên cứu của Ngô Duy Hình (2013)
Tác giả Ngô Duy Hinh nghiên cứu đề tài “Các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource planning – ERP)”. Tác giả Ngô Duy Hinh đã đưa ra được 6 nhân tố ảnh hưởng tới việc triển khai thành công ERP bao gồm:
- Sự tham gia của lãnh đạo.
- Quản lý dự án hiệu quả.
- Tái cấu trúc quy trình kinh doanh.
- Sự phù hợp phần mềm và phần cứng.
- Đào tạo.
- Người sử dụng.
Nghiên cứu của tác giả Ngô Duy Hình đã phần nào bổ sung vào hệ thống thang đo các yếu tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại Việt Nam. Giúp các doanh nghiệp xác định được các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP. Từ đó giảm tối thiểu tổn thất cho doanh nghiệp về chi phí, thời gian và cơ hội kinh doanh.
2.6.8 Nghiên cứu của Nguyễn Hữu Hoàng Thọ (2012)
Tác giả Nguyễn Hữu Hoàng Thọ nghiên cứu đề tài “Các yếu tố tác động đến triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn nhân lực (ERP) tại Việt Nam: Một áp dụng cải tiến các yếu tố của mô hình hệ thống thông tin thành công”. Mục tiêu của đề tài là kiểm tra tác động của chất lượng hệ thống ERP đến thái độ đối với sử dụng, kiểm tra ảnh hưởng của chất lượng thông tin ERP đến thái độ đối với sử dụng, để kiểm tra ảnh hưởng của đào tạo ERP đến thái độ đối với sử dụng ERP, để kiểm tra thái độ đối với sử dụng ERP đến ý định sử dụng ERP, để kiểm tra ý định sử dụng ERP đến lợi ích ròng của doanh nghiệp. Từ đó, mục tiêu của nghiên cứu này là để đánh giá những yếu tố chính quan trọng tác động đến việc triển khai thành công hệ thống ERP tại Việt Nam.
2.6.9 Nghiên cứu của Trần Thanh Thúy (2011)
Tác giả Trần Thanh Thúy nghiên cứu đề tài “Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam”. Đề tài đã cung cấp một cái nhìn khái quát về tình hình ứng dụng ERP trên thế giới và Việt Nam trên nhiều phương diện: doanh nghiệp ứng dụng, giải pháp cung cấp và nhà tư vấn triển khai. Từ kết quả khảo sát và các nghiên cứu thực tế kết hợp với nhận định của các chuyên gia, đề tài giải thích các yếu tố có ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công ERP qua đó làm rõ sự tác động của nó đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam. Đề tài đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường ứng dụng ERP thành công phù hợp với điều kiện của doanh
nghiệp Việt Nam từ đó nâng cao vai trò của hệ thống thông tin kế toán. Bên cạnh đó, đề tài cũng đưa ra một số kiến nghị mang tính chiến lược cho cả doanh nghiệp và nhà tư vấn – triển khai.
Qua tìm hiểu lý thuyết, tác giả thấy có nhiều nghiên cứu ở nước ngoài cũng như ở Việt Nam, nghiên cứu về những nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP cũng như ứng dụng ERP vào hoạt động của các doanh nghiệp. Còn về OpenERP, ở Việt Nam theo sự tìm kiếm của tác giả chỉ mới có 1 nghiên cứu của tác giả Văn Minh Nhật (2012). Tác giả Văn Minh Nhật nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng đến sự chấp nhận sử dụng phần mềm ERP mã nguồn mở ở Việt Nam.
Qua các nghiên cứu trên cho thấy; vấn đề yếu tố ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP gồm có:
- Sự tham gia của lãnh đạo.
- Tái cấu trúc quy trình kinh doanh.
- Quản lý dự án hiệu quả.
- Sự cam kết của toàn doanh nghiệp.
- Đào tạo.
- Người sử dụng.
- Sự phù hợp phần mềm và phần cứng.
- Sự chính xác của dữ liệu.
- Sự hỗ trợ của nhà cung cấp.
- Văn hóa tổ chức.
- Kế hoạch kinh doanh.
- Sự tham gia của tư vấn.
- Sự tham gia của cố vấn.
- Quản lý sự thay đổi.
Những nhân tố ảnh hưởng đến việc chấp nhận sử dụng ERP mã nguồn mở ở Việt Nam lần lượt là:
- Đặc trưng tổ chức với an toàn thông tin.
- Chính sách chính phủ bên cạnh các trường hợp thành công.
- Bất lợi của ERP mã nguồn mở.
- Sự sẵn có các chức năng của ERP mã nguồn mở.
- Sự hỗ trợ IT từ bên ngoài.
- Đặc điểm của lãnh đạo.
- Lợi thế của ERP mã nguồn mở.
Việc ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp chịu tác động bởi những nhân tố như:
- Vai trò của chính phủ.
- Đặc điểm của doanh nghiệp - Đặc điểm người lãnh đạo - Yêu cầu về công nghệ đặc thù
- Định hướng ứng dụng CNTT của doanh nghiệp - Vai trò của nhà cung cấp ERP
- Nhận thức sự hữu dụng, sự tương hợp và sự phức tạp.
Kết luận:
Từ kết quả tổng hợp trên cho thấy: Yếu tố lãnh đạo có mặt trong cả quá trình triển khai lẫn quá trình ứng dụng của một hệ thống ERP và cả trong các nhân tố ảnh hưởng đến việc chấp nhận sử dụng ERP mã nguồn mở, còn các yếu tố khác thì tùy thuộc vào mục tiêu nghiên cứu của mỗi tác giả mà có hay không có.
Theo tìm hiểu của tác giả trên thế giới và cả ở nước ta, tác giả chưa thấy nghiên cứu nào về những nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đây cũng là điểm mới của luận văn.