CHƯƠNG 3: THỤC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
3.1.4. Quy trình bán hàng của công ty
Ị
Đơn đặt hàng 1
\
Xác nhận/ báo giá
ỉ
Đàm phán báo giá với khách hàng
\/
Ký hợp đồng
\t
Xác nhận giao hàng
\r
Kiểm tra, chuẩn bị giao hàng
/
Thu tiền khách hàng đợt 1 Giao hàng và thi công
Ị
Nỉ
Ị Lập đơn yêu cầu khách hàng thanh toán đơt 2
!
\/
í
Thu tiên còn lại của khách hàng
■.... ... . ...
Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng cho sản phấm thảm phủ tường CVNtại công ty TNHH Việt Nam Lâu Đài_________________________________
Quy trình bán hàng của công ty đưọc thực hiện theo các bước sau:
Bưỏc 1: Khi khách hàng có yêu cầu tư vấn, báo giá hay đặt hàng qua email, fax, điện thoại hay liên hệ trực tiếp thì bộ phận kinh doanh sẽ xác lập thông tin và yêu cầu của khách hàng. Tiếp theo, tiến hành làm báo giá theo yêu cầu. Chú ý các điều khoản kèm bản báo giá như: điều khoản thanh toán, chiết khấu, thời gian giao hàng... phải được thể hiện rõ ràng, dễ hiểu. Thời gian hoàn thành báo giá và gởi cho khách hàng không được quá 2 ngày (trừ trường hợp dự thầu).
Bưóc 2: Bộ phận kinh doanh phải đàm phán báo giá với khách hàng về các hạng mục công việc. Nếu khách hàng chưa chấp nhận thì báo giá theo yêu cầu của khách hàng lại lần nữa. Nếu khách hàng không thống nhất về giá hoặc tiến độ cung cấp hoặc điều kiện thanh toán sẽ tạm ngưng báo giá. Trường hợp đối với công trình có giá trị cung cấp hàng hóa lớn, thì phòng kinh doanh có thể đề xuất những điều khoản riêng như giảm giá, thay đổi tiến độ giao hàng...gởi giám đốc phê duyệt. Sau khi được phê duyệt sẽ quyết định ngưng hay lảm lại báo giá. Nếu khách hàng đồng ý thì sẽ gởi xác nhận để phòng kinh doanh tiến hàng làm họp đồng.
Bưóc 3: Sau khi khách hàng đồng ý và xác nhận lại báo giá thì bộ phận kinh doanh tiến hành soạn “hợp đồng mua bán” đối vói đơn hàng trên 20 triệu đồng hoặc “thỏa thuận thương mại” đối với đơn hàng dưới 20 triệu đồng. Gởi giám đốc phê duyệt hợp đồng, sau đó gởi cho khách hàng xác nhận. Họp đồng hay thỏa thuận thương mại được in thành 2 bản có chữ ký và đóng dấu của giám đốc và bên mua hàng, mỗi bên giữ một bản có giá trị như nhau.
Bưỏc 4: Sau khi hợp đồng được ký kết, bộ phận kinh doanh có trách nhiệm xác nhận lại với khách hàng chính xác ngày giao hàng và thi công. Sau đó bộ phận kinh doanh phải làm đơn hàng gởi phòng kế toán kèm theo hợp đồng. Bộ phận kinh doanh lập thư yêu cầu thanh toán đợt 1 (50% giá trị đơn hàng) gởi khách hàng yêu cầu thanh trước 2 ngày so với ngày giao hàng.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTT: Đặng Thị Thùy Trang
Bước 5: Sau khi nhận đơn hàng và hợp đồng từ bộ phận kinh doanh, phòng kế toán có trách nhiệm kiểm kê và chuẩn bị hàng hóa. Phòng kế toán liên hệ phòng kỹ thuật để sắp lịch giao hàng và thi công đúng như hợp đồng.
Bưóc 6: Sau khi khách hàng thanh toán đợt một, phòng kể toán gởi yêu cầu giao hàng và thi công cho phòng kỹ thuật. Phòng kỹ thuật có trách nhiệm chuẩn bị dụng cụ và nhân công để giao hàng và thi công đúng tiến độ.
Bước 7: Sau khi thi công đúng theo yêu cầu của khách hàng, nhân viên thi công sẽ cho khách hàng ký biên bản nghiệm thu, biên bản nghiệm thu sau đó được nộp về phòng kế toán. Phòng kế toán có trách nhiệm thông báo tới bộ phận kinh doanh khi công trình được nghiệm thu. Bộ phận kinh doanh lập thư yêu cầu thanh toán đợt 2 (50% giá trị đơn hàng còn lại).
Bưóc 8: Sau khi khách hàng thanh toán hết giá trị đơn hàng, phòng kế toán thông báo cho bộ phận kinh doanh để làm thanh lý hợp đồng có chữ ký của giám đốc gởi cho khách hàng xác nhận để kết thúc quá trình bán hàng.
4 Nhân xét: Quy trình bán hàng của công ty là tương đối nhanh gọn, phù hợp với sổ lượng ít các phòng ban và nhân viên của công ty. Tuy nhiên vẫn còn thiếu bước xác định khách hàng để mời chào, tạo nhu cầu và bước theo dõi chăm sóc để thuyết phục khách hàng tiếp tục sử dụng sản phẩm.
Giải pháp năng cao hiệu quả hoạt động bán hàng cho sản phẩm thảm phủ tường CVN tại công ty TNHH Việt Nam Lâu Đài