Chương 2. THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐĂNG KÝ KẾT HÔN TẠI UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH, THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN
2.2. Thực trạng công tác quản lý hộ tịch của Bộ phận “một cửa” UBND phường Tân Thịnh
2.2.3. Mối quan hệ phối hợp giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với các bộ phận chuyên môn
Bộ phận “một cửa” của UBND phường có mối quan hệ mật thiết đối với Văn phòng HĐND và UBND phường và các bộ phận chuyên môn trong việc phối hợp hoạt động giải quyết hồ sơ hành chính cho công dân, tổ chức.
Để Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có thể hoạt động được theo đúng quy định của luật pháp, đòi hỏi phải có sự phối hợp với các bộ phận khác trong UBND phường và phải có sự chỉ đạo, giám sát chặt chẽ của lãnh đạo. Cụ thể là
Lãnh đạo UBND phường phụ trách Bộ phận có nhiệm vụ:
- Quản lý thời gian làm việc hàng ngày của CB, CC thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ;
- Nắm hình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của CB, CC thuộc Bộ phận; đặc biệt là những hồ sơ thuộc trách nhiệm giải quyết của nhiều bộ phận liên quan.
- Kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc chấp hành Quy chế, Nội quy Bộ phận ; chấn chỉnh về tác phong, lề lối làm việc của CB, CC; kịp thời chấn chỉnh những sai sót trong quá trình giao dịch, giải quyết công việc đối với công dân.
- Nhận xét, đánh giá đối với CB, Công chức tại bộ phận “Một cửa” theo luật CB, công chức. xem xét, xử lý đối với những CB, CC không thực hiện đúng nội quy, quy chế hoạt động của Bộ phận.
Văn phòng HĐND&UBND phường có nhiệm vụ phối hợp với Bộ phận “một cửa” như sau :
- Báo cáo với UBND phường theo định kỳ tháng, quý, năm về tình hình và kết quả thực hiện công tác của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính. Xây dựng kế hoạch công tác, đồng thời đề xuất với UBND phường các vấn đề có liên quan, nhằm không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
các phòng, ban chuyên môn có liên quan có nhiệm vụ phối hợp với Bộ phận “một cửa” như sau :
- Vào sổ theo dõi, cập nhật các hồ sơ đã được ký và đóng dấu xác nhận, do Bộ phận tiếp nhận và trả kết của của UBND phường chuyển đến.
- Các cán bộ công chức chuyên môn liên quan có trách nhiệm xem xét, giải quyết hồ sơ đã được lãnh đạo phân công theo quy định.
- Nếu hồ sơ không giải quyết được, hoặc cần phải xem xét lại thì bộ phận chuyên môn phải có văn bản gửi về Bộ phận “một cửa” để trả lời công dân và báo cáo với lãnh đạo UBND phường để xem xét tiếp tục giải quyết theo quy định.
- Các bộ phận chuyên môn không trực tiếp nhận hồ sơ thuộc các lĩnh vực giải quyết theo cơ chế “một cửa” của công dân. Hồ sơ không có chữ ký xác nhận của trưởng Bộ phận và không có dấu của Bộ phận “một cửa” của UBND phường, được coi là hồ sơ không hợp lệ.
- Hồ sơ liên quan đến nhiều bộ phận chuyên môn thì bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm chính phải phối hợp với các bộ phận chuyên môn khác để cùng giải quyết.
- Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho các CB, CC được phân công làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của UBND phường.
Trưởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính
- Quản lý thời gian làm việc của CB, CC thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo lịch phân công.
- Theo dõi, nắm tình hình và trực tiếp kiểm tra, kiểm soát toàn bộ việc tiếp nhận và trả kết quả theo lịch phân công.
- Trực tiếp cùng với công chức tiếp nhận hồ sơ giải thích, hướng dẫn quy trình thủ tục, điều kiện giải quyết đối với những hồ sơ phức tạp.
- Kiểm tra đôn đốc, chấn chỉnh kịp thời những sai sót trong quá trình làm việc của CB,CC trong việc tiếp nhận, xử lý và trả kết quả cũng như việc giao tiếp với tổ chức, công dân.
- Ký các văn bản đề nghị các bộ phận chuyên môn thực hiện các nội dung, thủ tục xác minh, cho ý kiến để bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng quy định và ký các văn bản khác được UBND, chủ tịch UBND ủy quyền.
- Trực tiếp xin ý kiến Chủ tịch UBND phường giải quyêt đối với những hồ sơ công việc phức tạp, hoặc có những ý kiến chưa thống nhất trong giải quyết một công việc cụ thể giữa các phòng ban chuyên môn có liên quan.
- Báo cáo Chủ tịch UBND phường về tình hình thực hiện công tác của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả bằng văn bản theo định kỳ hàng tháng, quý năm, đột xuất.
- Đề nghị các bộ phận, cán bộ chuyên môn thuộc UBND phường, thực hiện các nghiệp vụ, xác minh, kiểm tra, kết luận, cho ý kiến… trong việc giải quyết các hồ sơ hành chính tại địa phương.
- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận, các CB chuyên môn thuộc UBND phường thực hiện các công việc mà tổ chức, công dân yêu cầu trong thời gian hạn định.
- Đề nghị UBND phường khen thưởng hoặc có kỷ luật CB, CC trong Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo quy định của pháp luật.
* Cán bộ, công chức tiếp nhận và trả kết quả
- Trực tiếp kiểm tra, xem xét các yêu cầu của tổ chức và công dân để bổ sung hoàn chỉnh.
+ Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ các thủ tục theo quy định thì tiếp nhận.
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn cụ thể để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh.
+ Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc không thuộc các lĩnh vực thực hiện cơ chế “một cửa” thì hướng dẫn cụ thể để tổ chức,công dân hiểu và không nhận hồ sơ.
- Lập phiếu tiếp nhận và hẹn ngày hoàn trả hồ sơ. Soạn thảo các văn bản cần thiết khác để giúp cho tổ chức, công dân hoàn chỉnh thủ tục hồ sơ.
- Chuyển hồ sơ của tổ chức, công dân đến bộ phận chuyên môn để xử lý.
- Sau khi có kết quả từ các bộ phận chuyên môn, trả kết quả giải quyết cho tổ chức, công dân theo đúng thời gian quy định.
- Đối với những hồ sơ phức tạp, khó xử lý hoặc chưa có sự thống nhất giữa các bộ phận chuyên môn liên quan, CB, CC phải chủ động báo cho TRưởng Bộ phận để báo cáo lãnh đạo UBND phường xin ý kiến giải quyết.
- Thu phí và lệ phí nộp ngân sách nhà nước theo quy định.
- Hàng ngày phải vào sổ theo dõi việc tiếp nhận và trả kết quả.
Như vậy, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và các cán bộ có thẩm quyền cũng như các bộ phận chuyên môn có mối liên hệ mật thiết, chặt chẽ với nhau. CB, CC làm việc tại Bộ phận này là cầu nối giữa thường trực HĐND- UBND phường với các tổ chức, công dân, Bộ phận “một cửa” là cánh tay phải đắc lực của UBND phường, đảm bảo cho việc giải quyết yêu cầu, hồ sơ hành chính của dân được nhanh, gọn, tiết kiệm được thời gian và tiền bạc.
Đồng thời, hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính đạt được nhiều hiệu quả thì sẽ nâng cao hơn nữa lòng tin của nhân dân vào bộ máy chính quyền Nhà nước ở địa phương. Ngược lại, quản lý lỏng lẻo, giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức trì trệ tại Bộ phận này có thể gây ra nhiều hệ quả không đáng có như: Đơn thư, khiếu nại…Có thể nói, cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” còn góp phần tăng cường mối quan hệ giữa các phòng ban chuyên môn, tạo ra một hệ thống phối hợp hoạt động nhịp nhàng của bộ máy hành chính Nhà nước tại địa phương.