CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CAO SU KON
3.2.3. Đánh giá lựa chọn ứng viên
a. Quy trình đánh giá lựa chọn sàng lọc hồ sơ ứng viên
- Nội dung hồ sơ: Việc tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ nên được thực hiện tốt ngay từ khâu ban đầu để loại bỏ được những ứng viên không phù hợp với vị trí tuyển dụng. Điều này giúp công ty tiết kiệm được về cả mặt thời gian cũng như chi phí trong quá trình tuyển chọn. Để thực hiện tốt được ngay từ ban đầu công tác này, thì bộ phận tuyển dụng của công ty cần phải yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin một cách đầy đủ và chi tiết về bản thân bên trong hồ sơ xin viêc.
Hiện tại, trong hồ sơ xin việc của ứng viên vào công ty có những phần sau: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, bản sao công chứng các văn bằng chứng chỉ. Nhưng mẫu đơn xin việc của công ty đưa ra chưa khai thác hết được các thông tin quan trọng về ứng viên như các mặt năng khiếu, kinh nghiệm trong thực hiện công việc, quá trình làm việc trong những năm gần đây… những thông tin này nếu khai thác được ngay từ ban đầu thì quá trình tuyển chọn sẽ giảm được khối lượng công việc rất lớn nhờ vào việc sàng lọc hồ sơ ngay từ ban đầu.
- Sàng lọc hồ sơ: Việc sàng lọc hồ sơ ngay từ khâu ban đầu đòi hỏi nhân viên tuyển dụng của công ty phải đưa ra được các tiêu thức sàng lọc ứng
78
viên một cách cụ thể, rõ ràng, đảm báo tính khách quan, công bằng trong tuyển chọn. Tùy thuộc vào từng loại công việc cụ thể mà các tiêu thức được đặt ra cũng khác nhau. Công ty nên xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc để làm cơ sở cho các tiêu thức sàng lọc ứng viên ban đầu (tiến hành hoạt động phân tích công việc). Tác giả đã xây dựng các tiêu chuẩn nhân viên cho từng ứng viên cụ thể: nhân viên kinh doanh, nhân viên kế toán, nhân viên văn phòng.
b. Kiểm tra
Công tác chuẩn bị thực hiện thi trắc nghiệm, phỏng vấn tuyển chọn phải được tiến hành chu đáo, theo đúng thời gian đã định.
Khâu ra đề thi cần được đảm bảo về mặt nội dung cũng như về tính bí mật. Đề thi không nên dễ quá mà cũng không mang tính đánh đố với ứng viên, nên chọn những đề thi được nghiên cứu kỹ dựa trên cơ sở khoa học.
Nội dung đề thi cần đáp ứng được mục đích của cuộc thi tuyển, tập trung vào những nội dung mà nhà tuyển dụng muốn kiểm tra, nghĩa là khi kết thúc bài thi, cán bộ tuyển dụng sẽ biết được những thông tin cần tìm hiểu về ứng viên đó như: trình độ chuyên môn thế nào? Đặc điểm tâm lý của ứng viên có phù hợp với vị trí tuyển chọn hay không? Trình độ ngoại ngữ có đáp ứng được yêu cầu của công việc hay không...
Trong quá trình thi tuyển phải thực hiện kỷ luật phòng thi một cách chặt chẽ, không để xảy ra hiện tượng ứng viên trao đổi, quay cóp, sử dụng tài liệu; đảm bảo không có sự ưu ái giữa cán bộ giám thị với ứng viên trong lúc thi, tạo cho các ứng viên dự thi cảm thấy mình được đối sử công bằng và chắc chắn đề thi của mình sẽ được đánh giá chính xác.
c. Thiết kế bài phỏng vấn
Thực hiện bước phỏng vấn tuyển chọn một cách chuyên nghiệp: Tùy từng vị trí tuyển dụng mà thành viên hội đồng phỏng vấn là khác nhau. Công
79
ty nên chọn loại phỏng vấn năng lực hành vi có cấu trúc và theo mô hình STAR (Situation – Tình huống, Task – Nhiệm vụ, Action – Hành động, Resuls – Kết quả).
Thực hiện bước phỏng vấn tuyển chọn một cách chuyên nghiệp
Phỏng vấn là bước quan trọng trong quá trình tuyển chọn, giúp cho nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quan về ứng viên xin việc.
Tùy từng vị trí tuyển dụng mà thành viên hội đồng phỏng vấn là khác nhau:
- Tổng giám đốc công ty: tiến hành phỏng vấn các chức vụ quan trọng trong công ty như các Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng Công ty… vì những người này sau này sẽ làm việc trực tiếp với Tổng giám đốc.
- Trưởng phòng Tổ chức; phỏng vấn những ứng viên vào vị trí khá cao, vì Trưởng phòng Tổ chức là người am hiểu về công ty, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao trong các hoạt động nhân sự (bao gồm hoạt động tuyển dụng), có kinh nghiệm phỏng vấn, đánh giá ứng viên tốt nhất.
- Chuyên viên các bộ phận cần người: phỏng vấn những ứng viên xin việc vào phòng ban của mình, bởi vì họ là người hiểu rõ nhất vị trí đó cần người như thế nào? Có hợp với bộ phận làm việc mới này hay không.
- Chuyên viên phỏng vấn phòng Tổ chức: được công ty đào tạo một cách bài bản và chuyên nghiệp sẽ đánh giá ứng viên xin việc một cách tổng quát nhất, nắm bắt được mọi mặt của ứng viên, cùng với chuyên viên bộ phận cần người ra quyết định tuyển chọn.
Cuộc phỏng vấn nên diễn ra trong bầu không khí thoải mái, hai chiều, ứng viên có thể vừa trả lời vừa có thể đặt ra những thắc mắc chưa rõ của mình về công ty, về vị trí tuyển dụng. Qua đó phỏng vấn viên đề cao công ty với người xin việc, đồng thời thu thập được những thông tin cần thiết của họ, từ đó tạo được hình ảnh tốt cho công ty đối với người xin viêc.
80
Trong quá trình phỏng vấn cần đặt câu hỏi một cách ngắn gọn, dễ hiểu, tạo điều kiện cho ứng viên có cơ hội trình bày, dẫn dắt ứng viên vào những điểm chính của cuộc nói chuyện, tránh tình trạng ứng viên né tránh câu hỏi.
Thời gian của cuộc phỏng vấn nên linh hoạt giữa các ứng viên. Nếu nhận thấy ứng viên là người phù hợp thì tăng thêm thời gian phỏng vấn, còn nếu ứng viên quá kém thì có thể dừng khéo léo cuộc phỏng vấn trong thời gian ngắn nhất có thể.
d. Trung tâm đánh giá
Công ty nên sử dụng các phương pháp cụ thể như:
- Rổ công việc: Nêu ra các công việc cụ thể, như nhân viên kế toán thì khái quát các hệ thống tài khoản, nhân viên kinh doanh thì nêu các thị trường tiêu thụ cao su mạnh tại khu vực Tây nguyên. Nhân viên kỹ thuật thì nêu lên các phương pháp chế biến mũ, quy trình vận hành máy móc. Đối với công nhân cạo mũ thì trực tiếp cho thực hành trên cây cao su để đánh giá.
- Phân tích vấn đề: Đưa ra một vấn đề cụ thể cho ứng viên cần giải quyết, để ứng viên phân tích và tìm ra nội dung của vấn đề. Tốt nhất là không nên đưa ra những vấn đề quá hóc búa cũng như không quá dễ dàng. Nội dung gần gũi liên quan đến đời sống, hoặc công việc gần tương ứng với vị trí ứng viên thi tuyển.
- Thuyết trình: Cho các ứng viên thuyết trình về một vấn đề cụ thể mà ứng viên quan tâm, qua đó xem được khả năng nói lưu loát của ứng viên, khả năng diễn đạt vấn đề, nội dung thuyết trình đến người phỏng vấn.
- Thảo luận nhóm: Một tình huống được đưa ra cần có một phương pháp giải quyết tối ưu nhất thông qua giải pháp của nhiều người để lựa chọn.
Hướng dẫn phỏng vấn nhóm để kiểm tra kỹ năng làm việc.
e. Quyết định lựa chọn
Trên cơ sở kết quả của tất cả các vòng thi, cán bộ tuyển dụng sẽ lựa
81
chọn ra được những ứng viên xuất sắc, phù hợp với tổ chức nhất để tiến hành thương lượng, ký kết hợp đồng thử việc, thời gian thử việc đúng theo quy định của bộ luật lao động hiện hành (1 tháng, 3 tháng, 6 tháng tùy từng công việc cụ thể). Trong quá trình đàm phán, thương lượng đó, cán bộ tuyển dụng sẽ thống nhất với ứng viên này về điều kiện làm việc, các nội quy, quy định khi làm việc tại công ty, mức lương thử việc dựa trên hệ thống thang bảng lương quy định của công ty và chức danh mà ứng viên đảm nhận.
- Tiến hành thực hiện công tác tuyển chọn một cách nhanh nhất có thể, tránh tình trạng kéo dài thời gian vì có thể trong thời gian chờ đợi kết quả quá lâu đó, ứng viên đã kịp ứng tuyển vào công ty khác. Hơn nữa, việc giảm thời gian công tác tuyển chọn cũng tiếc kiệm thời gian và kinh phí của quá trình tuyển dụng.
- Kết quả tuyển dụng nên được công bố rộng rãi, trên bảng tin tại công ty, hoặc trên trang web của tổng công ty vì hiện tại công ty chưa có trang web riêng. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như vũ bão hiện nay công ty nên thiết kế cho mình một trang web để hoạt động. Phương thức này vừa có thể nhanh chóng đến với ứng viên thi tuyển, vừa tiếc kiệm chi phi cho hoạt động liên lạc với ứng viên để thông báo kết quả. Khi kết quả quá trình tuyển chọn được đăng công khai như vậy cũng giúp cho ứng viên yên tâm về tính minh bạch của kỳ thi.
- Thực hiện thêm khâu khám sức khỏe cho ứng viên sau bước phỏng vấn: Hiện tại, công ty chưa tiến hành thực hiện khám sức khỏe cho ứng viên, mà chỉ dựa trên giấy khám sức khỏe ứng viên cung cấp, điều này không đảm bảo cho công ty có một nhân viên mới có đủ thể chất để đáp ứng yêu cầu của công viêc, cống hiến lâu dài với công ty.
- Tiến hành bước thử việc một cách nghiêm túc: Đây chính là giai đoạn quan trọng nhất của công tác tuyển chọn vì nó quyết định ứng viên có được
82
nhận làm tại công ty hay không. Qua quá trình này, năng lực thật sự của ứng viên sẽ thể hiện ra ngoài thực tế, được phản ánh bằng tốc độ. Hết thời gian thử việc, cá nhân phải viết bản kiểm điểm quá trình thử việc, nội dung gồm: Tinh thần, thái độ, trách nhiệm trong công việc; trình độ chuyên môn; kết quả hoàn thành nhiệm vụ được giao…
Đồng thời, cán bộ phụ trách đối với người thử việc về các mặt ý thức tổ chức kỷ luật; chấp hành nội quy, quy định của cơ quan; kết quả hoàn thành nhiệm vụ; trình độ chuyên môn nghiệp vụ… và đưa ra kết luận có được tiếp tục làm việc hay không.
Trường hợp không đủ tiêu chuẩn tiếp tục làm việc thì trả lời cho người thử việc biết bằng văn bản và thông báo cho các phòng ban chức năng liên quan giải quyết thanh toán tiền công, tiền lương cho người thử việc theo chế độ hiện hành.
Trường hợp đạt yêu cầu, Phòng Tổ chức tiến hành làm các thủ tục; hợp đồng lao động.