CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI CỤC HẢI QUAN TỈNH QUẢNG NAM
2.2. ĐẶC ĐIỂM NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CỤC HẢI QUAN TỈNH QUẢNG NAM
2.3.2. Nghiên cứu thực trạng công tác quản trị thành tích
a. Dự án phỏng vấn
* Mục đích: Để có thể nắm đƣợc thực trạng của việc quản trị thành tích tại Cục Hải quan tỉnh Quảng Nam, tác giả đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp để nhận diện các việc làm đƣợc cũng nhƣ những tồn tại trong công tác quản trị thành tích.
* Đối tượng: Là các trưởng đơn vị và tương đương, những người trực tiếp làm công tác quản trị thành tích tại các đơn vị, hiểu rõ nhất và có kinh nghiệm về tình hình thực tế tại đơn vị mình quản lý. Do lý luận về quản trị thành tích chƣa đƣợc phổ biến rộng rãi, nhất là tại các cơ quan hành chính, do đó bản thân đã dành một khoảng thời gian đáng kể để giải thích rõ khái niệm, tiến trình và nội dung của quản trị thành tích cho đối tƣợng đƣợc phỏng vấn để người được phỏng vấn hiểu và có các trả lời phù hợp.
* Các câu hỏi đƣợc sử dụng:
- Những công việc về quản trị thành tích mà Cục Hải quan tỉnh Quảng Nam đã làm là gì? Kết quả đạt đƣợc nhƣ thế nào, có đạt đƣợc kết quả tốt nhƣ mong đợi hay không?
- Anh chị tham gia có tham gia vào việc thiết lập tiêu chuẩn thành tích cho chính mình hay không? Các yếu tố về thành tích có đƣợc định nghĩa cụ thể, rõ ràng không? Các tiêu chuẩn về thành tích có thể định lƣợng ở mức độ nào?
- Năng lực cá nhân của mỗi cán bộ công chức đƣợc công nhận và xác định rõ ràng trong quá trình thực hiện công việc nhƣ thế nào? Cơ quan có chú trọng xây dựng văn hóa quản trị thành tích gắn liền với văn hóa của tổ chức hay không?
- Thủ trưởng các đơn vị có thực hiện đúng theo trình tự của tiến trình xem xét, đánh giá thành tích mà cấp trên quy định không? Có trao đổi phản hồi tích cực với cấp dưới không?
- Nhà quản lý có tạo điều kiện và cơ hội phát triển bản thân cho nhân viên không? Lãnh đạo và nhân viên có thường xuyên thực hiện và cập nhật hồ sơ thi đua khen thưởng hay không (cả hai bên cùng theo dõi thành tích)?
- Lãnh đạo và nhân viên có cập nhật mục tiêu của tổ chức khi chúng thay đổi và điều chỉnh vai trò, vị trí, trách nhiệm của nhân viên khi mục tiêu thay đổi hay không?
- Mức độ hài lòng về cách đánh giá thành tích hiện tại của đơn vị?
- Phương pháp đánh giá sử dụng hiện tại đã phù hợp với công việc mà anh chị đảm nhận chƣa?Kết quả đánh giá gần nhất có phản ánh đúng năng lực của nhân viên không?
- Kết quả đánh giá hiện tại thường theo xu hướng nào ?
- Sau khi đánh giá, người được đánh giá có nhận được phản hồi từ người quản lý về những công việc đã thực hiện hay không (những đóng góp, điểm mạnh, điểm yếu)?
- Những người có thành tích được tổ chức đánh giá tốt thì việc thăng tiến không của họ đƣợc thể hiện ra sao?
- Động cơ làm việc của anh chị sau khi đƣợc đánh giá cuối năm ở trạng thái nào? Công tác quản trị thành tích hiện tại có giúp cải thiện chất lƣợng và hiệu quả công việc không, có tạo động lực để cán bộ công chức phấn đấu không?
- Việc phân loại nhân viên chủ yếu là do căn cứ nào?
- Cuộc họp xem xét thành tích của đơn vị thường diễn ra trong bầu không khí cởi mở, thân thiện và hữu ích nào? Sau buổi họp xem xét, đánh giá thành tích, đơn vị có đƣa ra kế hoạch rõ ràng, mục tiêu cụ thể để hành động ở tương lai hay không?
- Công tác quản trị thành tích (hoặc là những công việc có liên quan) hiện tại góp phần cải thiện thành tích của cơ quan ở mức độ nào?
- Người được đánh giá có hiểu rõ về các tiêu chuẩn đánh giá của mình không? Cơ quan hướng dẫn các tiêu chí trong bảng đánh giá thành tích khi thực hiện công tác này cụ thể bằng văn bản hay không?
- Có nên thay đổi cách thực hiện công tác đánh giá nhƣ vậy không?
Việc đánh giá nên thực hiện theo định kỳ hàng năm hay không?
- Thành tích đánh giá có ảnh hưởng đến công tác nâng lương thường xuyên và công tác nâng lương trước hạn do hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của anh chị ?
* Kết quả của dự án phỏng vấn:
- Tiêu chuẩn đánh giá chƣa cụ thể và rõ ràng, định tính, không định lƣợng;
toàn thể cán bộ công chức tại Cục hải quan tỉnh Quảng Nam đều phải tuân thủ thực hiện đúng theo mẫu do Tổng cục Hải quan quy định nên không thể tham gia vào quá trình xây dựng các tiêu chuẩn thành tích cho chính cá nhân;
- Tại đa số các phòng, ban thì công tác này đƣợc thực hiện nhƣng còn
mang tính hình thức; chƣa thực sự đƣợc các nhà quản lý chú trọng. Đôi khi còn thực hiện chƣa đầy đủ và đúng theo trình tự của tiến trình quản trị thành tích;
- Mặc dù cấp trên yêu cầu mỗi cán bộ công chức đều phải đăng ký thi đua từ đầu năm, nhƣng việc làm này còn mang tính hình thức. Bản thân của các cán bộ công chức không lập kế hoạch; nếu có cũng chƣa thực sự đƣợc chú trọng, các kế hoạch còn sơ sài, chƣa thực hiện đúng theo kế hoạch đề ra về công tác thành tích; thậm chí có cá nhân đã đăng ký không xác định mục tiêu đề ra từ đầu năm;
- Đại đa số cán bộ công chức chƣa hài lòng về công tác đánh giá thành tích hiện tại;
- Công tác đánh giá thành tích chƣa tạo động lực để nhân viên phấn đấu; thậm chí có lúc phản tác dụng do đánh giá thiếu công bằng, cách làm hời hợt, đôi khi còn chạy theo thành tích;
- Vào cuối mỗi năm, không nên tiến hành 2 cuộc họp là bình xét thi đua và phân loại cán bộ công chức mà chỉ nên gộp lại thành 1 cuộc họp để công tác đánh giá và bình xét thi đua khen thưởng nhằm tiết kiệm được thời gian;
- Từ năm 2012 trở về trước, công tác đánh giá định kỳ thường xuyên là 1 năm; nhƣng hiện nay đã thực hiện đánh giá định kỳ 2 lần/năm nhƣng vẫn chƣa tiến bộ, công tác này vẫn chƣa đƣợc chú trọng ;
- Tại Cục Hải quan tỉnh Quảng Nam đã thực hiện công tác quản trị thành tích theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008,tuy nhiên thực hiện công tác còn mang tính hình thức chƣa tuân thủ đúng theo quy trình quản trị thành tích nhƣng luôn luôn duy trì hồ sơ thành tích đầy đủ theo tiến trình của quản trị thành tích, các nhân viên cũng hầu nhƣ ít theo dõi những thành tích, thành tựu mình đạt đƣợc;
- Trong các cuộc họp bình xét thi đua khen thưởng thì lãnh đạo các đơn vị có tạo điều kiện để cấp dưới của mình phát biểu, đóng góp và xây dựng ý
kiến cho các cán bộ công chức khác trong đơn vị; tuy nhiên, giữa nhân viên và nhà quản trị không tiến hành trao đổi rõ để có cách nhìn nhận chung về thành tích cá nhân và phản hồi tích cực.
- Tại Cục Hải quan tỉnh Quảng Nam chƣa chú trọng xây dựng văn hóa quản trị thành tích gắn với văn hóa tổ chức;
b. Khảo sát bằng bảng câu hỏi điều tra
* Mục đích: đi sâu nghiên cứu thực trạng của việc quản trị thành tích tại Cục Hải quan tỉnh Quảng Nam. Từ kết quả phỏng vấn trực tiếp các trưởng phòng, tác giả thiết kế Bảng câu hỏi điều tra để khảo sát và nghiên cứu chi tiết (phụ lục) để thu thập thông tin theo hướng đã nhận diện được.
* Đối tượng: phát phiếu điều tra cho 90 người, 27 người làm việc tại các phòng tham mưu giúp việc, 63 người tại các Chi cục làm thủ tục trực tiếp (do cán bộ nhân viên tại các phòng ban chiếm khoảng 30%, tại các đơn vị trực tiếp khoảng 70% tổng số nhân viên).
* Phương pháp tiến hành: Đầu tiên tác giả điều tra thử nghiệm 30 phiếu nhằm để thăm dò xem độ rõ ràng của các câu hỏi điều tra, xem người nhận phiếu điều tra có thể hiểu các câu hỏi ở mức độ nào. Sau đó chính thức phát hành 90 phiếu điều tra chính thức.
* Kết quả điều tra
- Thăm dò thử nghiệm: Tác giả đã tiếp thu ý kiến đóng góp và bổ sung sửa đổi, bổ sung 25 câu hỏi.
- Kết quả khảo sát chính thức: Sau khi tiến hành phát phiếu và thu hồi, tác giả nhận lại đƣợc 30 phiếu điều tra. Tác giả phân tích thông tin thu đƣợc bằng công cụ thống kê, mô tả.
Công thức đƣợc xác định nhƣ sau:
∑ Xini
Xtb =
∑ ni
Trong đó, xi là 1,2,3,4,5 đƣợc tính thang điểm 5; từ câu 21 đến 25 là thang điểm 2 ; và ni là số câu trả lời của các câu hỏi.
Kết quả phân tích thống kê nhƣ sau:
- Về công tác hoạch định thành tích: Tác giả đã tiến hành khảo sát thông qua bảng câu hỏi điều tra tại Cục Hải quan tỉnh Quảng Nam, và kết quả đã đƣợc khảo sát nhƣ sau:
+ Việc tham gia thiết lập tiêu chuẩn thành tích cho chính mình: Kết quả Xtb= 1.83, điều này chứng tỏ mức độ thiết lập tiêu chuẩn thành tích cho chính mỗi nhân viên còn hạn chế.
+ Mức độ rõ ràng, cụ thể của các yếu tố về thành tích: Kết quả Xtb= 2.2 điều này chứng minh rằng yếu tố về thành tích có được định nghĩa tương đối cụ thể, rõ ràng.
+ Mức độ định lƣợng của các tiêu chuẩn thành tích: Kết quả Xtb= 2.07 điều này chứng minh rằng tiêu chuẩn về thành tích có thể định lƣợng.
+ Mức độ xác định năng lực cá nhân khi thực hiện công việc : Kết quả Xtb= 2.76, điều này chứng minh rằng năng lực cá nhân của mỗi cán bộ công chức đƣợc công nhận và xác định rõ ràng trong quá trình thực hiện công việc.
+ Văn hóa quản trị thành tích gắn với văn hóa tổ chức :Kết quả Xtb= 1.67;
điều này chứng minh rằng văn hóa thành tích ít gắn với văn hóa tổ chức.
- Về triển khai thực hiện công tác thành tích:
+ Nhà quản lý tạo điều kiện và cơ hội phát triển bản thân cho nhân viên ở mức độ nào: Kết quả Xtb= 2.69; điều này chứng minh rằng Nhà quản lý có tạo điều kiện và cơ hội phát triển bản thân cho nhân viên ở mức độ tương đối.
+ Lãnh đạo và nhân viên có duy trì hồ sơ thành tích hay không: Kết quả Xtb= 3.36; điều này chứng tỏ rằng lãnh đạo và nhân viên có thường xuyên duy trì hồ sơ thành tích.
+ Cập nhập mục tiêu của tổ chức khi chúng thay đổi và điều chỉnh vai
trò, vị trí, trách nhiệm của nhân viên: Kết quả Xtb= 3.51, điều này chứng tỏ rằng lãnh đạo và nhân viên có cập nhập mục tiêu của tổ chức nhƣng chƣa thường xuyên lắm.
- Về công tác đánh giá thành tích:
+ Mức độ hài lòng về đánh giá thành tích hiện tại: Kết quả Xtb= 3.31;
điều này chứng tỏ rằng nhân viên hài lòng về đánh giá thành tích hiện tại.
+ Phương pháp đánh giá sử dụng hiện tại đã phù hợp: Kết quả Xtb= 3.49, điều này chứng tỏ rằng nhân viên nhận thấy phương pháp đánh giá sử dụng hiện tại là phù hợp.
+ Kết quả đánh giá hiện tại thường theo xu hướng: Kết quả Xtb= 3.14;
điều này chứng tỏ rằng nhân viên nhận thấy kết quả đánh giá hiện tại thường là chính xác.
- Về công tác xem xét thành tích:
+ Phản hồi từ người quản lý về những công việc nhân viên đã thực hiện: Kết quả Xtb= 2.58; điều này chứng tỏ rằng thỉnh thoảng nhận đƣợc phản hồi từ người quản lý về những công việc nhân viên đã thực hiện.
+ Ảnh hưởng của thành tích đến việc thăng tiến: Kết quả Xtb= 2.48;
điều này chứng tỏ những người có thành tích được tổ chức đánh giá tốt thì việc thăng tiến không của họ có đƣợc tiến hành chút ít.
+ Động cơ làm việc sau đánh giá: Kết quả Xtb= 2.51; điều này chứng tỏ động cơ làm việc của nhân viên sau khi đƣợc đánh giá cuối năm ở trạng thái khá tốt, đã tạo động cơ làm việc tốt cho nhân viên.
+ Phân loại nhân viên là do: Kết quả Xtb= 3.18, điều này do căn cứ vào bảng điểm cá nhân, sau đó là ý kiến của toàn thể nhân viên tại đơn vị .
+ Bầu không khí cởi mở, thân thiện trong cuộc họp xem xét thành tích tại đơn vị : Kết quả Xtb= 2.44, điều này chứng tỏ trong cuộc họp xem xét thành tích tại đơn vị diễn ra trong bầu không khí tương đối cởi mở, thân thiện.
+ Sau buổi họp xem xét, đánh giá thành tích, đơn vị có đƣa ra kế hoạch nhƣng chƣa rõ ràng và đầy đủ với việc minh chứng là kết quả Xtb= 2.73.
+ Công tác quản trị thành tích (hoặc là những công việc có liên quan) hiện tại góp phần cải thiện thành tích của tổ chức ở mức độ nào: Kết quả Xtb= 2.79, điều này chứng tỏ công tác quản trị thành tích hiện tại khá góp phần cải thiện thành tích của tổ chức.
- Về câu hỏi chung cho cả tiến trình:
+ Hầu nhƣ nhân viên trong đơn vị khá hiểu đƣợc tiêu chuẩn đánh giá đƣợc với việc minh chứng là kết quả Xtb= 81,11%.
+ Kết quả Xtb= 83,79% chứng minh rằng khi thực hiện công tác đánh giá thành tích, cơ quan có hướng dẫn cụ thể các tiêu chí trong bảng đánh giá thành tích .
+ Kết quả Xtb= 57,78% chứng minh rằng theo ý kiến chủ quan của nhân viên thì nên thay đổi công tác đánh giá thành tích.
+ Kết quả Xtb= 71,11% chứng minh rằng việc đánh giá nên thực hiện định kỳ hàng năm, có thể tăng số lần họp bình xét đánh giá lên 2 lần.
+ Kết quả Xtb= 59,45% chứng minh rằng thành tích đánh giá có ảnh hưởng đến công tác nâng lương thường xuyên và công tác nâng lương trước hạn nhƣng cũng chƣa đáng kể do hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
c. Kết luận về thực trạng công tác quản trị thành tích tại Cục Hải quan tỉnh Quảng Nam
Công tác quản trị thành tích qua mô tả thực tế thực hiện, qua phỏng vấn trực tiếp đối tượng là các trưởng phòng và qua khảo sát bằng Bảng câu hỏi điều tra cho thấy Cục Hải quan tỉnh Quảng Nam hiện đã có thực hiện một số nội dung và đạt đƣợc một số kết quả nhất định. Tuy nhiên, Cục Hải quan tỉnh Quảng Nam chƣa có một tiến trình quản trị tích đáp ứng việc cải thiện thành tích chung của tổ chức. Việc đánh giá thành tích hiện tại bộc lộ nhiều điểm
khiếm khuyết cần phải khắc phục, chưa tương xứng với chức năng và vai trò mà nó đảm nhiệm. Có thể nêu một số nội dung đã làm đƣợc và các tồn tại theo các nội dung dưới đây:
* Công tác hoạch định thành tích:
- Những nội dung đã thực hiện có kết quả:
+ Từ đầu năm, toàn bộ nhân viên được hướng dẫn viết Bảng đăng ký thi đua phấn đấu thực hiện cho cả năm, nội dung trong cam kết này là đăng ký các hình thức thi đua: lao động tiến tiến hoặc chiến sĩ thi đua.
+ Đã thiết lập đƣợc một Bảng chấm điểm thi đua dựa trên các tiêu chí làm cơ sở cho việc xem xét đăng ký thi đua từ đầu năm.
+ Có hướng dẫn viết bản kiểm điểm cuối năm theo mẫu do Tổng cục hải quan quy định, trong đó nêu rõ các ƣu điểm mà cá nhân đó đạt đƣợc trong năm, đồng thời cũng nêu lên những tồn tại cần khắc phục.
- Những tồn tại:
+ Nhân viên chƣa tham gia vào việc thiết lập tiêu chuẩn thành tích cho chính mình;
+ Nhân viên không nắm rõ các tiêu chuẩn thành tích;
+ Các yếu tố về thành tích không đƣợc định nghĩa cụ, thể rõ ràng; Các tiêu chuẩn thành tích đƣợc đƣa ra còn chung chung, mơ hồ, khó nhận biết.
Chƣa chú trọng xây dựng văn hóa quản trị trị thành tích nhằm củng cố giá trị văn hóa của tổ chức;
* Quá trình triển khai thực hiện :
- Những nội dung đã thực hiện có kết quả:
+ Bộ phận tổ chức cán bộ (Văn phòng Cục) là nơi lưu giữ các Bảng đăng ký thi đua, Bảng chấm điểm, Bảng tự kiểm điểm và kết quả thi đua, phân loại cuối năm của từng cá nhân.
+ Việc lập hồ sơ theo dõi thành tích của cá nhân tại các đơn vị hiện nay
dần đƣợc chú trọng hơn, các hồ sơ liên quan đến công tác thành tích cũng dần được cập nhật, bổ sung và lưu giữ thành tệp rõ ràng và cụ thể;
- Những tồn tại:
- Chậm cập nhật hoặc không cập nhật những thay đổi khi mục tiêu của tổ chức thay đổi; các vai trò và vị trí của nhân viên cũng không đƣợc điều chỉnh khi mục tiêu thay đổi. Nhất là khi luân chuyển nhân viên từ đơn vị này sang đơn vị khác.
- Nhà quản trị cũng chƣa hoàn toàn cung cấp kinh nghiệm và cơ hội phát triển cho nhân viên ở mức độ cao;
* Đánh giá thành tích:
- Những nội dung đã thực hiện có kết quả:
+ Các nhân viên có chuẩn bị một Bảng tự kiểm điểm theo mẫu do Tổng cục Hải quan quy định, trong đó có nêu những thành quả đạt đƣợc và những việc vẫn chƣa thực hiện đƣợc,ƣu và khuyết điểm mà mỗi cá nhân cán bộ công chức đã làm trong chu kỳ qua( có bảng tự chấm điểm phục vụ công tác xem xét thi đua).
- Những tồn tại:
+ Người đánh giá chưa được đào tạo kỹ để hiểu hết mục đích, nội dung công việc đánh giá, do đó không tránh đƣợc các lỗi trong đánh giá.
+ Kết quả đánh giá thường theo xu thế là tất cả đều tốt, nếu kết quả không tốt khi mọi người thường không thẳng thắn trong đánh giá thành tích;
+ Do công tác hoạch định chƣa làm tốt từ đầu kỳ nên công tác đánh giá thành tích chỉ là việc liệt kê những thành quả đã làm đƣợc và những tồn tại, công tác này chƣa thực sự hiệu quả.
+ Mặc dù những người được đánh giá tốt thường được thăng tiến, nhƣng động cơ làm việc chƣa đƣợc cải thiện sau khi đƣợc đánh giá cuối năm;
kết quả đánh giá ít phản ánh chính xác năng lực và cống hiến của nhân viên.